档案信息化工作浅析

随着微机的普及，网络技术的迅猛发展，办公自动化的日趋完善，各个岗位已经不能离开电子设备及网络的支持，档案工作也是如此。

所谓档案信息化，就是档案工作中全面应用电子网络技术，对档案信息资料进行分类、录入、管理，加速实现档案管理现代化的进程。这是一个长期的发展过程，在此过程中，要不断地采用现代信息技术装备档案部门，从而极大地提高档案管理和利用效率。 档案工作最初是以人工为主，首先要进行手工分类，再按时间顺序进行录入、组卷、归档 、手写目录，耗时费力，效率低下，档案信息化工作的开展，极大的解决了以上问题，提高了工作质量。

一、实现档案信息化的基本条件

（一）要有规范的档案管理机制。首先要人工和电子录入相结合，对所需要归档的各类文件进行收集、整理进行分类，然后形成电子文件进行录入、编目、存储、检索、开发利用及档案统计等制定出标准、规范的工作流程，确保计算机管理的档案信息和网络运行的安全、畅通。它不是简单的手工作业，而是根据档案管理中各个环节的业务工作流程，结合计算机硬件特性来实现一个具有高效率、高质量、简捷的合理化工作模式。

（二）要有必要的基础设施支撑。主要指档案信息网络系统和档案数字化设备。它是档案信息传输、交换和资源共享的基础条件，只有建设先进的档案信息网络，才能充分发挥档案信息化的整体效益。我局已在2013年为档案工作购置了数字录入软件及专门的服务器设备，保障了档案工作的顺利开展。档案分类是建立档案信息数据库的第一步，通过分类将文件的内容按永久、30年，10年三类记录下来，然后按党组，办公室，税政细分形成目录，将目录逐一录入计算机，组成档案信息数据库，建立档案目录数据库，便于查找归档文件。

（三）要有专业的档案管理人才。档案信息化建设，人才是关键，档案工作需要复合性人才。它不仅要具备最基本的档案管理知识，熟悉档案业务，还要掌握计算机管理应用，懂方法，会操作。最初的档案管理人员对纸质档案的管理理论、原则、方法和技术已熟门熟路，但不懂电子文件形成、信息的存储、传输、检索、利用等技术;而年轻的档案管理人员仅仅懂得电子计算机技术或数据通信技术，对档案管理的基础知识、具体流程却懂得不多，这已是一个普遍存在的共同问题。所以需要档案部门定期培训，既要掌握档案基础知识，又要充分了解计算机技术，只有两者相结合还能更好的利用到档案工作中来。

二、推进档案信息化工作应重点解决的

问题及决策建议

想要使档案信息化工作更快、更好的发展，需着手解决以下问题：

（一）是人员配备上。目前各单位在档案人员的配备上大多未作长期考虑，多是兼职人员因未经过正规培训，精力过多分散到其它工作中，不但档案知识了解不够，计算机专业知识也知之甚少，档案管理软件的应用比较困难，在一定程度上影响了档案信息在机关办公自动化中作用的发挥。

（二）是硬件设施上。需要各单位配备专门的档案管理软件和服务器设备，要保证专机、专人、专用。还要设有配套的档案专柜，灭火设备，恒温设备，保证档案的完好性。目前大多数单位已注意到这一问题，并积极改变现状，努力在软、硬件设施上跟上步伐，让档案工作更具体化、标准化、规范化。

（三）是网络安全性上。数字化档案信息必须要采用一套完整的安全措施，保证网络系统安全性，防止黑客的攻击和病毒的入侵，使数据和应用系统不被破坏，系统时刻保持正常运转，重要信息不泄漏或被修改。需要在管理上制定严格的管理制度，配置防火墙产品，安装防病毒软件，保证档案系统的正常运转。

（作者单位：唐山市地方税务局）