有关我国档案信息化标准体系框架的思考

摘 要：在我国的档案信息化管理中，有明确的规定到在对档案信息化进行建设的过程中必须要遵循相关的准则。这种标准化了的档案信息建设将是未来档案信息管理发展的必然趋势，是能够使档案信息管理工作能够持续高效、有序运行的重要保障。这里有一点值得注意，即在对档案信息化建设的过程中部能够只仅仅关注其标准的树立，而更应该把注意力集中在其内容和机构之中，在相关的准则和标准的指引下，使我国的档案信息化管理体制能够逐步完善，并实现其标准化体系的建立，最终使标准化体系融于档案信息化建设中，促进我国档案信息化的发展。

关键词：档案信息化；标准体系；框架；作用；思考

实现档案的信息化是当前档案信息资源发展的必然趋势，它符合现代化建设发展的要求，对我国档案信息资源的开发工作也能够起到一定的促进作用，最终使我国的档案信息资源能够得到充分的利用，实现使用效率的最大化，并且在这一过程中，能够不断的完善档案信息的开发工作，使管理和开发能够融为一体，最终实现二者的共同发展。而建立标准化的档案信息体系是当前档案管理工作的首要任务，下面我们就针对标准化体系的建立和实现档案信息化做一个详细的介绍。

一、档案信息化标准体系概要

随着社会的进步和时代的发展，科学技术逐渐成为了促进当代经济发展的主要因素，科学技术的发展推动着我国信息产业的进步，使我国逐渐形成了社会信息化的格局。而我们这里所要论述的档案信息化就是社会信息化的一个重要分支。在社会逐渐走向信息化的过程中，档案的信息化也取得了长足的进步。在这一信息化了的大环境里，档案信息化必定会与其他的社会信息化的相交融。另外，其标准体系的建设也是处在这个大环境之中的，所以它的标准化过程也一定会受到信息技术、电子政务等其他社会信息化组成部分的标准化状态的影响。档案信息化实际上是信息技术和档案管理相结合的产物，而档案的管理工作不仅仅是局限于综合性档案馆中，在其他的领域也有所涉入。由于每个领域或者每个行业对档案管理工作的要求都各不相同，其中所体现出来的不同行业的不同档案信息化的管理特征也就成为了整个行业信息化的重要分支。

二、档案信息化标准体系框架

根据某相关研究专家所提出的建立标准体系的框架构想，并与档案信息化管理自身的特点相联系，以国内外的先进研究成果作为依据，将其他领域所建立的现有的档案信息化标准体系的框架作为参考，大胆的建立了一个档案信息化标准体系的框架模型，下面就从其三维框架入手，做一个简单的介绍。

（一）信息技术

在当今社会，信息技术已经在各行各业、各个领域得到了普遍的应用。它的功能从建立数据库到设置软件系统、操作系统等，功能强大而繁杂。所以，标准体系三维框架中的信息技术维不能够只针对信息技术进行简单的罗列，而应该将其放在档案管理的实际应用中进行分层次的建设。某纲要指出，必须要想档案信息化管理的建设明确的划分为档案信息化标准规范的建设、应用系统的建设、人才队伍的建设等多个方面进行共同建设。而其中档案信息化的基础设施建设、应用系统建设、资源建设以及保障体系建设是与标准应用、信息技术联系得最为紧密也是建设工程中最应该注意的问题。所以，我们可以根据当前这些因素和档案信息资源所结合的程度将信息技术在档案信息化中的应用划分为应用系统、基础设施、信息资源以及信息安全等几个方面。

（二）档案管理

档案管理维的细分，就是要根据一定标准，将档案管理分成若干方面。与图书馆领域相比，档案资源的凭证作用，在于档案管理机构的可信性，而归根结底，在于档案管理流程的可信性，因此，档案管理的流程与环节具有更为重要的意义。另外，由于档案管理流程也是基于对文件运动规律（文件连续体理论、文件生命周期理论等）的认识，而我国现有档案管理流程是与文件生命周期理论相一致的，故对档案管理的细分，无论是基于信息化环境下的档案管理业务流程，还是基于文件生命周期，从本质上说都是一致的。故在档案管理维，总体上适合按档案管理流程进行细分。

显然，这里所指的档案管理是指信息化环境下的档案管理，而非传统的档案管理。基于全程控制的思想，信息化环境下的档案管理不是始自档案交接，而是必须延伸到档案前身――文件的生成。我国传统档案管理的业务流程包括著录、分类（标引）、保管、检索利用、归档、鉴定销毁等环节，其业务起点是档案接收，这显然已不适应信息化环境下电子文件和电子档案管理的要求。而我国《电子文件归档与管理规范》中，则基于全程管理的思想，将整体业务流程分为收集和积累（收集积累、登记）、归档（鉴定、检测、归档）、整理（整理、著录）、移交接收保管（移交接收、保管、利用、鉴定销毁、统计）等部分。另外，文件管理国际标准ISO15489中所列的文件管理全过程包括确定文件系统需捕获的文件、确定文件保存时间、捕获、登记、分类（数字及编码配置、词汇控制）、存储和保管、利用、跟踪、实施处置、记录文件管理过程等部分。

（三）层次领域

任何领域的标准都有层次之分，档案领域也不例外。信息化环境下，档案标准与其他领域标准存在更多的互操作，领域差异造成的档案管理差异要求在关注基础标准、通用标准建设的同时，也要更加关注专业标准。基础标准、通用标准和专业标准由内向外，构成层次领域维。

在层次领域维，基础标准元素与信息技术维和档案管理维的整体相结合，构成基础标准面，基础标准面作为一个整体沿层次领域维向外辐射，作用于通用标准面和所有的专业标准面。类似基础标准，通用标准也作为层次领域维的一个元素，与信息技术维和档案管理维构成一个面，不过，在该面上的具体标准可由信息技术维和档案管理维上的具体元素来确定。通用标准面沿层次领域维向外辐射，作用于所有专业标准面。专业标准在层次领域维上体现为若干呈并列关系的点，每一个点又与信息技术维和档案管理维确立一个专业标准面，若干平行面共同构成档案信息化专业标准的集合。

三、结束语

三维框架模型只是标准体系的内容描述框架，不能直接用于具体标准制定，能直接用于制定具体标准的是标准体系表。标准体系表是二维层次结构，最低层为具体标准名称。因此，有必要将三维模型转化为二维框架，以便进一步制定标准体系表。■

参考文献

[1]冯建周. 档案信息化标准体系建设研究[D].郑州大学，2009.

[2]李漫. 我国档案工作标准化问题及对策研究[D].安徽大学，2011.

[3]晏瑾. 中外档案工作技术标准的比较分析[D].安徽大学，2012.