完善医院内部控制浅议

【摘要】在医疗市场的激烈竞争中,医院面临着生存、发展的挑战。在医院不断变更战略和规划应对外部市场竞争的同时,医院的管理层已经把建立健全医院内部控制并保持其持续有效作为医院管理不可或缺的一部分。然而目前国内医院对内部控制的认识程度不一,出现了不少对内部控制理解的误区,使其在运用内部控制理论进行实际操作中不能实现内部控制的目标并有效发挥内部控制在医院管理中的重大作用。因此建立健全医院内部控制,需要医院管理者从现有的内部控制制度思想误区中走出来,重新认识并充分理解内部控制的理念,正确运用医院内部控制理论知识为医院管理服务。

【关键词】医院 内控制度 内控环境 内部审计

医院内部控制是指医院管理者为确保法律法规及经营方针政策的贯彻执行,维护财产物资的安全与完整,保证医院财务会计和其他相关信息的准确性、及时性、可靠性,提高医院经营效率,避免或降低各种风险,促进医院经营管理活动的经济性、效率性和效果性,实现既定的组织目标,在充分考虑内外环境因素的基础上,综合利用各种分析方法,针对人、财、物等各生产要素及相关的业务活动而指定和实施的一系列控制方法、控制程序和制度等所形成的一种自我检查、自我调整和自我约束的系统。

一、我国现行医院内部控制制度存在的问题

医院内部控制的基础是控制环境,其好坏直接影响到医院内部控制的贯彻和执行以及医院经营目标的实现。控制环境具体包括医院管理人员的品行、价值观、综合素质以及经营和管理观念、医院各种规章制度等。我国医院在这些方面存在的问题比较严重,主要表现在以下方面。

1、医院制度不健全

一是医院缺乏制衡机制和约束机制,对管理系统缺乏控制力。长期以来我国医院未实行法人治理。二是人员聘任制度不完善。雇佣员工时没有经过必要的考核程序,有许多是凭关系挤入医院;医院未形成一套有关职工训练、待遇、业绩考评及晋升的人力资源制度。这样,医院职工的胜任能力和正直性就要大打折扣,即使有良好的内控制度,也会因执行能力有限而达不到应有的效果。三是医院内部控制制度自身的局限性。由于医院内控制度是由人来设计建立并完成的,如果医院内部控制的人员的心理上、技能上和行为方式上未能达到实施内部控制的基本要求,对内部的程序经常误解、误判,或者不负责任,执行控制制度马虎了事,那么再好的内部控制制度也会流于形式,很难发挥作用。

2、医院内部审计监督管理机制不完善

医院内部审计是内部控制的重要组成部分,两者目标相同,都是为了确保医院经营目标的实现。目前我国有相当一部分医院未设审计部门,缺乏审计监督,即使医院成立了内部审计机构,但仍然存在很多问题。其主要表现在内部审计人员切身利益直接受所在单位控制,对内审人员的人事调派权、工资管理权、奖惩权等由所在单位掌握,即内部审计在本单位主要领导人直接领导下对本单位领导负责并报告工作。由于被审计部门是内审人员所在单位的组成部分,客观上造成内部审计为本单位利益服务的局限性,使得内审人员执纪执法的程度直接受单位领导的影响,工作质量直接受单位领导的制约。有些单位领导人为了本单位、小集体或个人的利益而不信任或限制使用坚持原则的审计人员,对一些依法办事的审计人员实施高制压、“穿小鞋”等方式,迫使审计人员听其指挥或与其同流合污。在这种管理体制下,内部审计的独立性也就只能取决于单位领导的认识水平和廉洁自律程度。

3、管理者的品质、素质及管理理念存在缺陷

从全员素质层面上看,由于管理者的品质、素质及管理理念上的缺陷,导致医院内部控制不力。有些管理者内部控制意识不强,甚至有令不行、有法不依;有的医院管理者把应由集体决定的权利独揽一身,尤其是在财务管理方面往往体现了管理者的主观意识。

4、医院内部控制呈两面性

从技术层面上看,由于信息技术的广泛应用,医院内部控制呈现出双面性。一方面,信息技术可以使医院摆脱人员与资源的限制,经济有效地实现内部控制的目标,增强了控制手段的多样性、灵活性、高效性,加强了内部控制的预防、检查与纠正功能。另一方面,随着计算机使用范围的扩大,利用计算机进行贪污、舞弊、诈骗等犯罪活动有所增加,增加了信息技术环境下内部控制的难度与复杂性。如湖南省肿瘤医院门诊收费室的一名收费人员利用计算机技术贪污收费款。

5、医院人力资源和实务方面存在缺限

医院内部控制中最重要的因素是人,如果员工具有足够的胜任能力和诚信度,将大大促进控制目标的实现。目前我国的人力资源政策中还充斥着以貌取人、随意用人、任人唯亲、排斥异己等现象。医院没有建立完善的员工招聘与选拨方针和程序,缺乏对新员工进行医院文化和道德价值观的导向培训,医院对违反行为准则的任保事项,制订的纪律约束和处罚措施不完备,或者虽制订了完备的纪律约束和处罚措施,但执行不力。医院没有制订完善的优秀员工奖励和激励机制。或者,医院有完善的优秀员工奖励和激励机制,但执行不力,等等。医院人力资源政策的缺限,严重影响了员工素质的提高和更好地贯彻和执行内部控制。

二、完善我国医院内部控制制度的对策

1、建立良好的控制环境

医院内部控制环境提供医院纪律与架构,塑造医院文化,并影响医院员工的控制意识,是医院内部控制组成要素的基础。

(1)培养员工诚信原则和良好的道德价值观。保持诚信欣慰和道德标准,不盲目追求不切实际的目标,明确敏感职位的财务分工,加强医院的内部审核制度,发挥董事会职能,监督医院的高层管理阶层,提供道德指导,制定文字化的行为准则和政策声明,并传达给全体雇员。

(2)加强组织机构控制。在设置内部机构时,既要考虑工作需要,也要兼顾内部控制需要,使机构设置合理。应对医院内部组织结构和职责分工进行整体规划。设立审计机构,并考虑以下因素:成员的经验、相对于管理层的独立性、成员参与管理的程度、所采取措施的适宜性、对管理层提出的问题的广度和深度、管理层与外部审计人员的关系。建立责任分配与授权制度,合理有效分配职责和权限,确保人员经验和知识与职责权限相匹配,并为执行任务和承担职责的组织成员特别是关键岗位的人员提供和配备所需要的资源。

(3)选择适合医院特点的管理思想。主要考虑承担经营风险的方式,依靠政策、业绩指标以及报告体系等与关键经理人员沟通,对财务报告的态度和所采取的措施,对信息处理以及会计功能、人员所持的态度,对现有可选择的会计准则和会计数值估计所持有的谨慎或冒进态度。

2、建立与完善医院内部稽核制度

(1)持续的监督活动及个别评估。为了医院持续有效运作,应保证医院内部控制的适当性和有效性,进行日常和定期监督、检查,对特定情况下发生的变化进行适当修正。包括例行管理和监督活动,以及其他员工为履行其职务所采取的活动。在履行日常管理活动时,负责营运的管理阶层若发现营运报告、财务报告与资料有较大偏差时,可对报告提出质疑;来自外界团体的沟通,可以验证内部信息的正确性,并能及时反映问题;适当的组织机构及监督活动,可辨识缺失;职务的分离使员工之间相互监督,防止舞弊;把信息系统所记录的资料同实际资产核对;内、外部稽核人员定期提出强化内部控制系统的建议;培训课程、规划会议和其他会议,可将重要信息反馈给管理阶层;定期考察员工工作情况。尽管持续监督程序可以有效评价内部控制体系,但医院有时需要组织例外评估以检验控制系统的有效性。评估的范围和频率,视风险的大小及控制的重要性而定。

(2)建立不相容职务分离与岗位轮换制度。依据《会计法》和国家统一的会计制度,制定适合本单位的会计制度,明确会计工作流程,建立岗位责任制,充分发挥会计的监督职能。会计系统控制制度包括医院核算规程、会计工作规程、会计人员岗位责任制、财务会计部门职责、会计档案管理制度等。授权和执行的职务要分离;执行和审查的职务要分离。这要求医院合理设置财务会计及相关工作岗位,明确职责权限,形成相互制衡机制。不相容职务包括授权批准、业务经办、会计记录、财产保管、稽核检查等,如有权批准采购人员不能直接从事采购业务,从事采购业务的人员不得从事入库业务;保管和记录职务要分离;对各项业务的处理要体现出互相监督的原则。内部牵制要求具体业务分工时,不能由一个部门或一个人完成一项业务的全过程,而必须由其他部门或人员参与,并且与之衔接的部门应检查已完成的工作。它由适当授权、不相容工作的责任分工、凭证和记录、接近控制、独立检查等环节组成。又如现金流转业务中,现金收支的审批、收入和支出、印鉴的保管、记账等业务应分工管理,互相牵制。在内部牵制中,必须采取工作轮换制。工作轮换制指根据不同岗位在管理系统中的重要程度,明确规定并严格控制每一员工在某一岗位的履职时间。关键岗位轮换频繁一些,次要岗位轮换可少一些。从轮换中暴露出存在的问题,揭示制度和管理的缺陷。

(3)完善授权批准控制。经济业务必须经过授权才能进行。它包括一般授权和特殊授权。这要求医院应明确规定涉及财务会计及相关工作的授权批准的范围、权限、程序、责任等内容,单位内部的各级管理人员必须在授权范围内行使职权和承担责任,经办人员也必须在授权范围内办理业务。如采购人员必须在授权批准的金额内办理采购业务,超出金额必须得到主管的审批;会计信息收集、归类过程中,除制单外,还规定须有复核,并由财会主管审批。

(4)加强医院的内部审计。医院内部审计是现代医院作为自我约束机制的一种手段。其着重研究和评价医院内部控制系统的严密性和完善性、管理规章制度的科学性和完整性、管理规章制度的科学性和完整性,方法措施的适应性和有效性。通过内部审计的检查分析,可以及时发现医院经营管理中的薄弱环节及存在的漏洞,及早提醒经营管理者采取措施加以改进,起到标本兼治、防患于未然的作用,因此,在规范的法人治理结构下,可在董事会下设置内部审计委员会来协调外部注册会计师的审计工作。这一委员会专属于董事会,不受医院内部经营层的控制。审计委员会通过内部审计来监督审查医院的会计报表等手段,对医院实施内部控制。审计委员会的设立可以充分保证内部审计的独立性,从而形成相互制约、相互联系的严密的内部审计控制系统。在保证了内部审计机构设置合理且具有独立性的前提下,由内部审计来完成评价医院的内部审计控制执行的效果,及时发现医院内部控制上存在的现实问题,并采取相应的措施。

3、建立有效的激励机制

由于医院内部控制本身是一种动态行为,他在医院中的作用必然受到主观因素和外部环境的影响,要充分发挥内部控制在现代医院制度中的作用,就必须不断地完善和规范医院内部控制制度,使之真正符合医院的实际发展需要。同时,为了保证医院内部控制制度能有效地发挥作用,医院必须定期对内部控制制度的执行情况进行检查与考核,看医院内部控制制度是否得到有效的遵循,执行中有何成绩,出现了什么问题,为什么某项内部控制制度不能执行或不完全执行,估计可能产生或已经造成什么后果。对于严格执行内部控制制度,给与精神鼓励和物质奖励;对于违规违章的,坚决给予行政处分和经济处罚,并与职务升降挂钩。只有做到压力与动力相结合,才能最终达到内部控制的目的。

4、加强和完善会计电算化系统的医院内部控制制度

随着科学技术的发展,电子计算机数据处理技术在会计领域得到了广泛的应用,会计已经从原有的记账、报账向着经营管理领域的深度、广度发展,对医院的内部控制产生了深远的影响,提高了医院的运营管理效率。但是,由于计算机技术自身的问题以及会计人员业务水平和个人素质等原因,会计信息系统的应用也存在着许多问题。因此,必须加强会计电算化系统的内部控制以保证财务实行电算化后的系统正常、安全、有效地运行。

(1)加强会计电算化系统业务人员组织控制。在会计电算化系统环境下,要对手工系统环境下的结构做出调整,对各类会计岗位进行重新的划分,在授权过程中运用内部审计,按照权、责、利相结合原则建立岗位责任制。对财务软件的开发人员、维护人员和会计业务操作员、出纳员进行合理的岗位分工。形成三类工作岗位:系统设计与维护岗位、账务处理岗位和专业核算岗位,坚持不相容岗位相分离原则。

(2)加强会计电算化系统操作和维护控制。会计电算化系统操作和维护控制主要是通过制定一套完整而严格的操作和维护规程来实现的。规程应包括操作的具体流程,各环节的主要分工和职责,注意事项,维护的时间和方面,维护的程序等内容。会计电算化系统操作和维护控制主要是为了保证财务软件操作的规范化,保证财务软件正确安全的运转,防止软件被非法修改、删除。

(3)加强会计电算化系统业务操作的控制。会计电算化系统业务操作主要包括数据的输入、数据的处理和数据的输出。对数据的输入、处理、输出过程的控制是保证会计核算系统有效的关键。只有经过核准的会计业务经过正确的输入,进行恰当的处理和运行,并及时地输出,会计核算系统才能实现自身的目标。

(4)加强会计电算化系统档案管理。会计信息系统档案主要是指打印输出的各种账簿、报表、凭证、存储会计数据和程序的软盘及其他存储介质。会计电算化系统在处理业务时产生的各种账簿、报表、凭证均应由专人管理,并制定相应的管理制度。磁性介质必须及时进行备份,并做好防止计算机病毒侵袭的工作。所有财务档案均应做好防火、防潮、防尘、防盗等工作,并定期盘点整理。磁性介质还要进行防磁工作。

(5)加强会计电算化系统工作人员的职业道德建设。会计电算化系统的实施主体是“人”,但无论软件质量如何优良,规章制度如何完善,作为电算化会计系统实施主体的“人”不能发挥作用,有制度而不去执行,甚至恶意的修改软件程序,修改数据库中的数据,非法取得口令,最终还是达不到内部控制的目的。因此,道德规范、行为准则、能力素质的建设应直接纳入内部控制结构的内容。医院管理者应当重视对财务工作人员的选用与培养,增强财务工作人员的职业道德水准和业务水平,达到会计电算化系统的主体诚信。

5、加强医院外部监督使其形成监督合力

首先,要加强社会审计监督,提高注册会计师审计的质量。注册会计师在整顿会计工作秩序、规范和加强会计工作、保证会计信息质量等方面有着举足轻重的作用。在执行审计业务时,注册会计师要坚持独立、客观、公正的原则,促使医院加强内部控制,提供真实、完整的会计信息,做好“经济警察”的监督作用。其次协调政府有关监督方式,使其形成监督合力。我国政府监督的方式很多,包括财政、审计、税务、人民银行、证券监督、保险监督等,但监督效果却不理想。因此新《会计法》规定上述监督检查部门在对有关单位的会计资料依法实施监督检查后,应当作出具体结论。有关监督检查部门已经作出的检查结论要能够满足其他监察部门履行职责的需要,其他检查部门应当加以利用,避免重复查账,从而提高外部监督质量,节约社会资源。

三、结束语

良好的内部控制对医院既有查错防弊,又有促进经营管理效果的作用,能起到事前预防、事中、事后及时发现工作漏洞的综合作用。

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