浅谈OA系统的发展及应用

摘要:OA(Office Automation)系统即我们常说的办公自动化系统,它起源于上个世纪70年代的西方发达国家。国内OA从1985年召开办公自动化规划会议开始,其发展历程可分为三个阶段,即:起步阶段、应用阶段和发展阶段。每个阶段的主要功能、开发技术、设计理念都有很大不同,该文主要对此进行了总结和论述,并对OA的应用前景做了相应讨论。

关键词:OA;无纸化办公;自动化办公;协同办公

中图分类号:TP311 文献标识码:A 文章编号:1009-3044(2010)04-1001-02

Discuss the Development and Application of OA System

YANG Hua-yong, ZHANG Hao

(1.Department of Information Engineering, City College, Wuhan University of Science and Technology, Wuhan 430083, China; 2.Hubei University of Education, Wuhan 430205, China)

Abstract: OA(Office Automation) system is the office automated system that we often speak and it originated from western developed countries in the seventies last century. The development of OA in China dates from the conference of office automation planning in 1985, which can be divided into three stages: the starting stage, application stage and developing stage. The main function, developing technology and design idea differ widely at each stage. This text mainly presents and discusses the development and the application prospect of OA.

Key words: OA; work with no paper at all; automating work; work in coordination

随着计算机技术与通信技术的不断发展,计算机网络已被广泛的运用于社会的各个层面,企事业单位的信息化建设已越来越被重视,而OA系统作为基础管理软件已被企事业单位公认为信息化建设的必需系统。国内的OA系统经过了20多年的发展历程,其发展过程中的3个阶段都不同程度的满足了用户的需求。由于计算机技术的高速发展使得OA软件在不同时期的功能、开发技术和设计理念都有很大不同,以下做简单介绍。

1 起步阶段

此时的OA系统只是一个简单的工具,其主要目的是处理文字、文档、表格等,实现无纸化办公。这一阶段的OA系统提高了用户的文件管理水平及资料整理水平,但也只是对公文的流转和档案的整理起到了较大的帮助,缺乏对于办公过程中的沟通协作和角色权限的设计,所以用户应用效果不佳。

2 MIS阶段

90年代随着计算机技术和互联网技术的发展,OA技术也发生了巨大的变化,OA的功能也强大了很多。这一时期的OA最明显的特点是以网络为基础,采用C/S结构设计,这较好的满足了组织规模较大的单位,实现了用户的异地办公,一定程度上提高了工作效率。此时的OA系统增加了工作流程的概念,使得公文流转、请示审批、日常办公等按照一定的流程运转,初步实现了办公自动化,方便了员工工作,规范了组织管理,较高的提高了单位的运营效率。

Lotus Domino/Notes是这一时期的OA的典型开发平台,Lotus Domino/Notes是 IBM Lotus公司开发的集电子邮件、文档数据库、快速应用开发、移动计算、以及Web应用等技术于一体的信息开发和运行平台,可实现跨平台、支持多种操作系统的网络环境和硬件操作。Notes因其先进的文档数据库和功能强大的电子邮件系统、工作流开发、标准的Web应用服务等优势而得以在办公自动化、协同工作环境、企业信息集成和知识管理中广泛应用。OA在设计中的总体结构如图1。

系统功能模块设计如图2。

3 发展阶段

到了二十一世纪,网络技术的快速发展使得企事业单位对网络办公的要求越来越高,已经不能满足于简单的自动化办公,而是要各部门能够实现异地、随时、随需的协同办公。这就要求OA系统能将单位的信息进行全方位、多角度的共享,使得各部门之间能够及时的交流与共享相关数据。由于销售部门和人事部门各自的独立的CRM系统和HRM系统都不具备工作流的特点,所以将CRM和HRM集成在OA系统中也是大势所趋。这时的OA仍以互联网为基础,以B/S结构为主流,这很好地满足了企事业随时、随地办公的需求。在整合了CRM和HRM等其他业务系统的同时,增加了门户的概念,使得OA从行政办公信息服务逐步扩大延伸到组织内部的各项管理活动环节,成为智能的管理软件。

现在的OA开发技术也越来越成熟,主要有JSP技术和ASP技术两种。JSP具有良好的跨平台性,加上J2EE功能十分强大,但是J2EE的布置使开发成本显得略高,而且没有良好的安装界面。ASP类似于PHP技术,开发简便,快速,加上IIS的功能支持,是比较简易快速的开发技术。可以说是ASP技术的替代技术,在 Framework的强大支持下,可以使用C#、VB、Javaript三种语言来编写代码,采用预先编译技术,使得代码安全性加强。图3是国内某著名厂家基于ASP技术开发的OA技术架构图。

基于ASP技术的OA界面一般能做到比较美观,功能菜单目录设置也比较简单,比如如此设计:

虽然,OA系统历经了二十多年的发展,其技术已日趋成熟,但一套OA产品的成功与否显然不是由其开发技术来决定的,而是要看其能否满足用户的需求。可以说,OA系统的发展永远跟不上用户的需求,只有真正以客户需求为导向OA才能真正的符合市场的要求。目前,国内的OA厂商虽然各有各的优势,但基本上没有一家能真正做好协同办公。OA系统正面临着新的需求,比如①搭建高效的协同办公平台。目前大部分单位都在同时使用OA、ERP以及其他的项目管理软件,这些系统之间的数据依然是以孤岛的形式存在着,无法达到共享,能将其整合到同一个平台的只有OA系统。②手机登陆审批工作流程。OA系统现在已经实现了异地办公,但是由于客户端的限制使得用户很难外地随时办公,这就要求OA系统能通过手机无线访问。③需要更加灵活的业务流程。企事业单位工作流程越来越复杂,这就需要OA具有更加灵活的流程设计。这些需求都是OA发展的方向,作为企业信息化、知识化基础平台,未来的OA系统应该为实现这个目标而发挥其重要的作用。

参考文献:

[1] 张大斌,表绍文,熊伟,朱中熠.基于Lotus Domino/Notes办公自动化系统的开发研究[J].计算机研究,2001(10):14-17.

[2] 尹晓燕,吕淑萍.OA系统中动态工作流模型的设计与实现[J].应用科技,2003,30(3):30-32.

注:本文中所涉及到的图表、注解、公式等内容请以PDF格式阅读原文