OA系统在我院的应用

摘要：目的 通过OA系统在我院的应用，加强医院内部各科室、各岗位之间的沟通协作，提高工作效率，降低办公成本及实现有效严格的管控机制。方法 介绍了我院OA系统需求分析、平台架构、网络安全、平台各功能模块以及未来的发展。结果 我院OA系统上线以来基本实现了自动化办公。结论 OA系统提升了我院的信息效率、协作效率、办公效率和管理效率。

关键词：OA系统；办公自动化；网络安全

Application of OA System in Hospital

GAN Pei-shan，WANG Xiao-tian

（Department of Information，Affiliated Hospital of Guilin Medical College，Guilin 541001，Guangxi，China）

Abstract：Objective Through the application of OA system in our hospital， strengthen the communication and collaboration between the hospital each department and each post， improve work efficiency， reduce office costs and achieve effective and strict control mechanism. Methods Introduces our hospital OA system of requirement analysis， platform architecture， network security， function modules and the development of the future. Results Since the operation of our hospital OA system basically achieved automation office. Conclusion The OA system improves the Information efficiency， the collaboration efficiency， the work efficiency and the management efficiency of our hospital information.

Key words：OA system；Office automation；Network security

随着我院多年的信息化建设，遗留了很多相互独立的软件系统，由于软件技术和业务的不断发展，导致了系统间信息不能全面共享，更加难实现全面的无纸化办公审批。我院目前实现的OA系统能够通过网络技术，实现资源共享、高效协同的事务处理机制，建立一个即时有效的信息交流管道，建立高质量、高效率的信息网络，为领导提供一个方便有效的事件跟踪和监督手段，实现办公现代化、信息资源化、传输网络化和人性化管理。

1我院OA系统上线前的准备工作

1.1需求分析 我院科室多，员工多，工作流程复杂，收发文件多，同时与其他科室有大量的文件传递和相互协作，从而使单位内部监督管理和沟通难度大，也影响办事效率。为加强内部监督管理和内部沟通，提高工作效率，要求建设一套先进完善的办公平台。

因此总体需求目标是：通过办公平台的建设来提高我院的运作效率，同时为未来连通各业务系统做好充分的铺垫，提高对各种事务的反应能力。加强我院内部各科室、各岗位之间的沟通协作，提高工作效率，降低办公成本及实现有效严格的管控机制。

1.2平台架构 我院OA系统基于业务应用模型驱动开发技术与工作流的协作技术、采用了面向业务技术，实现应用开发、运行、管理、维护的信息管理平台。这是应用软件层次上一个新的层次。一方面承接底层的J2EE技术，一方面以成熟可用能直接运行的业务部件的形式面向最终用户，同时给客户提供个性化需求的拓展能力[1]。

1.3系统安全建设 该系统是基于互联网的应用，网络安全和信息安全的整体环境非常复杂，必须认真规划，细致设计。本项目的安全环境设计，突出网络安全的统一性和管理要求，以提高信息系统安全的综合能力为安全目标[2]。

1.3.1网络安全设计

1.3.1.1通讯加密 服务器和客户端之间的通讯加密，使用基于SSL的128位通讯加密或，防止拦载或窜改，保证传输的数据更安全。

1.3.1.2网络结构的安全 将公开服务器和外网及内部其它业务网络进行必要的隔离，避免网络结构信息外泄。并使用硬件防火墙对外网的服务请求加以过滤，只允许正常通信的数据包到达相应主机。

1.3.2服务器安全设计 Windows Server是较常用的服务器系统之一，也是较多安全隐患的服务器系统之一，系统安装后使用Microsoft 提供的 MBSA工具分析计算机的安全配置，并标识缺少的修补程序和更新。并设置好网络服务安全管理。

1.3.3数据库安全 要求删除访问注册表的存储过程，并更改数据库默认的端口。

2我院OA系统功能模块设计

我院OA系统功能模块主要分为：事项管理、公文管理、睿审批、睿协同、个人办公和睿协作六大功能分类。

2.1事项管理

2.1.1待办事项 待办事项提供紧急程度与流程分类高度区分、方便处理。待办事项使所有办文的流转过程电子化、信息化，即可依据审批流程的分类，也可根据紧急情况的等级，分类办理需要处理的事项，见图1。

2.1.2已办事项 已办事项提供多样化的查看方式和特殊处理。已办事项把所有曾经处理过的事项，形成一个特有的个人电子文件柜，即可依据审批流程的分类，也可根据事项的标题、送办人、开始时间等具体信息进行搜索和查阅，见图2。

2.1.3跟踪事项 用户发送事项或者处理事项时，希望对此事项进行继续跟踪查看，发送时，勾选是否跟踪项，则此事项出现在跟踪事项中，见图3。

2.1.4事项监控 对所有收发文、审批流程及协同进行监督和跟踪。事项监控可以对正在办理流程事项中的文件进行显示、撤销、更新、终止等操作，在文件的办理过程中及时有效地对文件进行各种跟踪及处理， 可进行文件的转办、催办、终止、督办等功能，见图4。

2.1.5事项统计 可按具体人员、机构、岗位在一定时间段内的流程、事项办理情况进行统计；可通过统计出的数据贯穿查看对应的办文情况详细数据，见图5。

2.2公文管理 公文管理以公文办理过程为依据，从办理、流转、管理三个层次上实现办文全过程的计算机管理[3]。

2.2.1公文处理 公文处理有以下几个步骤：创建一个公文；将公文送交给别人处理；识别自己应该处理的工作；处理自己应该处理的工作。

2.2.2发文管理 发文管理主要用来替代单位原来发文纸质流转，实现单位发文无纸化、领导审批电子化。可以在线拟稿、审核、签发、校对、用印、分发、传递、归档，用户在线即可了解单位重要的政策、决策。系统可以实现的发文类型包括：日常发文、征求意见稿、会议纪要等。

2.2.3收文管理 收文管理主要包括公文的登记录入、拟办、批示、分发、传阅、承办和协办、催办和督办、归档、查询、监控、统计等程序。

2.2.4呈批管理 提供呈批格式文件的拟办、批示、办理等过程的处理，支持纸张化的文件处理效果。

2.2.5公文检索 支持审批表格内容的模糊查询，可根据标题、主题词、主送、抄送、主办、拟稿、文号等内容中任何一项的模糊关键性内容进行查找。也可以通过公文的多种查询条件进行组合查询。且可以通过专项功能查询本人经手文件、本人登记的文件、本部门登记的文件审批文件的情况。

2.2.6公文设置 为了支撑公文系统的运行，系统涉及的设置包括流程设置、表单设置、文号设置、套红模板设置、转文功能权限等保证收文、发文、签报、呈批公文运行的初始化设置。

2.3睿审批 将医院原有复杂业务通过细化分解，拆分成流程化运转模式，大大提高系统的业务处理能力和适应性，使系统真正被用户驾驭，不编码即实现业务流程再造成为可能，将业务细化分解，帮助用户优化业务流程提高经营效率等，见图6。

图6 睿审批模块

2.4睿协同 协同，自定制流程，自由控制处理人操作权限。和公文或者常用审批不同，协同没有固定的文字格式，也没有固定的流程，以"人"为中心，以人为根本的元素和出发点来设计和构造应用，他的控制权是由发起人来决定，这种工作方式是非常灵活，可以给单位文化带来一定的自由度，见图7。

图7 睿协同模块

2.5个人办公

2.5.1个人日程 可实时安排自己的工作日程；可设定按天、周、月的周期任务，以便改任务日程自动生成；可按照日历清晰地查看本人的日程安排，日历格式可设定为日视图、周视图或月视图。

2.5.2个人办公计划 工作管理分为我的计划和计划管理。

2.5.3个人名片夹 可设置卡片，支持拼音、卡片等多维度精确搜索，支持通讯录信息提交与管理，构建个人通讯录基础数据库。

2.5.4提醒设置：可以设置个人用来接收来自该系统的各种信息，达到快速处理响应的效果。

2.6睿协作

2.6.1员工通讯录 通过员工通讯录建立单位所有人员的通讯信息，并提供进行快速的浏览，方便员工间及时的联系，用户可以访问其它部门人员的通讯信息。

2.6.2工作邮箱 主要包括发件箱、发件箱、草稿箱、邮件导入等功能，外部邮箱支持POP3、SMTP和MAP协议，实现办公事务的邮件提醒功能。

3我院使用OA系统的体验

3.1形成传播、发展医院习惯的好工具 加强战略及策略执行的过程控制，形成了高效、规范、程序化的管理机制，这是一种医院习惯，支持组织完整执行战略步骤，实现战略目标。

3.2让管理工作变得轻轻松松 信息流通快，以前2～3d处理一个报告的事，在平台上可以压缩在1h以内；文件和工作都被自动、有序的流转。

3.3协作性、灵活性显著提高 部门和部门、环节和环节之间协作效率高低，就成为组织提升整体竞争能力新的驱动因素。帮助医院建设无边界组织，消除信息死角，同时提高部门间的协作能力。

3.4管理效率提高 通过该系统，可以了解到每项业务、每个人的进度和状态，分析具体环节的办事时间和结果，并借此提高组织的工作效率和管理效率。

3.5规范性增强 在该系统上，人的意志无法改变程序运行，一切都得按照既定规则、公司制度行使。同时，相应的责任对应相应的权利，杜绝越权操作，增加了监督性[4]。

4我院OA系统未来的发展方向

我院OA系统正处于初级阶段，只是达到目前的基本要求，未来的发展方向主要针对功能模块的健全，智能手机上的应用以及安全性能的提高方面进行考虑[5]。

4.1功能模块的健全

4.1.1知识管理模块 知识管理能够使各种知识文档实现电子化，通过电子文件柜的形式实现文档的保管，从而建立不同的目录存放文档。还可以设定目录性质，包括：私有、共享等，按权限进行使用和共享。

4.1.2行政办公模块

4.1.2.1会议管理 会议发起人能够查询到别的会议室的安排情况，以便发起会议。由管理员对会议室进行管理，员工使用会议室时进行预约，由管理员统一安排。并且提供对会议通知和会议记录提交功能。

4.1.2.2人事管理 建立统一规范的人事基础数据中心，全面提高基础性业务信息处理的时效性和准确率；通过动态的统计分析，提高人力资源管理的决策质量；有效改善人力资源部门的服务，推进全面人力资源管理。

4.1.3业务建模 业务建模包括数据建模工具，业务流构建工具，工作流构建工具，表单设计工具等。

4.2智能手机上的应用 所有的待处理公文、请示、报告、事项审批、协同等所有事项都集中在"待办事项"中，用户可以对事项提出自己的意见和建议，同时也可以查看他人意见。对事项进行意见处理时，可快捷地选择日常用语进行操作。用户处理的及发出的事件可在"已办事项"和"已发事项"中随时进行查阅，与PC机操作习惯相同。附件打开后可根据需要放大、缩小、移动，或是转化成文字版本进行查阅[6]。

4.3安全性能的提高

4.3.1电子公章 我院OA系统未来需要提供印章认证密钥盖章、签字的安全机制。基于U-KEY印章认证锁的身份认证方式是一种方便、安全、经济的身份认证技术，采用软硬件相结合的双重认证模式，很好地解决了安全性与易用性之间的矛盾。

4.3.2 CA加密 为了满足办公系统的安全管理和应用要求，本系统提供身份认证密钥登录的安全机制。基于U-KEY身份认证锁的身份认证方式是专门用于管理U-KEY身份认证锁。办公系统的所有用户均须使用已授权的U-KEY身份认证锁和系统用户名、用户密码方可在计算机上登录本系统。

5结论

医院信息化建设，势必需要OA系统进行办公自动化，本文分析了我院对OA系统的需求目标和架构环境，并对该系统设计了全方位的信息安全方案，包括网络安全设计、服务器与数据库的安全设置等。还介绍了针对我院中层领导干部使用的功能模块和用户体验进，讨论了OA系统在我院未来的道路上会在功能模块、智能手机以及网络安全方面进行不断完善。

参考文献：

[1]张晓彦，王建东，杨荣华.关于医院OA系统实施的若干注意问题[J].中外医疗，2007，（20）：58-59.

[2]陈晓旺，伍晓明.桂北地区远程医疗服务信息化平台建设研究[J].医学信息学，2012，33（7）：28-32.

[3]李国涛.医院OA信息系统的设计与实现[J].信息化建设，2013，39（2）：46-47.

[4]程顺达，高海燕.医院办公自动化系统的研究与讨论[J].中国医院管理，2010，30（3）：63-64.

[5]宋杰，韩媛媛，吴家锋.医院管理中OA系统的应用与设计[J].中国病案，2013，14（3）：25-27.

[6]高超.医院OA办公自动化系统的应用[J].现代医院管理，2008，26（5）：68-70.