独立经济监督视域下的档案数字化分析

【摘要】21世纪是全网络信息时代，是一个创新的时代，我们不仅在教育方式上要加强改革创新，在经济上也要不断创新改革。而审计是一项独立的经济监督活动，审计对于我国经济活动总的来说是非常重要的一环，为提高我国经济总体水平，我国审计机关需要加强在此方面的创新，建立档案数字化系统。

【关键词】档案数字化 独立经济 监督视域

为加强审计机关的工作效率，需要在现今不断变化的经济形势下积极推进审计工作的信息化建设，充分利用多媒体等高新技术手段，加强审计档案的规范管理，逐步形成档案信息高效处理的整体环境，并改变相关职工老旧的固有思维方式和传统观念，实现集中管理，提高经济管理水平。

一、审计软件在档案工作中的应用

审计软件传统定义是指利用计算机强大的辅助功能，编写相应的计算机软件，以便辅助审计工作的进行，提高工作效率。而现今主要应用的审计软件主要分以下两个方面：

（一）基于C/S模式下的审计档案管理系统软件

C/S模式下的档案管理系统主要是按各种类别：文书、文件、音像、影像等对各种材料进行管理分类，是便于查询、统计、管理的综合信息平台。相关人员在进入此平台后，能极为便捷的找到自己所需要的审计资料，而管理人员进行档案管理时，也能减轻较大的工作负担。另外，由于计算机自身可以和云客户端进行联系，这在一定程度上保证了相关资料的完整性和安全性，若存在缺失或者丢失的情况，可以进行数据恢复和备份。

（二）基于B/S模式下的审计档案管理系统软件

基于B/S模式下的审计档案管理系统软件与C/S模式的区别就是它有其自身的专用网，和互联网是分离的，因此不会出现档案泄露等一系列安全问题。其优点是，它整体上的结构更为清晰，各个模块之间是分离的，系统的各个功能融入审计之间，能较为方便的实现项目计划的建立和安全管理，各种文件的流转，为出差在外的人员提供了一个信息查询平台。

二、数字化档案管理系统

传统档案管理已经无法和现代化的经济发展相配合，在如此形势下，信息化档案管理应运而生，它是管理工作的一次创新，不仅能够实现传统档案具有的档案收集、鉴别、整理、统计等基本特性，还具有网上数字化浏览和远程查询等现代化特征，这在极大程度上便利了相关出差在外人员的工作，充分提高了其工作效率。

数字化档案管理系统现今主要可以分为日常业务管理、档案数字化采集系统和数字化档案查阅系统三大部分。以下是对这三个部分的简单介绍：

（一）日常业务管理系统

日常业务管理系统主要是实现各种人事档案的管理工作。包括对相关人员档案及材料的收集、鉴别、整理、缺少材料登记、其任前审核、档案转递、统计、查阅等业务处理功能。

（二）档案采集系统

数字化档案采集系统主要进行对纸质档案材料的数字化采集，将纸质素材转成数字化形式。现今较为常见的档案采集系统主要有了目录编辑、档案采集、数据审核这三大功能。并在现今高新的现代化网络技术的服务下，能够实现单客户端多人使用、多客户端多人等运行模式，能够同时对多本档案和材料进行采集和数据整理，为数据的入库提供了很大的便利，也便于查阅。

（三）档案查阅系统

档案查阅系统是以组织系统专用网为网络基础，采用B/S模式架构，系统主要在安全方面进行了多方面的考虑：可按日期、时间等多种方式，判断是否具有阅读档案的权利，并对其阅档的过程进行详细的记录。也可以采用信息采用加密信道传输等方式，确保档案真实安全可靠。

三、档案数字化替代传统档案管理的先进性

随着电子信息化技术在各个方面的综合使用，在审计档案管理上也推进了信息化建设，为审计工作高质量、高效率的展开提供了保证，主要优点分以下三个方面：

（一）提高经济效益

过去一旦出现档案管理不够完善，规整出现困难的情况，我们一般就会采用增加办公人员的方式来解决问题，这就导致了职工人数过多，财政支出相应增加，管理成本大幅上涨。

另外一个方面，数字化的档案管理大大节约了纸张，油墨等物质，将传统的纸质材料转化成可以重复使用的电子材料，大大节约了成本和保护了环境，很大程度上节约了人力物力财力，提高了经济效益。

（二）提高办公效率

数字化档案管理有其自身的特征，能保证使用过的资料存有记录，也不会因为他人的使用对后来人员的使用造成了阻碍。以相关组织部门为例，干部的聘请和提拔都需要极为详细而准确的档案信息，档案数字化管理是完全可以提供详细、即时的数据信息，为领导决策提供服务的。

同时，数字化档案管理真正让办公人员做到足不出户便可知晓天下大事。由于信息的流动速度快，对空间没有限制等特点，数字化档案事实上成为“无墙界档案”，档案库也基本变成了利用方便的信息控制中心，大大提高了办公效率。

（三）增强档案原件保护

将纸制档案转变为数字化电子档案后，档案的使用更加安全。由其对历史久远的档案材料，数字化处理后无疑是对其更好的保护，另外，通过档案的数字化处理后，也可以防止部分档案被随意修改的行为。

四、结束语

现今各种现代化技术的发展无疑为档案信息化建设带来了便利，审计机关及时推进审计工作的规范化，法制化，根据整体经济要求，将文件、档案管理提高到空前的高度，将审计工作带入数字化时代，并实现档案数字化管理。

参考文献

[1]刘艳林.开展档案数字化建设的实践与思考[J].科技情报开发与经济，2008，18（15）.

[2]丁建雄，张徐驰.企业纸质档案数字化若干问题探析[J].科技情报开发与经济，2008，18（29）.

[3]刘艳林.档案数字化是开发档案信息资源的基础[J].办公室业务，2009，（12）.

作者简介：李丽（1970-），女，汉族，河北保定人，本科学历，经济师，政工师，馆员，研究方向：经济或档案病案。