浅谈利用Excel和FoxPro解决财会工作中多表提取数据的问题

摘　要：在财会工作中。Excel已经成为不可或缺的工具软件，它易学易用，功能强大。使用它能处理许多繁杂的财会数据，能提高工作效率。但是，当涉及多表提取数据的业务问题时，Excel却没有很好的解决方法。而这项业务却是财会人员经常面对的工作。经过尝试。采用Excel和FoxPro相结合的办法能很好地解决这一问题。文章结合实例，详细阐述了解决问题的全过程。

关键词：Excel FoxPro　多表提取数据视图

中图分类号：F234　文献标识码：A

文章编号：1004-4914(2010)09-155-02

一、引言

在财会工作中，excel已经成为不可或缺的工具软件，它易学易用，功能强大，使用它能处理许多繁杂的财会数据，提高工作效率。但是，当涉压多表提取数据的业务问题时，Excd却没有很好的解决方法，而这项业务却是财会人员经常面对的工作。经过尝试。采用Excel和FoxPro相结合的办法能解决这一问题，本文结合实例，详细阐述了解决问题的全过程。虽然文中涉及的多表提取数据只是Excel和FoxPro结合使用的一例，但是如能举一反三，将会对财会数据处理工作提供很大的帮助。

二、ExceI和FoxPro的功能特点

1.Excel的功能特点。首先，具有易于掌握的软件界面，特别适合大众需要。其次，具有强大的表格处理功能，能利用excel设计出各种复杂的表格或报表。第三，具有完善丰富的数据管理功能，它具有数据排序、筛选和汇总等功能。第四，提供了丰富的函数和工具，可完成常规数据运算，也可以进行复杂的数据分析。第五，提供了与dbf、access、SqlServer数据交换接口，方便与这些软件交换数据，这也是本文需重点利用的功能。

2.foxpro的功能特点。首先，拥有良好的用户界面。FoxPro系统利用了Windows平台下的图形用户界面的优势，借助系统提供的菜单、窗口界面，通过菜单、工具或命令方式，就可以在系统窗口或命令窗口中完成对数据各种操作。其次，具有强大数据管理功能。在FoxPro系统中，所有的数据都是以表的形式出现，系统可以创建多种类型的表，如数据库表或自由表；可定义各个表之间的关系；可以通过查询、视图、命令或编程实现多表操作。第三，具有方便快捷的应用开发环境。FoxPro系统提供了向导、生成器、设计嚣等多种界面的操作工具，特别适合快速编写小型的管理程序。

相比之下，Excel界面更友好。数据管理操作更易于掌握，特别在数据计算、统计汇总、编排设计等方面有很强的优势；而FoxPro是一款经典的数据库管理软件，在批量数据修改、多表查询、程序开发等方面的功能，是Excel无法企及的。虽然FoxPro是专业性较强的软件，但经验表明，该软件的数据库管理功能还是比较容易掌握的，例如。项目管理器、数据库、表、查询和视图等内容的基本操作。恰恰是这些功能可与Excel实现优势互补。

三、应用案例

1.案例内容。某高校现有在校生7234人，2009年学费缴纳完成后，学校要求财务部门汇总“学费收缴情况一览表”，该表包括学号、姓名、所在系、班级、交款金额、缴费方式等信息，学生缴费方式有银行转账和现金缴纳两种。财务部门汇总数据来源于三个表，一是“在校生基本情况表”，收集了现有在校生的基本信息，具体包括学号、姓名、所在系、班级、身份证号等多项内容；二是“银行对账单汇总表”，收集了通过银行转账缴费的2826人的信息，具体包括银行账号、身份证号、转账金额等内容；三是“现金缴费情况表”，收集了在财务处现金缴费的3846人的信息，具体包括学号、姓名、所在系、班级、交款金额等信息。

2.案例分析。学生缴费情况一览表可以分解为三部分信息。即银行转账学生信息、现金缴费学生信息、未缴费学生信息。要汇总三方面的信息，关键是将现有的三个表联系起采使用，即将“银行对账单汇总表”和“在校生基本情况表”通过身份证号进行联接，得到包括学号、姓名、所在系、班级、转账金额等信息在内的“新银行对账单汇总表”；将“在校生基本情况表”排除“新银行对账单汇总表”、“现金缴费情况表”表中的信息，剩余信息就是“未缴费学生情况表”，最后将三个表合并。

从以上分析不难看出，汇总“学费收缴情况一览表”的关键是从三个表格中提取数据。首先将Excel表转化为dbf表，然后使用FoxPro的数据库视图功能从三个表中提取所需数据，最后再将视图内容转回Excd工作表，在Excel中完成数据合并编排工作。

四、操作步骤

1.建立“工作”文件夹，将所有的中间数据文件存放在该文件夹内。

2.将“在校生基本情况表”和“银行对账单汇总表”转换为dbf文件格式。

在Excel中打开“在校生基本情况表”，选中包括标题在内的所有数据，单击“文件”菜单中“另存为”选项，设置“工作”文件夹为保存位置，选择“dbo(dBase　Ⅲ)”为保存文件类型，更改文件名为“在校生基本情况表F”，点击“确定”完成转换操作。用同样的方法将excel工作表文件“银行对账单汇总表”导出为dbf文件“在校生基本情况表F”。

3.利用FoxPro的视图功能提取银行转账学生的基本信息，并导出到Excel工作表中。在FoxPro环境中，单击“文件”菜单“新建”选项，在弹出的对话框中选择“项目”，单击“新建”按钮，选择保存在“工作”文件夹，命名为“汇总项目”；在项目管理器窗口中，选择全部选项卡中的“数据”，将“数据”项展开，选择“数据库”项，单击右侧“新建”按钮，选择保存在“工作”文件夹，命名为“汇总数据库”；展开“数据库”项直至“表”项，选择“表”项，点击右侧“添加”，在工作文件夹中同时选择两个袁，点击“确定”添加。此时在表项下出现了两个袁名称。

单击“汇总数据库”项下的本地视图，单击右侧“新建”按钮，选择“新建视图”，在添加表或视图对话框中先选择“银行对账单汇总表F”。单击“添加”，后选择“在校生基本情况表F”，单击“添加”，在弹出的“join condition"对话框中，设置左联接字段为“银行对账单汇总表F身份证号”，设置右联接字段为“在校生基本情况表F身份证号：’，设置联接类型为“左联接”，点击“确定”后，在“视图设计器”字段选项卡中，选择“在校生基本情况表F学号”、“在校生基本情况表F姓名”、“在校生基本情况表F所在系”、“在校生基本情况表F，班级”、“银行对账单汇总表F转账金额”字段作为显示字段。单击工具栏“保存”按钮，将视图命名为“新银行对账单汇总袁”，单击工具栏“!”按钮，运行视图；出现数据浏览窗口后，单击“文件”菜

单的“导出”选项，在弹出的“导出”对话框中。设置文件类型为“Microsoft Excel 5.0”，将文件导出路径设置到“工作”文件夹，文件命名为“新银行时账单汇总表”，单击“导出”即可得到相应Excel工作表。

4.利用FoxPro的视图功能提取“来交款学生统计表”，并导出到Excel工作表中。在Excel表中新建工作表“合并”，将“新银行对账单汇总表”和“现金缴费情况表”按照“学号”、“姓名”、“所在系”、“班级”、“交款金额”标题内容进行合并。将合并内容再次另存为“合并F”dbf文件，并添加到汇总数据库中。

单击“汇总数据库”项下的本地视图，单击右侧“新建”按钮，选择“新建视图”，在添加表或视图对话框中先选择“在校生基本情况表F”，单击“添加”，后选择“合并F”，单击“添加”。在弹出的“loin condi~on"对话框中，设置左联接字段为“在校生基本情况表F，学号”，设置右联接字段为“合并F，学号”，设置联接类型为“左联接”，点击确定后，在“视图设计器”字段选项卡中，选择“在校生基本情况表F学号”、“在校生基本情况表F，姓名”、“在校生基本情况表F，所在乐”、“在校生基本情况表F，班级”、“合并F交款金额”字段作为显示字段，单击“筛选”字段，设置筛选字段为“合并F，交款金额”。设置表达式为“is nun”。单击工具栏“保存”按钮：将视图命名为“未交款学生统计表”，单击工具栏“!”按钮，运行视图；出现数据浏览窗口后，单击“文件”菜单的“导出”选项，在弹出的“导出”对话框中，设置文件类型为“Microsoft ExceI 5.0”，将文件导出路径设置到“工作”文件夹，文件命名为“未交款学生统计表”，单击“导出”即可得到相应Excel工作表。

5.整理“新银行对账单汇总表”、“现金缴费情况表”、“未交款学生统计表”，内容格式合并生成“学生缴费情况一览表”。将三个工作表标题对照内容统一更改为学号、姓名、所在系、班级、交款金额、缴费方式，并视每个工作表情况填写缴费方式，包括转账、现金、未交三种情况。新建“学生缴费情况一览表”，录入标题后。将三表内容依次添加到该表中，至此数据汇总工作全部完成。

五、总结

在汇总“学费收缴情况一览表”的过程中，两种软件的操作全部使用可视化方式，直观性强，易于理解掌握。从中也可以看出，利用Foxpro的可视化操作也可以完成一些复杂的数据处理。利用这些功能弥补Excel功能上的不足，可在实践工作中起到非常好的效果。另外本文除了要解决多表提取数据问题外，更重要的是向财会人员推荐一种解决类似问题的思路。

(责编：若　佳)