纸质档案论文范文

纸质档案论文范文第1篇

电子文件的载体材料是磁性物质和光盘。聚酯底基是磁盘和磁带的支持体。聚酯底基具有易产生静电而吸引尘埃导致卷曲、易与磁粉脱离、伸长后不易恢复等缺点。粘和剂起着连接底基和磁粉的作用，它具有易热胀冷缩、磨损、脱落、粘连、生霉等缺点，直接影响信息再现。磁粉中的磁性氧化物颗粒的剩磁感应强度是记录和再现信息的决定因素，它极易受外磁场影响而导致退磁、消磁等。光盘是利用激光进行信息存取的，它呈圆盘状，由盘基、记录介质和保护层等部分组成。目前光盘常用的记录介质主要有碲、碲合金、硒、碳铝化合物以及一些在激光热效应作用下易产生物化性质变化的材料。这些材料不稳定、易氧化、易与碱溶液发生反应。与纸质档案载体相比，电子文件载体材料的寿命要短得多，一般仅为5—15年。

二、环境条件影响的差异

1、温湿度影响的差异。不适宜的温湿度对磁性载体、光盘和纸张均有影响。对纸张而言，高温高湿，可促进纸张发生水解－氧化反应，加速纸张内部不利化学成分对纸张的影响，也可使字迹材料发生扩散、洇化现象。而电子文件载体受温湿的影响方式截然不同。在温度过高或过低条件下，聚酯底基易膨胀或收缩变形，光盘载体中使用的塑料、铝和多碳材料也会弯曲变形，影响激光束精确定位和数据的读写。实验证明，保存纸质档案的标准温度为14℃—24℃，相对湿度为45％—60％，而保存电子文件的理想温度为16℃—20℃，相对湿度为40％±5％，可见，温湿度对电子文件和纸质档案的影响程度是不同的。

2、灰尘影响的差异。灰尘对纸张的危害主要是机械磨损纸张、使纸张发生粘结而形成“档案砖”、给纸张带来霉菌等。而灰尘对电子文件载体的损坏主要有物理损坏、化学损坏和生物损坏。物理损坏是指污染、划伤磁盘、磁带、光盘表面，造成记录信息的损毁；化学损坏是指灰尘中所含的化学成分会不同程度地引起磁盘、磁带、光盘载体腐蚀、降解等化学作用而毁坏，造成记录信息消失；生物损坏是指灰尘是霉菌孢子的传播者，也是霉菌的培养基、繁殖地，霉菌分泌的酶和有机酸会损坏磁性载体和光盘，使数据丢失。综上所述，灰尘均可以损坏纸张和电子文件载体。只是对纸张而言，即使灰尘已经对其产生实质性的损害，如磨损纸张、形成“档案砖”、产生色斑和霉斑等，也可通过修复手段在很大程度上恢复其所记录信息。而灰尘一旦对电子文件载体造成危害，载体上所记录的信息可能会局部丢失，在计算机系统上便无法读出原始信息，使电子文件失去保存价值。因此，防止灰尘对电子文件载体的危害有特别重要的意义，在电子文件形成和使用过程中，要采取严密的防灰尘措施。

3、外来磁场和机械震动影响的差异。磁场和机械震动对纸质档案无任何影响，而对电子文件的磁性载体则是最重要的影响因素。外来磁场作用于磁性载体，能使磁性涂层的剩磁发生消磁或磁化，造成信号失落或信噪比降低，破坏记录信息，影响读出效果。此外，强烈的机械震动也会影响磁性载体材料中磁分子的排列次序，造成剩磁衰减，从而破坏记录信号。因而要防止外磁场的影响，如远离强磁场，将磁性载体存放在有抗磁性的框架内或金属盒内等等，并避免强烈的机械震动。

4、光线和有害气体影响的差异。光线和有害气体对纸张的危害主要是促进纸张发生水解氧化反应，导致纸张强度的降低。而有害气体和光线特别是紫外线对电子文件的破坏力更大。有害气体主要是二氧化硫、硫化氢、二氧化氮和氯气等具有酸性和氧化性，在一定条件下，腐蚀、破坏磁性载体和光盘，致使盘基带基老化、变质和磁粉脱落，使电子文件信息丢失。光线能使电子文件载体材料发生光氧化反应，使盘基带基老化，强度下降。同时，紫外线的能量足以破坏磁性载体的剩磁的稳定性，导致信号衰减，影响磁性记录信息的读写效果。

三、技术寿命的差异

纸质文件一旦形成，其制成材料——纸张、字迹材料、字迹三者永远结合在一起，它的寿命与其内部诸因素和保护环境条件有关。而电子文件的寿命不仅与其内部诸因素和保护环境条件有关，更与技术革新有关。因为电子文件是通过计算机将信息与载体结合在一起而形成的，必须通过计算机才能识读。一旦技术过时，则载体上的信息就无法读出。技术过时的表现有两个方面，一是技术革新，使旧的存贮技术消失。二是由于商业性的原因，使由单个厂家生产或销售的电子文件设备会由于厂家的破产或改变产品生产而很难找到配套产品。一般说来，大多数电子文件载体的预期寿命都超过了识读它的硬件和软件的技术期限，也就是说，技术过时对电子文件安全性的影响显得更为重要。因此，对于电子文件中数字化信息的长期存取而言，技术过时比载体损坏是更为严重的危害。针对技术过时，欧美国家在理论上提出三种解决办法：将阅读电子文件的设备与软件保存到某种技术博物馆中；在纸与缩微胶片上制作拷贝；将电子文件转换为尽可能中性格式的文档。这三种方法只能是在没有其它更好措施的情况下的暂时性办法，因为随着需要保存的电子文件数量的增大，这三种方法都将花费大量的人力物力。最近，信息专家提出了用标准化的方法，即用国际标准化组织用于连接开放系统的互连标准麱?銂ODA／ODLF，IRDS……，使不同系统和不同软件的数据可以进行互换。这种方法不失为解决技术过时的新途径。

四、信息保护的差异

纸质档案保护工作的目标是使档案的载体——纸张“延年益寿”，因为载体和记录的信息是结为一体的，保住了纸质文件的形体，以文字记录的信息就得以保存。对电子文件而言，信息与载体是可分离的，电子文件信息与载体的可分离性使文件信息随时面临着被修改、盗窃，甚至被销毁的危险。此外，电子文件信息保护方面还面临一个不可忽视的隐形杀手——电脑病毒。电脑病毒是一种程序，它通过修改其它程序，并把自身的拷贝嵌入而实现对其它程序的传染。因此，如何保护信息不受损害是电子文件保护的重要课题。

纸质档案论文范文第2篇

一、载体寿命的差异

纸张的耐久性取决于纤维素的性质，尽管纤维素在一定的条件如高温、高湿、酸、酶、氧化剂等下，可发生水解和氧化反应，但只要我们在档案保护过程中，注意排除发生两大化学反应所需要的条件，就可以使纸质档案的寿命达到上百年甚至上千年。

电子文件的载体材料是磁性物质和光盘。聚酯底基是磁盘和磁带的支持体。聚酯底基具有易产生静电而吸引尘埃导致卷曲、易与磁粉脱离、伸长后不易恢复等缺点。粘和剂起着连接底基和磁粉的作用，它具有易热胀冷缩、磨损、脱落、粘连、生霉等缺点，直接影响信息再现。磁粉中的磁性氧化物颗粒的剩磁感应强度是记录和再现信息的决定因素，它极易受外磁场影响而导致退磁、消磁等。光盘是利用激光进行信息存取的，它呈圆盘状，由盘基、记录介质和保护层等部分组成。目前光盘常用的记录介质主要有碲、碲合金、硒、碳铝化合物以及一些在激光热效应作用下易产生物化性质变化的材料。这些材料不稳定、易氧化、易与碱溶液发生反应。与纸质档案载体相比，电子文件载体材料的寿命要短得多，一般仅为5—15年。

二、环境条件影响的差异

1、温湿度影响的差异。不适宜的温湿度对磁性载体、光盘和纸张均有影响。对纸张而言，高温高湿，可促进纸张发生水解－氧化反应，加速纸张内部不利化学成分对纸张的影响，也可使字迹材料发生扩散、洇化现象。而电子文件载体受温湿的影响方式截然不同。在温度过高或过低条件下，聚酯底基易膨胀或收缩变形，光盘载体中使用的塑料、铝和多碳材料也会弯曲变形，影响激光束精确定位和数据的读写。实验证明，保存纸质档案的标准温度为14℃—24℃，相对湿度为45％—60％，而保存电子文件的理想温度为16℃—20℃，相对湿度为40％±5％，可见，温湿度对电子文件和纸质档案的影响程度是不同的。

2、灰尘影响的差异。灰尘对纸张的危害主要是机械磨损纸张、使纸张发生粘结而形成“档案砖”、给纸张带来霉菌等。而灰尘对电子文件载体的损坏主要有物理损坏、化学损坏和生物损坏。物理损坏是指污染、划伤磁盘、磁带、光盘表面，造成记录信息的损毁；化学损坏是指灰尘中所含的化学成分会不同程度地引起磁盘、磁带、光盘载体腐蚀、降解等化学作用而毁坏，造成记录信息消失；生物损坏是指灰尘是霉菌孢子的传播者，也是霉菌的培养基、繁殖地，霉菌分泌的酶和有机酸会损坏磁性载体和光盘，使数据丢失。综上所述，灰尘均可以损坏纸张和电子文件载体。只是对纸张而言，即使灰尘已经对其产生实质性的损害，如磨损纸张、形成“档案砖”、产生色斑和霉斑等，也可通过修复手段在很大程度上恢复其所记录信息。而灰尘一旦对电子文件载体造成危害，载体上所记录的信息可能会局部丢失，在计算机系统上便无法读出原始信息，使电子文件失去保存价值。因此，防止灰尘对电子文件载体的危害有特别重要的意义，在电子文件形成和使用过程中，要采取严密的防灰尘措施。

3、外来磁场和机械震动影响的差异。磁场和机械震动对纸质档案无任何影响，而对电子文件的磁性载体则是最重要的影响因素。外来磁场作用于磁性载体，能使磁性涂层的剩磁发生消磁或磁化，造成信号失落或信噪比降低，破坏记录信息，影响读出效果。此外，强烈的机械震动也会影响磁性载体材料中磁分子的排列次序，造成剩磁衰减，从而破坏记录信号。因而要防止外磁场的影响，如远离强磁场，将磁性载体存放在有抗磁性的框架内或金属盒内等等，并避免强烈的机械震动。

4、光线和有害气体影响的差异。光线和有害气体对纸张的危害主要是促进纸张发生水解氧化反应，导致纸张强度的降低。而有害气体和光线特别是紫外线对电子文件的破坏力更大。有害气体主要是二氧化硫、硫化氢、二氧化氮和氯气等具有酸性和氧化性，在一定条件下，腐蚀、破坏磁性载体和光盘，致使盘基带基老化、变质和磁粉脱落，使电子文件信息丢失。光线能使电子文件载体材料发生光氧化反应，使盘基带基老化，强度下降。同时，紫外线的能量足以破坏磁性载体的剩磁的稳定性，导致信号衰减，影响磁性记录信息的读写效果。

三、技术寿命的差异

纸质文件一旦形成，其制成材料——纸张、字迹材料、字迹三者永远结合在一起，它的寿命与其内部诸因素和保护环境条件有关。而电子文件的寿命不仅与其内部诸因素和保护环境条件有关，更与技术革新有关。因为电子文件是通过计算机将信息与载体结合在一起而形成的，必须通过计算机才能识读。一旦技术过时，则载体上的信息就无法读出。技术过时的表现有两个方面，一是技术革新，使旧的存贮技术消失。二是由于商业性的原因，使由单个厂家生产或销售的电子文件设备会由于厂家的破产或改变产品生产而很难找到配套产品。一般说来，大多数电子文件载体的预期寿命都超过了识读它的硬件和软件的技术期限，也就是说，技术过时对电子文件安全性的影响显得更为重要。因此，对于电子文件中数字化信息的长期存取而言，技术过时比载体损坏是更为严重的危害。针对技术过时，欧美国家在理论上提出三种解决办法：将阅读电子文件的设备与软件保存到某种技术博物馆中；在纸与缩微胶片上制作拷贝；将电子文件转换为尽可能中性格式的文档。这三种方法只能是在没有其它更好措施的情况下的暂时性办法，因为随着需要保存的电子文件数量的增大，这三种方法都将花费大量的人力物力。最近，信息专家提出了用标准化的方法，即用国际标准化组织用于连接开放系统的互连标准����麱?|銂ODA／ODLF，IRDS……，使不同系统和不同软件的数据可以进行互换。这种方法不失为解决技术过时的新途径。

四、信息保护的差异

纸质档案保护工作的目标是使档案的载体——纸张“延年益寿”，因为载体和记录的信息是结为一体的，保住了纸质文件的形体，以文字记录的信息就得以保存。对电子文件而言，信息与载体是可分离的，电子文件信息与载体的可分离性使文件信息随时面临着被修改、盗窃，甚至被销毁的危险。此外，电子文件信息保护方面还面临一个不可忽视的隐形杀手——电脑病毒。电脑病毒是一种程序，它通过修改其它程序，并把自身的拷贝嵌入而实现对其它程序的传染。因此，如何保护信息不受损害是电子文件保护的重要课题。

纸质档案论文范文第3篇

纸张的耐久性取决于纤维素的性质，尽管纤维素在一定的条件如高温、高湿、酸、酶、氧化剂等下，可发生水解和氧化反应，但只要我们在档案保护过程中，注意排除发生两大化学反应所需要的条件，就可以使纸质档案的寿命达到上百年甚至上千年。

电子文件的载体材料是磁性物质和光盘。聚酯底基是磁盘和磁带的支持体。聚酯底基具有易产生静电而吸引尘埃导致卷曲、易与磁粉脱离、伸长后不易恢复等缺点。粘和剂起着连接底基和磁粉的作用，它具有易热胀冷缩、磨损、脱落、粘连、生霉等缺点，直接影响信息再现。磁粉中的磁性氧化物颗粒的剩磁感应强度是记录和再现信息的决定因素，它极易受外磁场影响而导致退磁、消磁等。光盘是利用激光进行信息存取的，它呈圆盘状，由盘基、记录介质和保护层等部分组成。目前光盘常用的记录介质主要有碲、碲合金、硒、碳铝化合物以及一些在激光热效应作用下易产生物化性质变化的材料。这些材料不稳定、易氧化、易与碱溶液发生反应。与纸质档案载体相比，电子文件载体材料的寿命要短得多，一般仅为5—15年。

二、环境条件影响的差异

1、温湿度影响的差异。不适宜的温湿度对磁性载体、光盘和纸张均有影响。对纸张而言，高温高湿，可促进纸张发生水解－氧化反应，加速纸张内部不利化学成分对纸张的影响，也可使字迹材料发生扩散、洇化现象。而电子文件载体受温湿的影响方式截然不同。在温度过高或过低条件下，聚酯底基易膨胀或收缩变形，光盘载体中使用的塑料、铝和多碳材料也会弯曲变形，影响激光束精确定位和数据的读写。实验证明，保存纸质档案的标准温度为14℃—24℃，相对湿度为45％—60％，而保存电子文件的理想温度为16℃—20℃，相对湿度为40％±5％，可见，温湿度对电子文件和纸质档案的影响程度是不同的。

2、灰尘影响的差异。灰尘对纸张的危害主要是机械磨损纸张、使纸张发生粘结而形成“档案砖”、给纸张带来霉菌等。而灰尘对电子文件载体的损坏主要有物理损坏、化学损坏和生物损坏。物理损坏是指污染、划伤磁盘、磁带、光盘表面，造成记录信息的损毁；化学损坏是指灰尘中所含的化学成分会不同程度地引起磁盘、磁带、光盘载体腐蚀、降解等化学作用而毁坏，造成记录信息消失；生物损坏是指灰尘是霉菌孢子的传播者，也是霉菌的培养基、繁殖地，霉菌分泌的酶和有机酸会损坏磁性载体和光盘，使数据丢失。综上所述，灰尘均可以损坏纸张和电子文件载体。只是对纸张而言，即使灰尘已经对其产生实质性的损害，如磨损纸张、形成“档案砖”、产生色斑和霉斑等，也可通过修复手段在很大程度上恢复其所记录信息。而灰尘一旦对电子文件载体造成危害，载体上所记录的信息可能会局部丢失，在计算机系统上便无法读出原始信息，使电子文件失去保存价值。因此，防止灰尘对电子文件载体的危害有特别重要的意义，在电子文件形成和使用过程中，要采取严密的防灰尘措施。

3、外来磁场和机械震动影响的差异。磁场和机械震动对纸质档案无任何影响，而对电子文件的磁性载体则是最重要的影响因素。外来磁场作用于磁性载体，能使磁性涂层的剩磁发生消磁或磁化，造成信号失落或信噪比降低，破坏记录信息，影响读出效果。此外，强烈的机械震动也会影响磁性载体材料中磁分子的排列次序，造成剩磁衰减，从而破坏记录信号。因而要防止外磁场的影响，如远离强磁场，将磁性载体存放在有抗磁性的框架内或金属盒内等等，并避免强烈的机械震动。

4、光线和有害气体影响的差异。光线和有害气体对纸张的危害主要是促进纸张发生水解氧化反应，导致纸张强度的降低。而有害气体和光线特别是紫外线对电子文件的破坏力更大。有害气体主要是二氧化硫、硫化氢、二氧化氮和氯气等具有酸性和氧化性，在一定条件下，腐蚀、破坏磁性载体和光盘，致使盘基带基老化、变质和磁粉脱落，使电子文件信息丢失。光线能使电子文件载体材料发生光氧化反应，使盘基带基老化，强度下降。同时，紫外线的能量足以破坏磁性载体的剩磁的稳定性，导致信号衰减，影响磁性记录信息的读写效果。

三、技术寿命的差异

纸质文件一旦形成，其制成材料——纸张、字迹材料、字迹三者永远结合在一起，它的寿命与其内部诸因素和保护环境条件有关。而电子文件的寿命不仅与其内部诸因素和保护环境条件有关，更与技术革新有关。因为电子文件是通过计算机将信息与载体结合在一起而形成的，必须通过计算机才能识读。一旦技术过时，则载体上的信息就无法读出。技术过时的表现有两个方面，一是技术革新，使旧的存贮技术消失。二是由于商业性的原因，使由单个厂家生产或销售的电子文件设备会由于厂家的破产或改变产品生产而很难找到配套产品。一般说来，大多数电子文件载体的预期寿命都超过了识读它的硬件和软件的技术期限，也就是说，技术过时对电子文件安全性的影响显得更为重要。因此，对于电子文件中数字化信息的长期存取而言，技术过时比载体损坏是更为严重的危害。针对技术过时，欧美国家在理论上提出三种解决办法：将阅读电子文件的设备与软件保存到某种技术博物馆中；在纸与缩微胶片上制作拷贝；将电子文件转换为尽可能中性格式的文档。这三种方法只能是在没有其它更好措施的情况下的暂时性办法，因为随着需要保存的电子文件数量的增大，这三种方法都将花费大量的人力物力。最近，信息专家提出了用标准化的方法，即用国际标准化组织用于连接开放系统的互连标准，使不同系统和不同软件的数据可以进行互换。这种方法不失为解决技术过时的新途径。

四、信息保护的差异

纸质档案保护工作的目标是使档案的载体——纸张“延年益寿”，因为载体和记录的信息是结为一体的，保住了纸质文件的形体，以文字记录的信息就得以保存。对电子文件而言，信息与载体是可分离的，电子文件信息与载体的可分离性使文件信息随时面临着被修改、盗窃，甚至被销毁的危险。此外，电子文件信息保护方面还面临一个不可忽视的隐形杀手——电脑病毒。电脑病毒是一种程序，它通过修改其它程序，并把自身的拷贝嵌入而实现对其它程序的传染。因此，如何保护信息不受损害是电子文件保护的重要课题。

纸质档案论文范文第4篇

一、本科毕业论文档案的价值

1.为学校发展提供可靠依据。本科毕业论文作为一种教学档案，具有真实性和可靠性的特点，不仅记录了学生在学习阶段的学业情况，而且凝聚了专业教师的智慧，还反映了学校的管理水平和文化底蕴。做好本科毕业论文的归档工作，可以为学校领导和各职能部门提供真实可靠的参考依据，促进学校更好地实现人才培养目标。同时，科学管理毕业论文档案还可以为各种教学评估提供有效支持。

2.有利于知识的传播和利用。本科毕业论文归档后存放于资料室，学生可以通过在资料室阅览或外借的方式了解往届学生毕业论文的科研动态，结合自己所学的专业知识，撰写出自己满意的本科毕业论文。学校通过本科毕业论文数据库的建立，方便学生通过校园网，及时获取本科毕业论文的多种信息，实现资源共享。

3.发掘潜在的科研利用价值，加强校企合作。本科毕业论文档案具有潜在的科研利用价值，可以转化为某些生产力因素，创造出更大的经济效益。如长治学院生物技术专业学生撰写的《老顶山苹果园土壤动物群落多样性分析》和《长治市周边地区地下水水质遗传毒理学监测与评价》等论文，针对实际问题提出了一系列可行性措施，为解决水土问题提供了参考。因此，深入挖掘本科毕业论文档案资源，不仅可以促进学校科研水平的提高，还有助于加强与相关企业的合作，走上产学研一体化的道路。

二、当前高校本科毕业论文档案管理的现状

目前，多数新建本科院校系级单位的毕业论文档案管理存在以下问题：

1.检索渠道不畅。目前，新建本科院校的本科毕业论文多数由院系各自管理，管理手段和服务方式比较落后。纸质论文仅限于简单的装订和保存，而借阅率很低;电子版收集虽然比较齐全，但管理凌乱，不规范，不能通过扫描条形码来借阅，更不用说建立数据库，通过校园网进行检索了。

2.缺少专题汇编。专题汇编是对本科毕业论文内容的再加工过程，挖掘了本科毕业论文的精髓，为广大利用者提供了有针对性的信息资源。但是，多数院系缺少专题汇编，只是按班级和学号整理上架，影响了本科毕业论文的查阅率。其原因主要有两点：一是档案管理人员的能力有限、意识淡薄，胜任不了这种高质量要求的编研工作;二是由于本科毕业论文的借阅量少，没有发现更待解决的问题，这一现状导致档案管理者对进行本科毕业论文专题汇编工作的积极性不高。

3.宣传力度不够。本科毕业论文是一种重要的信息资源，但由于宣传力度不够，还没有被更多的高校师生所重视。论文写作过程中，师生查阅资料时，往往忽视院系资料室丰富的毕业论文资料，造成本科毕业论文档案在大学校园中的“知名度”太低。

三、构建科学合理的本科毕业论文档案管理体系

1.规范档案管理制度

制定合理的管理制度是规范毕业论文档案的前提条件。学校管理部门应根据《普通高等学校档案管理办法》，结合本院系的实际情况，建立档案管理机构，明确档案工作的分管领导、主管领导和档案管理人员及其职责;建立健全毕业论文档案工作的各项规章制度，如归档制度、档案利用制度、档案管理人员岗位责任制、档案保管制度和档案保密制度等;规定档案管理人员在每学年的6月份收集当届毕业论文的所有资料，并整理归档。建立合理的规章制度，不仅可以作为毕业论文的管理依据，还可以保障毕业论文档案的完整、规范。

2.配备高素质档案管理人员

首先，档案管理人员需要掌握档案管理学基础知识，熟悉毕业论文档案的管理环节，对档案的收集、整理、鉴定、保管、检索、编研和利用等业务得心应手。其次，档案管理人员需具备一定的计算机操作能力，能够解决网络故障，保障系统的安全。利用计算机管理档案，是实现档案管理信息化的重要手段之一，也是我国档案改革的重要内容，当代档案管理人员如果不具备基本的计算机操作能力，很难适应档案管理工作。最后，要建立档案管理人员培训制度，每年定期或不定期地组织档案管理人员外出培训，引进先进理念，掌握最新的专业技能。

3.界定纸质档案归档范围

高校本科毕业论文是院系教学档案的重要组成部分，档案管理人员必须从实际出发，认真收集、整理、编排、著录等，起到真正为师生服务的作用。本科毕业论文纸质归档资料主要包括三部分（图1）。第一部分是毕业论文的主体资料，包括学生从论文选题到论文答辩各个环节中所形成的原始记录，是毕业论文学术和研究价值的集中体现。资料归整时，将每位学生的毕业论文主体资料收集完整，分装于档案袋中（档案袋的填写要体现院系、专业、班级、学号、姓名、性别、电话、E-mail、题目、指导教师、职称、论文完成时间、论文成绩等信息）。第二部分是答辩资料，主要体现教学的严谨性和答辩的规范性。第三部分是学生在毕业论文撰写过程中形成的汇总资料，是对毕业论文工作基本情况、过程管理的初步分析。

图1本科毕业论文纸质归档资料范围

4.重视电子档案的管理

随着学生人数的逐年增加，纸质论文的借阅量不断增多，人工借阅费时费力，不能满足师生的需求，而电子档案的有效利用可以缓解这一矛盾。第一，在纸质档案标准化的基础上进行电子档案的管理。杂乱无章、不规范的纸质档案无法进行计算机管理，只有规范化管理的纸质档案才能顺利进行电子档案的现代化管理。第二，本科毕业论文电子档案内容包括：条形编码、论文作者、论文题目、指导教师及职称、论文等级、答辩日期、入库时间、存放位置等基本信息，师生在借阅和归还纸质论文时只需扫描条形编码即可。需要说明的是，电子档案管理系统必须设置管理人员入口权限、超期处理权限和借阅数量权限等。在管理人员实际操作的过程中，还应重视系统内数据的安全性，可通过防火墙、加密、身份认证等手段，防止黑客、病毒等的入侵，保证工作的正常运转。

四、加强本科毕业论文档案的开发利用

收集、整理和保存毕业论文档案只是过程和手段，服务于社会和个人才是我们的最终目的。通过以下四种途径，可以有效实现这一目的。

1.建立数据库，实现资源共享。学生撰写毕业论文时，需要查阅大量的资料，只靠借阅纸质档案已远远不能满足需求，必须查阅大量的电子文档，并经过自己的认真思考、反复斟酌，才能顺利地完成论文写作。利用Access建立适合本院系的毕业论文管理数据库，与本校图书馆的大型数据库链接，广大师生就可以通过登录图书馆的网站进行查询。如指导教师所拟的论文题目较多，涉及到多个研究方向，学生在选题时就会比较迷茫，此时若能很方便地检索到历届毕业生的毕业论文选题目录，学生便可通过讨论、研究，根据自己的兴趣爱好，选择有价值、有意义的研究方向，确定合适的选题。又如学生确定选题后，如何更好地提出新观点、采用新方法、拓展新思路、推出新成果尤其显得重要，此时就需要便捷地查看历届相关本科毕业论文全文，才能总揽全局、避免重复，真正写出体现自我的论文。总之，通过建立本科毕业论文档案数据库，实现资源共享，既可以有效提高档案的查全率、查准率，又省时省力、方便快捷，查询者可以通过目录检索、关键词检索、文摘检索、查看正文等信息，很方便地查询到对自己有实际参考价值的文献资料，撰写出高质量、高水平的毕业论文。

2.突出优秀论文。论文答辩完毕，答辩委员会都会将学生的论文评出优秀、良好、中等、及格和不及格五个等级。一篇优秀的毕业论文，既凝聚了学生的智慧和心血，也倾注了指导教师的辛勤和汗水，代表着本届本专业学生的最高学术水平，应该重点存档、永久保存，为后继毕业生作为参考文献查询提供便利，为教师进行科研、教研提供资料。建立本科毕业论文管理数据库，也应突出优秀论文，使利用者可以通过检索论文级别很方便地查找到。

3.进行专题汇编。历届本科毕业论文数量多，且一般按照专业和学号进行归档，如果学生需要查找某个研究方向或某位指导教师辅导的论文，就费时费力。因此，还可按照研究方向、指导教师等进行专题汇编，为师生查找提供便利。建立数据库时，也应设置研究方向、指导教师等检索项，方便师生查询。

4.畅通传播渠道。除了通过建立数据库、突出优秀论文和论文专题汇编等手段，提高档案的利用率外，还可通过校园网、报栏、橱窗、主题班会、校内广播、培训和讲座等多种形式进行宣传，变被动服务为主动服务，变封闭式管理为开放式管理，提高本科毕业论文档案的“知名度”和师生的利用意识，使档案最大限度地发挥作用。

纸质档案论文范文第5篇

一、学生课程成绩与毕业论文档案资料特点

在高校，每一个学生都有自己的成绩单，都要提交一份自己的毕业论文（少数专业学生没有毕业论文要求）。学生课程成绩与毕业论文是反映教学效果和质量的重要档案资料，两类档案资料的显著共性特征是学生身份信息唯一和明确具体，体现在每位学生的学号具有唯一性。在教学进程中，这两类档案资料的时间属性也很明确，学生课程成绩每学期都有记载，毕业论文在本科学制最后一学期提交归档。此外，学生课程成绩具有私密性、调用频率高等特性；毕业论文属于学生科研成果，成果归属权清晰，学校有对成果进行使用的权利，除保密论文外，一般毕业论文均具有开放性，可供其他人和机构查询。毕业论文还具有页码多、图表字数多等特点，纸质档案占据较大的保存空间。归纳和理解学生课程成绩和毕业论文档案资料特点，是开展档案管理和编研工作的基础。

二、以身份信息为支点的档案组卷及双重管理

传统的常用的成绩档案和毕业论文档案组卷方法是采用入学年度与院系别（专业）相结合如组卷方法，或者采用以毕业年与院系别（专业）相结合的组卷方法。例如：××学校××级××院系（专业）学生成绩册（毕业论文），××学校××届××院系（专业）学生成绩册（毕业论文）。由于受到院系、专业调整和更名的影响，受到办学模式多样化的影响，受到学分制和学籍异动等影响，这种组卷方法具有一定的弊端[4]。

就目前高校教学档案管理的实际而言，学生成绩和毕业论文一般都采用了纸质档案和电子档案双重管理，但这种双重管理还存在不少问题。例如：学生成绩电子档案一般依托高校教务管理部门的教务管理信息系统，学校档案馆无权调阅；学生成绩电子档案虽然采用了学号查询入口，系统也具有一般的统计汇总功能，但对学生课程成绩的统计分析功能开发的软件还远远不够，难以满足教学管理的较高级需求；毕业论文电子档案一般是做成光盘，或者简单存贮在院系教学管理工作者计算机硬盘中，不利于长期保存、扩充内容和查询浏览。这说明，目前的所谓教学档案双重管理还仅仅是初步的、分离的档案保存，不能充分体现纸质档案管理和电子档案管理各自的优势，不能满足档案管理的要求和用户服务需求。

因此，建立以学生身份信息为支点的档案组卷及双重管理值得深入探索。朱惠钰，刘美娟（2001）提出，在新生入学时候，教务管理部门可以建立一个学号姓名及身份证号对应的数据库，实现使用学号或身份证二选一的查询方式。以学号为支点组织成绩档案，形成的案卷题名为：××学校学生成绩总册（学号范围），把学号与档号一起贴在案卷脊背上排架，一目了然，有利于快速准确调档[4]。同时在教务管理信息系统中，建立以学号或身份证入口的查询界面，在主字段学号目录后面，添加更多的其他信息子目录，例如：姓名、院系、专业、学期、班级、课程名称、课程性质、授课教师等，充分实现多维学生课程成绩数据分析的功能，为做好档案编研工作打下基础。谭玲玲等（2009）把整个学生成绩档案信息化管理分为五大功能模块，即成绩录入、成绩查询、成绩修改、成绩分析、成绩输出，每一个功能模块下面又设立若干子模块，共计11个子模块[5]。在毕业论文电子档案信息化管理过程中，杨焕海（2007）提出了基于web的高校毕业论文档案管理信息系统设计方案，对系统分析与结构、关键技术，以及系统实现进行了论述，提出的系统具有录入、修改、查询、浏览、编审、检索和汇总等功能[6]，该毕业论文电子档案管理信息系统也是基于学生学号关键身份识别信息而建立起来。以学生身份信息为支点，可以把纸质档案和电子档案对应联系起来，实现双重管理。同时，利用计算机网络信息的强大技术，可以最大限度地体现教学档案的价值。

三、学生成绩与毕业论文档案的编研要点

档案编研工作是档案部门以馆藏档案为主要对象，以满足社会利用的需要为主要目的，在科学研究的基础上，编辑史料，编写参考资料，参加编史修志及撰写专门著作的工作。它是一种主动提供或报道档案信息，为学校和社会服务的形式。档案编研工作是档案管理的重要环节，是充分开发档案信息的有效手段。高校档案编研工作应立足于服务学校，做好选题规划，体现学校特色[7]，对于反映教学效果和教学质量的学生成绩和毕业论文，学校和院系档案管理工作者可充分利用纸质档案和信息化电子档案，选择一些关键选题，开展教学档案编研工作，供教学管理者和教师参考，便于了解教学质量状态，进一步改进教学工作，加强高校内部教学质量监控。例如：对于学生课程成绩，可选择的编研题目有全校公共课大学英语、高等数学、计算机基础等课程的一次性考试通过率；英语四级六级通过率；班级大面积不及格课程分析；学生学籍异动警示分析等。对于学生毕业论文，可选择的编研题目有结合教师科研和生产实际题目的比例；历年选题的重复情况分析；不同职称教师指导学生人数情况分析；本科毕业论文质量分析等。

学生课程成绩和毕业论文是重要的教学档案资料，是学生学习历史的记载。对其开展科学管理和编研工作，不仅有利于实现一般的快速查询功能，还能实现纸质档案和信息化的电子档案优势互补，弥补档案管理中存在的不足之处，充分挖掘和利用该类档案的价值，便于为用户提供优质档案服务，为改进教学和教学管理，提高教学质量提供优质档案服务。

参考文献：

[1]张含卓，欧雪梅.加快高校教学档案信息化建设的思考[J].华北煤炭医学院学报，2011，13（3）：427-428.

[2]钱爱华.高校教学档案分类探讨[J].安庆师范学院学报（社会科学版），2010，29（12）：100-103.

[3]王玉武.网络环境下高校教学档案管理工作浅析[J].黑龙江档案，2011，（5）：52.

[4]朱惠钰，刘美娟.浅谈高校学生成绩档案组卷方法[J].浙江档案，2001，（12）：25.

[5]谭玲玲，邹妙玲，谭年元.基于教务网络管理系统的高校成绩管理的探索与实践——以湖南工程技术学院为例[J].湖南医科大学学报（社会科学版），2009，11（3）：190-192.

[6]杨焕海.基于web的高校毕业论文档案管理信息系统设计[J].科技信息（学术版），2007，（24）：180，182.

纸质档案论文范文第6篇

档案是记录人类论文联盟活动信息的载体，社会的发展给档案管理工作提出了新的更高的要求。而随着计算机技术的日新月异，电子档案管理逐渐显示出其优越性。所谓电子档案，就是将馆藏传统档案资料通过计算机进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为电子形式的二次文献信息。由于电子档案和纸质档案各自具有独特的优势与缺点，二者在以后一段时期内将并存，共同发挥作用完成档案管理工作。

一、电子档案与传统档案的比较

1、归档的时限不同

电子档案可以在文件办理结案后随时归档，或者以一定的周期进行统一归档，这样一方面可以避免文件漏归，保证归档率和完整率，另一方面也符合电子文件自身的特点，快速便捷。而传统档案管理中，每个文件形成部门为存储档案信息投入大量的精力，但还是不能保证档案的及时归档，这一点和电子档案的差距比较大。

2、存储空间比较

纸质档案存在信息容量小，占据空间大，随着社会与经济的发展，各类纸质档案还将不断增加，档案存放需要更大的空间。而电子档案信息容量大，所占空间却极小。随着多媒体电脑、扫描仪的使用和光盘、移动硬盘等海量存储技术在档案管理中的运用，文件原文（包括文字和图像）完整文体的输入成为可能，它不但能够提高档案管理的工作效率，也能减少档案的存储体积，避免纸质文件占用大量的存储空间。

3、完整性问题比较

档案价值需要以归档文件的完整性来维护。纸质文件形式简单，纸质文件的关联可以通过信息实体的排列、组合及著录加以保持。而电子文件的格式、结构和存储方式都比较复杂，文件的内容及文件之间可以建立复杂、多维、动态、虚拟的连接，如多媒体文件需要将多种格式文件集成后才能展示图文声情并茂的效果；数据库须由许多相关数据库文件及辅助文件的结构化组合，才能记载千姿百态的信息世界。因此，维护归档电子文件的完整性又遇到严峻的挑战。

4、原始性问题比较

纸质档案内容的原始性附着在形式的原始性上，表现为内容和形式的统一，因此，从这个角度而言，传统档案载体更能够证明内容的原始性，具有权威的参考价值。相比之下，电子文件由于可重复性和可逆性强，而且可以编辑修改并不留痕迹，这使得电子档案真实性的辨别变得比较复杂，不如传统档案权威性高。

5、利用方式不同

传统档案的利用方式主要有：档案阅览服务、档案外借服务、档案展览与陈列服务、制发档案副本、制发档案证明、档案目录信息服务等。电子文件查询利用方式和传统档案不同，只有符合一定条件，利用者才能注册、登录，才可以查询自己阅读权限内的电子档案信息。

6、对计算机系统的依赖性不同

与传统的纸质文件不同，电子文件使用的是二进制代码，人工不可识别，必须通过使用计算机特定的程序解码，才能读取电子文件的信息。电子文件从形成、传输，以至最后的门档都依赖于计算机系统，而传统的纸质文件不依赖任何辅助设备。

7、安全性问题

电子数据的易更改性为非法操作提供了便利，因此电子档案的安全性受到威胁，再加上电脑病毒与“黑客”攻击的情况也时有发生，导致电子档案安全性保护问题成为重中之重。而相比之下纸质档案的保存比较简单，只要将其锁入仓库或文件柜，一般不会受到破坏或丢失。

二、电子档案与传统档案的未来发展

随着科技的不断进步，电子技术、计算机技术和网络技术迅猛发展，随之而来的便是大量电子文件的

转贴于论文联盟

涌现，档案信息的开发与管理、利用也必将向电子化、网络化方向发展，这是未来发展的趋势。应该注意的是，电子档案是信息时代的产物，是信息技术发展的结果，但终其本质仍是档案。电子档案和传统档案只是档案的两论文联盟种不同的形式，在实质上仍然是相同的，应该吸取两者的不同优点，为不同的利用者提供服务。

应该注意的是，电子载体渐渐地在某一部分取代纸质载体是符合规律的，但同时纸质载体在整个载体系统中并非处于被淘汰的位置，其内在的独到之外和特殊功能，使得纸质载体在相当长的时间内仍有很大的生存空间，因此，现阶段我们在适应新的信息技术的同时，也不能忽略传统纸质档案的作用。

纸质档案论文范文第7篇

关键词：收发文，电子化，管理

中图分类号： F407.6 文献标识码： A

引言：随着电子计算机的广泛应用，推动收发文电子化管理的迅速发展，使得办公自动化这种新型的工作模式逐步取代了原来的纸质办公，新型的电子文件替代了堆积如山的纸质文件。这种改变已经渗透进我们日常办公工作的方方面面，同时也对整个公文管理工作体系产生了巨大的影响。

收发文电子化管理的内涵

随着计算机的发展和网络的普及，办公自动化的进一步发展和深化,过去用纸信息技术特别是网络技术的发展,正在改变着人们几千年来形成的信息传递方式和人际间的沟通方式,并且逐步渗透到社会生活和政府运作方式。公文的电子化管理系统就是利用电脑网络功能,实现从公文的起草、审核、批示、分发及来文登记、归档、承办、传阅等一系列综合性的公文流转全程管理。收发文是各行政、事业单位处理公务和进行管理的重要工具,特别是在各级机关中,办公的一个重要内容就是办理和制发文件,即“办文”。依靠网络信息技术对公文进行科学的电子化处理,是电子政府建设的重要组成部分,是关系到电子政府建设全局战略性和基础性的手段。近几年来,随着办公自动化的进一步深化,使用电脑进行文字处理已非常普遍。

2、收发文电子化管理

2.1收文的电子化管理

收文的电子化管理的重点是解决信息输入和信息查询问题。收文是指本单位收到的公文，包括红头文件与非红头材料。具体说来，主要是党政公文、会议材料、领导讲话稿等。通过文字输入或二维条形码信息扫描读入对来文进行登记，登记后，自动套打文件传阅单、注办单、请示件办理单、领导批示件办理单等；设计有多种收文信息查询方式，非相关信息模糊查询可与党委内网连接。现阶段处在过渡时期，文书档案工作采取纸质档案与电子档案并行的做法。一是建立纸质档案。按照文书档案归档要求对纸质文件进行归档。如果收到的是电子文件，应该打印成纸质文件进行归档。二是建立电子档案。将收到的纸质文件通过扫描、拍照等手段变成电子文件，并与纸质文件对应归档。收文的电子化管理主要有流程如下：（1）无论是纸质收文还是电子收文，都要做好登记工作。文书人员签收文件后，按照红头文件与非红头材料进行分类并做好电子登记。红头文件登记内容应包括序号、发文字号、来文单位、文件标题、成文日期、收文日期、页数、备注等内容。非红头材料登记内容应包括序号、来文单位、材料标题、形成日期、页数、材料情况说明。（1）根据《党政机关公文处理工作条例》的规定对收文进行审核，确定是否由本单位办理，是否已盖章具有法律效力。然后将纸质公文提请办公室主任或专职人员拟办，即由哪位领导审批。可以直接在文件第一页文的空白处签审批意见，也可以另制收文阅办单附在文件首页。前者的益处是直接体现出文件的办理情况，但难免使文面显得杂乱；后者能够保持文件的干净整洁，但增加了文书人员的工作量，使用了更多的纸张。由于受到技术条件的限制，电子收文的审核拟办暂时还不能全面开展，但对于通过 OA 系统收到的有红头和红印的公文应该及时下载，并在 OA 上及时转发。（3）即按照领导的批示，将文件落实到相关承办部门及责任人。要求阅知、复印和执行文件的承办部门及责任人均在纸质文件或收文办理单上签名。

2.2发文的电子化管理

当前公文电子化管理系统中，发文的电子化管理的重点是解决发文通知单、清退表、核对表制单问题。发文是指本单位发出的文件，包括党政公文等红头文件与会议材料、领导讲话稿等非红头材料。发文办理是指单位内部为制发文件所进行的拟制、处置与管理活动。制发文件可分为文稿的形成、文件的制作、文件的对外传递等三个阶段。目前，对于非红头材料，一般将最终成稿电子化。对于红头文件即公文而言，制发文件分为纸质版与电子版。纸质版较为完整和全面，即所有公文均有纸质版，并且能够较为清晰地看到制发、修改等过程，比较规范。至于电子版，呈现出来的最终成稿部分无红头也无印章，而且无法显示制发、修改的过程。下面重点论述过渡时期红头文件的电子化工作：（1）包括拟稿、会商、审核、签发环节。一方面，现阶段电子文稿的制作及过程的体现要通过 OA 系统，拟稿人要将会商确定的初稿通过 OA 系统发送到收发文拟办人，由收发文拟办人在 OA 上进行审核与签发。另一方面，要开展纸质文稿电子化的制作。签发前，对初稿的所有修改均要求体现在初稿上；签发后，通过扫描或拍照将留有修改痕迹的稿件及公文拟稿纸转化为电子档案。由于技术条件的限制，目前 OA 系统较难清晰地展现文稿签发前的修改过程，建议以制作纸质文稿并转化为电子版的方式为主，以 OA系统制作文稿为辅。（1）制发公文包括核发、登记、缮印、用印环节。一是在 OA 系统上开展制发公文工作。二是重点做好纸质文稿的电子登记工作。结合文书档案归档制度的规定，将已签发、用印的公文按照“长期”“30 年”“10 年”的保管期限分类进行电子登记。红头文件的登记内容应包括：件号、发文单位、发文字号、文件标题、发文日期、页数、备注等内容。非红头材料的登记内容应包括：件号、发文单位、文件标题、形成日期、页数、材料情况说明或备注等。（3）传递公文包括分装和发出环节。按照主送、抄送要求进行发送。可以制定发文阅办单来完成该步骤。发文阅办单由件号、发文日期、发文字号、打印份数、发文单位、登记人、文件题目及文件办理情况构成。件号、发文日期、发文字号、发文单位、文件标题与发文目录中的一致。“登记人”为实际发送文件的人员。“打印份数”的数量要与“文件办理情况”中使用文件的数量一致。“文件办理情况”要用黑色碳素墨水笔书写公文发送情况，并请收到公文的部门及负责人签字。对送到外单位的公文，要登记清楚何时以何种方式送达、由何人签收。发文阅办单应附在公文首页与公文一同电子化处理并归档。（4）公文归档。目前 OA 系统的电子归档数据库还未建立，因此暂时无法开展 OA 公文归档工作。纸质公文的归档分为纸质版的归档和电子版的归档。纸质版要按照文书档案工作的有关规定开展归档工作。纸质公文通过扫描等转化为电子版的归档工作较为复杂，需要将纸质公文中留有痕迹的初稿、有相关人员签字的公文办理单、有红头及盖章的正式公文以及发文阅办单通过扫描转化为电子版，并标记清楚。最好一份文件建立一个文件夹，以发文字号和文件标题命名，使电子版与纸质公文相对应，便于查找。

3、结语

收发文的电子化管理的现状还不尽如人意,存在着许多未曾解决的问题。随着办公自动化、政务信息化和电子政府、电子商务的发展,公文的电子化管理已显现出势不可挡的必然趋势,公文电子化在社会生活和政府运作方式中所占的比重将越来越大,这就要求我们要努力学习新技术,提高驾驭现代化技术的能力,加强电子文件方面的研究,接受电子公文的新挑战。

参考文献

[1]柳新华，王东海,董相志.实用电子公文传输与处理.中国人事出版社,2002.

[2]王良城,杨继波.中国古代档案保护方法与技术.档案出版社,1993.

[3]裘洁.发挥优势，搞好电子信息时代的档案工作[J].学校档案，2001

[4]纪铁利.有关档案电子化管理的几点思考[J].工程技术,2012,7(09):40-41.

[5]滕景华.浅谈档案电子化管理存在的问题[J]. 管理论坛,2008,5(06): 153.

[6] 许莹.试论文书档案工作的规范性[J].新课程研究（职业教育），2007，（11）.

纸质档案论文范文第8篇

1 院系建立教师业务电子档案的重要意义

大学是以院系为基本教学单位形成的教育机构，教师以学科和专业团队的方式分布在每个院系。教师从步入教学岗位开始，直至调离或退休，在其持续不断的业务活动中产生的原始材料数量大、种类多，分散在院系集中管理，有利于定期补充更新，方便基层管理人员与教师及时沟通，服务其成长发展。

1.1 为学校科学发展提供重要依据。分布在院系的教师业务电子档案是反映教师教学水平的真实记录，通过教师业务档案可以全面地了解教师的基本情况、发展历程、政治思想水平和业务素质，较为准确地掌握教师队伍建设的基本现状，为校领导制定全校的发展规划、制定师资队伍建设方案提供重要的决策依据；同时也为有关部门制定人才引进计划、招生就业计划以及教学科研的具体安排等提供重要佐证。

1.2 为学科及专业建设提供翔实的材料支撑。随着高等教育事业的迅速发展，高等院校在重点学科申报、精品共享课程和教学团队建设等项目申报中经常以专业教师的科研、教学等成果、社会服务等材料作为支撑材料；同时，教师本人在科研项目申报及各类优秀人才评审时都要提供相应的支撑材料，如何能够准确快速地填写有关项目申报书，并在最短时间内整理好有关材料，在很大程度上取决于教师业务档案日常的建设水平，这就对教师业务档案建设提出了较高的要求。

1.3 是完善高校人才信息资源的重要方式。从主观上看，教师业务档案是教师个人劳动成果和智慧的结晶，反映了教师个人的业务能力、学术水平、思想状况和工作成绩；从客观上看，教师业务档案是学校人才科研信息库，反映了学校师资素质、队伍结构和办学实力。建立健全院系教师业务档案有利于学校全面准确地了解教师队伍的优势和不足，预测师资队伍的未来发展和变化趋势，建设结构合理、业务精湛的师资队伍，有效培养和引进学校发展提升所需优秀人才，实现学科发展与人才资源的最佳匹配。

1.4 是学校充实人事档案、构建育人环境的有效措施。建立和健全院系教师业务档案不仅可以丰富人事档案的内容，弥补人事档案程式化描述较多、记录单一的不足，又可以全程记录教师个人业务发展的轨迹，展现个人特长，为合理使用人才提供信息依据。完整的教师业务档案能够真实全面地反映教师的工作状况和科研成绩，使教师的年度考核及评优评先有据可查，能够促进各项激励机制更加规范化、制度化。同时，可以培养教师的竞争意识，激励教师不断进取，以优异的教学成果教育影响学生，为社会培养和输送更多的高素质人才，而学生又能以教师博学多才为榜样，激发自身追求真理、刻苦学习的积极性，从而有利于营造育人环境，促进教育事业和谐发展。

1.5 为教师职称评审和职务聘任提供可靠依据。高校教师专业技术职务的评聘是对其教学能力的重要肯定。教师申报职称所需要的课时数、教学成绩、科研成果、奖励情况、年度考核结果等材料，相关职能部门都要通过业务档案来提供翔实内容，以确保材料的真实性和准确性。另外，教师业务档案也为职能部门在选人用人上提供真实、全面的参考依据。因此，加强教师业务档案的建设，鼓励教师以精深的业绩充实业务档案，对调动教师工作积极性、促进其发展都具有重要意义。

2 院系建立教师业务电子档案的主要内容

根据高校教师的工作实际，其业务档案一般包括个人基本情况、政治思想素质、专业知识水平、教育教学业绩、科研成果和参加进修培训、考核评估等六个方面的基本内容，具体分为以下四个模块。

2.1 个人基本信息

2.1.1 个人信息主要包括基本资料、学历资料和职业资料。基本资料是记录教师的姓名、性别、年龄、政治面貌、民族、籍贯、健康及婚姻状况等信息；学历资料是记录教师的最高学历、学位、专业特长、毕业学校以及熟悉的语种等；职业资料记录教师所在学校的部门、工作及来校时间、编制类别、技术职称、职称等级及评聘时间、党政职务、任职时间、岗位类别等级等。

2.1.2 工作经历指教师的工作部门、工作时间、行政职务、证明人等。

2.1.3 学习简历记录教师的学习时间、学校、专业及学位。

2.2 个人档案

主要包括所获荣誉和学术兼职。荣誉主要记录教师获奖年月、荣誉称号、评奖单位；学术兼职记录教师参加学术团体的时间、名称、团体级别、兼任职务。

2.3 业绩档案

主要记录教师教学和科研的基本信息，包括论文、科研项目、专利情况、出版专著、教学工作、硕博培养和成果奖励情况。

2.3.1 论文情况记录教师名称、排名、期刊名称、期刊类别、发表时间。

2.3.2 科研项目主要记载项目名称编号、项目性质、来源与类型、本人排名、立项年月。

2.3.3 专利情况主要记录专利名称与专利号、专利类别、授权时间、专利权人、第一设计人、本人排名。

2.3.4 出版专著记录著作名称及类别、书号、出版社、出版时间、第一作者、总人数、本人排名。

2.3.5 教学工作模块记录课程或实践名称、计划课时、班级及人数、课程性质、开设年度。

2.3.6 硕博培养记录研究生类别、导师姓名、专业方向、毕业论文题目等。

2.3.7 成果奖励主要记录成果名称及编号、获奖日期、获奖等级、奖励类别、颁奖单位、本人排名。

2.4 晋升与考核

记录教师的职称、职务、职级的变化，年度考核情况等。

以院系建立教师业务电子档案后，其本人可以用户名和密码进入系统，管理自己的个人信息和业绩档案，添加、删除、浏览自己的相关内容；院系管理人员负责院教师业绩档案和个人档案的审核和对照，学生和其他公众用户可以通过系统浏览教师个人主页，起到学习借鉴和激励作用。

3 院系建立教师业务电子档案的思考

通过建立教师业务电子档案，极大地丰富了教师的档案内容，利用计算机技术对各种资源进行分类、组合，提高了档案管理、使用的质量和速度，简化了手工操作的麻烦和不必要的重复劳动。

3.1 要明确分类标准，制定科学的分类方法。由于教师活动的多样性和教师本人对档案保存可靠性的疑虑，会给档案收集和管理增加难度；教师新学历学位的获得、论文论著的发表出版、科研成果的评选、各种荣誉证书的产生等材料随时都能产生，增加了纸质档案收集的工作量。为确保教师业务电子档案的规范性，应严格按照国家档案管理标准，结合高校教师情况，制定科学详细的分类方法，明确收集范围。根据电子档案要求的基本内容集中归档，集中存放， 集中管理。

3.2 院系先行，学校跟进。构建完备的教师业务电子档案是一项系统的、长期的工程，由于教师业务电子档案涉及面广、初期工作量大等会成为制约其使用和推广的一个瓶颈。因此，要做好以下两点，一是院系可首先在骨干教师和学术带头人中试行，通过探索规范后逐步推广到全体教师；二是学校层面要及时跟进，可在部分院系进行试点，取得经验后在全校范围内推广。

3.3 要服务于教师的发展和成长。一般情况下，档案以纸质、电子两种形式呈现。教师的档案资料的整理不能只局限在复印资料上，而是精心设计新颖别致的档案内容。要以建立的纸质档案为基础，逐步建立教师业务电子档案。院系要结合学科专业发展方向制定教师专业成长发展规划，促使教师依据规划拟定自身的发展目标，达到推进工作、实现双赢的效果。

3.4 要有明确的思路和原则。首先，要做到“双方重视”、“双联互动”。一是系领导要重视，要指定专人负责协调专业教师的电子业务档案材料的收集；二是教师重视，教师是业务档案的产生者，也是重要的受益者。因此，院系与教师要经常保持“双联互动”，特别是全体教师要从实际行动上重视和支持教师业务电子档案的建设，养成定期提交及更新本人相关信息的习惯，对新的科研项目、论文、证书应尽快提供纸质材料，保证电子数据与纸质材料的对等。其次，要做到“三个到位”：一是制度到位，具体落实。树立责任意识和服务意识，统一规划，制定具体工作方案。二是人员到位，即保证有业务熟练的专人负责，在教师少的情况下，可纳入系教学秘书的职责范围。三是设备到位，即保证有专业的系统管理软件和数据存储设备，以保证档案的完整性和延续性。

3.5 实行“双份法”收集，保证档案的完整性。为使教师业务电子档案的动态管理更具有操作性和可行性，在实际工作中建议实行“双份法”收集，即一方面要分时分段适时收集教师在教学、科研及日常管理活动中所形成的纸质材料，将平时收集、年终收集、追踪收集、横向收集有机结合；另一方面要“随生随采”及时收集、拷贝与纸质材料相对应的电子文件，保证教师业务档案的完整性，从而实现同步收集“双份”材料，形成人人遵照执行的制度。

纸质档案论文范文第9篇

关键词：大数据;电子档案工作;思考;商榷

《档案管理》2013年第6期刊发了张淑芳同志撰写的《浅议“大数据”时代下的电子档案建设趋势》一文（以下简称“张文”）。作者从相关概念的界定、电子档案建设的政策依据、电子档案建设的保障措施三个方面，多层次阐述了“大数据”时代下电子档案建设的趋势，文章在给予我们许多新知识、新观念、新理论、新观点的同时，也有一些值得讨论和商榷的地方。这里提出来与张淑芳同志商榷，如有不妥之处请张淑芳同志及广大档案界同仁给予指正。

1 电子档案建设的提法有待商榷

张文在题目中使用了“电子档案建设”这样一个词组，个人以为这种用法不妥。一是“电子档案建设”没有一个明确的含义，在知网中运用句子检索“电子档案建设”+“是指”，或“电子档案建设”+“指”， 再或“电子档案建设”+“是”进行检索，没有检索到相关句子。这就是说，在现有文献中没有对“电子档案建设”进行明确的界定或定义。二是从词典上查阅，“建设”一词的意思是指：“创立新事业;增加新设施;充实新精神。”[1]电子档案组合在一起应该是创立、增加或者充实一种新的档案之义，但从张文中的表述看，“电子档案是指通过计算机磁盘等设备进行存储，与纸质档案相对应、相互关联的通用电子图像文件集合”。[2]是“以电子影像技术为支撑，将纸质档案转化为电子信息”或者是“把应用系统的电子信息进行凭证化处理后”的产物。是档案的另一种载体方式。简单理解即：“电子档案”是“转化”或“处理”而来的，不是创立、增加、充实得来的。三正是因为这个词组意思不明，用法欠妥，所以在文献中采用这种用法的也很少，百不及一。据笔者在中国知网文献数据库中检索，在篇名中涉及“电子档案”的2695篇文献中只有14篇使用“电子档案建设”，约占0.5%;在主题中涉及“电子档案”的10294篇文献中只有39篇使用“电子档案建设”， 约占0.38%; 在全文中涉及“电子档案”的60864篇文献中只有468篇使用“电子档案建设”，约占0.76%。据此，个人以为在标题中使用“电子档案工作”较为妥当。

2 电子档案概念存在矛盾

关于电子档案的概念，我国的档案学者给出的定义不尽相同。这里我们不讨论张文中关于“电子档案”的概念与其他学者所下定义的差别，主要讨论张文中有关“电子档案”概念表述存在的一些矛盾之处。关于“电子档案”，张文中是这样表述的：“电子档案是指通过计算机磁盘等设备进行存储，与纸质档案相对应、相互关联的通用电子图像文件集合。在大数据背景下，电子档案是具备数量巨大、结构复杂、类型众多特征的数据集合。”[3]这一表述前后及与其文中其他部分关于电子档案的表述存在一些矛盾之处。

其一：张文电子档案概念第一句中强调了三点：一是“通过计算机磁盘等设备进行存储”，二是“与纸质档案相对应、相互关联”，三是“通用电子图像文件集合”。而在后一句中则没有了“与纸质档案相对应、相互关联”，“通用电子图像文件集合”也变成了“类型众多特征的数据集合”。从范围上看，前一句中“电子档案”所指的是与纸质档案相对应、相互关联的电子图像文件，而后一句中则指的几乎是所有电子数据。从类型上看，前一句中“电子档案”所指的是电子图像文件，而后一句中则指的几乎是所有类型的电子数据。前后表述意思不一。

其二，张文对电子档案的建设目标的表述是：“一言概之，就是实现纸质档案的电子化管理和电子信息的档案化管理。”[4]从这一表述中，我们可以将“电子档案”理解为“纸质档案的电子化”和“电子信息的档案化”的产物。而这在电子档案概念的表述中只看到了“纸质档案的电子化”部分，没有看到“电子信息的档案化”的部分。

作者在论文中给其讨论或论述的主体下定义，对其讨论或论述的问题进行界定是正常的，也是必要的。但这种定义或界定，在一篇论文中前后要保持其内涵与外延相一致。否则就应当给予说明，以避免读者在阅读时产生误解或异议。

3 电子档案工作环境的功能的部分设计缺乏现实可行性

张文中对电子档案环境的功能设计做了比较详尽的阐述，认为：“理想中的电子档案环境应是为各类档案提供统一的形成、积累、捕获、迁移、鉴定、管理、归档、查询、加载、展现、应用的平台。”应当说这是一个不错的、理想化的方案。在现实中缺乏可行性。

纸质档案论文范文第10篇

关键词：高校教师 教师业务档案 信息化管理

高职院校教师业务档案是高职院校档案工作中的有机组成部分，在高职院校各项工作中具有极其重要的地位。教师业务档案是高职院校教师在教学实践各个环节以及科研学术研究等一系列活动中的综合业绩体现，它来源于教师的各项业务活动，同时又服务于教师的各项业务活动，为高职院校教师队伍建设、教学改革、学科及专业建设、职称评审、职务聘任、教学水平评估等提供坚实可靠的依据和保证。随着计算机技术和互联网的普及与飞速发展，传统的纸质材料的卷宗罗列已无法满足档案管理工作的需要，我们需要更新管理理念，利用现代化管理手段去科学统筹，构建教师业务档案信息数据库，实现教师业务档案系统化、信息化管理，充分发挥教师业务档案在高校管理中的积极作用。

1　教师业务档案信息化管理的必要性

高职院校教师业务档案随着我国高等职业技术教育的发展而迅速建立起来，而其管理模式基本停留在传统纸质文档手工管理的方式，信息化建设的基础相对薄弱，存在着存储空间占用大，查询困难，信息管理与更新不便等问题。实际工作中需要更新信息、统计数据或者提取相关信息资料使用时，往往需要耗费较多的人力物力，严重影响工作效率，甚至阻碍学校管理、教学工作、科研工作等的顺利实施。

近年来，计算机和网络技术数字化已成为当今人类社会的时代主题，计算机与网络技术已广泛用于高校管理，许多高校都建立了校园网，并建有基于校园网的教学业务管理系统，高职院校教师业务档案的信息化建设已经得到了很好的技术支持，档案网络信息化已成为档案管理发展的必然趋势，建立一套完善的教师业务档案信息化管理体系，有效地整合校内业务档案资源，实现高职院校教师业务档案管理信息化已势在必行。

教师业务档案信息化管理，与传统纸质业务档案相比，有着其优越的特点：

1.1　有利于高职院校的统筹管理　缩减了纸质资料存放空间，将零散的信息资源化为数字化形式存贮，并以网络为媒介进行传输，能快速实现数据采集、数据统计、数据查询和数据更新，优化了工作流程，大大提高了工作效率，从而为学校提供了迅捷的管理工具，对推进教学管理水平和教学质量的提高具有极为重要的意义。

1.2　有利于高职院校师资管理的科学决策　教师业务档案信息化管理，能在短时间内快速和准确地实现对教师队伍建设的各类指标的数据查询、数据统计、数据分析和数据比较，对人才引进、师资培养、人事改革等的政策制定方面发挥重要参考作用。

1.3　有利于发挥业务档案材料的服务功能　教师业务档案的信息化，为教师个人、教学单位、职能部门提供了丰富的共享信息资源，对各项工作、各个工作环节、流程都提供了极其便捷的通道，充分体现出信息化业务档案的服务功能与作用。

1.4　有利于发挥业务档案材料评价促进作用　信息资源共享，增强了各院系、各部门之间的相互沟通交流，调动了教师工作的积极性和主动性，强化了竞争意识。教师业务档案信息化在岗位聘用、职称评定、业务考核、绩效管理、评优选先等方面发挥了评价促进作用。

2　教师业务档案信息化建设总体构思

档案管理信息化就是应用计算机技术和网络技术，对档案材料进行收集、整理、归档、记录和运用。教师业务档案信息化建设应充分发挥电子档案与纸质档案的相互补充作用，实行“双套制”收集，即“收集教师个人在教学、科研及日常教务管理活动中所形成的纸质文件材料的同时，收集、拷贝与纸质文件相对应的电子文件一并归档”。

具体收集材料如下：

2.1　教师基本信息材料　包括教师基本情况登记表、学历学位证及专业技术职称证、职业资格或技能证、高校教师资格证等证书复印件、外语及计算机考试证书复印件等。

2.2　教师教学情况材料　包括学期教学任务书、学期课程表、学期课程教学总结、学期教学工作情况登记表、教学评价结果、学年度工作总结等材料。

2.3　教师科研情况材料

2.3.1　论文　收集汇总教师每学期在国内外刊物上公开发表的论文以及在各类学术会议上宣读的论文或演讲稿。

2.3.2　著作　收集教师主编或参编的专著、教材，自编的专业实训指导书。

2.3.3　科研项目　收集科研项目申报表、立项书、结项书及佐证材料等。

2.4　教师奖惩材料　包括各类行政性表彰奖励与处分、业务性表彰奖励及各级各类奖励证书。

2.5　教师参加培训、进修材料　包括学期培训、进修证书复印件、参与企业顶岗实习（实践）活动记录及相关材料、参加各类会议（学术交流）的相关材料。

2.6　电子文件　包括上述1-5类纸质文件材料通过计算机、扫描仪等先进设备处理、存储的电子文件。

根据高职院校的实践经验，教师业务档案信息化建设需依托互联网和校园网，开发科学合理的数据采集平台，运用基于B&C/S双架构的教师业务档案管理平台、Moodle网络平台等管理系统，实现教师业务档案资源的集中管理，完成数据的收集、审核、查询、统计、分析、存储功能，凭借教师业务档案的信息化管理与纸质档案的相互补充，使档案管理向规范化、合理化和高效率化发展。

3　教师业务档案信息化管理步骤

3.1　加强教师业务档案网络建设和技术建设　目前，大多数高职院校都建立了校园网，为教师业务档案信息化提供了基础和条件，充分利用计算机技术和网络技术，开发基于网络的教师业务档案管理信息系统，是实现高校教师业务档案信息化管理的关键所在。利用先进的计算机技术管理教师业务档案，将传统纸质档案转化为电子信息，充分利用教师业务档案资源，为学校的各项教学管理工作提供优质服务，利用计算机技术存储、检索教师业务档案信息，实现对教师业务档案相关数据资料的统计分析，挖掘具有内在价值的信息资源，提高信息化管理水平。

3.2　建立健全的教师业务档案管理体制　建立健全的教师业务档案信息化管理制度，实现教师业务档案信息化、系统化管理。各高职院校可考虑将教师业务档案管理权限下放到各教学单位，制订相应的数据收集制度和管理制度，定期将各教学单位教师教学活动相关信息更新录入系统，并通过校园网上报给学校相关管理部门。

3.3　加强教师业务档案的科学管理　教师业务档案信息化的管理，是将分散的信息资源进行合理的归类整合，建立一个有实际应用价值的教师业务档案网络管理系统，实现教师业务档案资源的集中统一管理。教师业务档案资源真实地、及时地反映了全体教师的基本情况，全面反映了教师与教学科研相关的各方面信息，并能对其分门别类地进行科学管理。

教师业务档案网络管理平台建立后，教师可利用空闲时间自行完成个人数据资源的填报和更新，并上传到服务器实现长期完好保存，避免了以往教师业务档案由本人自行保管，当管理部门收集的时候才仓促准备上报的情况出现，也可确保档案的规范化与科学化。

综上所述，教师业务档案信息化管理是一项紧迫而重要的任务，我们在实际工作中应重视教师业务档案的信息化进程，以实际行动推动教师业务档案的信息化管理，使教师业务档案在高职院校各项工作中充分发挥其重要作用。

参考文献：

[1]杜少杰，李娟，王岩，王清河，曹凯.教师业务档案管理系统网络平台与信息库构建[J].承德医学院学报，2012（3）.

[2]赵连丰.高校教师业务档案信息化建设的探索与实践[J].福建电脑，2012（4）.

[3]梁杰，贺元成，温怀玉.高职院校教师业务档案信息化建设的实践探索[J].内江师范学院学报，2011（9）.

[4]王晓辉，汲华，郑明雪.高校教师教学业务档案的信息化管理探析[J].高等理科教育，2008（4）.

[5]梁建梅.论高校院（系）级教师业务档案的管理[J].科技情报开发与经济，2008（17）.