OA系统使用现状浅析

摘要:OA办公自动化系统是利用计算机技术、管理科学等先进的科学技术,借助于各种先进技术,提高管理的科学化水平,以实现办公活动的科学化、自动化。文章论述了办公自动化系统的含义、运行现状,希望对相关人员提供借鉴。

关键词:办公自动化;OA系统;电子办公系统

中图分类号:TP316文献标识码:A文章编号:1009-2374(2010)01-0040-02

一、OA的定义

办公自动化(OFFICE AUTOMATION)就是采用Internet/Intranet技术,基于工作流的概念,使单位内部人员方便快捷地共享信息,高效地协同工作,使办公智能化、集成化、多媒体化;从而改变过去复杂、低效的手工办公方式,实现迅速、全方位的信息采集、信息处理,为领导的管理和决策提供科学的依据。一个单位实现办公自动化的程度也是衡量其实现现代化管理的标准。

在全球信息化时代,办公自动化已成为政府机关和企事业单位现代化管理的必然趋势。办公自动化对提高办公效率、管理决策,管理水平和竞争能力等方面都有着十分重要的意义。

二、办公自动化运行现状

(一)OA的发展

最初OA起源于政府公文和档案管理的需求,它实现了部分工作流程的自动化和文档的电子化管理。它的特点是以公文处理、档案管理为核心。此时OA的架设也多在C/S(Client/Server)下,无法很好的支持远程办公和移动办公。

第二代OA是从90年代中期开始,随着互联网(Internet)的兴起与发展而产生的。以Internet为基础,实现了B/S(Browser/Server)架构,并很好的支持了移动办公的需求,资源不再受到通讯技术的限制。同时,OA系统也加入了更多的功能,如BBS、新闻、日程安排、人事信息等,但从本质上来说第二代OA依然是以公文和档案管理为核心内容。

90年代末期开始,OA的指导思想开始发生转变,更多的强调跨地域、跨部门之间的合作,OA中也加入了新的工具,如即时通讯、项目管理、网络会议、文档共享,等等。

(二)使用现状分析

1.功能不能够被充分利用,存在资源浪费情况。信息系统的总体规划是将整个信息化建设视为一个整体,按数据而非业务职能对整个系统进行规划,以保证在分步实施的情况下,不会形成内部的信息孤岛,保证各部门的业务数据能在整个系统内共享。信息系统的使用能改变信息在组织中的传递方式,同时也将改变组织的结构,改变员工的工作方式与业务流程。政府部门办公自动化系统应以公文处理和机关事务管理为核心,同时提供信息通讯与服务等重要功能,因此,典型的办公自动化应用包括公文管理、督查管理、政务信息采集与、内部请示报告管理、档案管理、会议管理、领导活动管理、政策法规库、内部论坛等应用子系统。

纵观OA的使用历程,我们发现,现在用的OA并没有完全突破传统OA的局限,实现的工作合作也仅是局部的、浅层次的,更多的资源依然处于割裂和闲置的状态。大部分做的工作不过是将手工进行的事务搬到计算机网络上,并没有增加多少先进的管理理念和方法。另外,起源于政府的公文和档案管理的OA也一直很难摆脱最初的定义模式,除了将一些文档、信息进行了电子化,并在工作流管理上有所增强外,并未体现出更多的价值。

从使用中可以看出,当前的信息化现状是相互割裂的,它们往往关注单个或局部资源的管理,相互之间很少能够紧密协调起来,“信息孤岛”、“应用孤岛”和“资源孤岛”三大难题不可避免的存在。常常面临沟通不畅,信息无法及时获得,管理效率低下,资源和资源之间各自为政,难以统一管理和协调的现状。尤其是当业务流程日益复杂,业务与业务之间关联与交叉频繁;人与人,部门与部门,行业与行业的沟通和协作愈发凸现重要性的时候,更需要打破各种沟通和管理的屏障,使其可以对各种分散存在或被分隔的资源进行整合,实现对管理各环节的掌控、调配和协作,从而让管理真正提升到一个新的层面。

2.网络安全性有待进一步提高。在网络办公过程中,网络信息系统的安全性自始至终都是十分重要的。首先是使用者的安全性,在办公流程中不可避免的需要使用者签字审批,如果没有一定的安全机制,使用者的权限就会受到很大的外界不安全因素的干扰,是否建立起强健的网络信息安全防范系统,在某种程度上决定着信息化建设的成败。现在很流行的安全手段是密钥的使用,这虽然提高了使用者的安全性,但仍存在有使用上的不便利性。再有就是办公内容的不安全性,办公自动化又称为无纸化办公,意思就是将文件电子化,但电子数据存于网络服务器中就会有被黑客侵袭的可能,如何保证这些文件的安全也是十分必要和重要的。

要有完整的安全性,安全性控制功能成为办公自动化系统得以投入使用的先决条件。机关办公自动化的安全性控制要求一般包括防止非法用户侵入、权限控制、存储和传输加密,以及电子签名。这些手段必须足够强大,难以被攻破,而且也必须足够灵活,方便使用者掌握和利用。

3.使用普及化有待进一步提高。虽然现在办公自动化已经应用于日常办公中,但普及化程度并不是很高,人们还是习惯于过去传统的办公方式,办公现代化意识急需一个整体提高,要让员工认识到办公自动化不仅可以提高个人办公效率,更重要的是可以实现群体合作工作,而且这种交流与协调几乎可以在瞬间完成。针对员工对信息技术掌握程度可办一些培训班进行整体培训,增强电子办公意识,提高电子办公水准,大力推广电子办公范围。

三、结语

办公自动化的实施是一个循序渐进的过程,要调动群体的共同努力才能将其推入正轨,才能使电子办公真正融入至日常办公中。

参考文献

[1]高复先,吴曙.信息工程与总体数据规划[M].人民交通出版社,1991.

[2]Law D.导致有效的办公信息系统的诸因素的探究[J].inf.manage,1996.