烟草建设项目知识管理研究

摘要： 烟草建设的大型化、复杂化，给项目管理的知识共享带来极大的挑战，如何应用现代管理手段，实现知识的收集、积累、挖掘、总结和共享，是当前项目管理工作亟待解决的问题。本文基于烟草建设项目的工程实践，对知识管理在烟草建设项目管理中的应用作了一定的研究，分析了知识管理的对象和实施机理，提出了知识管理的措施。

Abstract: Tobacco construction is large and complicated，it brings enormous challenge to knowledge sharing of project management，how to apply modern management method to realize knowledge accumulation，mining，collection，summarizing and sharing is the current project management problem to be solved. Based on the engineering practice of tobacco construction project, this paper does research on the application of knowledge management in tobacco construction project management，analyzes the knowledge management object and implement mechanism of knowledge management，and puts forward the measures.

关键词： 烟草建设项目；知识管理；对象；机理；措施

Key words: tobacco construction project；knowledge management；object；mechanism；measures

中图分类号：TS4 文献标识码：A文章编号：1006-4311（2011）16-0061-02

作者简介：汪炎平（1969-），男，浙江富阳人，MBA，高级工程师，项目经理，研究方向为智能化，项目管理。

0 引言

工程建设项目向大型化、复杂化的方向发展，给建设工程项目管理提出了更大的考验，如何获取项目所需相关知识，对工程项目进行更为有效的管理，并能使项目知识能够得到增殖并能为以后的类似工程项目服务是现代工程项目管理中需解决的问题。[1]工程项目管理，在很多企业实际上还是一种通过经验的累积和学徒式的传承来进行的管理活动，这样使得工程项目管理的效果有限，工程管理人才的培养耗时太长，使得资历在人才认定中占的比例太大。[2]项目管理人员仍单纯依靠个人力量解决项目中出现的问题，无法借助组织内部、外部力量及先前项目的知识积累来完成当前的管理工作。项目虽然具有临时性的特点，但并等于我们不需要将当前项目中的问题、知识进行收集、积累、挖掘和总结，其实大多数的项目都具有一定的相似性，在当前项目中遇到的问题和解决措施，很可能直接帮助下个项目解决同类或者相似的为问题，如果没有完成完善的项目知识管理体系，直接导致项目组织知识的流失，不利于项目组织的发展。可见，有效进行项目知识管理对项目管理工作的开展和项目组织的发展是十分必要的。

1 知识管理的概念

烟草建设项目的知识管理，是指在烟草建设项目中，运用现代管理学和控制论的理念，借助现代化的管理工具，对项目实施过程中需要的知识和产生的知识进行收集、积累、挖掘和总结，以利于在项目实施过程中和实施结束后的知识传递和共享，提高本项目和同类项目的管理效率。知识管理的过程是一个隐性知识和显性知识、个人知识和组织知识之间不断转化，不断创新的过程，也是项目内部知识和外部知识相互交流的过程。烟草建设项目知识管理的目标是：在项目管理中最大程度地获取、积累、传递、共享和利用知识，使每个员工在最大限度上贡献知识的同时，也能享用他人的知识，高效、优质地完成项目管理任务。[3]

2 知识管理的对象

知识管理的对象是项目管理过程中的人、信息和技术，知识管理的难点在于挖掘出对项目实施关键的知识，并利于检索。从烟草建设项目的全寿命周期来看，烟草建设项目管理可分为决策阶段、实施阶段和使用阶段等，而实施阶段又可分为前期准备阶段、设计阶段和施工阶段。在各个阶段知识管理的对象不同，侧重点也不同，需要识别影响工程建设项目的关键知识因素，现重点对实施阶段因素进行梳理和总结，如下：

2.1 项目前期准备阶段知识管理 主要是审批意见、专家论证意见、立项信息及如何在前期阶段为项目做准备的报告和经验等知识。

2.2 项目设计阶段知识管理 重点是政府审批流程及报批经验，设计方案比选、修改和完善的经验，各参与投标设计单位的情况和设计作品特点，专家信息的收集等。

2.3 项目施工阶段知识管理 这个阶段是知识产生的高峰阶段，招评标记录及报告、项目进度延迟的原因及对策、合同谈判，进度、质量控制的经验及教训，参与建设和投标的总分包单位、供应商名录及产品信息，都是企业的宝贵财富，都需要有效的积累和管理。对于施工过程中形成的设计变更单、施工记录单、工程量和材料设备签证单，以及与签证有关的施工日志、施工进度表、施工备忘录、例会记录、工程照片（对于一些重大的现场变化，还应及时拍照或录像，以保存第一手原始资料）、验收报告等资料，应及时进行搜集、整理和归档，作为项目知识仓库的一项内容长期保存。知识仓库应满足智能化的检索、整合功能，为后期工作提供有力的参考依据。[4] 验收记录、工程结算情况、工程调试中遇到的各种问题和解决方法，也需要进行有效的积累和管理，以促进企业知识库的完善。

3 知识管理实施机理

项目管理过程是一个隐性知识与显性知识、个人知识与组织知识之间不断转化和不断创新的过程。项目管理中的知识集成，其主要过程可概念化为知识处理过程的螺旋化，即显性知识和隐性知识在不同阶段的螺旋形。

①社会化：包括个体间为了表达个人的知识和经验而进行的隐性知识的交流。项目员工可通过知识集成系统上的会议系统、电子邮件、讨论版等进行隐性知识的交流，激发创新的灵感。②外在化：描述的是一个知识的转化过程。通过知识集成系统上的讨论版、个人主页、知识库管理系统等，项目员工可以将自己的经验转变成共享的显性知识。隐性知识通常难以表达，因此往往通过隐喻、类推、丰富的语言想象、故事、可视化工具、模型、图表等支持转换。为了达成有建设性的意见或有创造力的观点，综合和演绎法尤为重要。③综合化：对不同的显性知识进行综合化和系统化处理，以便在组织范围内使新的知识得以共享。通过知识集成系统的知识分类等，加速知识的系统化和优化，提高现有知识的转换和转移速度，增加知识的实用价值。④内在化：指组织范围内显性知识向个体的隐性知识的转换，这实际上是一个学习过程。通过知识集成系统中的知识推送系统，向企业员工提供他所需要的最新知识，提高学习效率。通过知识集成系统中的知识分布图等，使企业员工能快速找到他所需要的知识，从而提高自身素质。

从知识集成的螺旋化过程可看出，要有效地实施知识集成，关键是如何实现知识的社会化，使员工的隐性知识得以交流、碰撞，产生出新的隐性知识；如何实现知识的外在化，使员工的隐性知识转变为显性知识，从而方便地被整个项目成员共享，并可被继承。

4 知识管理措施

4.1 知识管理组织和流程完善 在项目组织建设的初期，就应当将知识管理作为组织的一个内容，配置专人负责并请专业机构在调研的基础上制定组织框架和知识管理的流程建设。包括文档汇总流程、文档知识处理流程、知识流程、知识分享流程等，如果只有组织，而没有相应的流程建设，组织人员将在混乱中进行知识管理，随心所欲，影响到知识管理的效果和可持续性；同样如果只有流程，而没有配套的组织，知识管理将没有专人负责，也会使知识管理的效果打打折扣。

4.2 知识管理的制度保障 知识管理的制度保障包括实施制度和奖励制度两方面的保障制度。实施制度是指项目实施过程中的制度规定、考核规定和惩罚规定，考核规定是实施制度的关键，应定期组织项目主要负责人对目前各项目组在知识管理方面的建设和实施效果进行客观公正地评价，对实践效果不佳的团体和个人进行适当的惩罚。奖励机制是以项目考核为基础，对有效实践知识管理的团体、个人进行适度奖励，对有重大贡献的团体和个人进行重大奖励，促进项目知识管理的进行。

4.3 知识管理的信息化平台建设 知识管理信息化平台的建设应集成在项目管理软件建设中，以实现知识管理信息化的功能。第一,基础数据的收集。就是要构建文档处理平台，收集各种文档、报告和其他资料。第二，要定期、专人对近阶段的资料进行分析，对相关数据进行挖掘，作为知识库的内容进行分类整理；第三,知识的检索。任何知识的收集都是为了知识的利用，为了有效利用知识支持项目在投资、质量、进度、合同和安全等方面的管理，在知识库建设的同时应建立知识的检索系统，以便高效地实现信息的检索；第四，知识的。目前阶段的多少项目管理软件并没有信息的定制功能，应在项目管理软件添加项目重大进展、形象进度计划、下阶段可能遇到的项目知识、新技术的应用情况等的订阅，以便项目管理人员及时更新自己的知识结构，适应项目管理的需要；第五，知识的保密。项目实施信息涉及到自身的知识产权，应限制项目知识的的扩散范围。

4.4 知识管理的文化建设 传统的项目管理模式是知识随着技术人员流动，技术人员不在了，这个知识的流动就终止了，不利于项目有效知识在项目管理人员之间的流动，没有实现项目知识的价值最大化。为了实现知识在新老员工之间的交接，应加强以“知识分享”为中心的项目文化建设，有以下几项措施：第一，定期组织项目管理人员总结本阶段管理经验并形成书面报告；第二，定期组织项目管理人员分享经验成果；第三，按专业形成各专业学习小组，分享本专业内的知识成果并组织学习最新的专业知识；第四，项目部制定几个攻关课题，组织项目管理人员积极进行课题研究，实现知识创新。用以上几个措施，在项目部内部形成知识总结、知识学习、知识分享为内容的项目知识管理文化。

4.5 知识管理持续改进 任何管理都不是一成不变地，必须根据项目实施情况进行适度调整，以适应当前项目管理的需要。知识管理的持续改进包括三个方面，一个是项目知识管理组织和保证制度的持续改进，以便为知识管理形成良好的保障机制；一个是项目知识内容的持续改进；再一个是项目文化建设的持续改进。

5 结论

工程项目管理系统在长期运行实践过程中，积累了大量的各式各样的知识，知识在使用过程中其能量会呈几何级数增长。因此，知识已经成为项目成功的关键素，在项目过程中实施知识管理成为提升项目管理水平的必由之路。本文为知识管理在烟草建设项目中的应用做了积极地探索，但这只是一个项目探索的成果，如何更多地接受实践的检验，发现它的不足并不断地进行完善，这才是促进知识管理理论及其实践不断发展的目标。

参考文献：

[1]徐森，徐伟，张道顺.知识门户在工程项目管理中的应用[J].科研管理，2005,（1）：71-75.

[2]姚伟.基于知识管理的工程项目管理[J].科技和产业，2009,（1）：66-70.

[3]仇元福，潘旭伟，顾新建.项目管理中的知识集成方法和系统[J].科学学与科学技术管理，2002,（8）：36-39.

[4]胡晓娜，杨婷.对建设项目施工阶段各参与方知识管理问题的探讨[J].建材技术与应用，2009,（3）：47-48.