纸质档案管理范文

纸质档案管理篇1

关键词：纸质档案；电子档案；共存期；管理

随着信息化社会的到来，信息科学的迅速崛起，信息技术的广泛应用，信息产业的高速发展，很大程度上推动了人们的生产、生活、学习和思维。作为信息的主要承载形式的档案的存储介质正悄然发生着质的变化，即由纸质文件向磁盘、光盘等形式为介质的电子文件过渡。电子档案的产生，使档案室和档案馆打破了传统的单一的纸质档案管理，而出现了两种载体档案共存的现象。电子档案的崛起促使纸质档案的管理趋于有序化和科学化，从而促进整个档案管理的发展和水平的提高。为此我们要做好这一过渡时期的档案管理工作，也就不得不对原有的管理方法进行改进，为实现档案管理和信息处理的现代化做好准备。

1并存时期的档案管理的模式

纸质档案以纸质文件材料为工作对象，按照长期总结的工作流程进行。现在不少企业、机关在工作中形成了电子的和纸质的两种文件形式，且电子文件正逐年递增。两种管理方式同时存在于机关内，采取不同的管理方式。一部分按照纸质档案归档保存，电子文件由形成者自行保存处理；也有将电子文件和纸质文件分别集中保管于信息技术部门和档案部门，纸质文件以档案形式保存，而电子文件则以资料身份保存；但大多数机关将两种文件双双归档，形成了两种介质的两套档案。现阶段，大多数机关已经认可了电子文件不可或缺的功用，主张应该由档案部门统一管理电子档案。从而形成了两种介质档案的共存的场面，在未来会有更多的机关逐渐完成纸质文件向电子文件的过渡。20世纪中叶，国家档案局提出了省及省以上的首脑机关、要害部门和重要单位要实行档案两套制。从而形成与传统管理方式不同的观点，其是电子档案和纸质档案共存下的更科学、更实用以及更经济的新型档案管理方法。电子档案提供快捷、准确、简便、灵活的信息服务，满足档案管理的一般性需求；纸质档案的载体性能、字迹材料以及记录方式更加稳定，便于长期保存和实时查阅。两种档案相辅相成、相得益彰。档案管理两套制的成因大体有两种情况：一种是将计算机产生的电子文件转化为纸质文件，使之应用于实际工作中，履行文件的功能或者仅仅用于档案保存。档案工作者应尽可能的保证档案的真实性和准确性。在没有十足的把握证实电子文件的真实性、安全性之前，不能忽略传统的纸质文件形式。这种专业的精神即为档案工作者的职业精神。同时电子文件具备在检索、利用、传输、存储方面方便快捷的特性，这是纸质文件不具备的，构建一个功存管理的信息系统，可以更加高效率、更准确地满足利用者的信息需求。另一种情况是为现有的一些纸质档案制作数字化副本，起到拷贝的作用。我们在一些机关可以看到，大量被刻录的磁盘、光盘构成了电子档案的核心部分，这正是档案数字化工作的正面映射。与此同时，电子文件给利用者带来的方便是立竿见影的，正逐渐使全文检索和异地查阅成为现实。在档案保护方面，电子文件也有很大的便捷性，而且根据现有的技术水平，在对原件进行数字化时可以根据需要制作出不同分辨率的副本，不改变甚至获得比原件更好的质量。因此，要使两种载体档案的信息管理相得益彰，充分发挥各自的优势，需要做到以下几项工作：电子文件必须建立与纸质档案相一致的信息管理体系、在检索目录中增加反映电子档案状况的数据项、电子档案的数量可能少于纸质档案，应根据需要和可能确定其内容的完整程度。

2电子文件对档案业务管理的影响

简化了立卷归档方式，这是近期档案学术界关注度很高的一个问题。各种观点络绎不绝，主张立大卷、立小卷和不立卷的都有一定的支持人群。立卷是对所需归档的文件进行逻辑分类，并且组成不同问题的文件集合。不立卷的情况有两种：一是以件代卷。一件就是指有关一个问题或者一个事件的文件集合。另外一种是取消文件集合的存在，以一份文件为单位整理档案，重点集中在在检索工具上。在国家档案局颁布的《归档文件整理规则》中可以看出，不仅认可了文件集合，也包容了单体“件”的存在,其已经被广泛实施,充分展示了以“件”为整理单位的优越性和实用性，得到广大一线档案工作人员的赞许和认可。其优点是方便，缺点是装订工作量过大。与此同时，《归档文件整理规则》仅限于对文书档案的处理，还不涉及对其他门类的档案的管理，因此其整理形式还在采用传统的立卷方法。因为电子档案可以实现自动完成，随着电子档案的发展，就可以降低纸质档案立卷的工作量。

3确保电子文件原始性的管理措施

电子档案和纸质档案共存已经引起档案管理工作的革新。纸质档案与电子档案的管理之间既有联系又有所不同。电子档案已经具有强大的功能，实现档案管理工作的各项要求，为管理工作者提供便捷。通过电子档案，系统可以自动形成建库后全宗档案分类方案、排序规则、机构设置以及他们的变更情况和建立销毁清册、库存档案统计、年度归档移交目录等逻辑文件，以及输入系统的全宗介绍、鉴定报告、检索记录等有关文件，并输出纸质打印件。而且可以记录或自动赋予逻辑库存的库址位置，从而指明任何纸质案卷的具体地点和任意档案装具或档案库房的使用情况，并绘制各种示意图。通过电子档案的利用登记，就可以直接了解纸质案卷被利用的情况，可以以此作为鉴定档案的参考和依据，实现一举两得的功效。综上所述，纸质档案与电子档案共存的时代已经来到，分析其共存期的管理问题已经成为档案界的一个炙手可热的趋势。目前，我们形成了一系列新的思路和方法，也正在接受实践的不断检验。因此我们有理由相信，在纸质档案没有完全退出历史舞台，电子档案正蓬勃发展的当下，档案理论界会探索出一套合理的共存期管理方案，更好的服务于档案管理工作。结束语档案事业的发展与高素质的档案队伍密不可分，要适应变革，就得逐渐提高档案人员整体水平。现阶段，根据档案管理的实际情况，短时间内纸质档案仍会占主导地位，并不断向电子档案过渡，已经成为主流趋势。我们要做好电子文件和资质文件的共存管理，才能适应当今档案管理的大环境。

参考文献

[1]王岚.无法回避的挑战必须跨越的颠峰———迎接电子档案的降临[J].档案学通讯，2000，1.

[2]琳达.马里[美国]肖永英编译.谢伦伯格理论和计算机自动化世界[J].山西档案，2000，1.

[3]安素琴.国际档案界共同关注的话题：档案鉴定和电子档案的保存[J].档案学研究，2000，1.

[4]徐芬，张斯英.电子文件给档案管理带来的挑战[J].兰台世界，1999，11.

纸质档案管理篇2

关键字：电子档案；纸质档案；对比分析；并存发展

计算机科技高速发展，电子档案的应用使得档案管理更加便捷有效，但是由于电子档案自身的缺陷也为档案管理带来了一定的困难，因此如何更好的解决纸质档案和电子档案并存发展、配合应用的关系就成了档案管理中非常重要的一点。

1 纸质档案和电子档案的优缺点

随着电子计算机和互联网的发展，纸质档案已经无法满足档案管理的全部需要，电子档案逐渐占据重要地位，但是事物都具有都具有两面性，电子档案和纸质档案都有各自的优缺点，客观分析他们的优势和劣势，善加利用，才能更好地应用到档案管理之中。

1.1 电子档案的优缺点

电子档案形成文件便捷快速。电子档案录入一次，可以多次输出，方便档案的查找和利用，而且电子档案的输出和输入不受到时间地点的限制，只要能够找到相应的档案，千里之外都能共享电子档案资料。电子档案在输出过程中不受形式的限制，可以集文字、图像、声音于一体，形式表现多样化。

电子档案是一种高密度的储存方法。以前有磁带、磁盘，现在有U盘、硬盘，都是小体积可随身携带的物品，但是其中储存的信息量惊人，最大程度发挥了共享资料的优势。

电子档案传递信息迅速。电子档案由计算机通过网络在全球范围内传播，传送速度非常快，和以只能通过邮寄的方式来传输的纸质档案相比，可谓是天壤之别。

电子档案稳定性差。

1.由于电子档案不受时间和地点的限制，不仅可以在电脑上多次输出，还可以用U盘等设备多次复制，这种不受载体限制的相互复制，很难确定哪一个是原件，更无法确定有没有人为的更改。

2.一旦电子档案遭到病毒的侵害，可能会无法挽救，变成废品。

3.电子档案依赖相应的技术设备。当存储电子档案的设备由于挤压、磨损等原因损坏时，电子档案也将失效；即使正常保存，这些设备的存放寿命也远不及纸质档案，例如光盘的使用寿命已经是载体中比较长的，也只有30年左右。电子档案载体如此短的寿命，影响了它的整体使用时长。计算机更新换代非常快，电子档案又依赖于特定设备和软件，如果使用这些及其设备形成的电子档案需要保存很长时间，而在此期间一旦厂家不再提供相应的技术支持，就容易造成数据丢失。

1.2 纸质档案优缺点

纸质档案与电子档案相比有明显的优势，阅读上具有便利性，易于安全保存，不易丢失。纸质档案可以做到有一定的法律效力，比如带有当事人印章、手印和签字的档案，具备了相应的法律效率，但是电子档案的法律效力尚不明确。纸质档案具有耐久性，现代文件用纸的寿命能够达到200年以上，可以较长时间保存重要档案。

纸质档案的缺点也是非常明显的，占据空间较大，能够储存信息的密度太小，查阅档案不方便，整理起来也比较麻烦，而且纸张容易损坏，因此需要妥善保存和管理。纸质档案的信息共享性较差，在同一时间同一地点只能供一位用户使用。同时，传递速率也较差，可以通过邮寄的方式传递，既是目前快递业发达，远距邮递也是需要以天为单位计算的，和以互联网传递的电子档案无法相比。

2 两者应并存发展

通过上述对电子档案和纸质档案优缺点的对比分析可以发现，二者各有优势，但是也各有缺陷，不可互相替代，但是应该相互配合使用，弥补彼此的不足之处。

在电子档案归档保存时将相同内容的纸质档案也一并保存，纸质档案具备的长久保存和真实可靠的优势，电子档案有检索速度快、存储密度小的优越性能。这就决定了纸质档案和电子档案必须共存，并且同步发展和管理。

2.1 档案管理人需具备完整的档案管理知识

由于互联网发展迅猛，很多老一辈档案工作人员对新鲜事物接受速度比较慢，对电子档案的操作流程并不理解，这就要求对档案管理人员进行系统化的培训，使其具备完整的档案管理知识。

而档案管理人员自身必须更新自己的观念，接受电子档案，学习相关知识。在增强自身档案管理方面的知识的同时，学习计算机应用的基础知识，并运用到日常档案管理工作之中。

2.2 电子档案全过程管理

由于电子档案非常依赖其设备和软件，因此要对电子档案做到全过程管理，也就要求档案管理部门在电子档案的制作形成、归纳整理和保管应用等全过程发挥作用，肀Vさ缱拥蛋傅恼媸岛陀行А

档案管理部门中应设有专门人员负责电子档案的存储和登记，实现办公和档案管理相结合，以便于日后电子档案的管理和利用。

2.3 同步归档

由于电子档案所具备的法律效力尚不明确，而且自身有一些缺陷，为了避免造成不可挽回的损失，对于同一内容的电子档案和纸质档案应当同步接收归档。比如，大学毕业生的档案移交问题，因为档案对于大学生之后的发展起着非常重要的作用，所以在毕业时，人才市场等负责档案移交的部门会做到将纸质档案和电子档案同步接收和归档，不仅保证档案内容的完整和准确，还能使档案更为长久地保存。

同步归档可以让电子档案和纸质档案达到优势互补的目的，更能扬长避短，避免出现不必要的损失。

2.4 建立联系

电子档案和纸质档案相结合的方式能够更加有效地保管和利用档案内容，为了能够把两者配合使用，应当在两者之间建立相应的联系。

如果目前库存中有大量的纸质档案，而电子档案内容很少，那么在条件允许的情况下，可以将纸质档案中重要的内容进行扫描转换，制作成为电子档案，并把两者同时归档；如果只有电子档案，可以选择电子档案中永久保存的重要部分打印出来，转换成为纸质档案，这样如果电子档案的设备不小心损坏，电子档案失去价值，还存有的纸质档案就可以发挥作用，挽回一些损失。

在电子档案和纸质档案之间可以利用数据库和软件建立通道，使得二者结合，实现方便快速的检索和有效的管理应用。

2.5 利用档案的管理措施

由于电子档案容易被改动，而且改动之后难以分辨原始数据和改动数据，使得在利用工作中管理人员经常难以控制，并且由于互联网的发展，人们在网络上就能更改自己的档案信息，更是为档案管理增加了困难。

为了保证档案的真实完整，有关部门可以采取相关措施，比如更改信息前必须验证口令和身份，并及时登记，对于非常重要的档案，必须经过有关部门领导的审批才可进行更改。对于更改过的电子档案应当及时记录并与更改前的电子档案保持关联，保证档案内容的延续性和完整性。

比如毕业生在档案管理网站上查找并审核自己的档案内容之前，必须登录自己的账号，保证查看的是自己的档案内容，在提出修改的过程中必须严格按照审核要求，如果需要学校老师和领导的批准和证明，必须出示相关资料才能进行修改，否则不予修改。

3 总结

由于计算机和互联网的迅猛发展，电子档案已经在档案管理中扮演举足轻重的角色，但是通过对电子档案和纸质档案优缺点的分析，可以发现两者配合使用更加有利于档案的管理和应用。本文第二部分还为电子档案和纸质档案配合提出5点建议，希望可以为档案管理工作提供新的思路和方向。

参考文献

[1]阮芳.纸质档案应与电子档案并存――开放教育环境下的档案工作[J].天津市经理学院学报，2013，01：37-38.

[2]金爱顺.电子档案与纸质档案并存刍议[J].科技信息，2013，09：243+247.

纸质档案管理篇3

【关键词】同步归档；产权档案双轨制保管；建立综合性档案库房；档案精简与销毁

1 同步归档

一线城市房产吸引国内、国际热资，有运用资本投资不动产以期租金收益和房产升值谋利特征。产权三级转移在频繁中更替，利用借贷资金运作，在上一次买卖的办文未完成时而箍紧下一次的买卖实现转移的现象时有发生。提速办文有效措施“同步归档”在此一形势下出台，它既是城市快速发展的要求，也是国际化都市进程的配套。所谓同步归档是指：接收档案后24小时完成整理、24小时完成扫描、24小完成档案上架。房产投资一般相应地呈波浪性涌现，峰期往往集中在一段时期内。高频转让能否在登记机构承诺的7天缮证期限拿到房产证，能否实现“同步归档”是重要前提因素之一。

资料虚假、开发商一房多卖、重复抵押的经济纠纷集中事发在九十年代中后期，进入司法程序的问题档案往往使公、检、法部门辗转于移交单位与档案管理部门之间，单位之间的推诿根源规避：分清责任主体必须以手工签署交接表为依据。这一原始传统程序的严格执行终结困拢。传统签署的交接表已不能满足随后迅猛发展的年产几十万档案的检索，“同步归档”实现高效服务于需求，必须做到手工签署与电子档案交接结合起来，输入证号快速索引和签章具备的界定与甄别功能从源头上堵住漏洞。

档案数字化加工是一个流水作业，须多个作业小组共同完成。年产几十万份档案在多个环节转移，如何控制零遗失确非易事。责任落实到人，层层控制是措施关键，具体做法：一、接收档案人员从移交单位手中接过一批实物档案时，必须从办文数据库中调取电子档案交接表格，清点数目与实际相符后，再进行逐件核对。二、每件按收文目录与内容、页数进行核对，无误后作电子签署的同时作手工签署，缺件、差错、模糊件的档案在签署前退档。三、电子档案交接签署与手工签署结合贯穿加工小组内部转移，直至完成任务移交库房为止。

档案整理是指把收文资料进行加工。拆封前对档案须再一次复核，整理桉规格表糊、归集和分插条码、填写内容。完成整理后在封面盖上经手人印章，便于明确责任的后续追踪。

打印条码、批量快速扫描、特殊扫描、合卷、质检各岗位按工序运作，每天完成的电子档案数据必须当天上传中心数据库。定期到办文点收集反馈意见，模糊的电子档案，须调档重新扫描。档案整理与档案合卷着重注意混淆装订和合订。

上传数据后，各办文点终端便能查到电子文档。

2 产权档案双轨制保管依据

1、纸质档案在传统管理保证温、湿、光、氧化等条件，其寿命可达上千年，而电子档案在上传过程中有数据掉失和数据覆盖现象，办文网络在使用过程中受病毒侵害、攻击，自身人员操作失误。2、前期手工缮证及各个时期的调控政策，各阶段房地产办文方法的改变，准成本、全成本、商品房等不同性质内容呈档案复杂性。3、程序升级、模块合并、倒入数据时字段冲突。4、数字化的电子档案与原始档案的清晰度存在一定的差距，原始件本身不大清晰扫描后往往不能辨识。5、产权证样式多种版本；印章亦随年份变化而变化；早期商铺分格销售无坐标定位等都需借鉴原始材料分析定位。6、土地性质的多样性、大宗土地连续分宗不断补交地价的过程必须借助档案理清脉络。7各级行政签署是文件生效的标志，手写特征是鉴别真假的凭证，具法律效力的文件必须以纸质形式保存。地震、电力破坏等自然灾害，纸质档案有不可替代的作用。

电子档案与纸质档案相互监督、相互补充保证其真实性、完整性；产权档案存放的专业性，规律性、连续性在撇开电脑管理下具独立索引。

3 建立综合性档案库房

建立综合库房的必要性：房产已经不只是局限于居住，升值空间是投资热点风向标。随着城市配套和文化积累营造吸纳优势推进城市化进程等因素，一段时期内产权档案仍然呈较快的上升趋势。一套房产有高达10次更替业主，转让五、六次为数不菲。不断

的流通套现档案增量难于预计。各房产缮证办公点的专业库房存在局限性，形势发展变化所需库容远远超出预留空间，租用非专业性库房分散存放的安全隐患困扰的同时有被动续约牵制。同区的档案分送异地多个保管点易出差错。持可持续观点在各缮证点车程约60分钟左右位置建设综合库房，理由所在：无纸化办公后从内网均可查阅档案影像内容，3~5%原始档案调查率为档案集中给予了条件，抑或建在周边城市区域亦为前瞻：低用地成本可置大形建筑规模，超前设计几十年空间承受能力打下强力后卫基础；统一标准管理，结束多点各自形成的习惯做法；扫描场所得到宽畅、统一环境，有利人员灵活调用；建立综合查询窗口，倍数提高接待能力和提升服务形象；假如扩市试想我们是否从权周全档案库房储备用地。

4 产权档案精简与销毁制度

制定房产档案保管期限制度是商品房诞生前的规定，房产从建国之初至改革开放前一直是极为少量的。商品房从八十年代初年始迅速发展起来，渐渐成为资本市场载体。国情的发展变化就产权出现的情况进行讨论，探讨制定适用制度与细化规定对传统档案管理作一些补充使之完善，用发展的态度为今后实际操作延伸理论依据：

1、二级转移与三级转移档案。三级权利人法律权属已确立，办文终端可调阅二级已扫描电子档案。库房日常管理从办文系统中打印出二级权利人相关信息，保留身份证复印件，附在三级转移上面体现连续关系。无须保管二次转移有厚度的纸质档案，从密集架撒下资料依宗地打包存放。等待销毁制度颁布处理。当前此档案占据着大量储存空间。

2、权利人已去逝房产被继承。八十年代初发房产证至现在快近四十年了，继承房产周期逐步显现出来。日常管理应作继承与被继承档案合并，前档案详细情况附继承人档案前端，撒下已逝者房产的档案。下架档案归继承类，按年限、姓氏积集打包，等待处理。

3、旧城改造，赔偿完成。整个地上附着物发生根本变化，赔偿所得的房产与原房产座落、位置、朝向、层次、地籍名称均已发生变化，电子数据改造前后相互独立无链接关系。日常管理按上面同理处理。打包档案标签明确改造前后关系，归旧改类以座落、年限封存。

4、已转让多次的房产。转让次数达五、六次的档案为数不少，依类推进行程序上增加打印产权多次转让的功能。档案精简出后归转让类集合，按宗地号、宗地支号封存。

5、抵押档案。抵押期满，按揭债务人偿还清楚或提前还款，银行注销抵押登记已完成。

以上产生的法律期限已过的无效档案，目前全国房产档案领域而言未制定有销毁制度。依前规定房地产档案保管期限为永久，如此势必占据大量空间，花费人力、物力、财力。本着效率原则、实体与档案相符原则，出台调整上述无效档案保管年限具现实意义，以时俱进推动档案管理现代化亦是一线档案工作者们的期待。

纸质档案管理篇4

一、纸质档案管理的重要性

“档案”对于任何一个国家、任何一个单位而言，都是非常重要的。如果档案管理工作不利，不仅会使原始档案遭到损坏，同时也有可能泄露该国家或该单位的机密，对档案主体的发展造成威胁。但是由于纸质档案的存在符合人们生活和工作的习惯，人们不可能立刻就将它淘汰，虽然“无纸化办公”已经开始好多年了，“纸质档案”仍然存在于每一个机构。此外，凡是具有印章或签署的文件都是具有法律效力的，因此这类型的文件必须以纸质的形式进行保存并加以管理。

二、纸质档案管理工作存在的问题

所有的纸质文件都是张纸、笔迹以及笔迹材料的集合体。那么纸质档案可以保存多长时间，就与档案本身的材料、管理人员的工作态度、单位的档案管理条件以及外界借阅人员的爱护程度、一些突发事故有关了。

首先，从管理人员的工作态度及档案管理条件来看。当前纸质档案的管理流程是：收集、整编档案资料――档案除尘、除虫――档案归档、入库――档案管理。但是，能够严格的按照流程进行档案管理的单位少之又少。此外，档案管理室都配有“温湿度管理系统”，能够仔细的根据档案室内环境的变化进行温湿度调节的工作人员，可以说几乎是没有的。还有，部分单位还存在档案借阅信息不入计算机管理系统的现象。这些都对纸质档案资料的管理保护工作不利。

其次，从档案借阅者来看，有部分借阅者缺乏保护意识，在查阅档案资料时，也不查看桌面是否干净、也不在乎不带手套对档案资料的损坏、翻阅资料时也不小心、也不注意资料的借阅期限，对纸质档案资料造成了很大的破坏。

再次，从预防突发事件的情况看，由于各单位档案管理室的条件不同，有的位置比较偏僻，房屋年久失修，有的位于山区，受自然灾害的威胁较大，比如：地震、滑坡、泥石流等。大部分档案资料管理室都没有严格的突发事件应急预案，即时有，也很少进行演习。

三、解决对策

首先，要做好档案保护宣传工作，明确惩治规则，提高档案管理人员及纸质档案资料借阅者的责任意识。档案管理人员要明确自己的工作职责，确保档案管理室的整洁，保证档案室的温度及湿度在合理的范围之内。同时，管理人员要及时提醒资料借阅者，带上配备的手套翻阅资料，明确借阅的规则及惩治条款，对于资料的借阅状况要及时录入计算机系统中去。对于珍贵的纸质资料，能利用复印件的一定不要随意使用原件，避免对原件的损坏。一旦发现损坏资料的现象，一定要惩，还要及时修补破损资料。此外，要保证密封杀虫消毒工作的正常有效开展。由于计算机管理系统的引入，不仅方便纸质档案编码归档，还方便资料的查阅、更新，提高了资料管理的有效性，所以，管理工作人员一定要掌握计算机管理系统，集合本单位的具体工作内容，制定出一套适合自己的管理规则。

其次，要提高对于突发事件的重视程度。首先，对于各地各单位的纸质档案管理机构而言，纸质档案不像电子档案一样，它具有独一无二的特征，特别是对于一些珍贵的原始资料来件，更是不可替代。所以针对突发事件，各单位一定要提前制定好不同事件的应急预案，从上之下贯彻落实，一定要提起相关工作人员的重视。一切以保护资料为原则。此外，相关的应急预案，也要不定期的进行演习，同时，还要对员工开展灾害预防及应急措施培训，提高其突发事件的处理能力及应变能力。为了能够及时发现档案管理室周围环境的变化，各单位最好可以指定出相关的规定，对于可以及时发出预警信号的同志进行一定的激励或者奖励；对于故意制造时间的人员进行严惩。使得同志们在日常的资料管理工作中能够做到发现安全隐患及时上报，降低突发事件对纸质档案管理室的破坏。

四、小结

纸质档案管理篇5

1 纸质档案与电子档案

1.1 纸质档案

以纸张为载体的档案被我们称为纸质档案，这类档案具备着不易被篡改、档案原始记录性得以实现较好保存的特性。在纸质档案的具体应用中，其本身拥有着载体稳定、使用寿命较长、能够为企业提供充分的查考依据等优点，而同时纸质档案也存在着占用库房面积大、易于磨损、造成纸张浪费、难以实现信息资源共享等劣势，这些优势与劣势的存在使得我们能够较为深入的认识纸质档案[1]。

1.2 电子档案

与纸质档案对应的，通过?算机磁盘等设备进行存储的档案被称为电子档案，其本身与纸质档案在载体上便存在着本质性的不同。对于电子档案来说，其本身具备着处理便捷、易于共享的优点，这些优点的存在使得电子档案在现代化社会中能够发挥远胜于纸质档案的功用。不过值得注意的是，电子档案本身也存在着技术依赖性较高、面临多重安全风险等劣势，这些也必须引起我们的高度重视[2]。

2 电力设计企业纸质档案和电子档案管理现状

在简单了解电子档案与纸质档案后，为了能够更为深入完成本文研究，我们还需要明晰电力设计企业纸质档案和电子档案管理现状。在笔者的实际调查中发现，纸质档案与电子档案在电力设计企业的日常运行中都发挥着较为重要的作用，其中电子档案主要满足企业中同类型的工程设计图纸参考与套用的需求，而这一需求的满足就使得电力设计企业的工作效率实现了较好提升，以往使用人工调晒底图4min/1张到电子档案支持下实现的打印机出图2.5s/1张就是电子档案优越性的最好体现；而在电力设计企业纸质档案的应用中，纸质档案主要用于工程验收、决算等工作中，这一应用主要是由于纸质档案具备着原始记录性这一真实可信的法律凭证所致。结合电子档案与纸质档案在电力设计企业中的应用我们不难发现，两种档案都存在着较高的存在必要性，但由于电力企业的纸质档案管理往往需手工操作，并存在着耗时长、效率低的问题，这就使得电力设计企业的档案管理本身需要改变当下的管理现状[3]。

3 电力设计企业纸质档案和电子档案并行管理的思考

结合上文论述我们能够较为深入的了解电力设计企业纸质档案与电子档案管理，而想要保证两种档案能够较好满足电力设计企业运行需求，我们就必须实现纸质档案与电子档案的优势互补，即电力设计企业纸质档案和电子档案并行管理，而结合相关文献资料与自身实际工作经验，笔者提出了重要电子档案文件纸质化、电子档案与纸质档案并存、正视电子档案管理难点三方面建议。

3.1 重要电子档案文件纸质化

为了保证电子档案与纸质档案更好服务于电力设计企业，电力设计企业首先就需要实现重要电子档案文件纸质化，这样才能够保证自身档案管理工作更好服务于企业长期可持续发展实现。上文中笔者曾提到，纸质档案本身具备着较强的原始记录性，而这一特性恰恰是电子档案所不具备的，而由于我国当下的电子档案的凭证价值较低，这就使得电力设计企业必须将可能用于生产经营、经济纠纷、事故责任认定的电子档案文件纸质化，这样才能保证档案管理更好服务于电力设计企业[4]。

3.2 电子档案与纸质档案并存

除了重要电子档案文件纸质化外，想要实现高质量的电力设计企业纸质档案和电子档案并行管理，电力设计企业还必须实现电子档案与纸质档案的并存，这里的并存指的是电力设计企业档案管理工作需要既保存电子档案又保存纸质档案。具体来说，电力设计企业需要将需要永久保存的电子档案纸质化，将具备企业信息资源共享需求的纸质档案电子化，这样才能够保证电子档案与纸质档案的并存实现，二者也才能够更好服务于电力设计企业，为其长期可持续发展的实现提供有力支持[5]。

3.3 正视电子档案管理难点

除了上述两方面外，电力设计企业想要较好实现自身的纸质档案和电子档案并行管理，还必须正视电子档案管理难点。对于电力设计企业的电子档案管理来说，这一电子档案管理本身对于电子档案对存储条件、使用技术条件、网络安全等都存在着较高的要求，这些要求的存在本身就对电力设计企业的纸质档案和电子档案并行管理提出了较高挑战，为此电力设计企业必须高度重视自身档案管理工作，大力看展计算机管理系统的开发、优质档案管理平台的构建、做好机密档案的加密等都属于电力设计企业可以开展的具体措施。值得注意的是，电力设计企业的电子档案管理需要实现主页美观、界面友好、检索方便、数据安全的信息资源共享，这样才能保证电子档案管理更好服务于电力设计企业。

4 结论

纸质档案管理篇6

一、要弄明白是先有“鸡”，还是先有“蛋”

科技是在不断创新的，给我们的工作和生活带来了越来越多的惊喜。纸质与电子工程档案，是档案发展的历史长河中，不同时期存储档案信息的两种方式，随着档案技术的不断发展和完善，电子工程档案必然会成为今后的主要存储方式。

对于存量档案，纸质工程档案是“鸡”，通过数字化扫描生成的电子工程档案是“蛋”，让“鸡”变成“蛋”的目的，是让其“缩小”并电子化（查阅时无需调用原本，避免损坏或遗失），更便于通过网络传输（跨地域）和查阅（无需翻阅索引卡片）。

对于增量档案，由于启用了工程项目管理系统、协同系统，电子工程档案可以通过系统流程、电子表单、自动提交等自动归集到档案系统，此时它是“鸡”，纸质工程档案是“蛋”。有了“鸡”，通过新型带印章打印功能的设备，可以按需生产出“蛋”。

对于外来文件，由于外单位不一定启动了全电子化的业务流程，因此主要还是采取对纸质文件进行扫描、生成电子文件的采集方式。此时，又回到了与存量档案同样的情形。此类信息被采集的实时性是关键，因此必须要有严格的、能长期正常实施的操作流程。例如，将企业印务部门设置到企业办公楼的一楼，当设计人员、项目负责人等拿到外来文件的时候，就直接将纸质文件提交过去，印务部门设置专人对外来纸质文件进行扫描，并按系统提供的序号给纸质文件做标记（实现纸质与电子文件的对应），再提交给档案部门。设计人员、项目负责人则直接登陆系统调用电子版的外来文件来查阅（更方便，也不易遗失）。

二、“鸡”和“蛋”必须完全一致么

大家都明白一个道理：鸡可以生蛋，蛋也可以孵出鸡。既然“鸡”或“蛋”都是作为档案信息的一种载体、一种介质，那么我们无论是养好“鸡”，或者是保管好“蛋”，或者两者兼而有之，其效果都应是相同的。

因此，对于存量档案、大多数的外来文件，由于纸质文件是“鸡”，电子文件是“蛋”，因此在管理好“蛋”的同时，还必须养好“鸡”，管理好两者的对应关系；对于增量档案，电子文件是“鸡”，纸质文件是“蛋”，我们只需要养好“鸡”即可。

三、如何保证“鸡”能正常地生出“蛋”

纸质档案通过鉴定，可以判断其真伪，通过这只“鸡”生出的“蛋”是可以放心使用的；而电子档案，由于其可复制、易修改的特性，用它来生“蛋”，往往会让人觉得不放心。

因此，当电子文件是“鸡”的时候，我们需要引进数字签名、数字印章、数字水印和加密等技术手段，在每只“鸡”的身体上打上一个无法被轻易修改、抹除的标记，如此才能让大家安心地使用其生下的“蛋”。

加密技术，这里我们不做详谈，但需要注意一点，就是加密本身就是一个双刃剑。数据进行加密后，需要解密了才能正常使用，因此必须让加解密功能保证能24×7的运作，一旦出现问题，可能就会导致整个企业的“宕机”。

数字水印，属于一种被动的安全技术，主要是在页面的某处加上文件归属企业的身份信息（一般不可见），且此信息无法被篡改、抹除，在需要的时候，可作为鉴定依据。

数字签名、数字印章，这个目前大体有2种解决方案。一种是通过第三方CA认证机构，为企业所有参与项目的员工，制作个人专属的签名、企业专属的印章，当项目完成时加上去；一种是企业自己内部制定一套数字签名使用机制，记录授权过程，然后企业自己仅需为自己制作一套专属的数字印章即可。

以上几种技术，大家可根据实际情况按需选用。

四、“鸡”和“蛋”的安全性考虑

通过前面的分析，我们可以了解到，要做好纸质与电子工程档案共存期的管理，就需要养好“鸡”、保管好“蛋”。那么如何来做呢？

τ谥街实蛋福如果未同步做数字化扫描，那么在收集后，建议采取“无损式”装订，使用定制的文件盒和文件夹来实现。虽然档案管理中要求档案的装订应该使用“三孔一线”的方式，但这种带孔装订的方式，会对纸质文件的边缘造成破坏。后期，如果再对这些纸质文件做数字化扫描的时候，可能就会造成扫描设备卡纸（严重的可能会造成原件破损）。因此，强烈建议先进行纸质档案数字化扫描，再做装订。但在进行数字化扫描过程中，应制定规范化的操作流程，对纸质档案的出和入严格把关，避免遗失，如发生破损，应及时补救。

对于电子档案，一方面要防止非法使用，如做好电子档案的下载利用工作，严格管理档案的使用权限，避免档案信息随意扩散；另一方面，必须做好基础设施的建设，保证档案数据的安全，定期进行数据备份和检查，并对备份的副本进行严格管理。

纸质档案管理篇7

一、电子档案和纸质档案并存的优势

（一）满足社会的阅览需求。电子档案和纸质档案并存，可以满足社会的预览需求。我国各行政机关和企业事业单位、社会团体都有专用的档案，在进行档案管理时，需要对档案进行收集、分类和具体分析。随着现代化技术应用范围的不断拓展，电子档案出现，可以实现传统档案的数字模式转换。各行政机关和企业事业单位、社会团体对档案类型有不同的倾向性，有的偏好于纸质档案，没有采用现代化的网络信息技术，成立电子档案系统；有的偏好于电子档案，取代了传统的纸质档案管理部门。从这个角度来看，电子档案和纸质档案并存，可以满足社会多元化的档案预览需求。

（二）发挥二者的独特优势。电子档案和纸质档案并存，可以发挥二者的独特优势。与纸质档案相比，电子档案具有如下几个明显优势：第一，电子档案的操作相对简单。第二，电子档案的储存量更大。第三，电子档案可以实现数据共享。当然，电子档案也存在较大的局限性：第一，电子档案的数据管理难度较大。第二，电子档案的真实性有待考量。由于电子档案具有明显的缺陷，纸质档案必不可少。从历史发展来看，我国的司法机构一直沿用纸质档案，其权威性得到了社会的普遍认可，与电子档案相比，纸质档案的安全性可以得到保障，因此必须在档案管理中发挥电子档案和纸质档案的优势。

二、电子档案和纸质档案并存的策略

（一）健全档案管理标准。想要实现电子档案和纸质档案的共存，应该健全档案管理标准。我国在2003年7月国家?n案局6号令颁布了《电子公文归档管理暂行办法》，制定了电子档案管理的基本条例，随着电子档案使用范围的进一步扩展，档案部门应该进一步完善档案管理的标准。具体来说，应该做到以下几点：第一，应该对电子档案的制定和编写进行规定，并按照电子数据的不同，形成不同的存储格式。第二，应该做到电子档案的归档工作，并设置专门的电子档案管理部门。第三，应该对纸质档案进行定期维护和审核，避免纸质档案出现字迹裉色、水分浸入等问题。第四，应该对纸质档案进行修缮，并对纸质档案进行集中整理。

（二）实现档案资源共享。想要实现电子档案和纸质档案的共存，应该实现档案资源共享。电子档案和纸质档案在内容上存在相似之处，因此应该实现两种档案资源的共享，提高档案内容的价值。具体来说，应该做到以下几点：第一，应该控制电子档案和纸质档案的归档日期，尽量统一安排归档。第二，应该引进现代化的纸质档案数字扫描仪，把纸质档案扫描成数据内容，形成电子档案。第三，应该采用人工抄写的办法，把电子档案的内容记录下来。

（三）形成档案管理体系。想要实现电子档案和纸质档案的共存，应该形成档案管理体系。原有的档案管理体系以纸质档案作为重点，为了提高档案管理的水平，需要形成新的档案管理体系。具体来说，应该做到以下几点：第一，应该加强管理人员对档案信息的重视，赋予档案部门更多的职权。第二，应该加大档案部门的人才队伍建设，引进具备专业信息技能的人才，对纸质档案和电子档案进行统一管理。第三，应该保障档案管理的外部环境，不断充实馆藏内容。第四，应该对电子档案和纸质档案进行分层管理，并实现管理的交叉。

（四）保障档案信息安全。想要实现电子档案和纸质档案的共存，应该保障档案信息安全。无论是电子档案还是纸质档案，其安全性都会受到威胁，为了对档案信息进行保密，应该加强对档案的保管。具体来说，应该做到以下几点：第一，应该扩展纸质档案的管理空间，随着事业单位发展年限的延长，纸质档案的数量会不断增加，因此要扩充管理空间，扩大档案管理的专门库房的规模。第二，应该做好档案管理库房的防火防盗工作，并形成网络监测系统，对库房管理进行动态监督。第三，应该引进保险柜等加固设备，对重要档案进行安全防护。

三、结论

纸质档案管理篇8

一、电子档案的优点和缺点

（一）电子档案优点

1、效率高

电子档案管理的中心工作是通过无纸化办公，将工作中的文件、会议纪要、工作总结、报告、通知通告等，都通过办公软件系统向特定对象予以，节省了大量文件印发、转送、通知等，节省了时间、人力和物力。此外，经过计算机系统整理后，便于文件档案的归档、查找，由此大大地提高了工作效率。

2、绿色环保

利用互联网络进行无纸化办公，大大降低了文件纸质的使用，节约了纸张不但能够节省办公开支，而且有能够减少木材的使用，降低来人类对森林资源的破坏。

3、空间占用少

电子档案的存储可以借助于硬盘、光盘和云盘等多种手段，其特点是占用空间少，不需要占用大的空间存储，此外电子档案可以实现异地查询和共享的功能，这些电子档案特有的功能，为档案管理工作实现了便捷性、高效性和灵活性。

（二）电子档案缺点

电子档案信息与载体相分离的特性，使得信息不在固定的载体上附着，在资源共享和传输的过程中极易发生篡改、窃取或者删除而且不留痕迹。并且电子文件经过不同格式的转换以后，原始文件易变得面目全非，使得其真实性和可靠性大打折扣。此外，由于电子档案存储在网络上会出现被病毒攻击或被盗的风险。因此，在电子档案的技术难点是保障档案的安全性。

二、纸式档案的优点和缺点

（一）纸式档案的优点

纸式档案的特点是确保原始性和真实性，纸质档案通常经人工撰写和机器打印等媒介将文字、图像、表格清晰的展现在纸上，能够可见的原始资料，不宜被经篡改，如果篡改也容易发现，便于确保档案的原始性和真实性。

（二）纸式档案的缺点

随着纸式档案保存时间的长久，就会发现纸式档案很容易受条件影响。纸质档案的纸张在高温、较潮、发霉、虫蛀等环境下，容易对纸质档案产生破坏，再被化学分解后形成“档案砖”。

三、纸式档案与电子档案的互补性

无论是电子档案还是纸质档案都是为社会发展提供信息服务的载体，电子档案和办公档案都既有各自的优势和劣势，同时也起到了互补互进的作用。如何加强办公纸式和电子办公档案的互补呢？要从以下几点着手：

（一）重视纸式档案向电子当转转化的质量

纸质档案的内容经过扫描和转换就能够直接完成电子档案的录制工作，所以电子档案的质量也是由纸质档案的质量决定的。因此，在对纸质档案进行入库和存档时，要加强对纸质档案的质量管理。

（二）建立电子档案归档的工作制度

电子档案与纸质档案的归档应该是按照科学的制度实施，只有这样才能保证电子存档党的有效性和真实性，才能充分发挥优势互补纸式档案的不足，在工作中应当避免机械相加等现象，制定科学合理的双轨制管理制度势在必行，只有科学制度指导才能保证管理的规范和有章可循。

（三）加强档案管理人员的档案管理工作水平

目前办公档案管理人员很多都是非专业出身，对档案的管理只停留在基础的归档和保管，没有摸索出一套科学的管理方法，使得档案管理在发生重大变革上没有应对能力，容易出现档案保存管理中的遗漏、删除、重复归档等重大问题，并且一些单位并没有建立电子文件管理系统，缺乏软件硬件的维修维护人员，使得电子档案在形成和保管中存在重大隐患，所以建立一支高素质并具有各方面专业技能的档案管理团队是提高档案管理水平的有效途径。

四、结论