纸质档案管理范文
时间：2023-07-21 11:04:04
纸质档案管理范文第1篇
1电子文件档案的缺陷使加强纸质档案管理成为必需
电子文件是以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统存取、并可在通信网络上传输的文件，将电子文件整理、归档后即形成了电子档案。电子档案以其高密度存储、多信息集成、大容量传输等相对于传统档案无可比拟的优势，日渐成为各类文件档案的主导形态。但是，从信息技术的发展现状来看，电子档案也存在它固有的缺陷，甚至某些优势本身也同时成•60•为其难以克服的劣势，概括起来主要有:
1.1存储介质的不稳定性降低了电子档案的真实性和可靠性
首先，电子文件的载体一般都具有重写性，这就使电子信息的更改和复制变得轻而易举，并且价格低廉。又由于电子文件的技术特征只体现在计算机运行过程当中，而不表现在最终的运行结果上，这就使电子信息更改之后可以不留任何痕迹，复制之后无法区分原件与复制件，造成电子档案的真实性难以得到保证。其次，不论是磁性载体还是光学载体，与传统的纸质载体相比，其稳定性和耐久性都明显不如，它更容易受到外界物化因素的影响，比如材料的氧化和变质、磁场的作用、系统软件的不断升级、存储介质的预期寿命等，并且影响因素更多、更复杂，因而也大大削弱了电子文件作为档案管理的可靠性。表1是经过现代科学研究证实的各种存储介质的预期寿命:
1.2文件结构的复杂性影响了电子档案的系统性和完整性
文件结构包括物理结构和逻辑结构，简单地说，载体及其状况代表着文件的物理结构，文件内容的编排就是逻辑结构。对于纸质文件来说，载体与信息是不可分离的，因而其物理结构与逻辑结构是统一的。而电子文件的物理结构与逻辑结构关系则比较复杂，由于文件内容并不固定依附于特定的载体，它可以通过拷贝的形式依附在多个载体上，也可以通过分布式存储的方法，将文件内容分解后存储于不同地点和设备，这样就造成同一份电子文件的内容在存储时出现载体分离现象，我们在读取这份文件时就需要从不同位置的载体中分别抽取，如果缺少其中的某一部分，则该电子文件的系统性和完整性就受到了破坏。
1.3信息载体的可分离性削弱了电子档案的原始性和凭据性
传统档案的信息直接固定在某尸载体上，与载体成为不可分离的一个实体，而且文件最初形成时的标记也被同时固定于这一实体当中，使之具有明显的原始性特征。电子档案的信息则不具有固定的物理位置，可以以非实体形态进行加工和管理，这种可分离性使得一个电子档案往往要经过几次形态转换才能保存或还原，而经过转换以后的电子文件显然失去了它的原始价值。另一方面，电子文件有两种存在形式-机读形式和人可读形式。脆胃机读形式，就是储存在计算机设备上的电子数据，这其实是电子文件最原始的形式(原件)。但由于这种形式只有计算机及其附属设备才能识别，而不为人所直接识别，因此无法作为凭据使用。所谓人可读形式，就是将电子数据通过计算机处理和设备的辅助，转换为文字、数字、符号、图形等可为人识别的表达方式。但也正是由于这种转换，使得最终输出的电子文件失去了原始性。又由于前文所述的原因，电子档案的真实性和完整性往往容易被人质疑，因此与纸质档案相比，电子档案的凭据作用受到了极大的削弱。
1.4网络环境的共享性减少了电子档案的安全性和保密性
电子文件的共享性是通过网络环境实现的，但随着网络化的发展，网络安全问题日益凸现。例如，非授权访问、冒充合法用户、线路窃听等非法手段会侵犯文件所有人的合法权益，造成电子档案的泄密;利用网络传播病毒、干扰系统正常运行等恶劣手段会破坏文件数据的完整性，造成电子档案的缺损甚至完全丢失;修改文件内容、改变文件来源和目的地、改变文件分组顺序、篡改回执等主动性攻击手段更是直接影响到电子档案的安全可靠。
1.5信息的系统依赖性增加了电子档案的管理成本
电子文件的制作、处理，以至归档后的全部管理活动都必须借助于计算机应用系统才能实现，计算机硬件和软件的性能对文件处理、档案管理的质量和效率具有直接的影响。电子文件的系统依赖性包括对字符编码、软件、硬件、标准、技术设备更新以及加密技术的依赖，例如:一旦设备发生故障或系统瘫痪，电子文件将被损坏以至丧失;不兼容的计算机设备会使电子文件无法读取;不同软件生成的电子文件难以实现格式转换;出于安全保密需要，人为地进行复杂而独特的编码加密或信息拆分处理，以及随着科学技术的发展，软硬件更新换代速度的不断加快，又进二步加大了电子文件的系统依赖性。因此，很有可能出现的普遍情况是一一文件载体保存完好，却无相应的读取环境。而要使电子文件得以有效利用，就必须在妥善保存文件载体的同时，确保文件原有的读取环境完整保存，这样无疑大大增加了电子档案的管理成本。
1.6信息的环境依赖性增大了电子档案保管和维护的技术难度
首先，电子文件中的信息必须依存于数字化的环境，为保证这些以数字化形态存储的信息能够被读取和理解，就要依靠相应的读取、显示等软硬件设备，并保存相关参数，因而增加了电子档案保管的技术难度。其次，由于数字化形态的信息不能被人所•直接阅读，其维护工作也就不可能像传统档案那样直观;再加上电子文件载体的信息记录密度较大，且载体上的数字编码往往要经过加工、加密、压缩编码等特殊处理，更增加了人们读取和理解的难度。电子文件的这种非直读性使其日常维护工作涉及多方面的复杂因素，对技术性也提出了更新、更高的要求。
2现论技术的发展使加强纸质档案管理成为可能
以纸质档案为代表的传统档案，由于数量繁杂，体积庞大，且信息与载体密不可分，给档案的收集、整理、保管、检索、利用、编研等各项管理工作带来了不便，因而有逐渐为电子档案所替代的趋势。但随着现论技术的进一步发展，改进和加强纸质档案的管理便具备了更加成熟的主客观条件:
2.1现代档案学的建设为加强纸质档案管理提供了理论指导
从档案学的发展状况来看，现代档案学不仅成为一门独立的科学，而且已经建设成包括.档案管理学、档案编纂学、档案保护学、档案文书学、档案史料学等若干分支学科构成的科学体系。这些分支学科大量的研究成果，为改善纸质档案的收集、编纂、保管、传递等各个环节提供了丰富的理论指导。
2.2现代科学的发展为妥善保护纸质档案提供了客观条件
现代物理、化学、生物学、气象学、光学、建筑学和环境科学等多学科的理论发展，均有助于提高纸质档案保护的技术水平。比如，通过建立环境自动化保护体系，可以实现档案库房温湿度的自动调节和防火、防盗的自动监测;通过预防纤维素氧化和水解的物化措施，可以成倍延长纸张的预期寿命;通过建筑结构和光热效能的综合运用，可以有效改善纸质档案的生存环境，等等。
2.3缩微技术的成熟使纸质档案的传递和存储变得更加经济
档案存储的缩微技术，是利用光电摄录装置，把以纸张为载体的档案文件按照一定的缩小比例拍摄在感光材料上，制成缩微复制品，进行储存、传递和使用。目前档案缩微的形式主要有两种:普通缩微摄影和激光全息超缩微摄影。缩微技术的成熟，一方面使我们在传递、运输和查阅档案文件时，无需再面对汗牛充栋的浩瀚典籍;另一方面，缩微复制品的普遍运用也对纸质档案原件起到了很好的保护作用。此外，目前世界上有些国家已经承认缩微复制品与档案原件具有同等法律效用，档案经缩微后，原件可以不再全部保存。如果这一原则能够获得广泛认同，那么档案的存储成本将会得到极大的降低。
2.4计算机的推广使纸质档案的查找和利用变得更加方便
电子计算机的普遍应用，可以实现纸质档案编目与检索的自动化。而计算机检索和手工检索相比具有明显的优势:一是方便实用。利用计算机提供的各种软件，可以通过查找关键字方式轻易地找到所需的档案资料，还可以把若干项目结合起来进行组合查询。二是简明快捷。只要在检索系统上输人几个关键词语，甚至可以采用模糊查询的手段，方便地查找纸质档案在档案室中的确切位置，而且检索速度大为提高。三是检索效果好。使用质量较好的软件时，计算机检索的“查全率”和“查准率”都会明显高于手工检索。
3纸质档案管理的现状仍需得到进一步改进和加强
前文说明了电子信息时代加强纸质档案管理的必要性和可能性。但从当前档案管理的现状来看，纸质档案的管理工作仍然做得不够，还需进一步改进和加强，主要表现在以下几个方面:
3.1档案管理人员观念陈旧
我国档案工作的传统职责是“资政存史”，档案管理人员习惯于长期的封闭禁锢、因循守旧、与世无争，“重保管、轻利用，重历史、轻现实”的状况一时难以得到根本扭转。这就要求我们必须大胆解放思想，积极转变观念，尽快树立和不断增强开放服务的意识，创新发展的意识，竞争生存的意识，下大力气研究传统档案的开发与利用，在妥善保管的同时努力提升档案文化的品位，经常性地开展专题展览活动，积极从事档案编研工作，不断推出高质量的研究成果。
3.2专业馆与各单位发展不均衡
随着对档案工作重要性的不断认识，目前除图书馆、档案馆、资料馆等专业场馆外，企、事业单位也大多建立起了自己的档案管理部门。但在办公自动化技术日益成熟的今天，很多单位纯粹依赖于电子档案，过分强调“无纸化办公”，忽略了纸质档案的收集与保管，使电子档案成为无源之水。一旦由于载体受损或计算机系统升级而造成电子档案的缺失，往往会给单位工作带来极大的被动。
3.3纸质档案与电子档案不相配套
由于电子档案的原始性、真实性、凭据性不如纸质档案，而纸质档案在存储、传递、查阅等方面又不如电子档案，因此两套档案仍将长期并存，双轨运行。但目前不少单位电子档案是电子档案，纸质档案是纸质档案，虽然双轨并行，却是平行运作、互不关联，失去了并存的实际意义。只有在电子文件归档的同时，附上与其内容一致并带有完整签章和说明的纸质文件，让两种载体相互配套，并轨运行，才能真正达到加强档案管理的最终目的。
3.4档案文书质量不高
文书是档案的源头，文书处理工作质量的好坏，将直接关系到日后档案工作能否顺利开展。重视后道的档案管理，而忽视前道的文书质量，这种本末倒置的做法成为一些企、事业单位的常见现象。文书体例不合规范，文字撰写不符要求，文件资料不够完整，严重影响了档案的保存与使用价值。这就要求我们从源头抓起，在加强档案管理的同时狠抓文书的质量管理，全面提升文书和档案的管理水平。
3.5档案调阅和周转速度不快
形成这种状况的原因主要有两个:一是室藏档案结构缺乏整体性，卷内文件组合缺乏连续性，造成查找资料困难，影响了调档速度;二是零散文件移交不全，借出文件长期滞留，造成归档资料支离破碎，影响了周转速度。这就要求档案管理部门与业务部门保持经常性的业务联系，把好整理立卷关;督促文书部门建立严格的呈阅、催交制度，把好文件运转关;规范文件交接、鉴定、归档手续，把好归档接收关;积极组织协调，做好零散文件和帐外文件的收集工作，把好体外循环关。
3.6档案工作缺少标准化
纸质档案管理范文第2篇
[关键词]纸质档案；电子档案；管理；融合
一、纸质档案管理概况
纸质档案管理方式在信息化时代环境之下，仍然有着其不可或缺的作用，同时其在档案管理工作中的地位仍然是不可斗量的。档案管理工作要展现严谨、科学以及证明等首先就应当具有合法性、原始性等特点。往往纸质档案管理具有如下所述的特点：
1.档案管理不失真是档案管理工作中的基本要求。纸质档案具有唯一性特点，这一特点能够展现出档案管理工作档案记录的原始性。因此，纸质档案在多年来的发展成熟过程中，逐渐形成了自身科学有效的管理机制，充分保障了档案资料的原始性和唯一性。纸质档案是档案资料记录的原始内容，是不可涂改和不可复制的。
2.纸质档案管理中的存储和检索较为明了，档案管理人员管理和查找也比较简单。纸质档案管理中是将纸张作为档案管理载体，不需要任何数字化和现代化的设备就能直接明了的展现出来。在长时间的档案管理工作中，纸质档案管理方式是大多数档案工作者比较容易接受的。因为纸质档案管理无论在什么情况下都能实现档案的查找以及利用，受到客观因素影响较小。
3.纸质档案最大的特点就是存放时间长久。纸质档案管理中不会出现档案使用次数限制和档案使用的期限限制的情况（排除保密档案的解秘时间）。我国是造纸术的发明国，自从纸张出现就一直作为档案资料保存的载体被广泛使用。纸张的主要制作材料是纤维素，而纤维素具有高强度的耐久性，虽然纤维素制作的纸张在某些情况下会发生氧化或者电解，但是悉心管理排除化学作用的发生就可以顺利延长纸质档案保存的期限。而且我国保存数千年的古代字画就是纸质档案管理耐久性的最好证明。
二、电子档案管理概述
电子档案往往是指信息时代环境下人们利用计算机、计算机硬盘、磁盘、光盘、大容量硬盘等化学磁性材料作为档案管理的储存载体，是社会科技高速发展之下的高科技产物。电子档案管理作为当今信息时代环境下的新兴档案管理手段展现出了其管理的智能化、现代化、信息化以及电子化。档案管理工作受到信息时代环境的影响是必然的，因此其也具有一些纸质档案无法替代的特点：
1.电子档案管理过程中档案贮存的载体小，但是贮存量大。电子档案往往是将需要保存的档案资料通过现代信息技术转化为电子档案资料进行贮存，改变了以往档案管理过程中纸张作为载体的纸质档案管理模式。电子档案的最大特点就是占据的空间面积小。以现在的电子档案管理的储存载体量来计算，一个U盘的储存量大约为1G到64G之间。如果以一张写满字的A4纸张为基本单位，那么一个U盘就可以存储大约20480页到1310720页的A4纸张的档案资料。其所占的空间面积仅仅一个打火机大小。
2.电子档案管理可以多样化进行管理。多样化管理是依靠贮存内容的多样化而实现的。电子档案管理不单单是进行文字数据工作的管理，同时也可以对图片、视频、声音等多媒体档案资料的管理。这些档案都可以储存于同一个储存载体上面。这样的储存方式改变了纸质档案管理中只可以进行文字档案管理的情况，让档案管理方式多样，档案资料也更加丰富。
3.电子档案管理打破了传统纸质档案管理过程中时空的局限。电子档案管理在异地也可以进行档案资料的管理和档案资料的共享。由于信息时代环境的出现，电子档案管理就实现了信息贮存、处理、传递的可视化和可听化，打破了时空的限制，实现了异地同时的档案资料管理。
三、纸质档案管理与电子档案管理的融合
（一）纸质档案管理与电子档案管理融合的必要性
纸质档案管理和电子档案管理的融合是两种档案管理自身的特点以及信息时代环境发展所决定的。纸质档案管理拥有了档案管理的基本特点，也是档案管理工作中的基本模式。但是其缺乏电子档案管理中大储量、方便携带、方便利用等特点。信息时代环境下电子档案管理模式已经深入人心，其电子化和信息化等特点更是社会发展的必然选择。但是纸质档案管理有着长久以来科学严谨的管理体系，这是电子档案管理无法取代的。因此纸质档案管理和电子档案管理在当下信息时代环境下都拥有了彼此无法替代的特点和作用，将纸质档案管理与电子档案管理融合是档案管理工作的必然选择。
（二）纸质档案管理和电子档案管理的融合
纸质档案管理与电子档案管理的融合主要就是在档案管理工作当中实现二者的“并轨”。所谓“并轨”就是在档案管理中进行采用纸质档案管理方法的同时也采用电子档案管理方法。通过二者的优点进行融合，确保二者在管理工程中的无缝衔接，将纸质档案管理和电子档案管理的优点通通结合起来，形成一种档案管理的最优方式。具体融合实施策略如下：
1.针对已经保存的纸质档案可以通过拍照、复印、扫描等进行信息化处理制作成为相对应的电子档案。
2.建立健全纸质档案管理与电子档案管理的融合机制，档案管理工作人员原则上要按照融合机制进行档案管理工作。通常在查阅和检索档案资料的时候利用电子档案进行，减少纸质档案的使用磨损。
3.将二者都作为一种档案资料的展现形式展现给利用者，满足利用者对于档案资料的需求。
参考文献：
[1]中华人民共和国国家档案局.电子文件归档与电子档案管理概论[M].中国档案出版社，2007-8-1.
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纸质档案管理范文第3篇
[关键词]纸质档案；电子档案；融合
纸质档案的使用历史悠久，电子档案管理是时展的必然产物，两者一定是取代关系吗，当然不是。既然使用纸质档案从古就有，也就是说明纸质档案在保存信息的真实性和信息完整性方面，纸质档案有着自己的优势。电子档案管理是科技的产物在分类查找上，它有着无语伦比的便捷性，是现在应用最广的档案管理技术，但容易受到网络干扰信息完整性可能出现问题。因此在实际的工作中需要将两者进行融合取长补短。
一、纸质档案管理和电子档案管理的优缺点
1、纸质档案管理
纸质档案管理是用纸张作为档案信息记录的载体，一般是对企业在工作时的信息的记录。纸质档案管理较为繁琐，管理时注意事项较多，尤其是保存时容易发生破损。这就给档案保存工作带来一定的难度，并且在查找上更为不方便，因此在进行纸质档案管理时要提高警惕，认真对待。
2、电子档案管理
电子档案管理是以先进的计算机技术为依托的，在档案管理上有很大的优势。电子档案管理由于使用电脑作为处理器，对于信息的处理上更方便，可以对信息进行关联性操作，实现了信息的高效利用，同时使用虚拟存储便于信息管理和保存，更利于信息的远距离传输。
3、电子档案与纸质档案相比的优势
对于现在的互联网技术不断发展，在进行档案管理中，电子档案对档案信息容纳量比较大，没有储存空间的限制，电子容量大，并且方便携带。与此同时，电子档案室由计算机处理的，因此对于档案的分类，立卷工作就很高效，准确了。这就提高了利用的效率。同时实现远距离传输的任务。从另一方面来说，电子档案比较容易保存，具有很好的复用性质。
4、纸质档案与电子档案相比的优势
一般的事业单位或者是企业管理中，在进行档案处理时比较强调原始数据的完整性。保证原始的内容，确保其价值，并且档案数据一旦得形成，信息不容易更改，相比较而言，电子档案比较容易更改，同时，纸质档案比较方便阅读，并且其中的档案数据也比较稳定。而且，在单位领导进行审核签字的时候比较不容易更改，具有真实性较强，形成具有法律的证据。在中国甚至今后很长一段时期内，是不可能完全抛开纸质档案而以电子档案取而代之的.电子档案并非完美无缺，与纸质档案相比也存在自身无法克服的局限。
二、电子档案管理和纸质档案管理的融合
随着现在国家科技水平的不断发展，各行各业也在进行不断的发展，这就对有关的档案管理必须进行细致性的管理，现在的电子档案相对于纸质档案管理中具有的优势比较强，但是纸质档案的管理的真实性是电子档案无法比较的。因此，对于这两种档案管理方式，需要根据具体的情况进行具体的使用。在相关的企业中，可以将两者有效结合，一方面反映真实的档案依据；另一方面，延续电子档案的优点。在现在科技的不断发展中，纸质档案和电子档案的管理应该相互融合，互相利用，给自身带来巨大的利益。
1、建立相对独立又彼此联系的两套管理系统
由于电子档案在收集时间和方式，以及存储、保护、利用等方面完全不同于传统的纸质档案，在纸质档案与电子档案并存期，应根据两者各自的特点分别建立不同的管理系统，分别操作、分别保管、分别利用，并在两个系统之间建立必要的通道，使之很容易地实现从一种文件找到相同内容的另一种文件，以便在有关业务处理上协调一致，方便利用，即：在电子环境下将一些需要永久、长期保存和需要维护归档的电子档案，及时从计算机上拷贝并输出成纸质档案作常规保存，继续用传统的文件形式来保持其原始性、证据性和权益性；或是把一些利用频繁，需要传输、联网的已开放的纸质档案录入，转化为电子档案，以满足档案信息资源共享的需要。
2、实行档案部门集中管理电子档案
电子档案集中管理有利于实现档案管理的科学化、规范化、专业化和档案信息资源一体化.由档案部门统一管理电子档案，不仅可以保证电子档案从收集到归档、从存储到保护整个环节严格按照档案管理程序进行，有效避免非专业人员管理档案可能造成的文件丢失和破坏，还能建立有利于归档电子文件之间以及归档电子文件与其他载体档案之间的有机联系，并对电子档案进行专业性开发，使之发挥最大的作用.因此，档案管理部门应该积极主动地承担起收集电子文件、管理电子档案的责任.
3、建立一套科学合理的管理制度
由于电子文件的可复制性和删改无痕迹性，电子档案的保护应贯串于电子文件的整个生命周期，在这个过程中，档案管理的重点是过程而不是档案本身.因此，要建立一整套电子档案全程保护制度和传递记录制度，以保障电子文件的及时收集，防止在分散状态下发生信息丢失.同时，电子文件形成后因载体转换或格式转换而不断地改变自身的存在形式，如果没有相关信息证实电子文件的内容没有发生变化，便难以确认它的原始性和完整性.因此，应该为每一份电子文件建立必要的记录制度，从收集开始就进行记录，记录电子文件的管理和提供利用情况.
4、提高档案管理人员的综合素质
电子档案管理技术既是档案管理方法也是一种计算机技术的应用，它存在一定的技术含量，需要一个计算机和档案管理基础知识都比较扎实的专业人员，因此在进行电子档案管理时，管理人员的素质和工作能力都有较高的要求。为了能够更好的操作电子档案管理系统，管理人员还需要有一定的外语基础。所以档案管理人员要在纸质的基础上积极的推进电子档案的管理方式，促进档案管理的向前发展。
三、结语
随着信息化的快速发展，信息的大数据时代即将到来，电子档案管理是新时代的产物也是实现信息系统化管理的重要手段。由于电子档案操作便捷，系统内的信息容易进行更改和传递，在实际的工作中会有一定的安全隐患，所以在工作中还需要进行辅助管理。纸质档案管理就是对电子档案管理的监督，只有两者结合，才能保证档案管理工作顺利进行。也许在未来的某一时段纸质档案会消失，但在当下纸质档案还有着它的中要作用，还需要加强管理。
参考文献：
纸质档案管理范文第4篇
1.电子档案和纸质档案共存的基本现状
随着网络技术的发展，90%以上的文件产生方式均为电子化，电子档案的产生也变得更为普遍化。纸质文件和电子文件共存是同一份文件依托不同的载体而进行利用，纸质文件和电子文件是一对一存在的，想要实现纸质文件和电子文件可以通过以下2种方式来完成：（1）由计算机生成调子文件，然后通过打印形成纸质文件；（2）将纸质文件通过扫描手段之后再进行数字化处理，从而形成电子版本。1.1对电子档案认识不够充分，收集不够完整电子文件相对于纸质文件而言是一项新生的事物，人们对于电子文件的功能和作用没有得到充分的认识，尤其是先前比较熟悉传统纸质档案管理模式的管理者，没有及时准变好观念，继而将更多的精力和注意力放在纸质文件的管理上，对于电子文件的管理不够引起重视，最终造成文件资料收集不够完整情况出现。举例来说，各个档案形成部门从计算机形成电子文件，在归档时将电子文件打印成纸质文件之后移交给档案管理部门。但是，当档案部门归档之后，需要对纸质文件进行数字化处理，扫描之后将纸质文件转化为电子档案，此举不仅仅造成了人力物力财力等资源的浪费，还使得电子文件的使用被限制。1.2电子档案管理过程中存在一定风险电子档案是信息技术的产物，电子档案不断丰富了档案的表达结构和表达性能，而且也把安全性方面会出现的漏洞赋予在电子档案管理上面。电子档案在制作和传输中带来方便的同时，还带来了安全信息泄露的风险。
2.纸质档案、电子档案的基本特点
2.1纸质档案的基本特点（1）依附性。由于信息与遭踢之间的统一，构成了纸质档案原始记录性的特点，此种方式不仅仅体现在存储介质的原始真实性方面，而且还体现在原始依附性上面。在传统介质上，载体与信息之间是密不可分的，只有通过依附在纸张上的文字和形式等才能够了解承载到上面的信息；（2）耐久性。实践研究证明，纸张能够长期保存好档案文献。纸质具有很强的耐久性，在一定条件下发生水解反应时，不难发现纸质档案能够延长到上百年左右或者上千年的时间；（3）原始凭证性。从发展过程中来看，纸质档案是从当时使用的文件直接转化过来的，记录的历史情况和资料等比较客观，具有令人信服的凭证作用。2.2电子档案的基本特点（1）丰富性。电子档案信息存储具有丰富性特点，电子档案信息的存储介质主要是：①磁带；②光盘；③磁盘等。电子档案信息中的高密度性特点使得电子档案信息的存储量变得越来越丰富，相比起纸质媒体而言，存储的信息不仅仅能够简化各种信息档案管理环节，而且还能够保存大量的空间；（2）生动形象性。随着网路技术的发展，多媒体信息和电子档案互相融合之后，通过视频和数字代码等形式来存储信息的原来形态，不仅仅能够反映出信息的动态化，而且能够改变传统纸质档案的单一性；（3）准确性。由于电子计算机具有高效率的信息处理功能，通过记录代码或者数组等形式，对信息进行存储或者编辑处理，从计算机逐渐转换成可听或者可视信息，最终能够广泛提高档案信息开发工作中的各种处理能力；（4）共享性。网络和计算机技术的发展让档案的全方位建立成为可能，电子网络系统可以随时更换档案信息内容，继而得到最新的档案管理信息，与此同时摆脱空间和时间的制约，在不同的时间以及不同的地点进行共享成为可能，让人们能够从第一时间获得自己想要的文件资料信息。总而言之，电子档案有效缩短了查档案的管理实践，广泛提高工作效率，降低工作强度。
3.纸质档案和电子档案的主要缺点
纸质档案的主要缺点表现在：（1）同一实践和同一地点只允许一个人使用，而不能够将信息资源共享；（2）投入的人力比较多，工作量比较大且工作效率整体较为低下；（3）相同成果占用的空间比较大，给管理者带来很大不便，管理手段相对而言比较落后。电子档案的主要缺点表现在：（1）电子文件可以被修复，可以被复制，但是修复之后不会留下痕迹，也就意味着电子文件的原始性无法得到取证；（2）由于电子文件具有依赖性，所以导致电子档案不能够被之间进行观看和阅读等；（3）电子档案的共享性会造成档案信息的泄露，安全性也不够高；（4）电子档案对于环境的抗病毒和抗破坏要求比较高，电子档案中的存储介质寿命比不上纸质档案。
4.纸质档案与电子档案并存时期档案管理的策略研究
由于电子档案和纸质档案并存管理是历史发展的必然，所以在档案管理过程中需要充分利用好电子档案和纸质档案的优势，避免其劣势，以期能够两者之间互补充，最终提高工作效率。4.1建立科学合理的管理制度由于电子文件具有可复制性，所以应该将电子档案的保护贯穿在电子文件的整个使用过程中。基于此，档案管理的重点不再是档案管理本身，而是要通过建立科学合理的管理制度上，从而能够有效保证电子文件能够被及时收集，防止信息丢失的情况出现。与此同时，还需要注意电子文件形成之后由于格式的不断转换或者载体的不断转换，从而改变了自身存在形式。一旦无法确认电子文件的完整性，则需要从收集资料开始就进行相关记录，从而提供更为有利的利用情况。4.2提高档案管理工作人员的综合素质档案管理工作相对于其他职业来说在工作环节以及操作程序方面受到规则限制比较多，长期在跟文件资料打交道之后，由于缺乏新鲜感且工作内容单调枯燥，所以缺少新鲜感，在面对重复性的工作内容时，档案管理工作者出现心理厌倦的情况非常常见。随着信息化时代的到来，电子档案的实施，档案工作将逐渐转向多元化发展趋势。在通过举办各种讲座以及调整基础知识结构之后，加强计算机和网络方面的学习非常重要，档案工作工作人员对于设备的使用和维修能力也该有一定的提高，从而能够提高自身的服务水平。4.3改进档案保管设施。不管是纸质档案还是电子档案，两者皆是以一定的物质形态而存在的，因此需要具备相应的设施来维护其完整性和安全性。纸质档案中以案卷作为最小的保管单位，其基础保管设施包括：（1）库房；（2）卷皮；（3）档案装具；（4）卷盒；（5）基础档案保管的技术设备等。由于纸质档案存储的信息量比较小，再加上形成的案卷比较多，随着时间的发展，纸质档案的管理工作会越来越重，因此会给库房造成巨大压力。目前来看，对于档案库房紧张问题，以新型材料为介质的电子档案解决了上述问题的存在。电子档案保管方式相对而言更为便捷，只需要一张小小的光盘或者一个U盘就能够将档案信息进行有效管理。因此，相关工作人员只要保管好磁盘或者光盘等，就可以减少库房的压力，从而节省了大量的人力物力财力。4.4采取切实可行的信息保护措施。信息安全技术相对于电子档案数据的原始性来看非常重要，电子档案的管理则需要通过以下几个方面来采取安全保护措施：（1）入口；（2）传输；（3）使用等。现阶段来看，保护电子文件信息不被删除或者不被修改的技术途径主要有以下几种：（1）数据加密方法；（2）防火墙技术。
纸质档案管理范文第5篇
【关键词】数字化；纸质档案；电子档案；档案管理
随着数字化技术的快速发展，气象记录的电子档案成为当前存档的主流形式，原来的传统纸质档案也陆续转化为电子档案，气象档案管理理念也发生了变化。在数字化技术快速发展的大环境下，纸质档案的管理已是当前迫切需要解决的问题。笔者以大连气象局档案管理的现状为例，探讨纸质档案管理的正确途径。
一、档案管理的历史和现状
大连市气象局档案馆是以气象科技档案为馆藏主体的专业档案馆，于1992年6月26日成立，2002年12月晋升为国家二级档案馆，气象记录档案保管体制“四改二”的实现为现代化的气象记录管理、数据共享创造了极大便利。从2002年开始气象记录逐渐由人工观测转向自动观测，纸质的科技档案也逐步转向电子档案。
随着历史地面、高空气象资料数字化工作全面开展和气象业务转化为电子文件的采集归档，电子档案的数量快速增长，从而引发对纸质气象记录档案管理逐渐放松忽视的现象。两种档案的管理有轻重之分，认为既然已经都转为数字化档案了，那么传统纸质档案就不重要了，管理好坏都无所谓。有人甚至觉得，数字化环境下，纸质档案是多余的了，把精力都投放到电子档案上，缺乏对纸质档案重要性的认识和管理。
二、重视纸质档案的管理是对历史档案价值的尊重
（一）历史资料数字化只是保护档案的重要措施之一。气象档案是在气象科学技术领域活动中形成的以气象信息记录为主体的专业档案，大连气象档案馆所收集的档案主要是建国以后的气象观测记录档案。新中国成立后，大连地区逐步建立了地面气象观测站网，所形成的记录档案齐全、完整，已成为国家科技档案的重要组成部分。
大连最早的纸质气象记录档案是解放前时期的观测记录，早在1904年9月7日，日本因日俄战争需要即在大连设立临时观测所，后改称为测候所，但由于几经变化，这一部分档案现仅存部分《满州气象累年报告》了，虽不齐全，但是保存完好，对于了解过去的天气气候状况，是很宝贵的资料。解放后，对这一部分资料进行了整编（1905-1940），其观测项目包括气压、气温、湿度、云量、风速等。1940年后，由于历史原因，资料缺失。新中国成立后，大连站观测记录从1951年开始，以后各县站也陆续开展了地面气象业务，一直延续至今。
气象观测记录档案是我馆收集存储最齐全、系统、数量最多的一类档案。气象记录档案主要包括地面、高空、太阳辐射、农业气象，酸雨等探测资料形成的观测记录簿、自记纸、记录曲线、手工或微机编制输出的记录报表，雷达回波图、卫星云图、地面和高空手绘天气图、历史天气图、台风年签、寒潮年签、各种气候图及各种气象资料统计整编资料等。这些档案是气象事业发展轨迹的重要来源，是气象事业不可少的历史记忆，是社会科学技术的重要参考凭证。但是早期的纸质档案寿命是有限的，随着时间的增长，纸张逐渐出现变黄发脆、字迹变色褪色、胶片霉烂等等现象。目前，我们馆藏的纸质历史气象资料大部分已信息化处理，主要是通过计算机录入和图像扫描方式对纸质档案进行备份保护，从而提高了资料利用率、加大共享性，而非单纯的替代。
纸质和数字化资料是两种不同形式的资料，具有不同的价值和意义，需有不同管理措施，绝不能认为数字化后的纸质档案就无保存必要了，或者纸质档案管理不需重视了。
（二）纸质档案是电子档案唯一的凭证，需要双套保存。电子档案的信息是可分离的载体，使得其在存储过程中易发生意外错误，即受病毒攻击、甚至因人为修改、删除、剪贴，而存在变动的风险。再者，电子档案信息还有依赖计算机软硬件的特性，计算机技术的迅速发展，软、硬件快速的升级换代都对其后续使用构成影响。后人对前人留下的电子档案如何使用存在无法确定的因素，也是其最大的后顾之忧。另外，由于电子介质独有的物理特性使他的保管使用寿命尚存在缺陷，不利作为档案信息永久保存的介质。总之，电子档案的安全性较低，所以现行档案保管体制明确要求实行纸质档案与电子档案共同保存。两种载体的档案相互依存、互补才能保证安全。在今后的档案管理中要消除不正确的观念，不能忽视纸质档案的重要性，已经数字化的纸质档案不但要继续保管，而且要保管好。再者，纸质气象记录档案是在每日定时气象观测中直接生成的原始记录，能真实客观地反映当时的天气情况，具有历史见证的凭证依据。原始资料在数字化过程中，由于疏忽大意或误操作等各种原因，会造成数字化产品错漏之处，这些错漏之处在长期的产品利用过程中被逐步发现，需要更正，而更正的依据就是曾经被数字化了的纸质档案。如果纸质档案被损毁或丢失，那么被发现的疑误记录就无法找到正确的依据，那么这些疑误记录将会成为永远无法弄清楚的悬案。
纸质气象记录档案是唯一具有查考作用的凭证，具有宝贵的历史价值，而且其价值随着时间推移而更加珍贵。例如：辽宁省局2012年在做1981―2010年30年整编资料时发现大连地区普兰店站、瓦房店站某历史年月日照时数统计值有误，大连市局某历史年月降水量统计值有误、都影响到年统计值，通过对纸质历史资料的查询核实，对错误记录进行了纠正。因此大量档案需要长期保存，还有部分档案需要永久保存。这些档案具有很重要的业务、科研和史料价值。随着气象业务“数字化”的不断推进，未来移交进档案馆的纸质档案将会越来越少，纸质档案具有稀有性，这种情况使纸质历史资料的价值日益凸显出来，这些档案凭证需要双套保存。 （下转第105页）（上接第149页）
三、完备纸质气象记录档案的管理措施
2001年4月，中国气象局下发《关于加强气象记录档案管理工作的通知》（中气预发〔2001〕6号）文件指出：由于气象记录档案保管业务体制调整为国家、省（含单列市局）两级。大连市气象记录档案保管业务体制调整后，气象档案管理的基础设施条件得到很大改善，按档案库房要求配备档案密集架、防磁柜、除湿机、吸尘机、臭氧消毒仪等设备。建立了档案目录管理系统，实现快速、准确地查找档案的存放位置、种类、数量，统计出馆藏档案的内容，实现了档案的现代化管理。虽然已进入数字化时代，纸质档案利用率不再像以前那样高，但在管理工作和安全防护措施上仍要一如既往。严格遵守气象科技档案管理制度和档案库房管理制度。
（一）建立销毁鉴定机制，降低管理成本。随着纸质档案数字化业务的发展变化，一些档案的使用价值发生了改变，保管期限由长期调整为短期。所以要注意阶段性清查库存的短期档案期限，对于已到保管期限失去保存价值的档案，要严格执行气象科技档案鉴定销毁制度；将没有保存价值的档案做好清除或处理工作，降低管理成本，提高工作效率。
（二）做好纸质档案的安全防护措施。一要防盗。库房安装防盗门窗、监控器。二要防火。建立严格的防火制度，配有灭火设备。三要防虫蛀霉变。虫害、老鼠、霉变等对档案的破坏极大，控制好库房的温湿度以限制微生物的繁殖，重视档案有害微生物的预防及杀灭措施，定期对库房进行密封杀虫消毒。定期进行馆藏档案巡视检查，及时发现和排除安全隐患，最大限度地延长档案的寿命，这是档案保护工作的一项重要任务。
四、 结语
数字化环境下，纸质气象记录档案与电子档案在当前和今后相当长的一个时期将长期并存且互为补充、取长补短，各自发挥优势。纸质气象记录档案是气象业务真实面貌的真迹；电子档案可以充分发挥检索、利用、存贮和传输方面的优势。数字化大环境下，我们的工作重心需要发生转移，但千万不可忽视对纸质气象记录档案的安全保管工作。
【参考文献】
[1]王英玮.专门档案管理[M].（第2版）.北京：中国人民大学出版社，2010.
纸质档案管理范文第6篇
【关键词】同步归档；产权档案双轨制保管；建立综合性档案库房；档案精简与销毁
1 同步归档
一线城市房产吸引国内、国际热资，有运用资本投资不动产以期租金收益和房产升值谋利特征。产权三级转移在频繁中更替，利用借贷资金运作，在上一次买卖的办文未完成时而箍紧下一次的买卖实现转移的现象时有发生。提速办文有效措施“同步归档”在此一形势下出台，它既是城市快速发展的要求，也是国际化都市进程的配套。所谓同步归档是指：接收档案后24小时完成整理、24小时完成扫描、24小完成档案上架。房产投资一般相应地呈波浪性涌现，峰期往往集中在一段时期内。高频转让能否在登记机构承诺的7天缮证期限拿到房产证，能否实现“同步归档”是重要前提因素之一。
资料虚假、开发商一房多卖、重复抵押的经济纠纷集中事发在九十年代中后期，进入司法程序的问题档案往往使公、检、法部门辗转于移交单位与档案管理部门之间，单位之间的推诿根源规避：分清责任主体必须以手工签署交接表为依据。这一原始传统程序的严格执行终结困拢。传统签署的交接表已不能满足随后迅猛发展的年产几十万档案的检索，“同步归档”实现高效服务于需求，必须做到手工签署与电子档案交接结合起来，输入证号快速索引和签章具备的界定与甄别功能从源头上堵住漏洞。
档案数字化加工是一个流水作业，须多个作业小组共同完成。年产几十万份档案在多个环节转移，如何控制零遗失确非易事。责任落实到人，层层控制是措施关键，具体做法：一、接收档案人员从移交单位手中接过一批实物档案时，必须从办文数据库中调取电子档案交接表格，清点数目与实际相符后，再进行逐件核对。二、每件按收文目录与内容、页数进行核对，无误后作电子签署的同时作手工签署，缺件、差错、模糊件的档案在签署前退档。三、电子档案交接签署与手工签署结合贯穿加工小组内部转移，直至完成任务移交库房为止。
档案整理是指把收文资料进行加工。拆封前对档案须再一次复核，整理桉规格表糊、归集和分插条码、填写内容。完成整理后在封面盖上经手人印章，便于明确责任的后续追踪。
打印条码、批量快速扫描、特殊扫描、合卷、质检各岗位按工序运作，每天完成的电子档案数据必须当天上传中心数据库。定期到办文点收集反馈意见，模糊的电子档案，须调档重新扫描。档案整理与档案合卷着重注意混淆装订和合订。
上传数据后，各办文点终端便能查到电子文档。
2 产权档案双轨制保管依据
1、纸质档案在传统管理保证温、湿、光、氧化等条件，其寿命可达上千年，而电子档案在上传过程中有数据掉失和数据覆盖现象，办文网络在使用过程中受病毒侵害、攻击，自身人员操作失误。2、前期手工缮证及各个时期的调控政策，各阶段房地产办文方法的改变，准成本、全成本、商品房等不同性质内容呈档案复杂性。3、程序升级、模块合并、倒入数据时字段冲突。4、数字化的电子档案与原始档案的清晰度存在一定的差距，原始件本身不大清晰扫描后往往不能辨识。5、产权证样式多种版本；印章亦随年份变化而变化；早期商铺分格销售无坐标定位等都需借鉴原始材料分析定位。6、土地性质的多样性、大宗土地连续分宗不断补交地价的过程必须借助档案理清脉络。7各级行政签署是文件生效的标志，手写特征是鉴别真假的凭证，具法律效力的文件必须以纸质形式保存。地震、电力破坏等自然灾害，纸质档案有不可替代的作用。
电子档案与纸质档案相互监督、相互补充保证其真实性、完整性；产权档案存放的专业性，规律性、连续性在撇开电脑管理下具独立索引。
3 建立综合性档案库房
建立综合库房的必要性：房产已经不只是局限于居住，升值空间是投资热点风向标。随着城市配套和文化积累营造吸纳优势推进城市化进程等因素，一段时期内产权档案仍然呈较快的上升趋势。一套房产有高达10次更替业主，转让五、六次为数不菲。不断的流通套现档案增量难于预计。各房产缮证办公点的专业库房存在局限性，形势发展变化所需库容远远超出预留空间，租用非专业性库房分散存放的安全隐患困扰的同时有被动续约牵制。同区的档案分送异地多个保管点易出差错。持可持续观点在各缮证点车程约60分钟左右位置建设综合库房，理由所在：无纸化办公后从内网均可查阅档案影像内容，3~5%原始档案调查率为档案集中给予了条件，抑或建在周边城市区域亦为前瞻：低用地成本可置大形建筑规模，超前设计几十年空间承受能力打下强力后卫基础；统一标准管理，结束多点各自形成的习惯做法；扫描场所得到宽畅、统一环境，有利人员灵活调用；建立综合查询窗口，倍数提高接待能力和提升服务形象；假如扩市试想我们是否从权周全档案库房储备用地。
4 产权档案精简与销毁制度
制定房产档案保管期限制度是商品房诞生前的规定，房产从建国之初至改革开放前一直是极为少量的。商品房从八十年代初年始迅速发展起来，渐渐成为资本市场载体。国情的发展变化就产权出现的情况进行讨论，探讨制定适用制度与细化规定对传统档案管理作一些补充使之完善，用发展的态度为今后实际操作延伸理论依据：
1、二级转移与三级转移档案。三级权利人法律权属已确立，办文终端可调阅二级已扫描电子档案。库房日常管理从办文系统中打印出二级权利人相关信息，保留身份证复印件，附在三级转移上面体现连续关系。无须保管二次转移有厚度的纸质档案，从密集架撒下资料依宗地打包存放。等待销毁制度颁布处理。当前此档案占据着大量储存空间。
2、权利人已去逝房产被继承。八十年代初发房产证至现在快近四十年了，继承房产周期逐步显现出来。日常管理应作继承与被继承档案合并，前档案详细情况附继承人档案前端，撒下已逝者房产的档案。下架档案归继承类，按年限、姓氏积集打包，等待处理。
3、旧城改造，赔偿完成。整个地上附着物发生根本变化，赔偿所得的房产与原房产座落、位置、朝向、层次、地籍名称均已发生变化，电子数据改造前后相互独立无链接关系。日常管理按上面同理处理。打包档案标签明确改造前后关系，归旧改类以座落、年限封存。
4、已转让多次的房产。转让次数达五、六次的档案为数不少，依类推进行整理。程序上增加打印产权多次转让的功能。档案精简出后归转让类集合，按宗地号、宗地支号封存。
5、抵押档案。抵押期满，按揭债务人偿还清楚或提前还款，银行注销抵押登记已完成。
以上产生的法律期限已过的无效档案，目前全国房产档案领域而言未制定有销毁制度。依前规定房地产档案保管期限为永久，如此势必占据大量空间，花费人力、物力、财力。本着效率原则、实体与档案相符原则，出台调整上述无效档案保管年限具现实意义，以时俱进推动档案管理现代化亦是一线档案工作者们的期待。
纸质档案管理范文第7篇
[关键词]档案管理 电子文件 信息保护 差异
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2016）11-0206-01
随着全球数字信息化的快速发展，管理自动化及办公自动化进程的加快，人们进行交换文件的手段也逐渐从纸质走向电子媒体。这给档案事业带来严峻挑战的同时，也以其全新的管理方式和创新思维模式为档案管理工作提供了丰富发展的契机，而电子档案的产生就是这种契机中典型的代表。但随之而来的纸质档案和电子档案的共同期管理也成为一个摆在我们面前的新课题。因此，只有充分认识到电子档案的特点及其与传统纸质档案的本质区别，扬长避短，充分发挥这两种档案的作用，才能做好档案存储和信息共享工作。
一、 纸质档案与电子档案管理工作现状及发展趋势
就目前档案管理工作来看，在纸质档案和电子档案管理中存在很多问题：一是管理工作人员办理程序不规范，技术能力单一，在实践中不能较好的发 挥开拓与创新意识，致使许多档案流失和保存不完整；二是存在纸质档案和电子档案两者并存的现象，纸质档案受时展的影响，规模越来越小，电子档案则在信 息技术的支持下涉及的领域越来越广，交叉和融合性发挥越来越好。
二、 纸质档案与电子档案简介及特征
纸质档案是人们为了纪念并保存一些有意义的事物而产生并加以利用的，也是我们最为熟悉的一种资料保存方式。电子档案则源于具有保存价值并已归档的电子文件，依赖计算机的软硬件及数据库等，并存储在磁带、磁盘或光盘上，时刻记录着人们的真实活动。
纸质档案和电子档案都具有各自的特征。纸质档案主要具有保存时间长、易识别、存储形式直观等优点，是电子档案所不能具备和替代的，但同时又 有许多弊端。
三、 传统纸质档案管理与电子档案管理的区别
电子文件档案化管理是由电子档案部门集中统一管理电子文件，对电子文件采取社会化、自动化、标准化、网络化管理，它不由文件形成部门或其它非专业部门来管理电子文件，也和传统的档案管理方式有所区别。
1、电子档案的归档时间与传统档案不同。电子文件档案可以在文件办理结案后随时归档，或在某一时间周期定时统一归档，由文件形成部门通过网络传送给档案部门，并用电子数码签名封签认证，由档案工作人员接收登记，按事由原则给出档案分类号，设定访问限制级别，以便将来用户查找利用。这样随时归档，一方面可以避免文件漏归，保证归档率和完整率，另一方面也符合电子文件自身的特点，快速便捷，还可以避免档案的流失和病毒的破坏。而传统的档案的归档则是由档案管理部门统一的搜集所填表格和报告，在这个过程中需要经过一定的周期，也就是说要对某项档案进行统计时，应先制定一个固定的表格和纸质材料，然后进行发放、收回。
2、电子文件的归档方式与传统档案不同。电子文件由于采用电子编码技术，可以编辑修改而不留痕迹，载体无法固定，某些鉴别文件原始凭证性的关键信息也可以更改，这些都使电子文件的原始凭证性辨别变得复杂而困难。因此，电子文件在形成过程中要随时进行数字签名、信息认证、身份验证和加密保护，保证文件在传输、处理过程中不会出现错误，以确保档案部门收到的电子文件的原始性，真实性和准确性，保证电子文件的法律凭证地位。传统的档案的归档方式相对于电子文件就比较简便，是通过一定部门的证明开据，对现有的材料进行更改，在更改的过程中，由于介质是纸制品，所以没有严格的验证程序和要求，对于材料的保密性的要求也并不十分高。
3、电子文件在保管方式上和传统档案有差异。电子文件载体易老化变质及信息多媒体、新存贮介质的产生和发展，都会影响电子文件的长期可读性。档案部门可以在接收到电子文件后打印出一份纸质档案以作备份，但最终的解决办法还是需要计算机技术的发展和文件形成部门的配合，档案部门在接收到电子文件后对文件进行格式转换，以通用、统一的格式存储接收到的电子文件档案，以便将来计算机技术发展后，仍能读取以前存储的档案，保证信息资源方便利用。传统的档案的保管主要是通过对纸制品资料的存储进行的，也就是说在管理过程中必须要占用一定的空间，而且要严格的控制存储的环境，避免由于受潮和其他环境因素导致纸制品的破损和损毁，所以，传统的纸制品资料的管理的难度比较大。
4、电子文件的分类、编目等管理方式与传统档案不同。因为电子文件的特殊性，可以达到文件一级的管理，所以，档案部门在接收到文件同时，可以马上给每份文件编制一个唯一的文件号，并给出相应的分类号和档案号，根据上下行文之间的关系，再给出相关文件号，在归档的同时进行主题词标引、著录。技术条件允许时 可以编制多角度、全方位的检索工具 方便检索查询信息。用户只须给出文件分类号或主题词，即可以找出相应的文件和相关的上下级行文及附件，从而大大减轻档案工作人员的劳动强度。传统的档案管理在分类的过程中，需要工作人员和档案管理人员进行手工的分拣，也就是说要根据不同的类目要求和类型的区别，对各种档案材料进行手工的逐一整理，这种情况下不仅耗费大量的时间和人力，还容易导致工作失误，增加了档案管理的难度，而现代电子文件的档案化管理就有效的克服了这一问题。
5、 电子文件查询利用方式和传统档案不同。只有符合一定条件，利用者才能注册、登记成为电子文件中心或电子档案馆的会员，会员就可以通过远程登录等方式，经电子文件中心进行确认身份并确定查阅权限获得许可后，才可以查询有关的电子档案信息，并要进行借阅登记和缴纳查询费用。传统的档案管理过程中，要想实现对某一个资料的查询，必须要通过专门的档案管理人员的查找和取件，也就是说要耗费一定的时间和精力，但是现代电子档案的文件管理就有效的克服了这一不足。
四、 纸质档案与电子档案应并存管理
国家信息化发展战略的实施，对社会的各行各业产生着划时代的影响，尤其对传统的思维方式和管理模式产生了革命性冲击。档案的管理模式包括管理体制、 管理手段必然进行根本性的变革。尽管电子档案相对于纸质档案有着某些优势，而纸质档案的优点是电子档案所无可比拟的。对二者进行深入一层的分析，便可以发 现纸质档案与电子档案实际上有着某些不容忽视的联系。在当今信息化社会，纸质档案和电子档案的载体不具有继承性和相互否定性，二者发挥各自的优势。纸质档 案是保存和反映历史真实面目的可靠记录，电子档案可以发挥在检索、利用、传输、存贮等方面的优越性。在当前日新月异的数字时代，电子档案和纸质档案相辅相成，相得益彰，为社会经济的发展发挥其巨大的作用。纸质档案与电子档案在当前以及今后相当长的一个时期将互为补充，取长补短，长期并存。
五、 结语
综上所述，我们可以看出电子文件作为信息化时展的智慧结晶，为传统的档案管理工作创造了新的机遇和挑战。因此，档案管理工作人员在日常管理工作中不仅要熟练掌握纸质档案的管理知识，更要充分了解到电子文件与其实施管理上的不同，管理的注意事项。同时，掌握先进的计算机网络技术，以此加强电子文件的档案管理工作，做到与时俱进，满足信息化发展的需求。
参考文献
[1] 彭坚.关于档案“电子档案和纸质档案”管理问题的探讨[J].档案学研究，2012（1）.
[2] 常艳杰.信息时代档案管理网络化的思考[J].劳动保障世界（理论版）. 2013（06）.
纸质档案管理范文第8篇
[关键词]网络环境下；纸质档案；电子档案；管理
一、引言
随着现代科学技术的不断发展，以及电子档案的不断增多，其带给档案管理工作更极大的挑战。在新的时代背景下，档案管理工作者已经逐步认识到纸质与电子档案管理之间的互补性，意识到只有实现两者的共同进步才能应对时展带来的挑战，并有效提高档案管理工作的有效性。
基于此，本文在此浅谈网络环境下的纸质与电子档案管理，以期能够为相关人士提供有益参考与借鉴，推动档案管理工作的进一步发展与建设。
二、网络环境下纸质与电子档案管理存在的问题
（一）电子存档的滞后
虽然电子档案具有其自身无与伦比的巨大优势，极大的提高档案管理工作的便捷性，但因为法律凭证效用的限制，导致纸质档案仍旧存在其必要性。这种现状已经决定了在档案存档工作中，纸质管理始终是电子档案存在的基础。
但从实践调查的结果显示，在部分行业中，因为档案数量过多以及员工工作量巨大等原因，导致电子存档的工作相对滞后。在这种背景下，工作人员为了查找某一档案不得不在大量的纸质档案中进行翻阅，这容易到其他档案被损坏和遗失，并不能发挥电子档案的优势。
电子存档的滞后还容易造成纸质档案的遗失，进一步造成电子档案不完整，失去了宝贵的档案资料。
（二）两种档案的内容不相符
在网络环境下，电子档案凭借其更便捷的管理、存储和输送方式给档案管理工作带来了极大的便捷，极大的减少了档案管理工作者的工作量。
在这种背景下，部分档案管理工作者经常在档案管理工作中失误，造成纸质档案与电子档案的内容不相符。具体的说，在档案内容修订时，部分工作者仅仅是在电子档案中进行了修改，却因为其他事情遗忘了对纸质档案的修改。这就导致两份档案的内容不一致，导致在最终的对证中需要花费更多时间和精力。
三、如何在网络环境下实现纸质档案和电子档案管理的互补
（一）及时做好归档整理工作
众多档案管理者要在网络环境下提高工作的效率，并且实现纸质档案与电子档案的互补，其首要的任务是转变自身的意识，必须要明确两者具有的特殊性。
首先，纸质档案是电子档案的基础，只有纸质档案才具有法律的真实效力，只有确保纸质档案无损坏、无遗失，才能利用电子档案的巨大优势提高工作的效率。其次，电子档案具有充分的便利性，对电子档案进行翻阅、查询和拷贝能够减少对纸质档案的磨损，保证档案的真实有效。
明确这一认识，档案管理工作者才会督促自己正确对待两种不同的档案，才能在纸质档案建立以后进行及时的归档和整理工作，才能及时将纸质档案转变为电子档案，并对纸质档案进行科学的保存。
（二）要不断提高档案管理工作者的能力与素质
与此同时，只有不断提高档案管理工作者的素质与能力，其才能够提高自身的工作效率，才能做好纸质与电子档案的管理工作。具体地说，随着管理者能力与素质的提升，其才会在档案修订时及时找出和修订纸质档案，并以此为基础对电子档案进行更新。
此外，在网络环境下，纸质档案与电子档案将会在未来很长一段时间内共存。这就要求档案管理者对两种不同类型的档案进行单独的管理工作，不可将其混合管理，从而导致两种档案的管理质量下降。
这就对档案管理工作者的要求进一步提高，只有不断提高其能力与素质，档案管理者才能够根据纸质档案与电子档案的特性优化档案管理工作，提高档案管理工作的有效性。
这就需要众多单位管理者定期组织档案管理工作者参加培训，针对其业务能力以及基本的素质进行有效的培训，使其能够应对网络环境下纸质档案与电子档案共存的管理工作，同时建设优秀的管理队伍。
（三）加强监督与核查工作
最后，管理者要确保纸质档案与电子档案管理工作的有效性就应该进一步加强监督与核查工作。
一方面，管理者应该安排人员对日常的档案管理工作进行有效监督。首先要监督纸质档案的借阅、查询以及修改的情况。其次要监督电子档案是否有被传输和修订。一旦发生单方面的变换，监督者必须要追溯其根源，确保档案内容的真实性。
另一方面，管理者需要加强对电子档案管理的核查工作。这就需要技术能力较强的员工担当此工作，要根据软件和系统的痕迹对电子档案进行定时的核查，确保电子档案与纸质档案相一致，提高档案管理工作的质量和效率。
四、结束语
总的来说，在网络环境下，档案管理工作的难度得到提升，为档案管理工作者带来了新的挑战。因此，如何实现纸质档案与电子档案的协调互补是档案管理发展的主要方向。这就需要相关人士在实践中经过不断的总结与思考，提出更有效的见解，促进新时代档案管理工作的进一步发展与建设。
参考文献：
[1]阮芳.网络环境下的纸质与电子档案管理[J].湖北广播电视大学学报，2001（04）
纸质档案管理范文第9篇
关键词：电子档案 档案管理人员 乡镇档案管理
1.乡镇档案的介绍
乡镇档案是指乡镇党委、政府在公务活动中直接形成的对本单位以及对国家、社会具有利用和保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。一个乡镇的档案管理因为人员少、经费少等现实的原因不可能有专人负责，但是乡镇档案却是一个包含面广、繁琐与重要性兼具的工作，它和本地群众的切身利益相连。能把乡镇档案管理号，可以直接在基层解决一些矛盾和问题，理顺好人民内部的关系，为党的群众路线教育活动服务好。
2.乡镇档案的作用
乡镇档案工作处于我国档案工作体系的最基层，它们形成的档案反映了我国社会主义基层政权的历史面貌，具体详细地反映了这个乡镇各项工作活动的真实情况。乡镇档案既是乡、县制订计划，总结经验，指导工作的依据，也是落实党的政策，解决民事纠纷的凭证，又是乡镇开展农业科研，发展农业经济所必须的参考资料。对于丰富县档案馆馆藏也是一个重要的来源。乡镇档案因为涉及范围广，内容较多，保存地没有完全独立的一个档案库房导致纸质档案的难于管理和保存。近几年信息技术快速发展，随即而生了电子档案管理，利用电子设备对档案进行保存，这样更利用查找和管理。
3.国家提倡建立电子档案
2000年的时候，在全国档案工作会议上中共中央办公厅主任王刚同志，明确向档案部门提出了要加强档案信息化建设的任务。《全国档案事业发展“十五”计划》中国家档案局明确把信息化档案建设作为“十五”期间的一项战略任务确定下来，随后2002年了《全国档案信息化建设实施纲要》，将档案管理应用系统建设与推广作为一项重要内容，要求全国各级档案部门认真组织学习落实。
4.电子档案的介绍
电子档案指在电脑设备及其它利用电脑设备生成的电子文件，以硬盘、光盘等载体进行存储，依赖电脑、平板电脑、手机等电子设备阅读、处理。电子文件分为逻辑归档、物理归档两种形式：逻辑归档是指电脑连接互联网的情况下进行的，再不改变电子文件原有的存储方式和位置而实现向上级档案部门移交的过程。物理归档是指把电子文件下载到移动载体上，向上级档案部门移交的过程。
4.1电子档案应用
电子档案也是档案的一种，它的管理也应符合档案管理的要求和使用习惯，符合国家计算机光盘档案存储标准，符合国家档案局颁发的档案分类标准。国家应建立各类档案的电子管理系统，如党群、行政、经营、风俗、生产、产品、科学、基本建设、设备仪器、会计、干部职工等类的档案。可对档案进行备份数据库，可设定档案查阅的密级、访问权限。
4.2东岗镇乡镇档案现状介绍
吉林省东岗镇仅从1999年-2012年就收集整理了文书档案900余卷，平均每年69卷。东岗镇没有专门的档案管理人员，都是从各个岗位借调来的同志，各个同志没有系统学习过档案管理，保存方式、风格都不一样，管理起来非常困难。东岗镇的档案这十几年的保存和整理反应出了绝大多数乡镇档案管理的困难。接手东岗镇档案的时候，当时的档案状况就是一个字“乱”。
4.3乡镇纸质档案向电子档案过渡是一次革命
对于乡镇档案从纸质化到电子化首先要有一个明确的认识，电子档案管理是对档案管理界的一场革命，不仅仅要把重点放在档案工作的原理和专业知识上，也不能仅仅停留在纸质档案的管理方法上，应意识到电子文件的发展是大势所趋，尽管电子档案是新生事物，但随着时间的推进，它必将成熟起来。第一，要提高自己的专业素质和综合知识。第二，要掌握现代信息技术。第三，要对档案工作有热情，有创新精神。第四，要和其他部门人员多沟通，多交流，多学习。
4.4乡镇电子档案管理的要求
充分认识到电子档案管理也应符合国家档案著作规则的基本要求。第一，和上级管理部门约定好，每年固定月份把上年度应归档的电子文件移交，向上级移交的时候做到完整的数据、准确的内容、安全利用、规范的编目、一致的帐目、清楚的手续、一式二份的移交清单，签字后交接双方各执一份。第二，乡镇档案人员负责电子档案归档前的整理工作，以及检查归档验收和接收后的统一进行保管等。做到外观完好、整洁无损、记录的字节数、检索条目等著录项目与登记一致，确保上机没有病毒和百分之百的准确率。第三，入库的电子档案，每两年要机读抽查一次，发现问题及进补救。
4.5乡镇的电子档案的总结
乡镇的电子档案重认识到使用再到充分利用并发挥其特征还需一个非常长的时间，尤其是在我们这科技技术不是很发达，人们认识提高不上去的时候，做这项工作是非常困难的，所以提高领导和从业人员对档案电子化的认识是现在乡镇档案工作的重中之重。现在档案系统的各种工程技术人员极少，而且不够稳定，这不利于乡镇档案管理的进一步发展，尤其不利于电子档案管理。建设自己乡镇的电子档案对我们即是机遇也是挑战，只有提高我们档案管理人员的素质和专业技术职务才能更好的为人民和政府管好档案，为建设和谐社会做贡献。
参考文献：
[1]李权.电子档案对管理工作人员的要求.兰台世界，2006（6）
纸质档案管理范文第10篇
关键词：档案管理；纸质档案；电子档案；并存发展；
中图分类码：G271 文献标识码：A 文章编号：1674-3520（2015）-08-00-01
引言
信息时代的脚步越来越快，使得信息高速公路朝着网络化和智能化方向发展，这给档案事业带来了严峻挑战的同时，也以其全新的管理方式和创新思维模式为档案管 理工作提供了丰富发展的契机，而电子档案的产生就是这种契机中典型的代表。但随之而来的纸质档案和电子档案的共同期管理也成为一个摆在我们面前的新课题， 值得我们深思和探究。
一、纸质档案与电子档案管理工作现状及发展趋势
就目前档案管理工作来看，在纸质档案和电子档案管理中存在很多问题：一是管理工作人员办理程序不规范，技术能力单一，在实践中不能较好的发 挥开拓与创新意识，致使许多档案流失和保存不完整；二是存在纸质档案和电子档案两者并存的现象，纸质档案受时展的影响，规模越来越小，电子档案则在信 息技术的支持下涉及的领域越来越广，交叉和融合性发挥越来越好。
二、纸质档案与电子档案简介及特征
纸质档案是人们为了纪念并保存一些有意义的事物而产生并加以利用的，也是我们最为熟悉的一种资料保存方式。电子档案则源于具有保存价值并已归档的电子文件，依赖计算机的软硬件及数据库等，并存储在磁带、磁盘或光盘上，时刻记录着人们的真实活动。
纸质档案和电子档案都具有各自的特征。纸质档案主要具有保存时间长、易识别、存储形式直观等优点，是电子档案所不能具备和替代的，但同时又 有许多弊端。
三、纸质档案与电子档案管理上的区别
电子档案的管理环节，应在纸质档案管理环节的基础上，增强电子文件形成的参与和电子档案长期保存，两者根本的区别是电子档案管理的各个环节技术含量高。电 子档案管理，实质是一项系统技术工作。所以，要求电子档案管理人员必须具备档案管理基础知识、计算机应用等方面知识，还要具备一定的外语能力。
第一，在分类、编目和归档等管理方式上的不同：纸质档案从收集到分类和组卷，要经过对文件进行分类；对已立卷归档的案卷进行排列、编号和整理，使其 用编制案卷目录的方式固定下来等一系列的步骤。但电子档案无需分类和编目，因为它可以借助计算机系统的超大功能，自动组建数据库，从任何角度任何时间进行 组合和检索，并呈现一种有序状态。同时，电子档案的归档时间也与纸质档案也不同，它可以在文件办理结案后任何时间归档或在某一周期内统一进行归档，工作人 员接受登记并给出档案分类号，设定档案分类级别等，这样即可避免漏档，又可减少不必要的麻烦。
四、纸质档案与电子档案在管理上的共同点
第一，管理过程中都存在信息载体的寿命问题：纸质档案靠纸张这个载体来延续其保存价值，而纸张寿命主要取决于纸张纤维的性质和所处环境的条件，只要 纸张纤维在所处的环境中避免氧化和水解反应，纸质档案的寿命就会得以延长。电子档案也不例外，电子档案的载体材料和支持体是磁性物质和聚酯底基，这两种化 学材料易产生强大静电，如若管理不善，将会导致磨损、卷曲等不良现象发生，直接影响信息的再读取能力和保存价值，对电子档案的寿命也会大幅度缩短，因此在 档案管理保存方面容不得我们忽视和大意。
第二，在管理上可以相互转化：这是二者最为典型的共性和交融点。为实现更便捷的保存但又能最大程度的反应历史的真实面貌，纸质档案和电子档 案实现了相互转化：一是将计算机中的部分电子文件转化为纸质文件，使之在实际应用中更具说服力，也间接反映了档案管理人员务实的职业道德精神；二是为现有 的一些纸质档案制作电子文件和数字化副本，其主要出发点是便于改善和保护信息存储，满足异地查阅和实现资源共享。
五、纸质档案与电子档案应并存
国家信息化发展战略的实施，对社会的各行各业产生着划时代的影响，尤其对传统的思维方式和管理模式产生了革命性冲击。档案的管理模式包括管理体制、 管理手段必然进行根本性的变革。尽管电子档案相对于纸质档案有着某些优势，而纸质档案的优点是电子档案所无可比拟的。对二者进行深入一层的分析，便可以发 现纸质档案与电子档案实际上有着某些不容忽视的联系。在当今信息化社会，纸质档案和电子档案的载体不具有继承性和相互否定性，二者发挥各自的优势。纸质档 案是保存和反映历史真实面目的可靠记录，电子档案可以发挥在检索、利用、传输、存贮等方面的优越性。在当前日新月异的数字时代，电子档案和纸质档案相辅相 成，相得益彰，为社会经济的发展发挥其巨大的作用。纸质档案与电子档案在当前以及今后相当长的一个时期将互为补充，取长补短，长期并存。
综上所述，做好纸质档案和电子档案管理工作，不仅可以达到档案信息最大限度的利用，同时又能使这些资源得到最安全和最有效的保护。就目前发展的趋势来看， 纸质档案和电子档案的共存时代已经来临，随着档案管理工作的逐渐深入，将会有更多的技术和方法产生，同时对纸质档案和电子档案的共同期管理探究也将会成为 一个热点话题。
参考文献：
[1]王红蕾，单德凯.电子文件管理刍议[J].辽宁师专学报（自然科学版），2004，（2）
[2]樊建平等.电子文件档案与纸质档案在保护技术上的差异[J].内蒙古气象，2006，（2）
[3]娄凤梅.试论电子文件对档案管理工作的影响[J].中国科技信息，2005，（12）