企业业务外包ABC

业务外包，是指企业利用专业化分工优势，将日常经营中的部分业务委托给本企业以外的专业服务机构或经济组织（以下简称承包方）完成的经营行为，包括：研发、资信调查、可行性研究、委托加工、物业管理、客户服务、IT服务等。随着社会主义市场发展及国际产业分工呈细化趋势，业务外包市场必将有较大发展。

为什么需要业务外包呢？

公司在制定外包战略时应考虑以下四个方面的因素：

1、此项业务需利用本公司没有的设备、生产系统、专业人员及专门技术。2、此项业务外包可以降低成本或提高效率。3、此项业务非公司核心技术且外包能够产生比自己操作更多的利益。4、生产能力暂时无法满足市场需要时。

公司决定是否实施业务外包战略，须考虑上述各项因素，从公司的实际出发，有条不紊制定相关流程，控制好风险。

业务外包应关注的风险点

1、业务外包违反国家法律法规，可能遭受外部处罚、经济损失和信誉损失;2、业务外包未经适当审核或超越授权审批，可能因重大差错、舞弊、欺诈而导致损失;3、业务外包策略不科学、承包方选择不合理，可能导致企业核心资产遭受损失;业务外包流程未恰当履行或监控不当，可能导致企业外包战略失败或经营效率低下;4、业务外包信息保护措施不当，可能导致企业商业秘密泄露;5、外包范围和价格确定不合理，承包方选择不当，可能导致企业遭受损失;6、业务外包监控不严、服务质量低劣，可能导致企业难以发挥业务外包的优势;7、业务外包存在商业贿赂等舞弊行为，可能导致企业相关人员涉案，业务外包会计处理不当，可能导致财务报告信息失真等方面的风险。

案例分析

业务外包流程主要包括：制定业务外包实施方案、审核批准、选择承包方、签订业务外包合同、组织实施业务外包活动、业务外包过程管理、验收、会计控制等环节。

案例一 制定业务外包实施方案A企业根据年度生产经营计划和业务外包管理制度，结合确定的业务外包范围，制定实施方案。企业在实施管控措施时主要从以下几个方面展开：第一，建立和完善业务外包管理制度，根据各类业务与核心主业的关联度、对外包业务的控制程度以及外部市场成熟度等标准，合理确定业务外包的范围，并根据是否对企业生产经营有重大影响对外包业务实施分类管理，以突出管控重点，同时明确规定业务外包的方式、条件、程序和实施等相关内容。第二，严格按照业务外包管理制度规定的业务外包范围、方式、条件、程序和实施等内容制定实施方案，避免将核心业务外包，同时确保方案的完整性。第三，根据企业年度预算以及生产经营计划，对实施方案的重要方面进行深入评估及复核，包括承包方的选择方案、外包业务的成本效益及风险、外包合同期限、外包方式、员工培训计划等，确保方案的可行性。第四，认真听取外部专业人员对业务外包的意见，并根据其合理化建议完善实施方案。由于企业的实施方案切实可行，同时措施跟上使得方案不择不扣地得到了贯彻。

案例二 重视业务外包合同的管理B企业确定承包方后，及时与选定的承包方签订业务外包合同，约定业务外包的内容和范围，双方权利和义务，服务和质量标准，保密事项，费用结算标准和违约责任等事项。他们的主要管控措施是：第一，在订立外包合同前，充分考虑业务外包方案中识别出的重要风险因素，并通过合同条款予以有效规避或降低。第二，在合同的内容和范围方面，明确承包方提供的服务类型、数量、成本，以及明确界定服务的环节、作业方式、作业时间、服务费用等细节。第三，在合同的权利和义务方面，明确企业有权督促承包方改进服务流程和方法，承包方有责任按照合同协议规定的方式和频率，将外包实施的进度和现状告知企业，并对存在问题进行有效沟通。第四，在合同的服务和质量标准方面，应当规定承包方最低的服务水平要求以及如果未能满足标准应实施的补救措施。第五，在合同的保密事项方面，应具体约定对于涉及本企业机密的业务和事项，承包方有责任履行保密义务。第六，在违约责任方面，制定既具原则性又体现一定灵活性的合同条款，以适应环境、技术和企业自身业务的变化。在合同有力约束下，使得双方的权利义务得到了落实，有效地控制了风险。

案例三 业务外包过程管理C企业根据业务外包合同的约定，要求承包方在特定时点向C企业一次付产品或在一定期间内持续提供服务的方式交付业务外包成果。他们的主要管控措施是：第一，在承包方提供服务或制造产品的过程中，密切关注重大业务外包承包方的履约能力，采取动态管理方式，对承包方开展日常绩效评价和定期考核。第二，对承包方的履约能力进行持续评估，包括承包方对该项目的投入是否能够支持其产品或服务质量达到企业预期目标，承包方自身的财务状况、生产能力、技术创新能力等综合能力是否满足该项目的要求。第三，建立即时监控机制，一旦发现偏离合同目标等情况，应及时要求承包方调整改进。第四，对重大业务外包的各种意外情况做出充分预计，建立相应的应急处理机制，制定临时替代方案，避免业务外包失败造成企业生产经营活动中断。第五，有确凿证据表明承包方存在重大违约行为，并导致业务外包合同无法履行的，应当及时终止合同，并指定有关部门按照法律程序向承包方索赔。第六，切实加强对业务外包过程中形成的商业信息资料的管理。

案例四 在验收和会计控制上加强管理A企业在业务外包合同执行完成后重视验收环节和会计控制环节，以保证业务实施的成果不流失。A企业在验收方面采取了以下措施：第一，根据承包方业务外包成果交付方式的特点，实施了整个外包过程中分阶段验收。第二，根据业务外包合同的约定，结合在日常绩效评价基础上对外包业务质量是否达到预期目标的基本评价，确定验收标准。第三，组织有关职能部门、财会部门、质量控制部门的相关人员，严格按照验收标准对承包方交付的产品或服务进行审查和全面测试，确保产品或服务符合需求，并出具验收证明。第四，对在验收过程中发现异常情况的，应当立即报告，查明原因，视问题的严重性与承包方协商采取恰当的补救措施，并依法索赔。第五，根据验收结果对业务外包是否达到预期目标作出总体评价，据此对业务外包管理制度和流程进行改进和优化。

在会计控制方面采取的措施是：第一，企业财会部门应当根据国家统一的会计准则制度，对业务外包过程中交由承包方使用的资产、涉及资产负债变动的事项以及外包合同诉讼潜在影响等加强核算与监督。第二，根据企业会计准则制度的规定，结合外包业务特点和企业管理机制，建立完善外包成本的会计核算方法，进行有关会计处理，并在财务报告中进行必要、充分的披露。第三，在向承包方结算费用时，依据验收证明，严格按照合同约定的结算条件、方式和标准办理支付，完成了预先制定的成本控制方案。

点评

1、制定方案要抓住重点。要严格按照业务外包管理制度规定的业务外包范围、方式、条件、程序和实施等内容制定实施方案，避免将“核心业务”外包，确保企业的核心技术秘密不外泄。

2、签订业务外包合同不能走过场。应当规定承包方最低的服务水平要求以及如果未能满足标准应实施的补救措施。明确合同的数量指标和质量指标，明确双方的权利和义务，确保合同不走过场。

3、验收和会计控制结合起来。在向承包方结算费用时，依据验收证明，严格按照合同约定的结算条件、方式和标准办理支付，完成了预先制定的成本控制方案。