OA系统在国企中的应用

[摘 要] 21世纪已经迈入了知识经济时代，同时也是信息化与数字化革命的时代，国有企业要在当前这样一个日益激烈的竞争环境中占据一席之地，不仅要拥有较强的科研生产能力，先进的内部管理理念，同时还必须具备信息建设与应用的能力。要增强国有企业的核心竞争力，其重点在于更新管理层的管理理念，加强信息技术的应用，其中建设和应用OA系统是提升国企管理水平的有效途径。

[关键词] OA系统；国有企业；应用

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2015. 05. 062

[中图分类号] F270.7 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2015）05- 0124- 02

1 OA系统及其功能

OA（办公自动化）系统主要是基于数据库、E-mail、远程通讯和Internet技术来实现国企内部业务的信息流转、信息资源交流以及信息共享，快速地收发各种公文资料，接收上级机关文件，组织协调OA系统中的不同信息，让国企管理者和普通职工能够及时准确地获取相关信息。OA系统在国企管理工作中的实际功能主要有下面几方面：

（1）构建企业内部通信平台。为确保企业内部职工信息交流的及时快捷，OA系统提供了企业内部电子邮件系统。

（2）构建企业内部信息平台。建立一套电子公告类的信息平台，让企业管理者和广大职工能够第一时间掌握企业的发展动态。

（3）实现办公信息数据化、电子化。OA系统的应用转变了传统的纸质办公模式，企业的公文流转、报表传递、通知通告都采用了电子起草、传阅、审批的方式[1]，最终汇入电子档案库管理。

（4）实现流程管理标准化。主要用于日常办公审批流程的处理，它可通过申请、上报、审批、发放等流程动作来设置工作流程并对其进行查询和监管等。

2 OA系统在国企中的应用

（1）公文管理。国有企业在OA系统工作流中实施公文起草、流转、编辑、签发以及登记等操作，有效地实现了公文管理工作的自动化；收文与发文管理能够协同运作，促使公文档案一体化管理模式的形成。

（2）流程管理。利用OA系统来进行流程设置、表单维护、流程维护以及角色管理来实现企业日常工作过程中的电子化审批处理。

（3）整合管理。OA系统中的财务、人力资源、工作流以及知识文档模块的有机结合，提供了出差、借款到报销、费用合计的一体化解决方案。应用OA系统能够快速进行电子邮件收发以及个人信息修改，提供了个人事务安排以及出差授权等实际功能。

（4）档案管理。对文件档案进行登记、打印、统计、归档以及借阅登记等操作。档案管理功能通常是企业档案工作者所使用，其他职工一般使用其检索查阅功能。

（5）信息。建立企业内部信息平台，通过该平台，将企业办公管理、经营活动、企业文化、市场动态等信息及时传达企业的员工，实现企业信息统一化管理。

3 OA系统的管理优势

对国企高层管理人员来说，OA系统的应用能够使其更加快捷地获取企业在实际管理运营中的各类记录信息，通过过这些记录信息以及相关反馈信息进行分析，能够为高层管理人员决策提供更加准确可靠的依据。OA系统属于企业除实际生产经营管理工作之外的信息管理平台，在OA系统中集成了企业日常管理工作的详细信息，这些信息也是国有企业内部管理的真实记录，能够帮助企业管理者对过去的经营管理工作进行分析和总结，从而不断提升企业管理水平。对国企中层管理人员来说，OA系统属于完整全面的信息管理系统，它可以帮助中层管理人员更清晰地掌握企业基层职工的工作情况，在日常的办公过程中第一时间掌握具体业务的执行进度等，另外还能够在有需求时作出信息等动作，确保信息快速准确地下达。通过对OA系统中办公与业务等不同环节的监管与分析，企业中层管理人员能够获取到真实准确的记录数据，进而从中归纳出对管理工作有价值的信息，更好地掌控工作进度，监督执行效果，极大地减少发生风险的可能性，增强管理水平，优化管理结果。

4 OA系统的发展方向

第一是门户导向，未来的OA系统更偏向于人性化，注重易用性、开放性、沟通与协作的快捷性，注重信息来源的整合，注重可扩展管理支撑平台框架的建设，让“系统找人”的理念代替过去“人找系统”的情况；第二是业务导向，未来的OA系统强化了和业务之间的联系，基于企业战略的基础上，利用类似“门户”的技术对企业业务进行整合，让ERP、CRM等系统内部的数据通过门户体现在管理支撑系统之内，让业务流程和管理流程实现有机融合；第三是知识驱动，将知识管理作为核心理念，构建知识和角色相互联系的通道，让合适的角色在合理的场景空间内获得相关知识，最大限度地发掘出人的潜能，从而让企业内部的数据与信息真正成为一种引导人的有效工具[2]。

总之，OA系统在国企中的应用，能够让企业公文、企业新闻、企业生产报表、管理规章制度等内容直接体现其中，在很大程度上提升了办公效率，降低了办公经费。OA系统在国有企业中的应用还有助于信息的交流与共享，为国有企业的持续健康发展建立了一个高效的信息平台。

主要参考文献

[1] 傅杰华.办公OA系统在企业管理中的实践与探索[J].电子技术与软件

工程，2014（2）：58.

[2] 张颖石.OA系统在企业信息化管理中的应用[J].信息系统工程，2014

（2）：12.