档案利用中的保密

中图分类号：R197.323 文献标识码：B 文章编号：1005-0515（2011）1-274-01

《中华人民共和国档案法》规定：机关、团体企业事业单位和其他组织以及根据经济建设、国防建设、科学研究和其他各项工作的需要，可以按照有关的规定，利用档案馆未开放的档案以及有关机关、团体、企事业单位和其他组织保存的档案。这样，在档案利用过程中，必须根据有关规定，对档案进行保密。

1 管理人员不泄漏秘密

某些管理人员保密观念差，法制意识淡薄，不能履行保密义务，非但如此，还有人认为档案部门已“无密可保”。于是便出现了不该说的话乱说等现象，使个人、集体、国家的秘密泄漏，给国家、集体、个人造成无法弥补的损失。为防止此类现象的发生，管理人员必须做到严守机密，不随意向外传播需要保密的内容。谈论某些话题时，要注意场合，该说的时候说，不该说的时候要缄口不语。这既是对国家负责，集体负责，也是对自己负责的具体体现。

利用者与管理人员因为是熟人，在到档案部门查阅档案资料时，在好奇心的驱使下，有时难免向管理人员探听一些不该询问的事。在这种情况下，管理人员应向他们说明情况，哪些是该知道的，哪些是需要保密的，并将有关的具体规定告诉他们，并通过他们对外宣传档案保密知识。这样，随着时间的推移，利用者不询问秘密的良好习惯就会慢慢养成。

2 利用者不记录秘密

在查阅有关的档案资料时，利用者应首先了解查阅制度，然后，再根据要求进行查档。在查档过程中，要自觉遵守规章制度，不该查看的内容不要查看，不该记录的部分不要记录。许多利用者并不知道泄密后的责任有多大，只知道将自己偷看来的、偷偷记录下来的某些话题到处传扬，等泄了密追究其责任时，才感到悔之晚矣。由此看来，查档时随便查看秘密、记录秘密的做法是有百弊无一益的事情，我们应该引以为戒。

3 利用者要遵守其他有关规定

利用者在查档时，还要自觉遵守其他的有关规定。如不出入库房、不在阅卷室之外的其他地方查找所需内容等。这些规定也是防止泄密的有效措施。档案部门的监控设施要齐全，即使条件不具备，也要采取其他的措施，以保证档案的齐全完整和安全。利用者如果随意出入库房，会给档案的管理工作带来诸多的弊端，既存在引发火灾的隐患，又可能使档案失窃，还会造成某些方面的泄密问题等。因此，在库房门口或阅览室要张贴出入库房或查档的有关规定，使用者一目了然。

4 管理人员独立完成档案复制工作

档案复制工作是利用过程中的最后一道关口，如果这一关把不好，就会使保密工作前功尽弃。因此，在档案的复制过程中，管理人员要独立完成，切不可让利用者私自将案卷带出复制。因为一个案卷包含有许多内容，利用者私自复制，可能会在将所需内容复制下来的同时，也将不该复制的内容复制下来，这样，在不知不觉中就出现了泄密问题。在档案复制过程中，还要注意不要将一些复制的废弃件乱丢乱放，这样也可能泄密。

总之，档案在利用过程中很容易造成泄密，这一点应引起档案部门的领导和业务人员的注意。做好档案利用过程中的保密工作，既要向社会作广泛的宣传，也应加强档案部门的内部管理工作，提高管理人员的整体素质，以做到万无一失。