浅谈新时期电子档案管理存在的问题及应对措施

摘 要：随着现代科技的不断进步与发展，信息化建设的进程也有所加快，档案是对人民生活生产的信息进行记录，其管理模式也转变为电子档案管理模式。与传统档案管理模式相比，电子档案管理是以数字化作为核心，通过计算机来完成操作，在提高工作标准化水平的同时也使工作效率获得了提高。由于电子档案具有开放性，所以为公众提供了便利，但是在其实际管理中却还存在较多问题，只有优化管理措施，使其管理效率获得提高，才能令电子档案的利用率获得提高。本文对新时期电子档案管理中存在的问题进行了分析，并提出了几点改善措施，望与业内人士进行交流。

关键词：新时期；电子档案管理；存在的问题；应对措施

前言

在信息化时代背景下，传统的纸质档案管理已不能满足新时期发展的需求，因此必须对其进行优化和改革。电子档案管理是一种现代化的管理模式，主要是运用计算机来完成对电子档案的生成与管理，在设备载体中以数码的形式进行存储，还能在计算机上对档案信息进行阅读与处理。传统所使用的纸质的档案管理方式极易造成档案丢失或者缺失，但是电子档案管理模式不仅能使档案的保存时间有效延长，还能提高其检索效率，令使用者的查询时间大大减少。在使用电子档案管理时也不断有问题或者缺陷显露出来，这些问题在一定程度上会对档案管理现代化进程的发展造成影响，因此，我们应当对其给予重视，积极寻找科学有效的解决措施，以保证电子档案的健康发展。

一、新时期电子档案管理中存在的问题

1.档案的完整性不高

在我国很多电子档案管理企业中，由于其管理体系尚未完善，所以极易在档案管理过程中使其真实性、原始性和完整性受到影响，从而降低了档案的利用价值。独立性和变化性是电子档案内容的特点，电子档案并不是固定不变的，档案管理人员会随着发展变化而对其进行修改，但是却没有对其进行校验，导致电子档案缺乏真实性和准确性。档案管理人员未能按照要求严格地对电子档案进行校验和审核，对于很多错误信息未能及时发现和修改。另外，电子档案的安全系数不高，比起纸质档案管理，更容易被篡改。电子档案不完整的原因主要是其具有较高的变化性和流动性，且储存方式多样，缺失现象的发生率较高[1]。

2.管理软件缺乏统一性

我国对计算机软件进行研制的速度远远慢于硬件的发展速度，所以电子档案管理工作中所使用的软件无法使档案的存储需要获得满足。特别是在档案共享方面，因为各个地区或者单位之间所使用的档案管理软件不同，所以在档案利用和共享方面就存在了阻碍，也对电子方案的发展造成负面影响。

3.档案内容的保密性不高

目前计算机网络的开放性较高，如果在网络上某一个设备存储电子文件，那么使用任何终端设备都能将其索取到；在某一个终端所存储的电子文件也可以通过网络对若干个终端进行同时发送[2]。这样就会严重威胁到部分具有保密性的电子文件的安全。

4.档案极易被删改

由于电子文件的生成是在计算机上进行操作的，所以形成过程中不会留下痕迹，而且单位负责人也不需要对材料进行进一步的签发，这样就会导致难以确定材料的权威性和真实性。若出于自身或者其他目的，部分操作人员在计算机上对电子文件进行删改也很难被发现。

5.档案保管的长久性有待改善

大部分企业都将计算机和网络作为重要的工作工具，实现了无纸化，将工作中的信息以及决策等资料都存储于网络，只要在需要信息的时候移动鼠标就可轻易获得，在提高工作效率的同时也简化了档案管理工作的归档和存储，有利于信息使用的方便性。但是，由于档案管理全都依靠网络进行，在计算机受到病毒或者黑客的入侵、网络系统瘫痪等情况下，极易损毁、丢失电子文件信息，给企业带来不可估量的损失。

二、新时期加强电子档案管理的措施

1.不断更新自身的管理观念

电子档案管理部门应该对电子档案进行大力开发与宣传，使人们对电子档案的认识获得提高。过去我们都是使用纸质档案，随着科技的发展，电子档案得到了越来越广泛的使用，已成为目前最新型的方案管理形式。有部分档案管理企业或者工作人员对电子档案认识不全，未能对其使用给予重视，所以必须通过大力宣传使各个企业或者工作人员对电子档案的重要性和优越性获得充分认识，从而树立具有现代化的管理观念，这样才能促进电子档案管理工作的顺利开展[3]。

2.加强对档案管理人员的培养

新时期对档案管理人员的要求也在不断提高，档案管理人员除了对档案业务进行熟悉外，还要掌握一定程度的计算机专业知识。因此，必须加强对档案管理人员的培养，包括计算机专业知识的培养和专业素质的培养，以提高他们对档案业务的热情和职业道德素质。在培训计算机知识的同时，可通过招考或者深造等方式对高、尖、精的计算机人才进行选拔与培养，令他们在精通计算机的同时，还热爱档案事业，对档案业务有一定的熟悉程度，能操作与开发软件。

3.完善电子档案管理政策

在形成、处理、归档、管理和利用电子文件的各个环节，文件内容都有可能会更改与丢失，就算管理人员具有熟练的操作技术也需要根据相关管理措施来使其规范化。所以，建立完善的规章制度对电子档案真实性、原始性和安全性是非常重要的。对于电子档案的管理和在电子档案管理系统中所进行的各种操作，应该有一套采用法律的形式针对其管理标准等相关规定进行制定，让工作人员能够了解这些规定并遵守，这样就能使电子档案的各种操作都是合理、合法的[4]。

4.保证电子档案管理的完整性

运用现代化的技术措施对电子档案管理的真实性、原始性以及完整性予以保障，从而使其可信度获得提高。管理人员可通过背景信息和元数据对电子档案管理的真实性、原始性和完整性进行检验；或者实行身份验证和消息认证对用户的相关资料进行存储，在使用资料的时候也必要要通过认证才能索取资料；运用数字签名、光笔签名等签署技术；运用防火墙技术设置障碍于机构与其他系统网络之间，避免非法访问或者盗窃专利、机要信息；对电子档案进行备份或者实施加密技术等。以上措施的使用都有助于电子档案管理真实性、原始性和完整性的保持，提高人们对电子档案管理的信心，让更多的人和事业单位能够更加放心的使用。

5.设计并使用可靠的存储技术

与传统纸质档案管理不同，电子档案管理的核心工作是信息存储的安全性。纸质档案管理的存储有专门的档案管理室，通过请专人对档案进行管理与保护等使档案的安全性获得保障。而电子档案管理是采用互联网传递与共享数据，因此，电子档案管理的安全性在考虑到单个计算机上的数据存储安全外，还要根据互联网的特性设计并使用分布式的数据存储技术[5]。按照一定的策略以及算法分布式将电子档案的数据存储于远程地方，同时还要对所有数据进行备份，这样就可以在电子档案遭到损毁后快速地将数据恢复。

结语：在信息化飞速发展的新时期，电子档案管理已取代了传统的纸质档案管理，虽然该管理模式具有明显的优势，但是在实施操作过程中，其权威性和安全性问题仍然需要我们给予重视。档案管理人员对电子档案管理的重要性必须要有充分的认识，针对管理工作中存在的问题做到及时发现并予以解决。这不仅能提高电子方案管理工作的可靠性与安全性，还能促进其健康发展。

参考文献

[1]樊风智.电子档案管理工作中存在的问题及对策[J].内蒙古科技与经济，2014（20）：85.

[2]徐琅.浅谈新时期的电子档案管理工作[J].现代企业教育，2014（18）：17-18.

[3]李春生.电子档案在档案管理工作中存在的问题及对策浅析[J].黑龙江史志，2014（07）：81.

[4]宿强.浅谈电子档案管理中几个关键问题及其对策和建议[J].黑龙江科技信息，2015（03）：103.