浅析基于工作流的公文审批系统的实现

摘要：随着计算机网络技术、信息技术的发展，传统的公文审批系统引起效率低下已经难以支持企事业单位日趋复杂的公文审批业务。文章介绍了基于工作流的公文审批系统的应用背景和目前常用的工作流技术，并实现了工作流系统中的公文审批流程核心部分。

关键词：工作流；工作流流程；公文审批；办公自动化

中图分类号：TP391文献标识码：A文章编号：1009-3044(2011)11-2600-02

preliminary analysis application of State Document Approval System Based on Workflow

MA Hao1,2

(1.Tai Yuan University of Technology, Taiyuan 030024, China; 2.Yun Cheng University, Yuncheng 044000, China)

Abstract: As the development of computer network and information technology, traditional state document approval is no longer meet the needs of increasing complicated services because of lower efficiency. The essay mainly introduces the applied background of state document approval system, which is based on workflow, and the present daily technology of workflow together with the realization of the core part of state document approval in the system.

Key words: workflow; workflow process; state document approval; office automation

在经济飞速发展的今天，随着计算机技术和网络技术及应用的发展和普及，各个企事业单位已经意识到如何利用信息化技术增强自身的核心竞争力，其中，传统的大量纸质办公，因为效率低下，容易出错遗漏等原因，已经不能适应其发展要求，而公文审批是其中一项日常工作，其涉及的部门多，流程复杂且费时，大大的降低了工作效率。

基于工作流的公文审批系统既能解决传统公文审批的不足，又能顺应未来办公的发展，完成各部门协同工作任务，建立统一的业务操作平台，实现公文处理的网络化、自动化和无纸化。

1 应用背景

在传统的纸质公文审批系统中，由于业务审批流程已经事先确定，工作人员只能按照这个预先定义好的流程处理公文。如果这个流程中间的某个节点发生了变化，例如工作人员的调换、业务流程的更改等，那么对于该公文审批将重新讨论其审批流程。其次，对于客户，最关心的是文件现在的状态，如那些人已经审批了，文件现在在哪里等。在传统的纸质公文审批系统中，客户要么打电话询问文件状态，要么就是只能等待回复。传统的纸质公文审批系统中，对于大量使用纸质的公文审批也增加了纸张消耗的开支。

目前大多企事业单位都安装了办公软件，OA普及应用率已高达70%以上，有的还安装了ERP（Enterprise Resource Plan，企业资源规划）软件和BOS（Business Operation System，企业业务系统）软件，然而有相当多的OA软件中没有实现公文审批功能，或者由于ERP软件和BOS软件中的公文审批流程不够完善而一直未能很好的实施和应用。

有些企事业单位很好的实施了基于工作流的公文审批系统，提高企事业运营效率、提高企事业运作的灵活性和适应性。同时还提供了传统纸质办公所不能实现的功能，如跟踪业务处理过程、改善企事业资源利用、量化考核业务处理的效率、充分发挥现有计算机网络资源等。

2 工作流技术概述

工作流是计算机支持的协同工作（Computer Supported Cooperative Work，CSCW）的一部分。英文单词Workflow，指用活动及活动之间变化的过程表示的业务流程就是工作流。工作流的概念起源于生产组织和办公自动化领域，企业对于降低生产成本提高办事效率提高企业经营过程的组织管理与流程优化的需求促使工作流成为企业管理的主要研究内容之一。

工作流管理联盟（WfMC，Workflow Management Coalition）将工作流定义为：业务流程的全部或部分自动化，在此过程中，文档、信息或任务按照一定的过程规则流转，实现组织成员间的协调工作以达到业务的整体目标。工作流技术为工作流自动化和构建流程应用提供基础平台，实现了流程逻辑与业务逻辑的分离，支持业务流程的分析和规范化定义以及业务单元的自动组装，降低了复杂流程应用的开发难度，提高应用系统的管理效率。

从目前的技术角度来看，工作流管理系统可分为四类：

1) 基于Lotus Domino/Notes工作流管理系统：IBM的Lotus Domino/Notes是办公电子协作平台，具有独特的安全特性， 国内利用Lotus Domino/Notes软件平台开发的企事业单位办公自动化系统较多。

2) 基于消息中间件的工作流管理系统：消息中间件是利用高效可靠的消息传递机制进行平台无关的数据交流，并基于数据通信来进行分布式系统的集成。如MQ Series Workflow通过MQ Series将不同的应用集成后形成业务流程。

3) 基于微软平台的工作流管理系统：微软公司的工作流设计工具Windows Workflow Foundation（WWF），设计人员只需要将WWF和传统的开发环境集成到一起，就可以在此平台上创建比较好的工作流产品.

微软公司的Windows SharePoint Server（WSS）是一个企业门户基础平台，它提供了一个可访问、管理、共享相关信息、文件、程序和用户并且与之交互的中央舞台，后台集成Windows Server、SQL Server、Exchange Server等应用服务器，前台与IE集成，可以实现前台、中间件、后台的“无缝连接”。

4) 基于J2EE的工作流管理系统：J2EE包含的各类组件、服务架构及技术层次，让各种依循J2EE架构的不同平台之间，存在良好的兼容性，使企业后端使用的信息产品彼此相互兼容。

3 工作流在公文审批中的应用

公文审批流程是公文审批系统的核心的内容，流程的合理性和灵活性直接决定着系统的性能和实际工作的效率。一般的公文审批流程图如图1所示。

首先由拟稿者公文，然后有不同人员逐级审核，级别高者未审核通过，级别低者不能审核，当有任何一级未审核通过时，需将公文发回重新修改，如果所有参与审核的人员都审核通过的话，则说明此公文成功，可将公文归档保存。其实对于任何一个审批流程而言，它都不是一成不变的，它可能会随着实际业务的变化而变化，比如可能会调整审批流程的顺序，或者会增加或减少审批的级数，所以对于一个好的公文审批流程，它应该能够实现自定义，可以根据需要随时改变或者增减流程的级数。

系统整体结构采用B/S（Browser/Server）结构，开发环境：.net framework， ，，后台数据库采用MS SQL Server 2000。

流程控制核心代码如下：

Private Sub btnOK_Click(ByVal sender As System.Object, ByVal e As System.EventArgs) Handles btnOK.Click

‘审批部门的个数必须等于审批级数，如果大于审批级数，多余部门将不做处理。

If CType(Me.FindControl("dpdBM" & dpdJS.SelectedValue), System.Web.UI.WebControls.DropDownList).SelectedValue = "" Then

Hot.Base.JScript.Alert(Page, "审批部门个数与审批级数不符，请重新选择！")

Exit Sub

End If

‘多个审批部门不能相同，即一个公文不能由一个部门多次审批

For i = 1 To Me.dpdJS.SelectedValue

For j = i + 1 To dpdJS.SelectedValue

If CType(Me.FindControl("dpdBM" & i), System.Web.UI.WebControls.DropDownList).SelectedValue = CType(Me.FindControl("dpdBM" & j), System.Web.UI.WebControls.DropDownList).SelectedValue Then

Hot.Base.JScript.Alert(Page, "选择有误，审批部门" & i & "和审批部门" & j & "不能相同")

Exit Sub

End If

Next

Next

‘如果一个公文的审批流程已经设定好，可以将其删除重新设定

If ogl.getall2ds(" GWBM='" & Me.dpdGW.SelectedValue & "'").Tables(0).DefaultView.Count > 0 Then

If ogl.Delete(Me.dpdGW.SelectedValue) = "-1" Then

Hot.Base.JScript.Alert(Page, "数据删除出现错误！")

Exit Sub

End If

End If

‘保存审批流程

For i = 1 To Me.dpdJS.SelectedValue

If CType(Me.FindControl("dpdBM" & i), System.Web.UI.WebControls.DropDownList).SelectedValue "" Then

If ogl.Insert(CType(Me.FindControl("dpdBM" & i), System.Web.UI.WebControls.DropDownList).SelectedValue, Me.dpdGW.SelectedValue, i) = "-1" Then

Hot.Base.JScript.Alert(Page, "数据保存出现错误！")

Exit Sub

End If

End If

Next

Hot.Base.JScript.Alert(Page, "数据保存成功！")

End Sub

4 结束语

通过实现基于工作流的公文审批系统，企事业单位可以减少处理客户任务时间，减少效率低下的纸张工作，追踪公文审批业务进程的状态，最大限度地利用网络资源，实现公文审批业务进程处理“0响应”，真正实现信息化的公文审批管理和应用。

参考文献：

[1] Du Shuan-zhu,Tan Jian-rong,Lu Guo-dong.An extended time workflow model based on TWF-net and its application[J].Journal of Computer Research andDevelopment,2003,40(4).

[2] 欧阳森林,庄毅.基于Web Services的工作流管理系统的研究与应用[J].计算机工程与应用,2006(15):200-203.

[3] 赵文,胡文惠.工作流元模型的研究与应用[J].软件学报,2003,14(6):1052-1059.