通知函格式范文
时间：2023-03-02 18:56:34
通知函格式范文第1篇
约稿通知函1
《xx》期刊是中共xxx委宣传部、xxx文学艺术界联合会主办并编辑出版的。《xx》杂志创刊于xxxx年，作为一本公开发行的本土文学杂志，xx以展现敖汉乡土文学、展示敖汉民间艺术、展露敖汉文艺成就为办刊理念，以推出文艺新作、培养和扶植文学人才、繁荣和发展文艺事业为己任，诚挚欢迎广大作家和文学艺术爱好者投稿。
1、体裁主要以小说、诗歌、散文、书法绘画、摄影作品为主。
2、本杂志收稿作品将进行严格的审核，所有稿件皆需作者的原创作品，抄袭或间接利用别人作品投稿的不予使用，对于涉及版权问题的情况将诉诸法律途径解决。
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6、投稿以电子版为宜，投稿邮箱:xxxxxxxxxx
联系电话:xxxxxxxxxx
xxx文学艺术界联合会
xxxx年11月6日
约稿通知函2
各市、县(区)农牧(业)局，厅直各单位、机关各处室：
为进一步贯彻落实自治区转作风、抓发展活动的安排部署，为自治区党委、政府领导和农牧厅党组了解情况、科学决策、指导工作提供及时有效的信息服务保障，同时供各地各单位相互学习借鉴，营造浓厚的活动氛围，厅办公室、信息中心于活动期间在《xx农业信息》、《xx农业信息网》设立《转作风抓发展活动专刊》(以下简称专刊)，现就约稿事宜通知如下：
一、栏目设置
专刊重点反映各地各单位大干150天，努力完成重点工作任务的思路举措、困难问题、对策建议、思考启示，尤其是有特色的举措、有创新的经验、有价值的建议、有见地的观点。设置项目推进、政策措施、民生实事、基层反映、监督哨等栏目。项目推进重点反映各地各部门各单位抓项目、上项目、推项目和招商引资情况;政策措施重点反映各地各单位落实、出台政策及推进改革的情况;民生实事重点反映各地各单位加大民生投入、做好生态移民农业产业扶持、办好民生实事方面的情况;基层反映重点反映地方和部门需提请自治区党委、政府解决的重大问题;监督哨重点反映活动进展中各地各部门各单位不作为、慢作为、不敢担当、不在状态等情况。
二、具体要求
请各地各单位结合自身实际，在转作风、抓发展活动开展期间，围绕专刊栏目需求，认真搜集和整理材料，及时、持续地提供信息。材料尽量详实具体，建议切实可行，说理透彻，内容充实，文字精练。
以上材料请通过xx农业信息网报送平台报送农牧厅信息中心，并注明专刊约稿。
联系电话：xxxxxxxxxx
xx回族自治区农牧厅办公室
xxxx年8月6日
约稿通知函3
各位组长、总指导、部门领导、负责人：
新学期伊始，校办特向各位领导约稿约图。
希望各位的组室、部门、职能领域能够工作顺利，并在开展各项活动的过程中有一个宣传报道的意识，及时为校办提供各类通讯稿件，帮助校办做好宣传工作。(根据校领导的要求是活动结束后的24小时内报道，尽量吧。)
通讯稿件不一定需要字数多、篇幅长，只要能实事求是写清工作情况即可;
通讯稿件不一定需要负责人亲自执笔，只要做好安排，建议大家多发动组内成员、参与的人员和学生;
通讯稿件不一定要工作完成后才动手写，只要对这项工作有计划心中有数，事先也可以草拟好稿件，待工作结束后根据实际情况适当修改补充即可，以分散工作节奏。
但是，根据挂网、档案记录的实际操作需要，请各位提供的稿件一定要注意一下几点：
1、 图片要原始尺寸(网上发不过来用U盘拷)。
2、 图片用日期+活动内容格式命名。
(如：xxxx1025校运会，千万不要用简单的阿拉伯数学，容易和网上已有的重复，挂不上去)
3、 稿件统一用后缀名为.doc的word格式，否则我电脑可能不能认。
4、 稿件的标题下面一定请注明原作者。
通知函格式范文第2篇
就算身败名裂,也要向固特异抗争到底!周本雪下定了决心。
此刻,面对仓库中堆积如山的轮胎,他给记者念了手机中的一条短信:“天气寒冷,但我用火热的心祝福你,愿你能打败这家美国公司!”这是全国各地固特异轮胎经销商给他发来的短信之一。近段时间,这样充满鼓励的短信和电话,周本雪每天都会接到不少。
与此同时,一个小小的中国经销商与一家世界500强之间的诉讼纠纷也正式拉开帷幕。2009年11月4日,重庆市渝北区人民法院已经发出“受理案件通知书”,案件诉讼标的近500万元。
这是一场实力悬殊的较量,全国的轮胎经销商无不紧盯着事态的发展。周本雪却说:“哪怕我失败了,我也要发出中国轮胎经销商的声音。我告它的主要目的,只是想改变他们这种残酷掠夺的方式!”
事发经销商
在公开场合,周本雪的身份是重庆沪渝汽车修理厂厂长。事实上,他在这个事件中的准确身份应该是“前固特异轮胎重庆地区总”。从2003年开始,他已经经销了这个品牌的轮胎达6年之久。
然而在这个秋天,一切变故让他猝不及防。
2009年9月24日,周本雪办公室的传真机突然吐出了一张纸条,标题是《经销商授权终止通知函》,发函方是大连固特异轮胎有限公司。通知函言简意赅:“贵公司在2009年1月至2009年9月期间固特异轮胎的销售任务完成率为双方约定销量的86%。在此期间,大连固特异轮胎有限公司提供了额外的资源协助贵公司解决了一些遗留问题,也支持了贵公司提出的几次特殊政策申请,但是贵公司的实际销售量与双方约定的销售量仍存在距离。有鉴于此,我公司根据双方签署的《经销商合约》内的相关内容做出如下决定:自2009年11月1日起终止重庆市沪渝汽车修理厂在重庆地区经销固特异轮胎的授权,双方签署的《经销商合约》自动终止……”
怎么会这样?9月15日,他才收到对方要求进新一批固特异轮胎的通知。这过了才几天,为什么就突然要终止合约了?
看着这份通知函,周本雪心中很不是滋味。上面写明解约的原因是1～9月的销售任务只完成了86%,可这9月份还没完,销售数据都还没报上去,怎么就算到9月了呢?周本雪向记者展示了一份“2009年度经销商计划”,如果按照前8个月来计算,根据任务数量和完成数量对比,自己还超过了要求。
想及此,他感到很寒心。自己为固特异打拼这么多年,现在对方凭借一封薄薄的通知函,就从此与自己再无瓜葛。
“可谁叫对方是世界500强的大企业呢?我们做经销商的,也实在无力去与他们抗争什么。终止就终止吧,大不了另起炉灶。”正是抱着这样的想法,周本雪也只好准备打落牙齿往肚里吞。
于是,他依样画葫芦地也给固特异发去了一封通知函,大意是既然要单方面终止合约,就要求对方收回仓库中堆积的6000多条轮胎,退还已付300多万元货款。除此之外,周本雪还要求固特异方面支付之前应获的各种返利13万元,并赔偿各种损失120万元。令他没想到的是,在传真发出的当天,固特异就给予了回复:第一,我司没有义务收回任何库存,故也无义务退还货款;第二,剩余返利会在11月份结清。
“不退也不准我卖,这6000多条轮胎起码够我用600年!我能活那么久吗?”对方冰冷的答复,令他无法理解。他开始不断打电话找固特异方面理论,可是在这样隔空交战了几次之后,对方竟然对他不再理睬。
这让周本雪彻底愤怒了。
“甜蜜”事业
周本雪靠汽配行业起家,后来生意做得大了,就开了一家汽车维修厂,再后来又了整车销售。2003年,让他永远难以忘怀。正是这一年,固特异的销售代表找上了他。
“当时完全是被它世界500强的光环迷惑了,他们告诉我,只要跟他们合作,就是在与一个超级企业同呼吸共命运,大家共同成长。”谈起当初加入固特异销售网络的经过,周本雪至今记忆犹新。在参与了几次经销商培训之后,他就完全被对方强大的企业文化震撼了。
“感觉有点像洗脑,在他们的培训课程中,教我们要把产品卖给亲人、卖给邻居,甚至卖给仇人,总之就是可以卖给所有的人。”做生意这么多年,他第一次听说这样高深的销售理念。在培训中,他还了解到,固特异有着严格的管理体系,了解每一位经销商的动向。“我们卖出的每一只轮胎,都要把客户记录回传给总部……”习惯了小打小闹、野蛮生长的周本雪,第一次见到如此正规如此清晰做法的公司,从心眼里感到折服,很快就迫切地希望融入这个集体。
在正式与固特异订立合约的那几天,周本雪兴奋得忘乎所以。“我也成了世界500强的人了!简直连觉都睡不着,他们说吃了脑白金能安眠,我去买来吃了,根本没用!”手足无措的他不得已,只好起床去嘉陵江大桥上来回踱步。“真是走了好几个来回,不是我要跳桥,是真的太兴奋了。”
当时已经四十多岁的周本雪如同新婚般的快乐,接下来就是激情四射的创业。用他的话讲,做销售,真的很苦。重庆几十个区县,很多还在深山里,周本雪几乎跑了个遍。他白天在公司处理厂里的事情,为了节约路途的时间,每次都是下午下班或者晚上才踏上寻找二级经销商的旅途,夜晚几乎都是在车厢里度过。
“那时候太有动力了,我是代表跨国公司去跟人家谈合作。”每念及此,周本雪总是按照心目中的世界500强来要求自己。“每一个我们的下级经销商,我们都有专人去盯着。夏天,我们顶着40多摄氏度的高温,车上装满一箱箱冰冻的矿泉水,送到每一个修车的小工面前,并且叮嘱店老板:这箱水是给他一个人喝的,当时就把那个小工感动哭了……”
正因如此,周本雪的轮胎业绩大获好评,他一度被评为“固特异全国优秀经销商”。在巅峰时期,重庆地区的固特异轮胎销量,甚至能排在全国所有经销商的前几名。不过,接连不断地成功,并没有让他感动轻松,反而压力越来越大。
“我们就像是一群被他们赶着走的绵羊,销售任务一年比一年重。”有好几次开经销商大会,周本雪都看见有其他地区的经销商抱头痛哭,“他们是专门做轮胎的,如果没有完成计划,就得不到相应的返利。对于那些不像我有其他业务支撑的人来说,这相当于断了他们的命脉。”周本雪没有哭,因为商业本身就是如此残酷。更重要的是,他当时相信,他所做的一切努力,“美国总部看得到”。
“事实证明,他们根本看不到。”在这次以迅雷不及掩耳之势与周本雪解除合约之后,固特异方面没有做出任何表示。“只是有一天来了个大区经理,他进门的第一句话是问我:‘我来看看你痛不痛苦?’气得我咬牙切齿,几百万现金套在里面,你说我痛不痛苦?”
放逐
被剥夺了经销商资格的周本雪顿时陷入了困境。
在门口挂着一块“固特异重庆总”牌子的仓库里,堆积的轮胎黑洞洞的一眼望不见尽头。门口的展示架上还放着固特异颁发的“全国优秀经销商”证书,周本雪忍不住伸手去拂了拂上面的灰尘,苦笑着放回原处:“这才是忽悠,比赵本山还忽悠。”
“放在那里也是有成本的,每个月要支付一万多元仓库租金,还有仓库管理员的工资。”与此同时,由于失去了这批轮胎的销售资格,整个销售网络陷入瘫痪。周本雪拥有一支十余人的销售团队,可目前这些人正面临着失业的困境。
“我暗示过他们可以各奔前程,可大家都不愿意走,还想留下来跟着我继续打拼。”这让他十分为难,这些人除了轮胎销售其他一窍不通,这么个小企业也养不起过多的人。10月26日,周本雪一纸诉状将固特异告上了法庭。
“中国经销商状告世界500强”!当这一新闻见诸报端之时,全国各地的固特异经销商纷纷揭竿而起,迅速传出了山西、陕西、河南、新疆等多个地方的经销商被固特异莫名其妙终止合约的消息。一时间,“固特异全国驱逐经销商”事件甚嚣尘上。
不过,令周本雪有些无奈的是,除了一位来自河南的经销商公开宣称支持自己以外,其他人都只是默默地“暗中相助”。“这个我可以理解,很多人都有返利还握在固特异手上,他们也不敢太张扬,谁还能与钱过不去呢?”
这位河南的经销商叫蔡桐才,是河南贰仟家汽车服务股份有限公司的总经理。他曾在固特异任职20年,其中1993年至1998年任固特异大中华区营销总监,负责该品牌在中国内地,以及我国台湾、香港地区的销售事务。2008年,蔡桐才提前从固特异高管岗位上退下来,前往河南做了固特异的省级总经销。
“我听说重庆沪渝汽车修理厂的周总今天要就跟固特异的纠纷召开媒体座谈会,所以今天早上特地从郑州飞过来,”10月28日上午,蔡桐才对记者说。他到重庆来,一是来声援重庆经销商,二是来看看情况,看下一步怎么处理。而他自己,早在7月份就被终止了固特异轮胎的经销资格,至今仓库里还堆放着7000多条轮胎。
“我认为固特异如此大规模地更换经销商,是对我们极大的伤害。”在蔡桐才看来,这简直是裸地掠夺,“它换一次经销商,就又要进一次货,而我们进货量一般是月销量的4到6倍。我们满仓吃进,结果它又去找空仓的新经销商了。相当于把轮胎卖给经销商来冲销量!”
而周本雪的分析更为直接:由于轮胎特保案的冲击,固特异单方面解约多家旗下经销商的举措,有为求自保而让旗下经销商来买单之嫌。
2009年4月20日,美国钢铁工人联合会以中国对美轮胎出口扰乱市场为由,向美国国际贸易委员会提出申请,对中国产乘用车轮胎发起特保调查。6月29日,美国贸易委员会建议在现行进口关税的基础上,对中国输美乘用车与轻型卡车轮胎加征特别从价关税。9月12日,美国总统巴拉克•奥巴马宣布对中国轮胎特保案实施限制关税,为期三年:第一年将对从中国进口的轮胎加征35%,第二年加征30%,第三年加征25%。
出口受阻只好内销,继而引发了国内轮胎激烈的价格搏杀。周本雪透露,他所销售的轮胎价格猛降了三分之一,而新经销商将按现行价格进行销售,自己按照旧价格进的轮胎自然失去了竞争力。也许,这才是固特异解约老经销商的真正目的,“别说他不让我卖,我现在就是想卖都要亏本才卖得出去!”
固特异谜团
从固特异2009年的财务报告来看,公司第一季度亏损3.33亿美元。该公司2008年同期实现盈利1.47亿美元。固特异第一季度销售额从49亿美元下降至35亿美元。由于美国汽车行业的剧烈动荡,加上全球经济衰退,第二财季固特异的业绩为亏损2.21亿美元。公司营收下降了25%,从上年同期的52亿美元降至39亿美元。
再看另一份报告:受到不利的外币折算及轮胎销售总量的影响,亚太区三季度销售额为4.省略
相关法律点评
本案中,重庆沪渝汽车修理厂与大连固特异轮胎有限公司所签定的《经销商协议》是典型的格式合同。
根据《合同法》第三十九条规定:“格式条款是当时事人为了重复使用而预先拟定,并在订立合同时未与对方协商的条款。”采用格式条款的合同称为格式合同,或制式合同。
由于格式条款是由一方当事人拟定,且在合同谈判中不容对方协商修改,条款内容难免有不公平之处。所以《合同法》对格式条款的效力及解释,作有特别规定,以保证合同相对人的合法权益:
1.采用格式条款订立合同的,提供格式条款的一方应当遵循公平原则确定当事人之间的权利和义务,并采取合理的方式提请对方注意免除或者限制其责任的条款,按照对方的要求,对该条款予以说明;
2.格式条款具有《合同法》规定的合同无效和免责条款无效的情形,或者提供格式条款一方免除其责任、加重对方责任、排除对方主要权利的,该条款无效;
3.对格式条款的理解发生争议的,应当按照通常理解予以解释。对格式条款有两种以上解释的,应当作出不利于提供格式条款一方的解释。格式条款和非格式条款不一致的,应当采用非格式条款;
本案中渝沪公司与大连固特异签订的《经销协议》中第10.4条约定:根据本第10条终止时,大连固特异的所有义务和经销商的所有权利应终止,是典型的免除自己责任,排除对方主要权利的合同条款,符合《合同法》规定的第四十条,五十三条第(二)项情形,依法应属无效。
通知函格式范文第3篇
名称变更函格式范文1
致：__________有限公司
由于会司发展需要，北京__________公司名称从20XX年XX月XX日变更登记为北京__________有限公司，届时原公司北京__________公司的____业务由北京_________有限公司统一经营，原公司鉴订的合同继续有效。即日起，公司所有对内及对外文件、资料、开据发票，账号，税号等全部使用新公司名称。
公司更名后，业务主体和法律关系不变，原签订的合同继续有效，原有的业务关系和服务承诺保持不变。
因公司名称变更给您带来的不便，我们深表献意!
衷心感谢您一贯的支持和关怀，我们将一如既往地和您保持愉快的合作关系，并希望继续得到您的关心和支持!
特此通知!
公司名称：北京_________有限公司
日期：20XX年XX月XX日
名称变更函格式范文2
尊敬的客户、合作伙伴、社会公众：
随着公司不断发展壮大，为了适应新的业务需要，经国家工商管理局核准，我公司名称泰州威士德机械有限公司，现变更为江苏威士德机械有限公司，自xxx年 8 月 18 日正式启用，原公司所有业务、债务往来，均以新公司名称办理，其它经营范围、联系方式等均不变。
因公司名称变更给贵方带来的不便敬请谅解，并予以支持配合。
此致，
感谢!
相关知识
公司变更名称时，所需要提供的材料：
(1)领取核名通知书：网上名称变更预核准通知书、经办人身份证原件、营业执照原件、公章。
(2)将材料交给受理窗口：变更申请书、法人及股东身份证复印件、经办人身份证原件、公司章程、授权委托书、产权证明、核名通知书、《股东名录》、《董事、经理、监事成员名录》、《注册资金缴付情况表》、股权转让协议。
(3)领取营业执照：受理单、经办人身份证原件。
(4)刻章备案：授权委托书(刻章公司制作)、法人身份证原件、经办人身份证原件。
(5)变更机构代码：原组织机构代码正副本(含代码卡)、变更后的法人身份证复印件、经办人身份证复印件。
(6)变更登记证：税务变更登记表(窗口领取)、营业执照副本原件及复印件、组织机构代码原件及复印件、旧的税务登记证正副本、公司章程复印件、房产证明复印件、房租合同、房租发票原件及复印件、法人身份证复印件、经办人身份证复印件。
通知函格式范文第4篇
【关键词】商务日语 函电 误用
《商务日语函电》是商务日语专业的一门专业核心课程，是融国际贸易实务与日语商务信函写作为一体的专业日语课程。商务日语函电是开展对外经济贸易业务和有关商务活动的重要工具，正确地掌握商务日语函电的专业知识，并能熟练地加以运用，是外贸工作人员必须具备的专业技能。但是笔者在商务日语函电课程教学中发现学生在函电书写过程中有很多常见错误，而且容易重复出现同一错误，因此，根据学生的常见错误进行分析，以据此改进商务日语函电课程的教学效果，提高学生准确书写函电的技能。
一、收件人称呼的错误
在称呼使用上的主要错误是「各位这一敬称前的词语组合。例如正确表达为：「基Aゼミナ`ル委T各位「基Aゼミナ`ル教T各位的两个称呼中，学生往往写成：「基Aゼミナ`ル先生各位「基Aゼミナ`ル教授各位。「先生是用来直接尊称别人，在口语中也经常使用。但是在商务信函中，直接放在「各位前面却不合适，而应该使用「教T「委T这种表示统称的词语。
「先生和「教T这两个词语非常相似，但是使用方法却不同，「先生「教授可以用于给某一个特定的老师写函件的时候作为敬称使用，但是如果是在一些会议通知函等函件中作为统称使用时却不合适。学生弄错的原因在于对名词的理解不够透彻，尤其是对于称呼、敬称、总称的微妙差别把握不准确，收件人是一个和多个情况下的文书差别理解不足。
二、标题的错误
在写标题的时候，学生容易出现含糊不清的标题，如「基Aゼミナ`ルについて这种焦点不明确的标题。如果是关于委员会会议召开的函件，那么就需要加入「_催这一关键词。
学生在「お知らせ、「（ご）案内「（ご）通知等词语的选用时，容易出现错误。社内文书的会议召开通知选用「通知比「お知らせ、「案内更合适，而在社外文书中以客户为对象召开会议的通知函则使用「ご案内更合适。「お知らせ给人的感觉是关系比较亲近的表达，例如公司内部的联欢会就可以使用该词语，一些郑重的场合使用则不合适。因此，根据文书的种类选用词语也是非常重要的。
三、动词使用错误
在正文中的动词选用中，有一些词语的搭配是固定的，例如「g施する可以与「健康\断を搭配使用，但是与「会hを「H会を搭配使用却不恰当。「行う这个词被认为是比较广泛使用也很百搭的词语，但是在商务文书场合却使用 「g施する「_催する等适合的动词更好，在撰写商务函电的时候，仔细思考选用合适的动词与名词进行组合也是非常关键的。学生仅凭教材上的函电例文进行仿写练习，是远远不够的，需要任课教师进行词语选择的专门讲解。
四、敬语使用错误
在敬语使用中的错误更多的出现在社外文书部分，其中「_かせていただきました、「お知らせさせていただきました等「～させていただきます表达的使用错误非常常见。「使役+させていただきます原本是用于获得别人同意做某事，因此在很多场合是不适用的。在商务函电等书面表达中，使用「_催いたしました、「お知らせいたしました。等简洁表达就够了。此外，「ご出席いただきますよう、おい申し上げます。这一表达也使用比较频繁。「前日はご出席き、ありがとうございました，如果用于该表达，表示对出席会议的感谢是非常合适的。但是，用于请求依赖表达的时候，「ご出席いただきますよう却有着勉强对方参加的语气，所示不合适。在这种情况下应当使用可能表达「ご出席いただけますよう、おい申し上げます则语气缓和很多。使用表示对对方动作尊敬的「ご出席くださいますよう、おい申し上げます表达和自谦表达「ご出席nりますよう、おい申しあげます，则比较合适。像这样「～いただきます频繁使用的学生占到将近半数。
造成这一错误，主要是由于在新闻、报纸、口头表达中，可以经常听到该表达，而且学生在使用的时候不会去变换句式，实现表达形式多样化。另外还有一个主要原因就是学生对于敬语与普通语的对应关系掌握不清晰。
五、其它常见错误
学生在函件书写中也容易出现格式的错误、略称的错误使用、数字的错误使用等，受日常口语的影响，学生会使用「やっぱり「なきゃ等商务文书中不使用的略称。在数字使用时，汉字数字和阿拉伯数字使用混乱，如横向书写的时候使用汉字数字（在地址、固有名词、惯用句中会使用），在本应书写汉字数字的时候却使用罗马数字。
六、社内文书和社外文书的误用
社外文书和社内文书的区别在于社外文书是以外部人员为对象、社内文书是以公司内部人员为对象，体现了人际关系的不同，这种不同主要反映在写作时的敬语使用中。社内文书应该避免过度使用敬语，重视文章功能性，而社外文书则应该通过使用合理的敬语来提高对对方的敬意。学生目前无法合理把握这个度。
教师在商务日语函电教学中，不能简单的进行分类别函电例文的讲解，而且由于学生容易反复出现同一错误，所以如果只分类别让学生看并仿写函件，是不能改善这些错误的。应该将函件中学生容易出错误的部分作为重点进行讲解，例如说函件的格式、函件的标题、敬称、尊称、统称的区别、自谦尊他的区别与正确使用、数字的使用等，将难点一个个突破以后，再将商务日语函电进行体系性的指导，最后再进行例文的讲解。
【参考文献】
[1]苗德厚，商务日语函电的语言特色，学园，2011
[2]张新华，袁光泉，国际商务日语函电，中国商务出版社
通知函格式范文第5篇
凡属密级范围规定的秘密内容而没有注明密级的拟办件，应退回拟稿部门重办。
密件印制后，在打印、印制过程中形成的清样、废页、废件等要及时铕毁，防止密件在印制过程中泄密。
密级文件、资料要严格按照核定的份数印制、分送，发文部门和有关人员不得多印多留。
往来数据管理制度
每天开机后，用各种查询手段检查初始化状态是否正常，防止差错发生。
严格执行操作规程：坚持录入、复核相分离，不得交叉，坚持设专人负责事后核查；坚持账务操作相分离，记账人员不得操作，操作人员不得记账；严禁开发人员直接操作终端，处理会计账务；严禁非操作人员操作机器；严禁操作人员参加开发和修改程序工作及会计账务处理。
准确及时地登记各种登记薄。
做好数据备份，在系统主机上使用磁盘做往来账数据备份和系统环境备份，备份盘使用前需进行格式化。
按月恢复并记载数据备份情况，看是否有错漏现象。
运行过程中出现的异常账务现象，任何人不得自行盲目解决，特别是发生往账、错账、多账、漏账等严重错误，必须立即报告有关领导、总中心、会计司，对于应用软件运行中出现的异常现象，要详细记录异常现象的条件与环境，以便反映问题，分析原因，予以解决。
妥善保管数据资料，“转汇清单”、“日结表”、“信息包”按月整理装仃。数据备份软盘定期更换、使用、交接保管。
通讯安全管理制度
操作人员要严格执行规章制度和操作要求迅速、准确、方便地完成电文收发工作，不允许积压、拖延，严禁擅离职宁。
认真填写收、发文登记薄，严格执行资金调拨回执制度，做到不重报、不丢报、不错报，保证通信质量。
严格遵宁通信纪律，不准进行与工作无关的私人通报，不准篡改报文的内容、不准与报文不相干的用户联络，不准在机上以任何理由和方式刁难对方，私自中断通信。不允许在通信设备上运行其他无关软件。
操作人员有权拒收不合乎规范要求的账单，有权对通信过程中发现的问题提出查询，有责任按照有关规定处理各类错误报单。
为了明确责任，操作人员与各科室收发人员交换报文时必须严格执行报文签收制度。并妥善保管以备案查核。
人事档案转递制度
职员因工作调动或职务变动，调配、任免工作部门应及时将调动函和任免通知及时告诉档案管理部门，并建立必要的联系制度。
人事档案必须通过机要交通转递或指定专人送取，不准本人携带自己的档案或普通邮寄。
转递人事档案必须认真履行手续，档案管理部门没有接到调动通知函，不得擅自转出档案。转出人事档案必须由档案管理人员专人办理。
转出人事档案必须内容完整，整理规范，装订整齐，不得擅自抽取、扣留档案材料或分批零散转出。
转递人事档案时要严格按照规定，逐项填写“人事档案材料转递通知单”，作好记录，以便备查，并严密包封盖好印章，防止在转递过程中失密、散落。
接收人事档案材料，要严格与档案目录进行核对，在确保档案材料齐全无误后，方可在回执单上签章退回、对接收档案逾期一个月未到的，要去函催收，以防丢失。转出的人事档案，要及时催促接收单位退回回执。
对人事档案由本人自带到接收单位的，应不予接收；凡转出的档案，应查明接收单位是否具备档案管理权限，否则不予转出。
通知函格式范文第6篇
【关键词】公文标题 常见错误 举析
【中图分类号】G 【文献标识码】A
【文章编号】0450-9889（2016）08B-0129-03
公文标题写作常见典型错误大体可归为六类：一是发文机关单位党政不分，二是发文单位级别使用错误，三是发文机关单位缺少所在省（自治区、直辖市）要件，四是文种使用错误，五是文字使用不当，六是格式错误。下面逐类举例分析。
一、发文机关单位党政不分
（一）错用部门名义发文
1.广西壮族自治区×××厅关于××问题的请示（主送单位：自治区党委）
2.广西壮族自治区×××厅关于××情况的报告（主送单位：自治区党委）
上述两个公文标题的发文机关单位一律要修改为“中国共产党广西壮族自治区×××厅党组”。2015年1月24日中共广西壮族自治区委员会办公厅印发的《自治区党委办公厅 自治区人民政府办公厅关于进一步规范公文报送有关事项的通知》（厅发〔2015〕3号）明确规定：“各单位（隶属党委的单位除外）报送自治区党委的公文，应以党组（党委）名义报送。”
（二）错用党组（党委）名义发文
1.中国共产党广西壮族自治区×××厅党组关于××问题的请示（主送单位：自治区党委、自治区人民政府）
2.中国共产党广西壮族自治区×××厅党组关于××情况的报告（主送单位：自治区党委、自治区人民政府）
上述两个公文标题的发文机关单位一律要修改为“广西壮族自治区×××厅”。2015年1月24日中共广西壮族自治区委员会办公厅印发的《自治区党委办公厅 自治区人民政府办公厅关于进一步规范公文报送有关事项的通知》（厅发〔2015〕3号）明确规定：“同时报送自治区党委、自治区人民政府的公文，以部门名义报送。”
上述最新的行文规则，作为机关单位办公室的文秘人员必须及时了解掌握并严格遵守。
二、发文机关单位级别使用的错误
（一）“降格”使用
1.广西壮族自治区×××厅关于召开××会议的通知
2.广西壮族自治区×××厅关于报送对外交流合作工作总结材料的通知
3.广西壮族自治区×××厅关于开展××工作调研的通知
4.广西壮族自治区×××厅关于印发×××同志在全区×××会议上讲话的通知
5.广西壮族自治区×××厅关于转发×××的通知
上述公文标题中的发文机关单位一律是降格使用。凡是日常性的内部工作部署、安排，如召开有关会议、要求下级单位报送相关材料、下基层开展工作调研、印发机关单位领导有关工作会议的讲话、转发有关通知等事务工作；主送单位低一两个级别；主送单位为本机关单位的直属二层单位；或者是下行公文，发文机关单位一律改为以发文机关单位的办公室名义发文。因此，第一个标题“广西×××厅关于召开××会议的通知”的标题就应改为“广西×××厅办公室关于召开××会议的通知”，其他标题的修改类同。
（二）“升格”使用
1.广西壮族自治区×××厅办公室关于××问题的请示（主送单位：农业部）
2.广西壮族自治区×××厅办公室关于××情况的报告（主送单位：自治区人民政府）
3.广西壮族自治区×××厅办公室关于审批××年部门预算资金调整安排建议的函（主送单位：自治区财政厅）
4.广西壮族自治区×××厅办公室关于××项目的批复
5.广西壮族自治区×××厅办公室关于下达××经费的通知
上述公文标题中的发文机关单位一律是升格使用。凡是主送给有隶属关系的国家部委及自治区级党委、政府；主送无隶属关系的平级单位；或者对本系统、本行业批复有关项目、下达有关经费的，一律不能以机关单位的内部机构如办公室名义发文，内部机构不能代替机关单位。因此，第一个主送给自治区党委的“广西壮族自治区×××厅办公室关于××问题的请示”标题应修改为“广西壮族自治区×××厅关于××问题的请示”，其他标题修改类同。
三、发文机关单位缺少所在省（自治区、直辖市）要件
例如：自治区×××厅关于报送××材料的函
此标题应修改为：广西壮族自治区×××厅关于报送××材料的函。最新的《党政机关公文处理工作条例》规定，不管是对自治区以内或是自治区以外发文，一律要求在发文机关单位全称前面加上所在省（自治区、直辖市）的全称“广西壮族”（不能省略为“广西”），以明确发文机关单位所在的省（自治区、直辖市）。
四、使用文种的错误
（一）错用文种
1.广西壮族自治区×××厅关于支付×××应急监测经费的请示（主送单位：自治区食品安全委员会办公室）
2.广西壮族自治区×××厅关于报送×××落实整改情况的报告（主送单位：自治区财政厅）
3.广西壮族自治区×××厅关于免费×××公益文字滚动广告的请示（主送单位：广西电视台）
4.广西壮族自治区水产畜牧兽医局关于报送×××材料的函（主送单位：广西农业厅）
5.广西壮族自治区×××厅转发××关于××情况的通报
6.广西壮族自治区×××厅转发×××情况的函
7.广西壮族自治区×××厅关于×××的清理意见
8.广西壮族自治区×××厅关于×××现场评估的意见
9.广西壮族自治区×××厅关于推荐×××名单的意见
上述9个公文标题均存在文种使用的错误。第一个应将“请示”修改为“函”，第二个应将“报告”修改为“函”。发文单位与主送单位都属于正厅级单位，两者关系属于平级，应使用文种“函”；第三个应将“请示”修改为“函”，发文机关单位与主送机关单位是不相隶属的关系，应用文种“函”；第四个应将“函”修改为“报告”，因为自治区水产畜牧兽医局归口自治区农业厅管理，两者之间是上下级关系，应使用文种“报告”；第五个应将“通报”修改为“通知”，第六个应将“函”修改为“通知”，凡转发性的公文一律只能使用“通知”文种；第七、八、九标题的中的“意见”只是单纯的认可或同意，不属于党政机关公文中“意见”这一文种。
（二）两个文种连用
1.广西壮族自治区×××厅关于×××请示报告
2.广西壮族自治区×××厅关于申请×××的报告
3.广西壮族自治区×××厅办公室关于参加×××设计方案讨论会议的通知函
4.广西壮族自治区×××厅关于批复××年部门预算的通知
上述四个公文标题都属于两种公文文种连用。第一、二个是“请示”、“报告”连用，“请示”、“报告”是两种不同的公文文种，如需要上级部门答复、批准、解决有关问题的公文，就用文种“请示”，如只是让上级部门了解相关情况，就用文种“报告”；第三个是“通知”和“函”连用，两者只能用其一，如果发文单位与主送单位是平级单位，则用文种“函”，如果主送单位是下级单位，则用文种“通知”；第四个是“批复”和“通知”连用，根据标题的意思，应修改为“广西壮族自治区×××厅关于××年部门预算的批复”（使用“批复”文种必须以部门名义发文，如果要以机关单位办公室名义发文，则不能使用“批复”文种，只能使用文种“函”）。
（三）错将日常应用文当作公文文种来使用
1.广西壮族自治区×××厅关于×××产品质量安全监管工作总结（主送单位：自治区食品安全办）
2.广西壮族自治区×××厅关于×××公共机构节能工作要点（主送单位：自治区机关事务管理局）
3.广西壮族自治区×××厅×××对台工作总结及×××对台工作计划（主送单位：自治区台办）
4.广西壮族自治区×××厅关于×××自查自纠情况的汇报（主送单位：自治区人力资源和社会保障厅）
5.广西壮族自治区×××厅贯彻落实建立健全惩治和预防腐败体系×××年工作规划的具体办法（主送单位：自治区纪委）
6.广西壮族自治区×××厅关于×××建造项目委托设计费付款说明（主送单位：农业部渔政局）
上述公文标题中的“工作总结”、“工作要点”、“工作计划”、“汇报”、“具体办法”、“说明”等一律属于应用文，应用文与公文是不同的文种，党政机关约定俗成的常用公文文种只有决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、会议纪要、答复等16种，不属于这些公文文种的其他文种一律不能称为公文。上述公文标题如何修改，要根据不同的情况选择不同的公文文种。
五、文字使用不当的错误
（一）语句不通顺
1.广西壮族自治区×××厅关于报送指导×××开展全区行政审批制度改革工作现场会筹备工作的函
2.广西壮族自治区×××局关于举办×××工作会议的通知
3.广西壮族自治区×××厅办公室关于印发×××会议精神的通知
4.广西壮族自治区×××局报送解决畜禽养殖污染成为农村主要污染源的意见的函
第一、二个标题中“报送×××筹备工作”、“举办×××会议”属于动宾搭配不当，应分别修改为“报送×××筹备工作情况”和“召开×××会议”；第二个标题“印发×××会议精神”不合逻辑，应修改为“印发×××会议要点”；第三个标题把两个不同的内容纠缠在，让人难以理解其意，应修改为“广西壮族自治区×××局报送畜禽养殖污染治理有关意见的函”。
（二）语意不准确
1.广西壮族自治区×××厅关于征求广西壮族自治区水污染防治行动计划工作方案（征求意见稿）修改意见的函（主送单位：自治区环保厅）
2.广西壮族自治区×××厅办公室关于自治区党委×××巡视组到基层单位开展巡视工作的函（主送单位：相关直属单位）
第一个公文其内容所需要表达的意思是回复自治区环保厅报送有关修改意见，标题但却沿用了自治区环保厅来文时征求意见的原标题，所要表达的意思刚好相反。应修改为“广西壮族自治区×××厅关于广西壮族自治区水污染防治行动计划工作方案（征求意见稿）修改意见的函”。第二个公文其内容所要表达的意思是要求相关单位配合自治区党委×××巡视组做好到基层单位开展巡视的相关工作，因此标题应修改为“广西壮族自治区×××厅办公室关于配合自治区党委×××巡视组做好到基层单位开展巡视工作的函”，况且原标题中以“广西壮族自治区×××厅办公室”作为发文机关单位也是越权的，只有自治区党委或自治区党委办公厅才有发文资格。
（三）语句不够精练
1.广西壮族自治区×××局关于自治区人民政府办公厅关于落实广西壮族自治区人民政府关于深入推进依法行政加快建设法治政府的实施意见重点工作部门分工的通知代拟稿意见的复函
2.广西壮族自治区×××局办公室关于印发广西壮族自治区×××局×××年度党员领导干部“三严三实”专题民主生活会方案的通知
3. 广西壮族自治区×××局办公室关于转发《×××的通知》的通知
第一个标题应删去“自治区人民政府办公厅关于落实”字样，第二个标题应删去印发后面的“广西壮族自治区×××局”字样，第三个标题应删去最后的“通知”两字。解决转发性通知标题冗长烦琐问题，一般只写转发第一次转发机关的通知即可。
（四）语意重复
1.广西壮族自治区×××局关于同意的×××批复
2.广西壮族自治区×××局关于申请办理×××的请示
第一个标题中的“同意”与“批复”重复，应将“同意”删去，第二个标题中的“申请”与“请示”重复，应将“申请”删去。
（五）语气不当
1.广西壮族自治区×××局关于请求审批×××年部门预算资金调整安排建议的函
2.广西壮族自治区×××局关于恳请审核×××公司公有房屋处置房屋资产评估结果的函
公文的特点是公事公办，没有必要用低声下气的语调求人办事。因此，将上述两个标题中的“请求”、“恳请”修改为中性词“申请”就比较恰当。
六、格式的错误
（一）“关于对”连用
如：广西壮族自治区×××局关于对广西农业产业化十大龙头企业评选方案意见的函
在公文标题中，“关于对”不能连用，只能用其一，应删去“对”字。
（二）标点符号错误
1.广西壮族自治区×××局关于报送《广西壮族自治区×××工作总结》的函
2.广西壮族自治区×××局办公室关于印发《×××工作意见》的通知
3.广西壮族自治区×××局办公室关于印发《×××管理制度》的通知
公文标题的书名号，主要用于法规、规章名称和被批转、转发的公文标题等。上述公文中的书名号应全部去掉。
（三）多行排列错误
1.广西壮族自治区×××局关于上报2013年上半年广
西生鲜乳违禁添加物专项监测总结的报告
2.广西壮族壮族自治区×××局转发
关于做好×××年
南沙渔业管理工作的通知
第一个标题中的“广西”是一个完整的词，标题转行时不能拆开。第二个标题中间一行不能短于第一和第三行，一般要呈正三角形或倒三角形。
【作者简介】蒋丽华（1964― ），女，湖南洞口人，在职研究生学历，广西水产畜牧学校高级讲师。
通知函格式范文第7篇
Abstract: With the further development of the trade between China and Japan , Japanese for foreign correspondenceare playing more and more important roles. In deed, improving the Writing Skill of Japanese foreign correspondence has a direct bearing on success of business activity that crosses national boundaries. Starting from the definition and character, as well as basic requirements, international principles of Japanese for Foreign Correspondence, this article discusses the its application strategy.
关键词:外贸日语函电;写作策略;文化背景;国际化原则
Key words: Japanese for foreign correspondence;writing strategies;cultural background;international principles
中图分类号:H36文献标识码:A文章编号:1006-4311(2010)26-0235-02
1外贸日语函电及的内涵
外贸日语函电(ビジネスレタ`),就是有着与日本国际贸易关系活动中的双方由于彼此的业务往来,使用专业的外贸用语,与外商进行商务沟通和业务磋商的信的信件。
传统意义的函电信和电报的总称,随着通信技术、计算机、信息技术的迅速发展,外贸函电的内容大大突破,除书信(手纸)以外,电报(电报)、电传(テレックス)已很少使用,而使用最多的是传真(ファックス)和电子邮件(イメ`ル),而这些都属于国际贸易函电(国HQ易の通信文)或商业文书(ビジネス文)的范畴。
外贸函电的作用,一是索取信息或传递信息,二是处理商务交流中有关事宜,三是联络与沟通感情,因此,具有准确性、可靠性、易保存证据、成本低等特点,要注意检查5W4H,即谁、何时、何地、何事、何故、价格、数量、运输方式、包装等。这些是缺一不可的,否则就会引起纠纷。
2外贸日语函电基本要求
2.1 一般外贸日语函电一般都由以下七个部分组成:①前置部分:发信编号、发信日期、收信人名、发信人名;②开头语:敬启者、敬复者、前略、急启、省冠等;③前文问候语:一般由时令问候、感谢、道歉等构成;④正文:告知对方的内容;⑤结尾语:结尾时的问候;⑥结束语:敬上、草草、以上等;⑦附件:再启、又及等。
2.2 外贸日语函电类别外贸日语函电种类别主要包括建交函、询盘函、报盘函、还盘函、通知函、订单函、确认函、催促函、抱怨索赔函等。基本要求是主题明确,内容简洁,语言精炼,表述完整。
2.3 外贸日语函电各类语气外贸日语函电的使用贯穿对外贸易交往的各个环节,其是互通商业信息、联系商业事务及促进贸易关系的重要桥梁。因此各类函电的语气要求有所不同:
①开发信、询盘回复一般要客气,表达感谢;②交易磋商时,语气要准确、肯定。买卖双方通过外贸函电明确描述报盘和回盘,进行相互协商,完成交易。除特殊情况外(诸如用户在您提出报盘后实质性地更改产品描述等),均不得撤回报盘和该承诺。③平常业务联系要细心、信任;催促付款要紧急而不失礼貌;④客户索赔要理解、给予足够的解释和说明。
3重视日本文化背景
在跨文化的实际商务活动中,由于日本的政治、经济环境以及传统习俗的不同,人们的商业价值观、消费心理、经营习惯有很大的差异,特别是外贸日语函电与普通日语相比,交际中的礼貌原则集中体现在了郑重表达的特性上,通常根据谈话双方的年龄大小、级别的高低、关系的亲疏,日语的敬语表达方式可分为三种,即尊敬语、自谦语和郑重语。
3.1 尊敬语尊敬语是对对方或者话题中出现的人物表示敬意的一种表达方式。
面对客户、供应商等外人,则使用敬语的意识会相应地增强。正确称呼对方公司或者团体等的名称,是一种表示敬意的办法。最好是使用其全称,即使不得不用其简称来称呼对方时,也必须毕恭毕敬,一般都会使用「F社这样的称呼,才能反映出自己所要表达的那种“敬语的心意”。也可以在公司等名称后加上“さん”来称呼。
3.2 自谦语自谦语是一种以自谦的态度叙述自己或自己一方人行为的方式来间接地向对方表示敬意的表达方式。
3.3 郑重语郑重语也叫礼貌语,是通过对话题中的事物内容和语句的尾部进行郑重的表述来表示说话人郑重其事的谈话,并直接表示对听话人的敬意。使用郑重语可以保持相互敬重的主客距离,因此它可以使语言表述更委婉。
4国际化原则
随着经济全球化和电子商务的迅猛发展,外贸日语函电作为一门特殊用途日语,在词汇和用语的使用方面,更加注重国际化的要求。在外贸函电上不断引进外来语,函电外来语主要有以下几个方面:
4.1 贸易条件对做贸易的人来说,最不可缺少的知识应该是关于贸易条件的知识。贸易条件一词意味着买卖当事人之间费用承担的范围和货物风险承担的范围。国际商会(国H商I会h所ICC)规定的贸易条件统一解释如下。国际商会关于进出口贸易所规定的固定的交易条件,即国际贸易术语(インコタ`ムズ)尤其是规定的当事人之间费用承担的界限和风险承担的界限是国际通商条件。其目的是防止由于各国进出口当事人的商业习惯的不同而引发的交易条件的误解、纷争、诉讼等。
13个国际贸易术语日语和汉语分别表达如下:EXW(出荷工龆嗓诽跫,工厂交货),FCA(\送人渡し条件,货交承运人),FAS(船榷嗓诽跫,船边交货),FOB(本船甲板渡し条件,装运港船上交货),CFR(\Uzみ条件,成本加运费),CIF(\U,保料zみ条件,成本、保险加运费付至),CPT(送Mzみ条件,运费付至),CIP(送Mzみ条件,运费保险费付至),DAF(国境持ちzみ渡し条件,边境交货),DES(仕向港着船渡し条件,目的地船上交货条件),DEQ(仕向港埠^渡し条件,目的港码头交货),DDU(仕向け地持ちzみ渡しv税iき,未完税交货),DDP(仕向地持ちzみ渡し・v税zみ条件,税后交货)。
4.2 外贸略语面对开信用证、装运、保险、检验、付款和索赔等各项业务,为了顺利达到预期的商务目标,必须具备相关领域专业词汇的表达和理解能力。层出不穷的外来语和数量庞大的缩略语,都需要认真加以把握。
部分外贸略语日语和汉语分别表达如下:B/E(樘媸中,汇票),B/L(船荷^券,提单),C/I(嗽^明,检验证书),C/R(物受取^,货物承运收据),L/G(信用保^状,保函),L/C(信用状,信用证),T/R(入担保荷物保管^,信托收据),T/T(信送金,电汇)。
4.3 国际贸易单证国际贸易单证是各国际贸易企业开展业务的基础,国际贸易业务的中枢环节,外贸函电的核心文件.由于单证制作质量高可以加快收汇,节约费用;反之,轻则增加费用,重则货款收不回,给企业的外贸业务带来严重的风险和损失,因而各国采用国际化统一格式。其中包括销售合同(悠跫s),原产地证明书(原b地^明,发货通知书(配送アドバイス),商业发票(商I送り状),装箱单(パッキングリスト),提单(船荷^券),信用证(信用状), SGS商品检验报告(商品衰欹荸`ト)等等。
5结语
外贸日语函电是用商业语言进行相互沟通的一种交流形式,是从商人员之间进行业务磋商的书面表达,其内容具有法律效力,是外贸活动的组成部分。所以,对涉外企事业单位相关人员来说,掌握书写外贸日语函电的原则和磋商各环节的写作要点,将有助于提高自己的写作能力,以促成商务活动的顺利进行。
参考文献:
[1]高嘉勇.外贸函电写作的三“C”原则[J]承德民族职业技术学院学报, 2001,(02).
[2]潘秋凤.贸易日语文书的用语探析[J].外语研究,2006,(01).
通知函格式范文第8篇
一、UCP600对第二通知行的规定及诠释
UCP600第九条关于信用证及其修改的通知这一条款中涉及第二通知行的规定有：
c款：“通知行可以通过另一银行（“第二通知行”）向受益人通知信用证及修改。第二通知行通知信用证或修改的行为表明其已确信收到的通知的表面真实性，并且其通知准确地反映了收到的信用证或修改的条款。”这表明：第二通知行向受益人通知信用证或修改时必须确信收到的通知的表面真实性，并且要准确通知信用证或修改的条款。
d款：“经由通知行或第二通知行通知信用证的银行必须经由同一银行通知其后的任何修改。”这表明：如有信用证修改，其修改通知程序应该和原通知程序相同。
e款：“如一银行被要求通知信用证或修改但其决定不予通知，则应毫不延误地告知自其处收到信用证、修改或通知的银行。”这表明：第二通知行可自主决定是否接受第一通知行要求向受益人通知信用证或修改，如不接受，应及时告知第一通知行。
f款：“如一银行被要求通知信用证或修改但其不能确信信用证、修改或通知的表面真实性，则应毫不延误地通知看似从其处收到指示的银行。如果通知行或第二通知行决定仍然通知信用证或修改，则应告知受益人或第二通知行其不能确信信用证、修改或通知的表面真实性。”这表明：如果第二通知行不能确认第一通知行要求通知的信用证或修改的表面真实性，应及时告知第一通知行。如果第二通知行依然决定通知，则应向受益人告知其不能证实信用证或修改的表面真实性。
以上规定可以概括为：第二通知行承担着与第一通知行相同的责任：（1）审核信用证或其修改的表面真实性；（2）准确通知所有收到的信用证或其修改的条款。
二、第二通知行在信用证实务中出现的原因分析
虽然第二通知行这个概念是第一次出现在UCP条款中，但在实践中，与第二通知行这一身份相同的信用证当事人却早已存在，在以往的实践中，此类接受第一通知行委托向受益人通知信用证的银行被称之为：再通知行、转通知行等等，实际上它们承担的就是第二通知行的责任，只是在以往的实践中，并没有国际贸易惯例对此类实际承担第二通知行职能的信用证当事人加以明确的约束，最新修订并实施的UCP600顺应了实践的需要，不仅为这类当事银行正名，而且以明确的条款形式界定了责任。综合以往的实践，在实务中出现第二通知行的原因有以下几种：
1、信用证指定的通知行由于自身原因不方便通知受益人。 比如：通知行和受益人不在一个城市，通讯或者交通上不便利；或者由于其它原因而无法直接联系到受益人。
2、合同中虽然明确了通知行，但开证人提供的通知行和开证行没有密押关系，通知行无法遵循UCP600规定的“通知行通知信用证或修改的行为表示其已确信信用证或修改的表面真实性”而对信用证加以审核，导致开证行无法直接开出信用证给该通知行，这种情况下不得不通过第三方银行转通知。
3、离岸公司（Offshore Company）的存在也是出现第二通知行的一个客观因素。离岸公司也称境外公司，凡在中国以外登记注册的公司都可称为境外公司，设立的目的大多为避税，所以也把开设在避税地国家或地区所成立的公司统称为离岸公司。比如离岸公司的地址在香港，对外签定合同时以香港公司名义，然后转到内地分公司履行，境外开证行就会把按照要求把信用证发到香港某银行，再由香港银行转给国内的分行转交给实际出口履约方。
三、第二通知行规定在信用证实务中的相关做法
目前在信用证实务中经常使用的以SWIFT电文开立的信用证格式，SWIFT（环球同业银行金融电讯协会）是国际银行同业间的国际合作组织，成立于一九七三年，目前全球大多数国家大多数银行已使用SWIFT系统。在国际贸易中，ICC（国际商会）制定的UCP处于核心地位，SWIFT的规定处于辅助地位，主要是为更好的实施UCP相关规定，促进国际贸易的发展而服务。UCP600中第二通知行概念的引入也带来了SWIFT条款的相关修改，在以SWIFT格式开立的信用证电文中，关于第二通知行的规定主要有以下两种情况：
1、MT700格式。MT700的报文格式名称为“开立跟单信用证”，这是目前使用最多的一种SWIFT信用证格式，在该格式的栏目57a “Advise Through” Bank中可以规定第二通知行，该栏（57a）按照SWIFT的规定可填写“如果该信用证通过收报行以外的另一家银行转递、通知或加具保兑后给受益人，则在该项目内填写该银行”，该规定同时也明确该栏属于任意可选项目，如果在实务中需要通过第二通知行将信用证或修改转通知给受益人，则填写该栏目；如果在实务中通知行可直接通知受益人而无需第二通知行转通知，则该栏目可忽略不填。本来，这一规定很明确也很具体，也无须多加讨论，但是，在实践中却出现了一种特殊操作，那就是即使在MT700格式开立的信用证中明确规定有类似“Advise Through” Bank ABC BANK词句，但在实际业务中，通知行并未按照信用证的指示转交第二通知行ABC BANK，再由ABC BANK通知给受益人，而是通知行自己直接通知给了受益人，从事实上跳过了信用证原来规定的第二通知行ABC BANK，对于此种做法，虽然很有争议，但由于UCP600条文中并未明确禁止，因而在某些情况中也会被认为是可行的。
2、MT710格式。MT710的报文格式名称为“通知由第三家银行或非银行开立的信用证”， 此种格式开立的信用证比较复杂。下面分两种类型加以介绍：
（1）由于原开证行和通知行没有密押行关系，所以开证行先把信用证通知到那些规模较大、资信较高的银行，再由其决定是否直接通知受益人或转通知到第二通知行，由第二通知行通知受益人。
举个例子说明一下这种类型信用证中为何会出现第二通知行，例如：阿富汗的尼姆鲁兹公司想开信用证给中国A公司，由于尼姆鲁兹公司的开户行是阿富汗银行，与A公司的开户行中国人民建设银行之间没有业务往来，也没有互留密押，因而无法直接由开证行阿富汗银行发送信用证电文给中国人民建设银行；而香港汇丰银行与阿富汗银行、中国人民建设银行都有业务关系，都可以互开信用证；于是阿富汗的尼姆鲁兹公司申请，阿富汗银行开出MT700格式信用证给香港汇丰银行，然后由香港汇丰银行以收到的MT700格式信用证内容为基础开出MT710格式的信用证给中国人民建设银行。在这个案例中，开证申请人是阿富汗的尼姆鲁兹公司，开证行是阿富汗银行，通知行是香港汇丰银行，第二通知行是中国人民建设银行，受益人是中国A公司。此份MT710信用证中会有：
message type：MT710：香港汇丰银行
52D：ISSUING BANK ：阿富汗银行
50：APPLICANT：阿富汗尼姆鲁兹公司
虽然中国人民建设银行收到的该信用证表面上看好象是由香港汇丰银行开出，但与常见的MT700信用证不同，发送这份信用证电文的香港汇丰银行并不是开证行，只要仔细查看条文，该信用证的ISSUING BANK（开证行）依然是阿富汗银行，也就是说，阿富汗银行依然承担付款责任，而MT710的开证行香港汇丰银行实质上只是个通知行而已，并不承担什么付款责任，中国人民建设银行是国内第二通知行，由其将信用证通知给受益人中国A公司。
（2）随着UCP600的修订，2006年11月，SWIFT组织对跟单信用证类报文格式进行了升级，对MT710格式的信用证也进行了修改，增加了由非银行企业开出的信用证转通知的相关规定，此类信用证的实际开证人（非开证行）是一些非银行金融企业甚至是一些财力雄厚的大公司，由于这类开证人开出的信用证没有银行信用保证，所以一般不被受益人接受，因而这些非银行企业也会选择将MT700格式信用证开给一些大银行，然后由这些大银行再开出MT710转通知信用证给第二通知行。
非银行企业开立信用证是一个在实务中早就存在的事实，对此，国际商会银行委员会在其编号为TA537的意见中表示，非银行企业开立遵守UCP的信用证并不违反UCP，并建议通知行在其通知函中明确披露开证人的非银行身份，避免给受益人造成错误印象。SWIFT MT710中直接增加非银行开证人，是为了方便地披露非银行开证人的身份，让受益人很方便地了解开证人身份，同时消除了因通知业务处理不够细致可能给受益人造成的不便。
四、UCP600第二通知行规定对我国出口商审证及交单的影响
UCP600对第二通知行责任的明确有助于信用证及时、准确地送达受益人，在保护受益人利益的同时也规范了第二通知行的行为，这有利于信用证在国际贸易结算中被广泛采用。从目前的实践来看，我国外贸企业主要遇到的是国外开来的信用证上有关于第二通知行的相关内容，接下来探讨出口商在遇到有第二通知行出现的信用证实务中如何审证和交单。
（一）对出现第二通知行的信用证应更谨慎审查。
1、MT700格式的信用证中，栏目57a“Advise Through” Bank后会明确提到第二通知行，作为出口商应审查该银行是否为自己的开户行，一般来说，以自己的开户行做第二通知行在交通及通讯上也较为便利，而且银行为了更好的为老客户服务往往会提供各种便利条件，更重要的是开户行为了留住客户资源，会按照行业惯例免收相关费用。
2、MT710格式的信用证中，对于此类信用证主要应审查其真正的开证行或开证人是什么身份，不要被表面的MT710开证行所迷惑，对于资信等级较差的银行或非银行企业开出的信用证，由于受益人权益很难象其他大银行开立的信用证那样容易得到保护，所以要格外小心，可通过第二通知行查询开证人真实情况，必要时可要求增加知名银行为保兑行或者要求进口方更换开证行或者开证人。
（二）对出现第二通知行的信用证应严格遵循UCP600规定交单。
按照UCP600规定缮制全套单据后，可根据实际情况通过不同渠道交单：
1、MT700格式的信用证，作为受益人可以选择交单至第二通知行，也可以直接跳过第二通知行交单至通知行，这种做法在实践中是可行的，视受益人是否便利而定。
2、MT710格式的信用证，如果国内第二通知行确实无法直接联系真正开证行，那只能按照原传递程序交单至国内第二通知行，由第二通知行再将单据传递给通知行，由通知行向开证行或开证人交单。此类信用证，第二通知行和通知行一般都不会议付，回款周期相对较长；如果国内第二通知行能够直接交单至真正开证行，那此时也可以跳过通知行直接向真正开证行交单。这样，可以节约些通知行费用，还加快货款回收速度。
综上所述，虽然UCP600只是新引入了第二通知行的概念，但对实践却造成了不少的影响，只有不断追踪和掌握国际贸易相关规则的变动情况，才能更好的服务于外贸工作，扩大我国的对外经济交流。
参考文献：
[1]国际商会中国国家委员会译 《ICC跟单信用证统一惯例（2007年修订本）：UCP600》[M]中国民主法制出版社2007年8月第1版.
[2]王善论 《非银行开立的信用证问题》[J]《对外经贸实务》 2003年第一期.
通知函格式范文第9篇
关键词:外贸函电;“7c”原则;信函写作;重要性
一、引言
在全球经济飞速发展的今天,世界各国的贸易往来越来越频繁,商务信函已成为不同国家或地区的贸易双方在无法面对面谈判磋商的情况下,进行商务沟通、洽谈业务及合作的重要方式之一。众所周知,在不同的交易阶段,信函的内容和写作方法及所用专业术语都是不同的,然而,作为外贸函电写作的基本原则,“7c”原则是所有涉及交易的信函所必须遵循的写作规范。下面,笔者将从外贸函电写作概述以及“7c”原则的主要内容等方面入手,探讨“7c”原则在外贸函电写作中的重要性。
二、外贸函电写作概述
外贸函电写作是使用专业的外贸用语,与外商进行商务沟通和业务磋商的信函写作。在信息化高度发达的今天,外贸信函不再局限于纸质信件,也可以是电子邮件、传真或msn。信函种类主要包括:建交函、询盘函、报盘函、还盘函、通知函、订单函、确认函、催促函、抱怨索赔函等。
外贸函电的作用,一是索取信息或传递信息,二是处理商务交流中有关事宜,三是联络与沟通感情。
与一般的交往信函不同,外贸信函的写作不追求语言的华丽优美和感情的细腻丰富,而讲求用精准朴实的语言,礼貌且明确地表达出写信人的意图。这也充分体现出商业领域效率优先的特性。在有效地运用电函进行贸易磋商的同时,结交商业伙伴,并取得对方的信任和尊重,也是函电写作的重要目的。
三、何谓“7c”
“7c”原则是外贸函电写作的基本原则。“7c”是指评价外贸信函在选词、构句、内容、语气、写作态度等方面的7个以英文字母“c”开头的单词,即:
完整(complete)
正确(correctness)
清楚(clearness)
简洁(conciseness)
具体(concreteness)
礼貌(courtesy)
体谅(consideration)
1. 完整(complete)
在外贸信函中,写信人必须要把需要说明的情况全面交待清楚,叙述问题要有头有尾、善始善终,不能出现上下句脱节。一个问题说明白之后,再引出与之相关的另一个问题。
例如:
1). we have established through our bank an irrevocable l/c in your favor. (worse)
2). we have established through our bank an irrevocable l/c in your favor which will reach you in june 15 and remain valid until the end of june. (better)
例句2所提供的信息比例句1要更加完整,说明了信用证的到达日期及有效期,符合出口商的期望。
2. 正确(correctness)
一封用于商务交往的信函应该在各个方面都是正确的,其中包括格式、语法、单词拼写、术语选择等。错误的用词不仅容易造成双方的误解,导致交易出现纠纷,还可能对公司的形象和信誉产生不良的影响。例如:
1).this goods’ price is high. (×)
2).this article is high in price. (√)
3. 清楚(clearness)
在实务工作中,由于表述不清产生歧义进而导致的经济纠纷屡见不鲜。因此,信函中所述的问题必须让对方清楚明白,不会产生歧义或误解。例如:
1).the credit will remain valid the end of this month. (worse)
2).the credit will remain valid until may 31, 2009. (better)
4. 简洁(conciseness)
商务信函应该用最少的文字礼貌地说明最完整的意思。这样不仅能节约双方的时间,让人一目了然,而且还能给对方以干练、高效、说话办事不拖沓的良好印象。例如:用now 替换 at the present of,用for 替换 for the purpose of,用since 替换for the reason that等等。
5. 具体(concreteness)
商务信函的简洁并不意味着字数越少越好。在谈判磋商的关键问题上绝对不能马虎大意,必须有一说一,明确详细,不能模棱两可。例如:a significant loss 应改成 a 55% loss,in the near future 应改成 by friday noon,light in weight 应改成 feather light 等。
6. 礼貌(courtesy)
礼貌是外贸函电的重要特征。友好的口吻和措辞对沟通双方之间的感情、实现信函所要达到的目标具有极大的推动作用。粗鲁生硬的表达对于建立贸易关系和保持长久合作都是极为不利的,应该力求避免。例如:
1).you are requested to ship our good without any delay. (worse)
2).your prompt shipment of our order will be highly appreciated. (better)
7. 体谅(consideration)
拟定信函时要处处从对方的角度去考虑问题,而不是从自身出发,语气上更尊重对方。要做到体谅,写信人需注意以下两点:
1). 使用“您”、“贵方”多于“我”或“我们”,例如:
you will be happy to know…
your new charge account is now open for your convenience.
2). 让对方时刻感受到你是站在对方立场上考虑问题的,例如:
we are now enclosing the latest pamphlet to you for your reference.
you earn 4% discount when you pay cash.
四、“7c”原则对外贸函电写作的重要性
从上述“7c”原则中,我们不难看出,用清晰、明确、简洁的语言,完整、正确、礼貌地表达出写信人的意图,最终达成交易是外贸函电写作的最终目标。因此,在写作的过程中,除了要确保单词拼写、语法句法和专业术语的正确性,还要注意谨慎选词构句,顾及对方在读到信函后的感受。“7c”原则作为一种重要的函电写作指导方法,不仅对信函从质量上提出了具体标准,还进一步地在写信人的态度和心境上提出了更高的要求。因此,它对外贸函电写作的重要意义,值得我们进一步深入探讨。
五、结束语
我们在详细地了解了外贸函电写作的特性以及“7c”原则在外贸函电写作中所起的重要作用之后,更加明确了一点,即学好外贸函电是良好商务沟通和交流的关键;而熟练掌握“7c”写作原则,则是写好外贸函电的关键。“7c”原则不仅从宏观上对信函写作提出了要求,还深入到心理学层面,要求写信人做到“沟通,从心开始”。一封“7c”信函能让远在天边的客户从字里行间看到一个诚信、负责、细致、周到的交易伙伴。
如果将外贸函电比喻成一座沟通海内外的桥梁,那么“7c”原则就是这座桥梁的灵魂与基石。只有基石牢固,才能一桥飞架南北,天堑变通途。
参考文献:
[1]梁树新.现代国际商务函电[m],北京,人民邮电出版社,2008.2:3-9.
[2]安然,孙继红.实用商务英语写作[m],北京,国防工业出版社,2008.6:1-6.
[3]甘鸿.外经贸英语函电与谈判(修订本)[m],上海对外贸易学院,上海科学技术文献出版社,1996.6:1-2
[4]王媛媛.浅谈外贸函电的语言特点及几个重要原则[j],广东青年干部学院学报,2007(2)
通知函格式范文第10篇
由于“走出去”时间、经历及管理水平上的差异，某些企业仍然存在不同程度上的经验欠缺，在国际工程中的合同索赔能力上与西方公司相比仍存在着较大差距，因未能在规定时间内发出索赔通知从而丧失索赔权利的事件屡有发生。其主要原因可以归结为：索赔意识淡薄；项目组织机构分工不明确，索赔工作无专人负责；担心冒犯工程师或雇主，不愿轻易提出“索赔”；索赔通知的内容欠规范。
（二）可能的挽救手段
在索赔事件涉及承包商的利害关系而索赔通知被雇主/工程师认定为无效时，尽一切可能予以挽救在实践中具有重要意义。挽救索赔时效的方式可有以下几种。
一、可替代“通知”的其它书面文件
承包商的索赔通知并不必然是信函。那些送达工程师/雇主的其它书面文件，如会议纪要、进度计划修订的说明、提交的现场施工日志等，只要其中包括对事件的描述且表明承包商的权利主张（索赔工期延长或/和额外付款）的内容同样可以被认定为一个有效的索赔通知，这种形式的通知也称为“可推定通知”。需要注意的是，由于合同规定“通知”必须是书面的，因此任何口头通知都会被排除在外。
二、“知道”或“应该知道”的时间
合同中规定的28天通知时间，是承包商“知道”或“应该知道”的事件发生后的时间。在某些情况下，索赔通知晚于事件发生后的28天是因为承包商由于某种原因未能及时获取事件信息的缘故。因此，即使通知的时间超出该法律颁布的28天，承包商应能证明其实际获取信息的时间滞后性，以保持索赔通知有效。
三、有缺陷的索赔时效
有缺陷的索赔通知往往会被雇主/工程师判定为无效通知。常见的有以下几种情况。1.在索赔通知中未能准确援引相应的合同条款承包商虽然遵守了合同中28天通知的规定，在通知函中陈述了事件的性质并表明了索赔工期延长及损失补偿的意向，但没有援引索赔所依据的合同条款或援引合同条款不当，都可能被工程师判定为索赔通知无效。如此类情况发生，承包商绝不可轻易让步。解决的办法是，如索赔事件发生时承包商一时无法对事件进行准确定性，则可暂不援引与事件定性有关的任何合同条款，仅对事件做出客观陈述并表明索赔意向，或者将可能相关的合同条款一并列出。在争端解决过程中，独立的第三方（如争端裁决委员会或仲裁人）一般不会因为索赔通知中未能援引或援引合同条款不准确而判定索赔通知无效。2.未明确述明相关函件为“索赔通知”承包商虽然在事件发生的28天内致函工程师，陈述了事件的性质并表明了获取工期延长及额外支付的意向，但未说明该函件为“索赔通知”，或未援引与索赔通知相关的合同条款因而其有效性会受到雇主和工程师的质疑。对此，承包商抗辩的理由可以是：合同中并未规定“索赔通知”的格式，因此通知的形式是任意的；合同要求承包商在发出索赔通知时必须根据第20.1款的相关规定但并未要求必须明确提及该款。也就是说，只要函件内容中包含了对索赔事件的描述且表明了承包商的索赔工期和/或费用的意向，该索赔通知就应被认定为有效。具有持续性影响的事件对于一个具有持续性影响的事件，如果承包商未能在事件发生后28天内发出索赔通知，则应在事件的影响结束前及时补发。在此情况下，工程师/雇主虽然可能以索赔期限为由否定通知的有效性，但在争端解决过程中，争端裁决委员会或仲裁人完全可能认定索赔通知有效，充其量承包商将丧失部分权利，即承包商应该获取的补偿只能从发出有效的索赔通知之日起算。4.不轻易放弃索赔权在任何情况下，索赔的程序及时效问题都不应成为雇主惩罚承包商的工具。因此，在承包商有权根据合同或合同适用法律索赔的情况下，即使出于某种原因未能及时发出有效的索赔通知，承包商也不可轻易放弃自己的索赔权。在某国发生的一个索赔案例中，雇主以承包商未能遵守时效规定为由全盘否决了承包商的索赔，然而争端裁决委员会最终依然判定承包商的索赔有效。在裁决书中，争端裁决委员会认为，承包商未能遵守合同第20.1款有关索赔通知及详细的索赔报告呈报的要求。然而，鉴于其它信函以及承包商、工程师和雇主之间的会议记录的存在，此类失误并未阻止或妨碍对承包商索赔事件的调查。5.无需索赔通知的合同事件在工程项目实施过程中，工程数量的增加或减少（红皮书第12.3款）都可能引发的单价变更，BOQ（BillofAuantity，工程量清单）中工作项目的取消（红皮书第12.4款）则应给予承包商补偿。此类工程量的清算往往只能在工程项目的后期才能进行，因此属于合同程序的履行，不属于承包商索赔的范畴，因此不存在索赔通知的问题。对于此类变更或补偿，承包商一定要警惕雇主/工程师以索赔时效为由否定承包商要求对价格进行变更或对取消的工作项目进行补偿的正当要求。
四、结语
本文所讨论的是在承包商由于某种原因未能在合同规定的期限内发出索赔通知而可能导致索赔失效的补救措施。法律界的主流观点认为，合同约定的索赔期限即索赔权利的存续期间，超出这一期限意味着实体权利的丧失。因此，在实践中，承包商务必在索赔事件发生后及时发出内容完备的索赔通知，切不可因一时的疏忽而丧失维护自身合同权利的宝贵机会。