浅析SAP系统的采购业务内控探讨

摘要：采购管理是企业控制成本、持续盈利的重要环节，借助SAP系统加强采购内部控制，在大中型企业中备受推崇。文章结合SAP系统中采购业务的特点，分析SAP中采购业务内控管理可能存在的问题及应对措施，以提高SAP中采购业务内控管理效果。

关键词：SAP；采购；内控

随着信息技术的快速发展，SAP系统已经成为诸多大中型企业实施ERP的首选管理工具。采购业务在SAP中有一套完整的内部控制流程，但在SAP的实际应用中，仍然存在很多的问题，影响企业的应用效果。本文通过对烟台冰轮SAP项目中采购业务内控存在问题的研究，分析影响SAP项目采购业务内控的因素，探讨改善SAP项目采购业务内控效果的对策，以有利于进一步提高企业的采购内控管理水平。

一、SAP项目采购业务简介

SAP是ERP产品最大的供应商，在ERP软件市场中一直处于领先地位。SAP基本的销体系由五大基本模块MM（Material Management）、PP（Production Planning）、SD（Sales and Distribution）、FI（Finance）、CO（Controlling）构成，采购属于MM模块的基本功能。

采购业务循环主要涉及物料需求计划（Material Requirements Planning，简称MRP）、采购主数据（供应商主数据、采购信息记录、货源清单）、采购订单处理、发票校验及付款。SAP中的采购流程如图所示：

在SAP中，采购业务具有信息化条件下的各种特点，如功能全面、高度集成、逻辑严密、自动化程度高等。但因SAP系统逻辑复杂，自动化程度高而误操作的机率大，对系统数据质量严重依赖，对公司的管理制度和人员素质要求高等特点，增加了采购业务内控监管的难度，SAP系统下的采购业务内控风险仍然不容忽视。

二、SAP项目采购业务内控现状及存在的问题

烟台冰轮SAP项目于2012年11月启动，在项目实施顾问的组织下，用了四个月的时间对公司的现状进行了调研，对业务流程进行了重新的梳理，并在SAP标准流程基础上根据调研结果进行了适当调整，完成了业务蓝图设计、组织结构调整和相关管理制度的制定。

SAP系统于2013年7月正式上线运行。三年多来业务运转基本正常，但是客观上来说仍然存在不少的问题。

1. SAP项目是“一把手”， SAP项目的成功都是建立在管理层和各部门“一把手”的全力支持和推动的基础上的。SAP实施过程中必然会涉及到采购流程再造、职能调整，比如烟台冰轮项目中采购由离散式到集中制转变，采购职能由分厂自主实施改为公司采购部统一实施采购，供应商准入审批、采购定价与采购实施职能部门相分离等相关调整没有高层的主导是不能实现的。

但这种调整打破了多年的体制，必然会牵扯到一些部门、管理者的既有利益和权力，多少都会产生抵触心理，从而影响项目实施效果。从系统运行的三年来看，对系统、制度和职能调整的质疑声不断，很多环节存在服务意识不强、互相推诿与扯皮等问题。

2. 烟台冰轮SAP项目实施过程中，根据SAP采购业务流程和内控管理标准制定了一系列管理制度，对采购申请审批、供应商准入、采购价格及付款方式审批、采购入库管理、发票付款等相关业务执行和管理要求提出了标准与规范，以指导和规范采购业务，防范内控风险。

但因为SAP项目实施周期非常短，在很多细节方面无法细究，只能是削足适履先按照标准来做。但从运行几年的效果来看，很多细节问题与企业实际情况并不能完全适应，很多环节的要求流于形式，难以落地。

3. SAP的采购业务对基础数据要求非常高，特别是采购相关主数据对采购业务执行的准确性影响非常大。烟台冰轮SAP项目提前两年开始实施了设计PDM项目，对物料码、设计标准化进行规范，产品BOM准确率大幅提高。SAP项目实施时将PDM中的物料、BOM等作为数据源头，并对采购主数据进行了统一的梳理，对采购业务执行的准确性提供了有效保证。

但是烟台冰轮是离散型制造企业，非标产品达到80%以上，从这几年的情况来看，设计准确率只能达到八九成。而很多非标物料的主数据维护难度也非常大，物料采购周期、采购批量、安全库存等数据只能凭经验，主观因素较大，经常会造成交货延迟或者库存积压。

4. SAP系统具有强大的数据处理能力，功能强大，但审批功能却很弱。烟台冰轮SAP项目中为了满足内控要求，解决审批的问题，把采购申请、采购价格、供应商选择、采购合同等审批流程放在OA系统中进行。

虽然OA审批流程满足了授权审批、不相容岗位相分离等要求，但其实并不能完全保证审批结果与SAP系统单据的一致性，人为因素在其中起主要作用。

5. SAP运行的好坏最关键的还是“人”。烟台冰轮SAP项目实施过程中，对采购业务和职能进行了重新梳理与调整，对采购员岗位进行了重新竞聘上岗，并加强了系统操作培训，努力提高员工素质来确保系统的有效运行。

但采购业务有其业务性质的特殊性，涉及个人或部门利益的业务调整，一些既有利益者比较抵触，甚至阳奉阴违，借故拖延。而且采购人员能力素质水平参差不齐，在操作SAP系统和执行采购业务的过程中，经常会出现人为失误；另外，对采购批次、采购周期和对库存消耗的综合判断等带有一定的主观性，需要很高的业务能力和丰富的实践经验。另一方面SAP系统数据量非常大，日常监管难度很高，也不排除有一些员工想钻空子，侵害公司利益。

三、影响SAP项目采购业务内控的因素分析

结合烟台冰轮SAP项目出现的问题，综合分析影响SAP项目采购业务内控的因素主要包括以下几点：

（一）思想意识

企业管理者对SAP采购业务内控管理不够重视，不能深入参与到SAP系统使用中来。采购人员缺乏信息化意识，不能保证实际业务与系统处理日清日毕，甚至有些业务线下已经执行完毕，之后再到SAP中补录单据等，将直接导致系统数据与实际不符，提供错误的信息。或者只关注本职工作，不关心自己的操作对上下游的影响，没有内部服务意识等，都会造成上下游的工作难度，降低工作效率。