浅析办公室信息工作

摘要：办公室信息工作作为办公室的一项重要职责，担负着收集、筛选、整理和加工好各种有效信息，为领导者提供全面、准确、及时的信息服务的职能。因此，做好办公室信息工作意义重大。

关键词：办公室; 信息; 工作

办公室既是机关具体的办事机构，也是机关的信息枢纽部门，担负着机关内外垂直部门之间、机关上下级之间、管理层与各部门之间及内部员工之间的信息采集、传递、加工处理与保管工作，实质上是机关管理信息工作的综合机构。随着网络和信息传递技术的发展，办公室处理信息的工作呈现出许多新的特点，如信息量大、内容复杂、形式多样、时间性强、有保存价值的信息多等。如何充分利用和保管这些信息资源；如何保证各类重要信息及时准确地上传和下达；如何发挥信息的宣传、参谋、服务、引导功能，这些都是办公室信息工作必须解决的基本问题。面对新形势下，当前的很多不合时宜的老旧做法如何改进，来提升办公室信息工作者的工作效率。

1 信息的类型

办公室信息工作应在坚持党的重要方针、政策与现行法律法规相符的前提下，围绕本单位的中心，着重反映本单位建设和发展中的重点、难点和热点，着重收集并归纳整理当前大家所关心的信息。

1.1 社会舆论型信息。

各地群众对中央重大决策、重要部署的思想反映情况；群众在社会热点难点问题上的思想动态；意识形态领域出现的新情况、取得的新成果、代表性的新观点、值得注意的苗头性倾向，以及国际国内重大突发事件的思想反映。 当前，社会舆论，特别是舆情分析类信息是一个薄弱环节， 主要是数量不够多，质量不够高，是舆情信息工作下一步要重点解决的焦点问题，是重中之重。

1.2 问题建议型信息。

针对新环境、新情况和新挑战，工作形式、方法、载体、手段、途径等方面存在的新情况和新问题，以及影响改革发展稳定的热点、难点问题。问题建议型信息非常贴近实际的社会生活，是问题发现的最及时最有效的方法，同时这也是当前是信息工作中的一大难点。

1.3 资料型信息。

资料性信息主要来源于报刊，杂志，图片等资源，其特点是涉及面广，与本单位直接关系不大，主要用来了解国际国内形势、新闻、人文、历史、地理知识等，应分门别类进行收集与本单位相关信息便于备用。对于特别重大的国际国内相关信息，有必要及时向部门领导和同事通报

1.4 动态工作型信息。

这类信息是各级领导把握全局、了解动态、掌握内情、进行决策的重要依据。领导讲话、报告、指示和工作部署需要及时传递，各级部门组织工作的动态、进展、成果需要充分反映，各地各部门有价值的经验做法需要推广交流。 工作动态类信息能够帮助上级领导全面把握部门系统工作全局，及时掌握各地工作进展情况和凸现的亮点，了解基层工作的新举措、新经验、新成效，及时发现和推广先进典型，准确把握工作中存在的问题。 当前，工作动态类信息的收集报送也存在一些薄弱环节，往往角度不新，面面俱到，缺乏个性和特色，不够生动和鲜活。

2 信息工作的重要性

2.1 做好信息工作，有助于领导科学决策。

做好办公室信息工作, 可以使各级领导及时、准确、全面的掌握上情了解下情, 摸清工作中的新进展、新情况、新问题, 从而做出科学的决策。

2.2 做好信息工作，有助于抓好工作落实。

快速搜集、处理和提供各级领导需要的信息, 及时反馈上级重大政策和会议精神贯彻落实情况, 能够有效地架起基层与机关、职工群众与领导干部之间的桥梁, 是领导了解基层情况、掌握工作动态的千里眼和顺风耳 。

2.3 做好信息工作，有助于加快经验推广。

做好办公室信息工作，及时传递重要资讯，迅速、准确地完成上传下达的工作任务；成为机关、基层反映情况、汇报工作的信息渠道和交流情况、推广经验的重要平台。

2.4 做好信息工作，有助于检验实际工作成效。

信息工作能够不断提高办公室工作的服务质量，推进科学决策体系和良好工作秩序的形成，保证全局各项工作的顺利开展， 从而促进办公室规范化、高效化办公，展示政府良好形象。

3 信息的特点

3.1 精。

“精”乃短小精干，起到“四两拨千斤”的作用。 俗语说：“信息简报， 点点到到，要想写好，简明扼要”。 意思是说，把事物行为的基本情况反映出来，把主要观点和问题说清楚即可。

3.2 快。

“快”即快编快发，不误时效。尤其对重大事件和决策以及群众的反映、相关处理措施，应随时报送，连续报送。

3.3 新。

“新”即新颖奇特，棱角鲜明。 信息反映的应是新近发生的、具有鲜明特点的新情况、新经验、新问题，热点难点问题所反映出来的新动向、新变化，以及解决问题的新思路、新对策、新建议。

3.4 活。

“活”即生动鲜活，耐人寻味。 要用生动鲜活的语言，最好是来自基层、原汁原味的群众语言，能给人留下深刻的印象。

3.5 实。

“实”即客观实在，准确实用。只有看得准、抓得准，信息“适销对路”，言领导之欲言，做领导之欲做，才能启发领导，使信息进入较高决策层，发挥重要的参谋作用。

4 办公室信息工作的问题现状

4.1 渠道不畅。

信息交换、共享及目录服务等信息资源开发利用公共支撑环境尚未建立, 信息交换利用不便,信息公开、共享严重滞后。

4.2 反应不快。

对上级的文件、会议、局域网的信息收集不及时、阅读不仔细、理解不全面、重点不把握, 信息目标不明确, 导致一些重要信息没有发挥应有价值。

4.3 意识不强。

有的认为应该是办公室信息人员的工作, 与自己无关。上报的信息质量不高, 流水帐的动态消息多, 空话套话多, 对一些经验亮点、有力的数据利用不够, 导致信息滞后、不全、价值低。

4.4 重视不够。

信息报送连续性差, 习惯于报结果信息, 对事前、事中没有连续性上报, 缺乏事前预警与事中监督, 或迟迟不报或漏报,使一篇有价值的信息变得毫无价值。

4.5 内涵不深。

未能深层次、换角度发现、采集、挖掘信息源, 深层次的调研类、问题类、建议类信息少, 信息和业务运作不能有效结合, 导致信息价值受损。

4.6 格式不准。

信息存在着格式不规范、用语不精炼, 炼句炼词不精确等情况, 有的信息标题与内容不统一、不准确, 采用消息、通讯的写法。

5 如何改进信息工作

5.1 加强信息的挖掘、提炼和总结，努力为领导决策提供有针对性的服务。

办公室在信息工作中, 除报送常规性的动态信息反映外, 尤其要注重反映一定区域社会经济文化特色的相关信息的组织与报送, 呈现具有差异化的发展战略的考量, 为上级领导提供客观、全面的信息服务, 使领导决策更加科学性、更具有针对性和实际操作性、更便于综合布局, 实现资源的优化整合。

5.2 建立信息反馈机制，构建信息双向交互通道。

政策出台和信息以后的反响如何、执行情况如何、后续跟进的要求如何，要有及时的跟踪和反馈机制，突破原有“ 单向流动”的信息管道和报送模式，构建信息“ 双向交互”通道，尤其是对于重大突发性事件的处理和重大决策的出台等，更要建立连续性的跟踪报道机制，以便领导随时掌握工作的进展情况和最新动态。

5.3 强化责任意识，保障来源信息的真实性。

信息工作政治性、政策性都很强，必须坚持实事求是的原则，尤其是反映问题类的信息。收集或报送重要情况信息和紧急信息，必须真实、全面反映情况，否则， 容易误导领导决策。反映问题和困难的信息，务求内容明确、数字准确、情况清楚，既做到实在、客观，又能深挖原因，找准症结。

参考文献

［1］ 赵渊 新时期加强办公室信息工作的思考 信息工作 2006.6

［2］ 石玉平 如何做好办公室信息工作 秘书之友 2009.8

［3］ 谵君 浅议办公室信息工作 文秘 2008.7

［4］ 高晓颖 浅谈办公室信息工作中的创新 立信会计高等专科学校学报 2002.3