oa系统范文

oa系统篇1

关键词 OA办公；效率；趋势

中图分类号 TP 文献标识码 A 文章编号 1673-9671-(2012)021-0152-01

OA办公自动化充分利用了各种信息，将企业的工作效率最大化，并使工作质量也提高到一个新的台阶，与此同时降低了企业的成本。OA办公系统中的主角便是各种设备与人机信息系统，不同种类的设备以及人机信息系统合理的利用，协助人们完成各种办公业务活动，可以这样说，OA办公自动化系统的运用是企业信息化发展的一个必然趋势。

1 OA办公系统的概念

OA是英文Office Automation的简写，简单的说就是办公自动化。OA办公系统可以让公司的工作完全像流水线一样，以最短的时间，最高的效率，最低的成本完成公司工作，同时也可以规范公司的管理。

我们把OA办公系统确切的描述为用网络和OA软件构建的一个单位内部的办公通信平台，用于辅助办公。它可以辅助完成单位内部的电子邮件、管理文档、信息、工作流程自动化等工作。为了使企业内部信息方便企业员工快捷地共享，以最高效率相互协同完成工作，OA办公系统基于工作流的概念，采用Internet/Intranet技术，以现在快速、全方位的信息采集、信息处理来替代过去复杂、低效的手工办公方式，快速为企业的管理和决策提供科学的依据。

2 OA自动化办公系统的应用

随着公司的业务不断的发展壮大，企业也在信息化的高速公路上前进，企业管理层办公中的许多问题逐渐凸现出来：企业由于员工缺乏知识与经验的积累，以及已有知识经验的共享而不能迅速提升；没有畅通的沟通渠道，降低了沟通速度与效率；不明确的任务分配，致使员工之间缺少协作，员工与领导之间缺少反馈。

为加强员工之间的相互沟通；企业内部的各种资源共享；使工作流程的审批简化，企业通过利用电子邮件，手机短信，在线联系的手段在内部建立一个知识共享与办公协作平台，这就是OA系统的原型。OA软件的应用规范化了企业的日常管理、提高了企业运转的效率、增加了企业的可控性，OA软件跨越了生产、销售、管理等具体的业务范畴。

1）OA办公系统在生产与销售之间的应用。销售部门与生产部门之间的传统沟通方式是通过人为沟通，并没有一种统一的形式来规范这种沟通，由于这种沟通受到个人主观意识的影响会出现理解的不一致，从而导致理解上的偏差。市场的需求是销售人员对产品理解的主要来源，而产品的性能是生产人员对产品的理解主要来源，由于考虑问题的角度不同，很可能导致生产出来的产品和销售部门理想中的产品存在很大的差异。特别是当企业订单比较多的时候，他们之间的沟通就显得非常重要了。OA办公系统用发送电子邮件，网络上信息等不同方式可以很好的解决上述沟通问题。OA办公系统在企业生产与销售之间的应用如图1所示。

2）OA办公系统在员工管理中的应用。我们了解一个企业的经营模式是各个领导层管理，作为高层领导，不可能熟知每个员工的个人工作能力等个人情况，通过会议的方式可以从某些方面了解员工的小部分情况，但这与实际情况还是有很大的出入。我们要变被动为主动，加强对各个员工的管理与了解。因为企业的部分命运是掌握在员工手中的，例如一个销售人员可能要掌握企业中很多客户的详细资料，失去员工就相当于失去了一大部分的客户资源。另外，对于一些生产制造型企业来讲，企业的生产技术人员和产品设计人员的管理也非常重要。因此，领导要合理利用OA办公系统做好员工管理工作，例如通过公司网络个人工作业绩，使领导对员工能力有更好的了解，创建一个员工与领导沟通与交流的网络平台等等。

3 OA办公自动化的发展

Windows的流行超乎了人们的想象，一时间如雨后春笋出现在世界各个角落。随着企业信息化的潮流，OA也如蓝天白云出现在各个政府机关以及各色各样的企业里。但是真正用好的却为数不多，造成的这种现状的原因是多方面的，主要是由于对OA的认识浅显；与实际工作结合不够紧密；没有持续发展建设的思想。

那么我们应该怎样合理利用OA办公自动化系统呢？最重要一点是要与实际管理相结合，建立实用OA，做好个人工作管理；实现组织工作管理；完成项目工作管理。

总而言之，随着社会的进步，企业朝向信息化高速发展的过程中，将OA办公自动化变成了目前企业管理的发展趋势，它将融入企业管理的一部分，为企业管理带来方便，带来意想不到的收益。只要我们深刻认识并理解OA系统，合理利用OA系统资源，充分挖掘其潜力，相信在今后的几年中，它的应用将会遍地开花。

参考文献

[1]田芳,王东亮.OA系统模块分析[J].青海大学学报(自然科学版),2003,1.

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[3]丁绍阳,丁晓超,王飒.工作流管理在OA系统中的应用[J].辽宁工程技术大学学报(自然科学版),2004,5.

[4]裴树军,孙名松.基于NOTES的OA办公自动化系统[J].信息技术,2002,6.

[5]张文国.群体协同工作―汉王OA办公自动化系统[J].电脑知识与技术,2000,11.

oa系统篇2

关键词:办公自动化;OA系统;电子办公系统

中图分类号:TP316文献标识码:A文章编号:1009-2374(2010)01-0040-02

一、OA的定义

办公自动化(OFFICE AUTOMATION)就是采用Internet/Intranet技术,基于工作流的概念,使单位内部人员方便快捷地共享信息,高效地协同工作,使办公智能化、集成化、多媒体化;从而改变过去复杂、低效的手工办公方式,实现迅速、全方位的信息采集、信息处理,为领导的管理和决策提供科学的依据。一个单位实现办公自动化的程度也是衡量其实现现代化管理的标准。

在全球信息化时代,办公自动化已成为政府机关和企事业单位现代化管理的必然趋势。办公自动化对提高办公效率、管理决策,管理水平和竞争能力等方面都有着十分重要的意义。

二、办公自动化运行现状

(一)OA的发展

最初OA起源于政府公文和档案管理的需求,它实现了部分工作流程的自动化和文档的电子化管理。它的特点是以公文处理、档案管理为核心。此时OA的架设也多在C/S(Client/Server)下,无法很好的支持远程办公和移动办公。

第二代OA是从90年代中期开始,随着互联网(Internet)的兴起与发展而产生的。以Internet为基础,实现了B/S(Browser/Server)架构,并很好的支持了移动办公的需求,资源不再受到通讯技术的限制。同时,OA系统也加入了更多的功能,如BBS、新闻、日程安排、人事信息等,但从本质上来说第二代OA依然是以公文和档案管理为核心内容。

90年代末期开始,OA的指导思想开始发生转变,更多的强调跨地域、跨部门之间的合作,OA中也加入了新的工具,如即时通讯、项目管理、网络会议、文档共享,等等。

(二)使用现状分析

1.功能不能够被充分利用,存在资源浪费情况。信息系统的总体规划是将整个信息化建设视为一个整体,按数据而非业务职能对整个系统进行规划,以保证在分步实施的情况下,不会形成内部的信息孤岛,保证各部门的业务数据能在整个系统内共享。信息系统的使用能改变信息在组织中的传递方式,同时也将改变组织的结构,改变员工的工作方式与业务流程。政府部门办公自动化系统应以公文处理和机关事务管理为核心,同时提供信息通讯与服务等重要功能,因此,典型的办公自动化应用包括公文管理、督查管理、政务信息采集与、内部请示报告管理、档案管理、会议管理、领导活动管理、政策法规库、内部论坛等应用子系统。

纵观OA的使用历程,我们发现,现在用的OA并没有完全突破传统OA的局限,实现的工作合作也仅是局部的、浅层次的,更多的资源依然处于割裂和闲置的状态。大部分做的工作不过是将手工进行的事务搬到计算机网络上,并没有增加多少先进的管理理念和方法。另外,起源于政府的公文和档案管理的OA也一直很难摆脱最初的定义模式,除了将一些文档、信息进行了电子化,并在工作流管理上有所增强外,并未体现出更多的价值。

从使用中可以看出,当前的信息化现状是相互割裂的,它们往往关注单个或局部资源的管理,相互之间很少能够紧密协调起来,“信息孤岛”、“应用孤岛”和“资源孤岛”三大难题不可避免的存在。常常面临沟通不畅,信息无法及时获得,管理效率低下,资源和资源之间各自为政,难以统一管理和协调的现状。尤其是当业务流程日益复杂,业务与业务之间关联与交叉频繁;人与人,部门与部门,行业与行业的沟通和协作愈发凸现重要性的时候,更需要打破各种沟通和管理的屏障,使其可以对各种分散存在或被分隔的资源进行整合,实现对管理各环节的掌控、调配和协作,从而让管理真正提升到一个新的层面。

2.网络安全性有待进一步提高。在网络办公过程中,网络信息系统的安全性自始至终都是十分重要的。首先是使用者的安全性,在办公流程中不可避免的需要使用者签字审批,如果没有一定的安全机制,使用者的权限就会受到很大的外界不安全因素的干扰,是否建立起强健的网络信息安全防范系统,在某种程度上决定着信息化建设的成败。现在很流行的安全手段是密钥的使用,这虽然提高了使用者的安全性,但仍存在有使用上的不便利性。再有就是办公内容的不安全性,办公自动化又称为无纸化办公,意思就是将文件电子化,但电子数据存于网络服务器中就会有被黑客侵袭的可能,如何保证这些文件的安全也是十分必要和重要的。

要有完整的安全性,安全性控制功能成为办公自动化系统得以投入使用的先决条件。机关办公自动化的安全性控制要求一般包括防止非法用户侵入、权限控制、存储和传输加密,以及电子签名。这些手段必须足够强大,难以被攻破,而且也必须足够灵活,方便使用者掌握和利用。

3.使用普及化有待进一步提高。虽然现在办公自动化已经应用于日常办公中,但普及化程度并不是很高,人们还是习惯于过去传统的办公方式,办公现代化意识急需一个整体提高,要让员工认识到办公自动化不仅可以提高个人办公效率,更重要的是可以实现群体合作工作,而且这种交流与协调几乎可以在瞬间完成。针对员工对信息技术掌握程度可办一些培训班进行整体培训,增强电子办公意识,提高电子办公水准,大力推广电子办公范围。

三、结语

办公自动化的实施是一个循序渐进的过程,要调动群体的共同努力才能将其推入正轨,才能使电子办公真正融入至日常办公中。

参考文献

[1]高复先,吴曙.信息工程与总体数据规划[M].人民交通出版社,1991.

oa系统篇3

【关键词】OA系统 电子公文 公文交换

1 概述

在政府的日常工作中，经常需要办理和制发文件，这些文件按照特定的体式、经过一定的处理程序形成和使用的书面材料，称之为公务文件。

目前，世界上各国政府都在积极进行电子政府的建设，公文经过信息化系统处理后形成的文件被称之为电子公文。

传统公文处理流程依靠人为推动运转，整个流程受人为因素影响很大，同时也存在较大的随意性，在公文处理的质量与时间上无法实现总体把控。同时，传统纸质公文在信息流转与共享上受到很大的限制。随着单位办公对运用办公自动化技术解决公文办公的要求越来越高，OA系统目前被广泛运用于解决电子化办公的要求。

OA系统在公文流转中的应用，可以实现公文流转的自动化，每个环节都可以在OA系统中进行，甚至可以根据OA系统设定的公文流转自动化推进，工作人员可以直接在公文上，完成公文的办公流程，保证公文的实效性，同时工作人员可以实时跟踪公文状态，比通过智能提醒方式进行提醒催办，调高办公效率。

OA系统不但可以规范公文处理流程，同时对公文的各个细节也实行规范化管理，比如规范公文版式：标题、正文、文种等。特别重要的是，OA系统自身还可以实现电子公文全企业内的共享。

然而，在实际工作中，不同单位和部门往往采用了不同公司开发的OA系统，同时由于单位工作的需要，在实现跨地域跨部门单位间公文交互的问题往往不是通过原有单位OA系统的改造来实现。因此，具有统一安全性规划，并且和原单位OA系统分离的电子公文交换系统应运而生。

通常常用的做法是在原有的OA系统中进行拟文、办文、定稿等公文流转的过程，定稿后的电子公文转换成版式文件，进入到电子公文交换系统中，经过盖章、签发、发送后，将电子公文发送到相应接收单位。接收单位的电子公文交换系统收到公文后，将电子公文打印、脱密后转入到本单位OA系统中，进行收文登记和进一步处理。

由于OA系统和电子公文交换系统作为独立的系统，经常由不同的建设施工单位进行建设，并且不同OA系统内部使用的公文内容与格式也不尽相同，因此，如何将不同的OA系统与电子公文交换系统进行集成往往成为电子公文在跨地域跨部门单位间共享工作的重点和难点。

2 问题背景

在电子政务水利信息化的工作方面，目前，黄河水利委员会实现了公文运转电子化管理，可以对电子公文在收文办理、发文办理的登记、审核、拟办、运转等环节进行管理，实现了公文查询、存储和流转管理的电子化。

黄委综合办公系统是黄河水利委员会机关各级单位在日常办公中使用的公文收发，起草、流转和处理的综合性自动化办公系统，实现了电子公文在黄河水利委员会委机关各部门间的流转与办理，做到了无纸化办公，提高了办公效率。

然而，部分黄河水利委员会附属单位也独立建设有各自内部的OA系统。目前，这些单位和黄委委机关间公文的交换是通过黄委电子公文交换系统完成的。

黄委委机关和部分拥有OA系统的委属单位在跨部门间发送公文时，首先需要利用各自OA系统起草并生产相应的待交换公文文件，然后在黄委电子公文交换系统中将OA系统或手工成文后的各种格式（如DOC/S2/S92等）的电子公文文件，利用方正Apabi Maker转换为电子公文标准格式CEB类文件。之后，利用电子公文交换系统进行上传、签发、加密、盖章和发送。收到公文的单位，利用电子公文交换系统进行签收、打印和脱密，这些跨部门的外单位公文目前还不能够自动进入各自单位的OA系统中进行自动化的流转处理。

为了提高公文在单位间流转的效率，有必要通过信息化集成技术，分别由黄委各类OA系统建设管理单位实施建设与黄委电子公文交换系统进的功能性集成工作。从而可以实现：

（1）公文从OA系统到的黄委电子公文交换系统的操作上传；

（2）OA系统对黄委电子公文交换系统中待办公文的自动接收。

3 解决方案

具体来说，可以开发电子公文自动交换服务完成电子公文在黄委电子公文交换系统和黄委各级单位OA系统自动交换电子公文的功能，从而实现OA系统与子公文交换系统的集成。图1介绍了电子公文自动交换服务具体的功能组成：

电子公文在黄委各级单位OA系统和黄委电子公文交换系统间进行交换时，分为公文上传到电子公文交换系统的过程和公文从电子公文交换系统中接收的过程。

首先，在公文上传到电子公文交换系统的过程中，依照黄委电子公文交换系统的标准要求，电子公文自动交换服务可以将OA系统中的公文自动组装成为XML文件。组装完成后，电子公文自动交换服务将XML文件通过基于http协议的传输过程发送到黄委电子公文交换系统中。公文发送完成的过程中，电子公文自动交换服务可以记录公文的发送事件和发送成功与否的日志。在公文从电子公文交换系统中接收的过程中，电子公文自动交换服务依照各OA系统的电子公文格式，将收到的XML文件进行解析。在公文接收和解析的过程中，电子公文自动交换服务可以记录公文的下载以及解析事件日志。表1概括出了电子公文自动交换服务的功能点。

在部署的过程中，黄委机关与各级委属单位电子公文自动化交换服务采用分布式的应用部署架构方式。图2描述了利用电子公文自动化交换服务集成OA系统与电子公文交换系统的整体系统集成部署架构。

如图2所示，黄委委机关OA系统，山东局OA系统，河南局OA系统，水文局OA系统和其他委属单位已建或待建OA系统分别通过分布式部署的电子公文自动化交换服务与已建的黄委电子公文交换系统进行电子公文的交换。

具体来说，各单位已有或待建的OA系统首先需要按照黄委电子公文交换系统规定的电子公文交换格式，通过各单位自行开发的电子公文自动交换服务对电子公文进行格式编辑处理，然后通过电子公文自动交换服务提交到黄委电子公文交换系统中进行分发。

电子公文交换系统收到公文后，可以通过各单位自行开发的电子公文自动交换服务将电子公文直接下发到各单位的OA系统中。

4 实施结果

目前，实现黄委委机关综合办公系统与黄委电子公文交换系统的自动化交换服务已经开发部署完成。通过运行结果来看，该服务实现了：

（1）公文从黄委委机关综合办公系统到的黄委电子公文交换系统的操作上传；

（2）OA黄委委机关综合办公系统对黄委电子公文交换系统中待办公文的自动接收。

图3展示了黄委委机关综合办公系统与黄委电子公文交换系统的自动化交换服务部署实施后，黄委委机关综合办公系统通过自动化交换服务向黄委电子公文交换系统上传下发公文的统计情况。

5 结束语

开发的电子公文自动交换服务实现了OA系统与电子公文交换系统的集成工作，提高了OA系统与电子公文交换系统间公文上传与下发的效率，避免了大量的人工拷贝工作。在OA系统中对发送公文选择后，通过点击发送按钮，可以实现公文的格式标准化转换（按照电子公文交换系统的规定标准）以及向电子公文交换系统的自动上传。同时，服务部署后，在电子公文交换系统中通过选择下发单位和公文文件，可以自动的将公文下发到相关单位的OA系统中。

自黄委委机关综合办公系统与黄委电子公文交换系统的自动化交换服务部署实施三个月以来，大大缩短了黄委机关部门向委属单位下发公文的处理时间和黄委机关部门通过电子公文交换系统接受委属单位文件的时间，节约了人力成本。

参考文献

[1]杨健，杨斌.电子公文交换系统的设计实现[J].郑州牧业工程高等专科学校学报，2009，29（03）：32-34.

[2]刘刚，邓飞其.电子公文交换系统OA接口平台设计研究[J].计算机与信息技术，2009（Z2）.

[3]卢军.滨州市电子政务系统中协同办公系统与公文交Q系统接口的开发与实现[D].北京邮电大学，2010.

作者单位

oa系统篇4

【关键词】企业信息化；办公自动化；OA协同办公系统；无纸化办公

当今社会，政府机关和企业的办公事务基本上纳入到网络办公一体化中，使其通过编写好的计算机程序自动处理日常事务和解决传统办公方式中无法完成的任务与问题，并广泛而深刻地改变着人们的办公方式和理念。所谓OA协同办公系统（Office Automation），就是通过自动化水平处理日常办公事务，它利用先进的网络技术和软件技术，让人们在日常的各种办公业务活动逐步由不同设备、不同的人机信息系统来协助完成，充分利用工作信息，提高工作质量和工作效率，将企业的信息化转变为企业的生产力。目前，政府机关、事业单位、上市公司的OA协同办公系统开发建设完成后，没有进行有效的使用，出现协同办公系统使用人的抵触现象，部分企业，指重视企业信息化硬件的投入，而忽视了信息数据采集的需求，而信息采集、整理、分析对数据、文件的资料数字转化上没有引起足够的重视，因此，OA系统办公系统变成一种形式，无法顺利的实施，以上种种问题，本人从信息管理制度，信息数据、公文流转审批权限划分、系统操作员培训方面提出一些个人建议。

1 建立规范化信息系统制度

OA协同办公系统所涉及的对象是单位各个部门的工作人员，涉及层面较广，在单位各个部门突然推行一种新的管理理念及工作模式，在一定程度上会改变部分员工以往的工作习惯，在系统实施过程中，难免要出现意想不到的困难，必须在单位信息化规章制度上加以保证。首先，OA协同办公系统的实施变成一种制度，制定OA协同办公系统运行的规定及一整套系统实施细则，明文规定系统的使用权限，尤其要渐渐废除不必要的传统纸质信息流转公文模式；同时，在人员方面，单位领导要带头使用OA系统办公系统，规定审批环节时效期间，而各部门之间也要相互配合，利用OA协同办公系统的信息共享平台，把行政管理和业务实施在OA协同办公系统平台上充分使用起来，从而使OA协同办公系统迅速、有序地使用起来。

2 OA协同办公系统信息平台的数据迁移与数据共享

在大部分企业信息化系统建设中，数据是一个企业的核心，处于重中之重的地位。因此，保证企业数据安全势在必行。OA协同办公系统建设的目的就是要打破以前传统的信息孤岛现象，对企业多个系统数据资源进行统一规划，并制定统一的数据标准和建立OA协同办公系统共享的数据中心。在OA协同办公系统实施的过程中，需要整合往年的历史相关数据，在整理过程中可能会存在结构复杂、数据不全、数据量大、、数据录入有误等诸多因素，如果不能对已有数据进行正确的分析整理和迁移，会使新的OA协同办公系统变成一种形式，无法支撑企业日常业务工作的顺利开展。而整理数据的工作量往往时间紧任务重，因此，建议系统实施单位成立专门的数据项目小组、专业化、系统化、有序的实施。同时，针对一些单位存在一个业务部门分管多套企业信息系统，并进行信息上报的情况，OA协同办公系统作为企业日常办公的基础业务平台，允许用户自定义各种业务流程模式及工作表单，和其他系统进行数据整理，生成相关统计报表；同时，为以后系统的数据提取，预留出相关的系统接口，方便信息数据的导入导出，从而最大限度地减少使用者的劳动强度。

3 注重OA协同办公系统的公文流转及审批权限的划分

一般企业公文分为收文和发文两种形式，收文又分为上级来文和其他单位来函两种。发文则是指本单位对外或对内的发文。由于OA协同办公系统往往要求公文的来往单位要有相同的OA协同办公系统，因此，本文将主要论述集团公司下属具有相同OA协同办公系统的单位之间，OA协同办公系统在文书办理过程和管理工作中的应用。在OA协同办公系统条件下，公文处理的流程和权限都是事先设置好的，不同级别的人员拥有的权限是不一样的。一般情况，级别越高，权限也就越多；越是关键岗位的人员，权限也相应越多。比如，一般的办公人员可能只能看到自己经办的事务的公文的有关情况，其他人员办理的公文内容及其流转情况就无权查看了。当然，这些人员的领导因为权限较高，则能看到所有公文内容以及现在所处的办理环节的情况。

公文具体办理过程中，可以利用OA协同办公系统公文处理模块来实现公文的拟稿、审核、批阅、签发、登记、传文和归档。OA协同办公系统，根据隶属关系和职权范围，逐级行文，不得越级请示和报告，而且一般不直接送领导个人。同时，OA协同办公系统不但保留了以前办公系统中的一次输入，多次输出的优势，还因为计算机日志文件的广泛应用，办理过程被一一记录在案，从而拥有了与纸质公文相同的原始性和凭证性。

4 要进行全面的用户培训

在企业中，OA系统办公系统的使用者往往是相关的业务工作人员，为了让业务工作人员更好的使用该系统，必须对业务工作人员进行专业化、系统化的培训，换句话来说，培训决定了OA协同办公系统软件的使用程度，业务工作人员的培训是成功实施OA协同办公系统的重要因素。培训可采用授课和现场培训的方式进行，针对不同的管理层级（高层管理人员、中层骨干管理者和普通用户），不同的用户权限（系统管理、业务管理、行政管理）制定相应的培训方案。通过理论、系统功能、使用操作、数据采集等方面的内容进行不同层次的培训，使培训人员明确OA原理、相关管理理论和具体的OA协同办公系统实施方法，从而提高人员的技术水平和素质。最重要的是，要通过培训提高全员对实施OA协同办公系统项目的认识，提高工作人员的积极性和主动参与意识，增强工作人员的信心和热情，使所有员工都能尽快地进入角色。

5 结束语

oa系统篇5

【关键词】电子文件；角色访问；OA系统；设计

办公自动化（OA）是目前企业经营中普遍推广的应用系统，其可以从多个方面对企业实施综合性的运营管理。电子文件是办公自动化的常用工具，OA电子文件管理缺陷暴露了应用系统自身的不足，基于角色访问控制的OA系统设计可以显著改善电子文件使用的便捷性。

一、办公自动化中的电子文件管理

OA系统采用先进的办公设备和计算机、网络技术进行日常工作信息的收集，并对信息进行整理、加工等过程，将信息规范的存储起来以便使用，如图一。最近几年来，网络技术的迅速发展给OA系统提供了更为广阔的应用空间。在计算机技术的推动下，我国企业的规划管理开始偏向于电子文件管理。

图一办公自动化下的管理系统

经过最近几年的推广运用，企业开始意识到电子文件的便捷性、安全性、可靠性，文档管理人员只需在电脑上操作则可自动生成表格。然而，在企业规划管理升级的过程中，电子文件也逐渐暴露了其不足的特点。

二、电子文件管理面临的问题

自新型的文件形式推广运用后，企业对OA电子文件的运用更为普及，也给企业内部日常管理工作创造了有利的条件。而为了让OA电子文件发挥更好的作用，规划管理人员必须要深入分析这种电子文件使用存在的问题，及时改进调整后让电子文档发挥出更大的功能作用。电子文件管理的兼容性问题是OA系统的弊端表现，这种不兼容表现在：硬件设备上，企业采用的计算机及其设备难以满足OA系统运行的要求，如：信息处理速度、主机运行速率等，这些都阻碍了OA系统的正常运行。电子档案中心、与电子文件中心、数字档案馆未能建立“三位一体”的逻辑关系，图二，这些都阻碍了电子文件管理的有序性。

图二电子文件的“三位一体”关系

三、基于角色访问控制的OA系统设计

基于角色访问控制的OA系统设计，其本质上是对企业及用户采取的一种安全控制模式，对计算机操作权限进行了新的划分。早期计算机应用系统直接将操作权限授予用户，这种权限分配操作比较复杂，且权限变更次数频繁。基于角色访问控制的OA系统设计是在用户集合与权限集合之间创建某个角色集合，让每种角色有对应一组的权限，只需对用户进行角色定位即可授予权限，这种模式下的权限变更次数很少，权限划分后更加稳定，如图三。基于角色访问控制的OA系统设计内容包括：

图三 OA系统设计内容

1、权限方面。办公自动化应用系统的权限设计是核心部分，这关系着用户在操控系统过程中被授予的权力大小。基于角色访问控制的OA系统设计应对用户权限具体划分，按照实际操控的状况对用户“角色定位”，从而保证了用户操控系统时保持较高的效率。

2、信息方面。企业实现办公自动化必须要对各种电子信息合理运用，这样才能让内部运转变得更加顺利。基于角色访问控制的OA系统设计要对信息存储模块及时更新，信息模块的设计应包括：员工信息、产品信息、项目信息、客户信息等，以更好地对用户进行角色定位。

3、安全方面。随着网络开放性的不断增强，归档信息也更容易受到攻击和破坏；信息系统容易受到某个硬件或软件的问题而导致归档信息的丢失或是损坏。系统在设计阶段要充分考虑信息安全防御系统的设计，防止用户在使用数据时发生信息外露，给企业造成了不必要的经济损失。

结论

总而言之，OA系统在企业现代化经营管理中是必不可少的，为了让OA系统的应用功能得到全面升级，用户要及时对系统实施更新调整。基于角色访问控制的OA系统设计，不仅解决了电子文件的使用问题，也让系统运行的效率明显提升，加快了企业现代化经营管理的实现流程。

参考文献：[1]李伟,梁斌,荣江. 基于工作流技术的通用OA办公系统的研究与应用[J]福建电脑, 2008,(07)；

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[4]谭定英,陈平平,刘秀峰. 基于工作流和SOA的高校OA系统的研究[J]计算机与现代化, 2010,(07)；

[5]王钦,蒋东兴,刘启新. 高校办公系统中工作流管理系统的设计与实现[J]计算机工程与设计, 2006,(14)；

[6]马辉民,符静波. 在Domino环境中实现办公自动化系统的实时提醒功能[J]计算机系统应用, 2003,(02)；

[7]顾云锋. 基于SOA和Web服务的高校信息系统集成研究[J]计算机与现代化, 2009,(10)。

作者简介：

陆晓明（出生年月1982年10月）、男、汉族、籍贯江苏苏州、学士学位、研究方向计算机技术

oa系统篇6

【关键词】OA J2EE 信息孤岛 SOA 无纸化办公 自动化办公 协同办公

1 企业OA系统的开发背景

随着网络的高速发展，网络 OA 系统逐渐受到关注。 一些大型企业集团正致力实现高层次的网络办公自动化，这将为他们节省大量的人力资源，节省大量的办公费用，大幅度提高办公效率。办公自动化系统己成为企业内部的管理运作核心， 为企业发展承担不可估量的作用。 开发网络办公系统的市场前景是广阔的。 大型企业需要高层次的网络办公自动化，实现企业内各种信息资源的共享；加强员工间的交流、提高整体工作效率；为领导提供各种有用数据；方便领导对公司情况的及时了解、提供决策支持。

2 企业OA系统在我国的发展过程

我国的 OA 产业从七十年代末发展至今，已从最初的提供面向单机的辅助办公产品， 发展到面向企业级应用的大型协同工作软件，其发展过程分以下三个阶段：

2.1 第一阶段

以数据处理为中心的传统办公系统，它的最大特点是应用基于文件系统和关系型数据库系统，以结构化数据为存储和处理对象，强调对数据的计算和统计能力。 其贡献在于把 IT 技术引入办公领域，提高了文件管理水平。 但是此时的 OA 系统只是一个简单的工具，其主要目的是处理文字、文档、表格等，实现无纸化办公。

2.2 第二阶段

以工作流为中心的办公自动化系统，这一时期的办公自动化实现了以工作流为中心。这种方式彻底改变了早期办公自动化的不足之处，以 E 一 MAIL、文档数据库管理、目录服务、群组协同工作等技术作支撑。 第二代办公自动化系统包含了众多的实用功能和模块，它以网络为基础，实现了对人、对事、对文档、对会议的自动化管理。 这时的 OA 系统已经基本实现了自动化办公和协同办公。

2.3 第三阶段

以知识管理为核心的办公自动化系统， 第三阶段 OA的核心是知识管理。 知识管理是一个系统工程，目标是帮助企业发现潜在的知识、定位拥有专门知识的人、传递知识、有效利用知识。 知识管理意味着在恰当的时间，将正确的知识传给正确的人，使他们采取最适合的行动，避免重复错误和重复工作。知识管理可以帮助企业解决知识共享和再利用的问题。第三阶段 OA 的显著特点是信息、资源共享、实时通信以及与短信平台的完美结合。

3 企业OA系统的开发技术

OA 系统的开发技术随着企业的发展而发展，从过去的办公软件如 Office、WPS 等 开 始 ，到 Fortran、Visual Basic、Delphi +Access、SQLServer 等中小型数据库进行开发的 C/S 系统，到目前基本形成了两大主流技术，分别是基于 J2EE 标准和基于 框架的开发技术。

3.1 基于 J2EE 的标准

J2EE 是一种利用 Java 2 平台来简化企业应用程序的开发、 部署和管理的体系结构。 它定义了包括平台角色、组件模型和标准服务等一系列规范，具有“一次编写，到处运行”的特性，并且 J2EE 继承了Java 的可跨平台移植、方便存取数据库的 JDBC API，CORBA 技术，并能够在 Internet 应用中保护数据的安全模式等，同时还提供了对 EJB、Java Select API、JSP 以及 XML 技术的全面支持。

3.2 基于微软的 框架

是 Microsoft XML Web services 平 台 。 XML Webservices 允许应用程序通过 Internet 进行通讯和共享数据，而不管所采用的是哪种操作系统、设备或编程语言，采用预先编译技术，使得代码安全性加强。 平台用于生成桌面和企业级 Web 应用程序，还可以使用其基于组件的强大开发工具和其它技术，简化企业级解决方案的设计、开发和部署，因此在企业 OA 系统开发中也得到广泛应用。

4 OA系统的发展趋势和前景

随着计算机网络技术和数据库等核心技术的发展，企业 OA 系统的内涵也会不断扩展，企业 OA 系统将来的发展将与信息管理软件的融合，用户可以通过网络办公系统进行企业资源和信息的共享，企业内部网和外部网之间通过一定方式可以方便地进行信息交互和共享。

未来的企业 OA 根据目前的不足和新的需求，将会呈现出以下几个明显的特点：

4.1 协调办公

未来的企业 OA 系统将会搭建高效的协同办公平台 ，实现同企业其它信息资源有效地融为一体，更为智能地为企业决策提供依据。 彻底的解决信息孤岛的问题。

4.2 以“知识管理”为核心

知识管理是一种全新的经营管理模式，它实际上是一种信息化应用系统，以企业网络和信息系统为基础，帮助企业发现和组织已经获取的信息，定位于拥有专门技能的人，通过协作和企业培训传递这些知识，让整个组织能有效地利用知识，建立知识门户和快速响应系统。

4.3 移动办公

随着计算与通信融合和移动通讯的发展，移动办公的时代正在来临。移动办公是基于移动通信平台开发出来的现代电子办公系统。 为适应企业异地办公和随时随地办公，未来企业 OA 系统将会具备移动办公的特性。

5 结束语

虽然，OA 系统历经了二十多年的发展，其技术已日趋成熟，但一套 OA 产品的成功与否显然不是由其开发技术来决定的，而是要看其能否满足用户的需求。 可以说，OA 系统的发展永远跟不上用户的需求，只有真正以客户需求为导向 OA 才能真正的符合市场的要求。 作为企业信息化、知识化基础平台，未来的 OA 系统应该为实现这个目标而发挥其重要的作用。

参考文献

[1]李春勇.浅谈办公自动化OA的发展与现状 [J].黑龙江科技信息，2011（02）.

[2]刘雁.OA办公自动化系统在企业中的实际应用价值[J].科技资讯，2009（13）.

作者单位

oa系统篇7

[关键词]大数据；OA系统；信息

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.04.044

[中图分类号]TP317.1 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2017）04-00-01

随着大数据、云计算、自动化等信息技术的高速发展，信息化社会日渐完善，大量信息交互平台层出不穷，为各类企、事业单位的发展提供了助力，尤其是日常办公在信息技术的支撑下变得日益便捷、安全。大量信息技术工具的普及，使企业发展以及人才培养等路径得到了变革，而这种变革对人类社会来讲，影响深远。因而，一批科学家认为，人们已经进入了大数据时代。

OA系统，中文名称为办公自动化系统，代表着一种新型的办工作业模式，其核心在于创造性地将电子计算机网络化功能融入了现代社会的信息化办公中。传统的OA系统具备了一定程度的知识管理能力，可以对捕获的信息进行有效的分析、筛选、综合及利用，对提升整个组织的办公能力与效率，优化组织的结构与职能有着十分重要的作用。但是信息的急速增长，信息大爆炸时代的到来，使传统OA系统的优势弱化、劣势凸显。

1 OA的历史沿革与发展阶段的剖析

（1）文件型：OA系统的早期起步阶段偏向于个体割裂的办公应用，其工作内容主要是对办公文档进行简单的筛选与综合，其工作形式主要是采用办公操作软件。

（2）流程型：OA系统的初步发展阶段由间断的思维转变为过程化、程序化的思维，注重工作流通、转变。

（3）知R型：OA系统在这一阶段的发展核心、要旨是知识管理，通过信息交互平台的创立与完善，实现信息的汇总、整合，完善信息的沟通渠道，为企业的信息决策提供更为全面而科学的依据。

（4）大数据型：OA系统在此阶段与大数据时代的要求更加契合，能与庞大的信息团进行充分的对接，并透过现象看本质，能够精确地捕获、分析海量信息背后巨大的应用价值。

2 传统型OA的短板

OA系统坚持将知识管理作为其核心的要旨，对数据信息进行了科学的分析和一体化的业务分析，提升了组织的效率，优化了组织职能，具有便捷性。

然而，尽管OA系统具有很强的优势，它对信息的处理思维以及过程都是具有间断性的，对信息一体化的认识不够深入，对大数据的分析与评估还处在较为朴素的阶段，停留在较为表层的阶段，长此以往，其与大数据时代的矛盾越来越突出。

2.1 与海量数据的对接不充分

大数据时代，信息呈现出两方面更为复杂的特征，即信息的数量更为庞大，信息大爆炸。另外，信息的复杂程度提升，信息的层次增多，信息的外在表现更为多元化。

人们已经身处大数据时代的漩涡，由于以信息为依托的社交设备和多媒体信息交互平台的使用与建立，同时由于信息交互主体交流沟通意识的增强，信息和半结构的信息在社会中呈现出大规模、多层次、多形式的特点，而这种特点也使数据资源等信息对目前的社会产生了越来越大的推动力，并由量变引起了质变，以数据为主导因素的大数据时代已成为发展的新潮流、新趋势。

而传统的OA系统偏向于个体割裂的办公应用，其工作内容主要是对办公文档进行简单的筛选与综合，没有深入把握信息的价值，并没有将其作用到组织信息决策的过程中进行理论联系实际。

2.2 知识自动化处理有限

知识自动化并不是促使自觉产生知识，而是在其相关的过程中，诱发知识传播、知识产生、知识影响、知识获取、知识分析等方面的革新。回看以往的OA系统，人们更多地把注意力放在信息管理过程、传递渠道方式，信息流程控制的自动化上，而较少地关注知识本身的自动化。

2.3 系统的安全保障不充分

大数据很可能成为未来创新升级、行业竞争力提升的重要“跳板”，大数据是一项十分重要的生产要素。以往的OA系统对大数据进行知识管理，进行储蓄、分析，往往只是设置网络秘钥，管理者输入形式简单的密码登录账号，调取OA系统下的数据，但这种简单的保护对于技术高超的黑客、骇客来说，几乎等于零保护，只要侵入网站系统就可直接获取信息。因此，OA系统的安全保障不充分。

3 新时代OA系统功能的升级

3.1 基础

知识管理是办公自动化系统的要旨，私人办公、信息咨询以及信息资源共享是办公自动化的主要业务内容。而办公自动化系统按其应用领域的差异又可划分为政府型OA系统和企业型OA系统，前者主要可以进行流程审批，后者主要可以对企业经营相关的信息进行综合的整合，方便企业进行决策，提升企业信息利用的效率。

3.2 数据深度分析与利用功能

大数据的终极意义在于助力生产、生活实践，而这要求重视数据的处理分析过程，具体包括关联性分析、聚类性分析等。大数据时代，OA系统为了实现这一功能，按照采集信息、量化分析、寻求信息内在关联性、确定最佳策略的流程进行运营。

3.3 知识自动化功能

知识自动化功能是制约办公自动化系统服务水平高低的关键功能。诱发知识的传播、获取、分析、影响和利用的变革是知识自动化功能的主要发展方向。通过系统内部的信息资源共享，最大限度地突破时间、空间的局限，以供处于系统内部的人员对数据进行可视化分析、对其进行跟踪处理。

主要参考文献

[1]陈晨.OA系统应用的现状分析[J].办公室业务，2014（4）.

oa系统篇8

关键词：办公自动化；应用；问题

中图分类号：TP317.1 文献标识码：A 文章编号：1007-9599 （2012） 17-0000-02

1 引言

随着计算机技术、网络技术的快速发展，网络信息时代已经来临，各种网络办公、网上购物、数字住宅、远程教育等不断出现。为了使日常办公流程以及信息更加容易地进行管理，实现各地之间的办公信息共享，从而提高办公效率，我国很多政府机构、企业以及部队都把办公自动化作为信息化建设的重点之一。

办公自动化（OA，即Office Automation），是指把办公的特定流程或环节和日常的事务联系在一起，从而使办公文件在不同办公室、不同地区的流转、审批以及等方面实现方便的共享以提高办公效率。实现办公自动化不仅可以增强信息管理的规范化，而且可以提高办公效率，降低企业信息共享的运行成本。

OA是企业在生产控制以外的全部信息处理与管理的集合，针对不同的使用者，它拥有着不同的定义。对高层领导来说，它就是一个决策支持系统，对信息进行收集整理，为企业高层领导提供决策的依据及参数。而对中层管理来说，它就只是一个信息管理系统，为中层管理提供有效的管理数据，从而使中层管理及时地了解业务的动态，为中层管理的管理策略提供依据。而对底层员工来说，它便只是一个业务处理平台，为员工提供先进的办公方式，使其业务工作准确、高效。

2 办公自动化的特点

提高企业的工作效率、管理水平以及工作质量是办公自动化的根本目的。OA通过对信息资源、网络资源的充分利用，一方面使政府、企业或部队的办公资源及时方便地向其目的地传送，另一方面使资源共享、资源检索以及企业内部各单位之间的业务交流更加地方便。

传统的办公方式中资料主要以纸质文档为主，这些办公文档或档案的共享或管理全靠人工进行，其工作效率低下。随着信息的不断增多，文档档案也越来越多，最终不仅为文档的检索、查阅等管理工作带来了困难，也占据了很大的物理空间。显然，这种办公模式已无法满足当前的高效率、快节奏的现代工作及生活的需求。通过传统的办公方式（图1所示）与办公自动化（图2所示）的比较可以看出办公自动化有以下特点：

（1）信息传递及时快速。在企业内部，可通过建立相应的合适的内部邮件系统，使企业内部的工作人员能及时快速地传递信息。

（2）提供学习与知识共享的平台。在企业内部，可通过建立相应的电子公告栏、技术交流栏等，从而使内部员工及时地掌握相应信息。

（3）文件传阅高效。OA系统可以依据其设置的工作流程，快速方便地阅办办公文件，使各部门或员工之间快速有效地对工作进行调整。

（4）档案管理的电子化。OA系统实现了档案管理的电子化，可依据档案的属性的不同，对档案进行分类存储、管理等工作。

（5）信息资源、设备资源的共享。通过OA系统，企业内部员工可通过上传文档、下载文档等方式方便地实现各部门、各员工之间的信息共享。同时，由于OA系统具有网络特性，可将打印机、扫描机之类的设备连入网络，从而实现设备资源的共享，节省设备成本。

（6）信息集成度高。由于OA系统可以跟各种业务系统相结合，各业务的数据都可以实时地被录入到系统中，方便相关的工作人员及时有效地获得整个企业的动态信息。

（7）分布式办公模式。OA系统可实现分布式办公模式，对于拥有分公司、子公司的企业来说，这可以及时获取各分部的信息，为高层领导人员决策所用。

3 办公自动化在企业中的应用

3.1 办公流程及主要的模块

办公自动化的办公流程大致如图3所示。

办公自动化系统的主要功能模块如下：

（1）协同工作：主要负责工作流程的制定，协同事项及协同管理等事项。其中包括了个人设置、公文起草、催办信息等。

（2）公文管理：主要负责公文的管理，包括起草、传递、审批等工作事项。

（3）电子邮件：主要负责邮件的管理，包括收发邮件、保存草稿等操作事项。

（4）工作交流：主要负责开放信息平台及交流平台的管理，包括平台的内容修改、留言功能等事项。

3.2 在企业中的应用

以中航一集团中的金航OA系统为例，该OA系统集成了个人办公、机关信息、个人邮件、事务处理、公文办理、公用信息以及系统管理等功能。因为该OA系统的应用，中航一集团实现了现代化的办公管理，体现了其先进性：创造了集成化的电子办公环境；拥有了集公文处理、、共享的工作平台；处理过程及监督具有了工作流的性质；提供的与MIS的接口方便了两部门间的信息交流和查询。同时，还有屯兰矿无纸化办公OA系统等等。

3.3 办公自动化应用中注意的问题

（1）OA系统的应用与传统的办公模式有很大差别，在应用时没有切实可行的办法。

（2）为了迎合使用者，OA系统的部分核心功能常常被裁剪，使得OA系统的整体性受到破坏。

（3）OA在应用中具有局限性，无法完全突破传统办公模式的局限。协同工作仅仅是停留在浅层次。各部门各自为政，协同工作难以开展。

（4）部分单位实施OA系统仅仅是搞形象工程，没有切实使用。

3.4 对办公自动化应用的一些建议

针对办公自动化应用中的问题，可以通过以下办法进行解决或缓解。

（1）OA系统的选型应具有针对性，即以企业业务实际需求为对象，选择与企业业务相适应的OA系统。

（2）企业高层领导带动实施，切实OA系统在企业办公中的应用，并辅以一定的行政措施，加快推广速度，加快各部门之间的协同工作进度，切实感受OA系统带来的效益。

4 结束语

办公自动化的实施，为企业的办公流程更规范，提高了企业的工作效率，同时也为企业的管理制度的切实落实提供了助力。

参考文献：

[1]陈春香.论企业办公自动化[J].现代企业文化，2009（16）.

[2]刘晓余，杨浩.浅析OA系统在企业信息管理中的应用与实现.电子商务，2006（1）.