浅谈高校办公室沟通艺术

【前言】浅谈高校办公室沟通艺术由文秘帮小编整理而成，但愿对你的学习工作带来帮助。在一个单位中，可以说整个的管理工作都与沟通相关。企业中的管理中，管理者平均70%的时间都花在了沟通上，而企业的70%的问题都是由沟通障碍引起的。一个团队集体的失败大多都是由于沟通的失败，沟通问题搞好了，它在团队的力量就是一座“通天塔”。 高校办公室的是学...

摘要：高校办公室是学校的重要综合办事机构，办公室各项工作要得以正常高效运转，办公室人员的沟通就起着至关重要的作用，这也是办公室人员素质的综合体现。但在实际工作中，高校办公室的沟通存在着一些问题，严重影响了工作，这就需要高校办公室人员掌握一些沟通的技巧：加强自身学习、学会抓主要矛盾等，做好与各种人群的沟通，提高工作效率。

关键词：高校办公室 沟通 艺术

中图分类号： G647 文献标识码： A 文章编号：1672-1578（2014）11-0070-021 研究背景

高校办公室是学校的重要综合办事机构，它承担着组织大型会议活动、接待联络、文件拟发、上传下达、为领导出谋划策、为师生服务、协调各部门工作、管理学校日常事务等重要职责，可见高校办公室工作在学校工作中的地位是举足轻重且不可替代的。而办公室各项工作要得以正常高效运转，办公室工作人员的沟通就起着至关重要的作用，本文结合管理学原理，对高校办公室的沟通必要性、沟通存在的问题及如何进行有效的沟通进行了探讨。

2 高校办公室沟通的重要性及必要性

在一个单位中，可以说整个的管理工作都与沟通相关。企业中的管理中，管理者平均70%的时间都花在了沟通上，而企业的70%的问题都是由沟通障碍引起的。一个团队集体的失败大多都是由于沟通的失败，沟通问题搞好了，它在团队的力量就是一座“通天塔”。

高校办公室的是学校的中枢部门，是承上启下的关键部门，要想使办公室的各项工作都得以正常运转，与部门的沟通是必不可少的。没有有效的沟通，一切工作都无从解决。

2.1沟通是实现目标的凝聚剂

高校办公室以服务工作为主，离开服务工作，高校办公室的工作就毫无意义。沟通是协调高校中个体、小部分，使之成为一个连贯的整体的凝聚剂。要想使学校上下形成统一思想、一致目标，有效的沟通是必不可少的。因此，学校工作从无到有、从少到多，沟通起着巨大的作用。

2.2沟通是实现自我价值的基本途径

领导需要下属掌握自己的想法、意图，来实现领导职能，而下属也想使领导了解关注自己的想法，这都需要沟通这个基本工具。在工作中，只有沟通顺畅，才能达到自己的目标，进而实现自我价值。

2.3沟通是实现外部联系的桥梁

学校不是孤零零的个体，是要与社会共同进步，共同发展的，是与外部环境紧密相连的，而外部环境处于不断变化中，学校要适应这种变化，就必须保持与外部的沟通联系，从而获得更好更优的发展机会。

3 高校办公室中沟通存在的问题及影响

沟通无时不在，无论在生活或是工作中，有人的地方就有沟通。由于受外部及内部等各种因素的干扰，高校办公室在实际的工作中，存在着一些沟通方面的问题，这些问题实实实在在的影响了办公室的工作。

3.1沟通工作中容易出现一些问题

高校办公室工作中面临的对象复杂，而人的思维也各不相同，在解决一些矛盾问题时，用的方法也有所不同，所以由于主观原因，也会使办公室沟通工作遭到误解。

高校办公室工作服务性极强，而且会时有发生很多紧急事件，因此与外部门寻求协作时，会有语气急，态度冲的现象，这种沟通会激化部门矛盾。

3.2参谋作用不强

高校办公室的一项重要职能就是做好领导的参谋，为领导出谋划策。而往往在领导面前，工作人员总觉得自己职位低，经验少，不敢提意见出方法，没有一种敢闯敢冲的胆量，而只是“根据以往经验”、“以前”…依赖传统老式的做法，没有创新没有改进，使工作有了局限性，缺乏一种积极主动应对、参政议政、出点子的意识。

工作人员工作不够细致，对学校中的一切事物感觉司空见惯，没有仔细观察研究，妄加想象与推断，真正涉及到数据乃至微小问题时，没有概念，就给不出意见，没有发挥参谋助手的作用。

4 高校办公室沟通的技巧

高校办公室接触的部门多，人群广，要想处理好办公室的各项工作，就要做到心里有数，有原则。

4.1加强服务意识，做好各种沟通

4.1.1与上沟通要有胆

“上”指的是直属领导，部门领导、高校领导及上级部门领导。高校办公室在汇报请示工作、实施执行领导决策过程中，少不了与“上”的沟通。首先，与“上”沟通前，要提前做好功课，打好腹稿，就要沟通事情进行梳理，并进行换位思考，想想在沟通过程中，领导会有什么疑问，会提出什么问题，自己有没有解答方案，有几种方案供领导参考，每种方案的优点是什么，缺点是什么，都要进行思考并一一记录下来，做出比较。其次，与“上”沟通中，要听明白领导想表达的观点，切忌模棱两可，含糊不清，可采用询问式进行确认，清楚命令才能有好的执行力。在与“上”沟通中，要有胆，不卑不亢，不慌不忙，有良好的沟通仪态，能完整地表达自己要表达的事情，防止把自己想沟通的事情埋没掉。

4.1.2与下沟通要有心

“下”指的是与高校的下属单位，只是单纯的上、下级的级别关系，而不应有等级的差别，应该加强服务的意识。与“下”沟通时，要用心去交流。下面部门存在对上面部门规则、要求模糊、不清楚现象，有时会询问高校办公室人员的意见与建议，只要不涉及原则性事宜，可诚心诚意地给予讲解与指导。这种沟通是特别有效的沟通。

4.1.3水平沟通要有肺

水平沟通是指与平级部门如学校的职能部门、二级学院人员进行沟通。水平沟通也可称为平行沟通、平等沟通。在与平级部门人员沟通时，注意沟通的方式及语气，切勿盛气凌人，切勿打着XX领导的旗号，进行命令、要求，如“领导说……”“领导要求……”，这种话语是比较生硬而且负面的，即使工作完成了，也会让人烦感，从此产生了沟通的障碍。而应该先从一项工作的难度讲起，再赞扬一下部门及人员优势，然后再发自肺腑的请求别人的帮助，把学校工作的事说成与自己息息相关的事，感恩别人的帮助，大家会愿意并乐意进行配合，这样的沟通是积极有效的沟通。

4.2加强自身修养，提高沟通的技巧

4.2.1加强思想素质的培养

沟通的基础是要有坚定的政治立场，掌握学校的各项政策，了解学校的基本状况。结合学校情况，有目的地进行沟通，说好每一句话，办好每一件事。

4.2.2加强沟通技巧的学习，并接受专业化的培训

沟通是可以进行改善的，可以多层次、多角度的开展专业化的沟通培训，来提高办公室人员的沟通技能，增强参谋助手的实效和水平。可参加专业化的口才沟通班、专家举办的讲座与集中培训等一些正能量的沟通培训班，强化自身的沟通能力。可以观看近期播出的《我是演说家》栏目，从中吸取经验，感受语言沟通的力量。

4.2.3注重团队沟通的力量

高校办公室要团结一致，努力营造好的办公环境，积极发挥团队中每个人的优势，用人唯能，各尽其才。同样的，沟通也要注重团队沟通的力量，形成团队合力。当个人沟通力量达不到预期目标时，可请领导及相关人员一起进行沟通，进而提高工作效率。

4.3学会抓主要矛盾，提高沟通的效率

高校办公室工作千头万绪，同时会有很多工作一起进行，所以一定要学会抓主要矛盾，注意解决好紧急事项，只有抓住了主要矛盾，解决了主要矛盾，次要矛盾就可迎刃而解。涉及到上级主管部门交办的、学校大局的事件、涉及到大部分教职工和学生的切身利益的事件等都是重要事件，都应集中力量去沟通解决。

由此可见，沟通不但是门学问，更是一门艺术，需要在实际工作中不断地学习、探索以及应用。在高校里，做好高校办公室与学校领导、职能部门及二级学院领导、办公室内部之间的沟通工作，积极进取，团结协作，保证学校各项工作的顺利进行，提高工作效率。

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作者简介：柳桦（1981―），女，汉族，大连市人，大连职业技术学院助理研究员，硕士研究生。