浅析如何优化OA系统及应用

1关于OA系统规章制度的分析

OA系统的应用范围是比较广泛的，它更需要进行各个细节的配合，这对于公司这个大的应用机构来说，是非常必要的，这需要实现单位内部各个部门的有效协调，无论是人员、技术、设备，都是缺一不可的，这就需要进行新型管理模式的培养，保证相关领导人员的自身管理意识的提升，这对于OA系统的优化作用是非常明显的，因此来改变其传统的办公形式，保证高效率、高质量的现代办公模式得到进步发展，但是目前来说，这种OA系统在全公司开展需要循循渐进，因为其不可能出现一蹴而就的情况，这是不现实的。在推广过程中，难免要遇到各种阻力，因此，要从制度上、人员上加以保证。首先，通过将OA系统的实施制度化，制定OA系统运行的规定及一整套实施细则，明文要求系统的使用，尤其要切断非必要的传统纸质信息流转形式；同时，在人员方面，单位领导要带头坚持使用，不使系统卡在某些关键的审批环节，而各部门之间也要充分协调配合，利用OA的信息共享平台，把行政管理和业务实施在OA平台上开展起来，以促进系统迅速、切实地应用起来。

2数据模式及其人性化管理模式的优化

现代化办公系统的发展，归根究底就是对信息技术的应用，如何进行信息数据的利用就是摆在现代化企业办公的重要问题，通过对信息技术、信息设备及其信息数据等这三个环节的协调，可以保证OA系统的稳定建设，保证其综合效益的提升。因此，要突破其传统的管理观念，树立新型的信息管理模式，保证对数据资源信息的有效整合，实现其数据标准的统一性，保证OA系统的数据体系的健全。这对公司来说是一个刻不容缓的问题，需要做好积极的数据资源规划，从而满足现代化的OA系统发展的需要，通过对旧系统的历史数据信息的整合，来保证其OA系统数据库的与时俱进，避免陈旧信息的应用，避免其过于复杂的结构，需要整合旧系统遗留的历史数据，存在结构复杂或不规范、数据量浩大、数据不全或者有误等多种情况，如果不能对这些已有数据进行正确的整理和迁移，常常会让新的OA系统成为空壳，无法支持业务的顺利开展。而整理数据的工作量往往耗时费力，为此，建议成立专门的数据项目组、单独立项、专业实施。同时，针对企事业单位存在的一个业务部门要同时管理多套信息系统进行信息上报的情况，OA系统作为日常办公的基本业务平台，允许用户方便地自定义各种业务流程和表单，和其他系统进行数据整合，生成各种统计报表；预留良好的接口，方便信息数据的导入导出，从而能最大限度地减少使用者的重复劳动。

当然现代OA系统的发展要遵循人性化的规则，因为是人这个因素进行操作，并且OA系统人性化原则的遵守，也有利于降低日常工作的难度，促进工作效率的提升，保证工作环节的稳定发展。比如对于一些管理人员来说，其日常的工作环节是比较复杂的，因为他涉及的要求非常多，这就需要进行管理职位的OA系统的设计，简化其复杂的工作流程，挑重点、挑紧急事件，这样能够保证工作效率的提升，比如在审批界面可以进行一些常见审批语言的构建，确保其简单的选择性，从而实现审批程序的简洁化，保证其有效的操作。有些计算机应用者可能对于电脑操作并不擅长，这时候可以进行手写板的设置，满足其人性化的要求。在内部短信、邮件收发功能上，可以进行自定义模式的应用，电话分组、邮件分组，这样能够保证工作效率。

网络技术的发展，促进了OA系统的普及，每个人都可以成为OA系统的用户，通过对用户的培训，来进行OA软件的详细掌握，这是OA系统广泛普及的一个重要环节。在培训环节中，可以进行现场培训模式及其授课模式的应用，针对各个管理阶层，进行培训方案的具体化，从而实现OA系统功能的有效教学。通过对这些应用模式的更新，来保证工作人员对于OA系统运作原理、应用方法等的掌握，确保其工作能力的提升。要通过培训提高全员对实施OA项目根本意义的认识，提高积极性和主动参与意识，提高和增强全员的信心和热情，使所有员工都能尽快地进入角色。OA系统实施时需要重点关注的有制度的保证、数据的支持，并辅以一些人性化的设计与管理，实施全面的人员培训。

3结束语

现代企业经济的发展，对于OA系统提出了更高的要求，这需要引起相关管理者的重视，进行管理理念的创新，与此同时也要保证企业培训工作的开展，保证工作人员的综合素质的提升，以适应现代化的企业办公的需要。摘要：随着时代的发展，OA系统不断得到深化，满足了现代化企业办公的需要。

作者：赵鑫 吕妍 单位：黑龙江省计量检定测试院