高校图书馆自建特色库生命周期延长策略
时间：2022-01-31 09:48:11
摘 要：文章以泉州运动鞋类信息数据库为例，分析了延长特色数据库生命周期的必要性，提出制定管理制度、合理安排人员、争取资金补充、及时更新数据、加强系统升级等延长数据库生命周期的解决策略。
中图分类号：G250.74 文献标识码：A 文章编号：1003-1588（2015）01-0045-03
收稿日期：2014-12-22
作者简介：吴绮云（1966―），泉州师范学院图书馆副研究馆员;刘俊杰（1976―），泉州师范学院图书馆技术部主任;赵慧真（1975―），泉州师范学院图书馆副研究馆员。
*本文系泉州市2011年度技术研究与开发计划重点项目“泉州运动鞋类信息数据库建设”的研究成果之一，项目编号：2011Z20。
一个完整的数据库生命周期包括用户需求分析、系统规划论证，平台搭建、框架构建、信息采集、加工处理、组织存储、网页建设、信息与系统维护，以及数据库废止等环节。特色数据库是高校数字图书馆的重要组成部分，是图书馆反映自己的馆藏特色，为本校重点学科、特色学科，为本地经济、文化等提供专题特色服务的重要体现。特色数据库建设需要投入巨大的人力、物力和时间，因此，保持数据库生命力，延长其生命周期是高校图书馆必须完成的一个重要任务。
目前全国越来越多的高校图书馆投入大量的资源，利用地方优势产业，依托地方特色文化并结合本校重点专业和特色专业建立专题特色库，且已形成一定的规模，其中，不乏高质量的特色库。这些特色库根据特定用户的需求，将资源进行筛选、整合、组织，为本校的学科专业发展，本地的经济、文化、教育等事业提供了优质的专题性信息服务平台。然而，很多特色数据库的生命周期却很短暂，由于缺乏必要的更新、维护等措施，致使数据库提前进入废止状态，成了死库。[1]究其原因，主要源于特色库的建设往往是申请基金项目结题的需要，或为了响应某一政策，或是为应付图书馆数字化进程。结果，往往在任务完成之后，这些特色库就不再受到关注和重视。缺乏人力、资金、时间的持续注入，缺乏必要的制度管理控制，致使特色库从此搁置，无人理会。特色库数据不再更新，系统不再维护，致使页面陈旧、数据信息过时、系统问题得不到解决，违背了建库的初衷，失去了应有的价值。从相关研究文献不难发现，多数论文的重点是讲述如何建库，以及设想如何向相关学科专业、相关行业进行服务推广，鲜少涉及如何延长特色数据库的生命周期，以保持特色库的生命力，保证特色库的增值服务。
2 延长特色库生命周期的必要性
特色数据库建设是图书馆数字化资源建设的核心和发展方向，而其价值和生命力的体现则需要通过数据库的质量保障来实现。[2]只有对特色库进行不断更新和维护，才能延长其生命周期，延缓其被淘汰进入消亡阶段的时间。
2.1 用户需求
特色数据库是图书馆利用自身的资源优势、人员优势、信息技术力量，结合本校学科专业优势而建的数据库，其目的就是为特定的用户提供专题性的信息服务。每个学科专业和行业都是在不断发展的，相关的信息资源也在不断产生、增加和更新，用户希望能够得到最新最前沿最可靠的信息，来帮助他们掌握学科发展的最新动态。比如由泉州师范学院图书馆建立的泉州运动鞋类信息数据库是依托本地的支柱产业――运动鞋业，结合本校的优势学科――运动鞋类设计专业而建的，目的是为本校运动鞋设计专业及运动鞋企业提供一个文献类型多样、资源内容丰富的信息服务平台。对鞋类造型设计专业的用户而言，他们不仅需要掌握专业设计技术，掌握与鞋有关的各种理论知识，还要掌握最新资讯，了解运动鞋行业的发展情况、市场需求、流行趋势等，这样设计出来的产品才能迎合用户的喜好。对运动鞋企业用户而言，他们也希望能够得到与产业发展和市场形势密切相关的最新资料。特色库得到及时的更新和维护才能真正成为企业实施知识管理的理想工具，推动企业技术创新和可持续发展。
2.2 特色库生命力的源泉
数据是数据库的核心，数据的质量从某种意义上说就是数据库的质量。[3]数据的质量包括数据的完整性、权威性、准确性和时效性等方面。数据库的质量高低关键在于数据是否得到及时补充、更新、修正和完善，系统是否更新及时，运行通畅。特色库建设的目的是让用户方便、快捷地获取准确、有效、可靠的资源，而这依赖于数据的及时更新。在信息日新月异的时代里，特色库脱离了根基，资源的新颖性、权威性和有效性得不到保证，特色库将失去生命和活力。特色库的维护更新是保证其生命力的关键，应安排专门人员收集数据库在使用过程中的反馈信息，定期清理删除过时的数据，及时检查修正错误信息，补充不完整的数据，根据不同的资源类型更新追加新的数据，时刻关注系统的运行状况，为用户提供一个充满生机活力的信息资源平台。[4]没有维护的特色库，不能充分地被用户利用，甚至被遗忘被淘汰，不仅达不到建库的目标，失去了建库的意义，还造成了资源的巨大浪费。一切为了用户，从用户的角度出发，为用户提供满意优质的信息服务是图书馆的根本所在。更新维护特色库，提高资源利用率，保证特色库的旺盛生命力，是图书馆人职责所在。
2.3 特色库价值的延续
特色库如果没有得到持续的更新和维护，其数据将逐渐陈旧过时，并逐渐地被用户抛弃，失去应有的价值。泉州运动鞋类信息数据库由四个子库组成，每个子库具有特定的功能和性质，能满足不同的用户需求，充分体现出不同的价值。如企业名录收集了泉州运动鞋制造、生产、销售，鞋材、鞋料、鞋机等企业的基本信息，这些信息不是一成不变的，需要及时更新才能对学生就业具有指导意义，为行业人士了解本地鞋企的新动向，为外地企业寻找合作伙伴提供准确的信息。不断更新的行业资讯与市场研究报告能为运动鞋设计指引正确的方向，为企业经营提供有力可靠的信息依据。创意作品库即本校师生成果展，包含学生的毕业论文、毕业设计、获奖作品，教师的学术成果。只有得到及时补充，更新，才能真正提高学校运动鞋设计专业的教学科研水平，让企业能够及时了解本校的专业实力、学生的创作能力，为企业挑选人才，学生就业提供交流推送平台。
3 特色库生命周期延长策略
特色库的更新维护是一项长期的工程，需要制订长期的可执行的策略加以管理控制。泉州运动鞋类信息数据库是泉州师院图书馆2011年的市重点科技项目，经过三年的努力已建成资源类型齐全、多样，数据内容覆盖全面，具有国内先进水平、功能齐全、可持续发展的开放式特色数据库，为本校教学、科研、校企合作提供强大的信息支撑，为本市运动鞋企业的发展提供丰富的信息资源和优质的信息服务。[5]特色库能持续保持生命力，除了得到各级领导和相关部门的大力支持，离不开一系列行之有效的特色库生命周期延长措施。
3.1 制定管理制度
特色库建设不是一蹴而就的事情，而是需要长期不断投入人力、物力、时间、精力的工程。只有这样，才能保证特色库的数据信息得到及时更新、系统稳定运行，从而保证与用户之间交流通畅。这项长期而艰巨的任务如果没有制定一个完善的制度加以规范控制管理，是很难持续下去的。在特色库的维护过程中必须制定严格的管理制度，并认真贯彻执行，以充分调动和发挥维护人员的积极性，使其保持严谨的工作作风和高度的责任感、使命感，确保数据库的质量，控制人为失误，减少差错。[6]在泉州运动鞋类信息数据库建立之初，相关人员做了详细的分工，进行密切的合作，直至特色库的建成。在特色库建成之后，不能束之高阁，需要形成制度加以管理，其中包括制定岗位职责;规定各种数据资源更新的周期;制定审核制度保证数据的质量;从哪些渠道获得必要的资金作为后续工作的补充;加强与用户互动交流，形成意见，作为系统升级的依据等。特色库的更新和维护不是依靠个人的意愿和努力就能做到的，只有得到相关单位领导的参与和支持，才能形成制度并严格执行，让这项工作得以延续，使特色库的生命周期得以延长。
3.2 争取资金补充
目前我国高校图书馆自建特色库存在更新不及时，缺乏后期维护，利用率不高等现象，这很大程度上跟经费不足，资金匮乏有关。特色库的建立、更新、维护，需要人力、设备、材料等，这些都离不开资金的注入。泉州运动鞋类信息数据库是一个文献类型多样，资源内容丰富的、大型的信息资源平台。建设和维护这样的数据库会产生不小的费用，如走访企业、鞋业行会的差旅费，专家咨询费，购买市场研究报告等的资料费，资源采集加工劳务费，各种相关设备费等。为保证特色库的顺利运行，学校全方位多渠道地争取资金，如获得泉州市科技重点项目资金支持;向学校申请图书馆数字化建设经费;申请泉州运动鞋类信息数据库维护和服务推广项目;向校企合作中心争取经费补给;与学校相关重点学科特色学科如美术与设计学院、文化与传播学院、工商学院等合作，争取他们的重点学科经费支持;与企业加强合作争取赞助等。这些渠道有效地保证了资金的补充，使特色库的更新与维护有了经费支持。
3.3 合理安排人员
特色库建成之后，还需要安排人员继续从事数据的更新和系统的维护以及与用户的交流和沟通。有的图书馆是安排专职人员如技术部或信息开发部的人员专门负责，有的则是由相关部门的特定人员兼职负责其中一项。采用何种方式视特色库及图书馆人事的具体情况而定。不管是专职的还是兼职的人员安排，只要能保证数据的及时更新、补充和完善，能保证系统的正常运行都是可取的。泉州运动鞋类信息数据库是由技术部、采编部和信息咨询部共同开发建设的，因此后期的更新和维护也由这三个部门的专门人员共同负责。如数据信息的更新、补充与完善由采编部的工作人员负责;系统的运行、维护和升级由技术部工作人员负责;与用户、专家的沟通和交流，追踪运动鞋行业发展动态等由信息咨询部工作人员负责，三个部门的负责人员定期开展交流总结例会，及时沟通反馈交换意见，以确保平台的正常运行。
3.4 及时更新内容
不同的文献类型其更新速度各异，需要根据文献特点设定相应更新周期，及时做好特色库内容的补充、更新、完善。泉州运动鞋类信息数据库资源类型多样，包括图书、期刊、学位论文、标准、专利、文档等。图书馆工作人员根据内容特征设置不同的数据更新周期。比如图书、学位论文、本校学生毕业设计可以按年更新;期刊、专利按月更新;报纸按周更新;教师科研成果、课件、学生获奖作品可根据实际情况及时更新;企业资讯、运动鞋流行趋势、最新鞋款等前沿、热点问题的动态信息库，则尽可能实时更新。除了常规的数据更新由专门管理员负责外，还要加强与运动鞋方面专家的沟通交流，及时把握学科行业发展动态，掌握最新资讯，把最新数据及时充实到特色库里。
3.5 加强系统维护升级
随着数据服务的开展与数据量的增长，运动鞋特色数据库系统及数据的安全问题显得越来越重要。因此，必须做好特色库的日常系统维护，定期检测特色库的运行情况，对出现的异常问题进行排查，保证特色库的正常服务;并对特色库的后台数据库、平台以及全文数据、图像数据、音视频数据等相关数据做好定时异地备份工作，防范由恶意攻击、病毒木马等原因导致的系统崩溃或数据丢失等严重故障。除了日常的维护工作外，还要根据特色库的用户使用情况，对系统进行必要的升级。此外，还应通过“检索日志分析”“文献点击量统计”“文献评分体系”“读者咨询”“个性化信息推送”等系统功能的开发，实现对研究人员和读者使用情况的数据分析。
3.6 用户互动反馈
建设专题特色数据库是为了实现“用户有其数据库”，从而节省用户的时间，真正发挥图书馆为教学科研和地方服务的职能。特色库是针对特定的用户开发建设的，其目标就是为这些用户提供专题信息服务。因此积极与用户互动交流，了解用户的需求，才能更好地为用户提供有针对性的优质服务。泉州运动鞋类信息数据库的主要用户是本校美术与设计学院鞋类设计专业的师生、运动鞋方面的专家学者、运动鞋业有关人士及运动鞋企业等。在前期建库时，相关人员多次走访企业、鞋业行会、本校专家，向他们咨询请教，与他们交流探讨，为后期的互动交流打下了良好的基础。只有加强与用户的沟通交流并与之形成良性互动，才能提高特色库的利用率，最大限度地为用户提供满意的服务，达到建库的目标。
4 结语
建设特色库是一项艰巨的任务，后期的更新和维护更是一项长期的工程。将特色库的维护工作和信息服务工作两者紧密结合，形成良性互动循环，对实现资源的共建共享具有重要的现实意义。图书馆人需要具有高度的责任心，敏锐的信息意识，积极的服务心态，并利用自身的资源优势及专业技术优势，建立高质量的、具有生命力的特色数据库，为用户提供个性化的深层次的信息服务。泉州师范学院图书馆坚守这一理念，在泉州运动鞋类信息数据库建成之后，努力探索研究，并形成一套完整的策略，有效地延长了特色库的生命周期，提高了特色库的价值。
参考文献：
[1] 金文等. 天津高校图书馆自建特色数据库的危机分析与对策[J]. 图书馆工作与研究，2009（9）.
[2] 张碧娟.浅析网络时代的特色数据库建设[J].中国科技信息，2009（14）.
[3] 张元晶，高彦静.依托TPI系统平台构建会议论文全文特色数据库[J].现代情报，2008（6）.
[4] 蓉.发挥区域优势 服务水利行业――析谈浙江水利资源特色数据库的建设[J].图书馆工作与研究，2012（3）.
[5] 庄云勇.校企合作下泉州运动鞋类信息数据库的建设[J].图书馆学研究，2012（6）.
[6] 黄晓芳，黎邦群.特色库维护策略研究――以葛洪专题文献数据库为例[J].图书馆学研究，2013（4）.
（编校：周雪芹）
