对提高核电项目工程竣工文件验收质量的探讨

摘要：针对当前核电站工程竣工文件量大，验收过程繁琐的现状，本文从前端控制、过程管理、加强内外部培训的宏观把握以及对施工单位的要求、在合同支付中的文档控制、设备出厂验收的参与、文档信息系统的完善等具体方面来对提高竣工文件验收质量进行阐述。

关键词：竣工文件 验收 质量

中图分类号：TU712+.5文献标识码： A

核电站工程建设项目具有规模大，周期长的特点，这就决定了在核电项目建设期间势必会产生大量的工程文件，在工程竣工验收时，相应的工程竣工文件也理应与实体同步得到验收。因竣工文件的验收与工程实体的验收息息相关，各核电项目公司对于竣工文件的验收环节都给予高度重视，目前，核电项目公司均已成立专门的信息文档部门作为内外部接口部门，并设置专门的文档管理岗位，配备技术水平较高的文档管理专业人员，为竣工文件验收做好了硬件基础。但竣工文件验收不仅仅是文档人员一个专业的事情，这往往需要多部门的配合，需要多个专业人员多角度来鉴定文件是否满足“准确性、完整性、系统性、规范性”，这就要求文档人员应及时与工程管理部门、质量保证部门、物资管理部门、合同部门以及工程管理单位、施工单位等建立起施工文件管理网络，从而控制施工文件的质量。要想提高竣工文件的验收质量，主要是将宏观把握和细节开展工作相结合。

一、要提高竣工文件验收质量，在验收过程始终要把握好以下两点

1、做好前端控制、过程管理

（1）前端控制。所谓前端控制，一方面指的是文件在报审阶段就应该严格审查报审材料的清晰度、有效性，尤其是在报审时就要杜绝人员资质证书、产品质量证明书及检定证非原件、不清晰等问题的产生；另一方面指的是形成的施工记录要在工程施工阶段就应该具有规范而统一的表式，对于该形成的签字、印章等要齐全完整，这就需要工程管理相关人员在施工过程管理中加强对文件内容齐全完整性的控制。

（2）全过程管理。在做好前端控制的基础上，需要加大对文件的过程控制，做好全过程管理，做到文件处理与工程进展同步，资料验收与工程验收同步，制定竣工文件检查计划，检查节点与实体验收节点同步，根据检查计划，定期前往现场检查文件，在施工文件形成过程中加强质量监督控制。在现场成立由业主、监理单位、施工单位组成的工程文件管理网络，由各部门领导指定本部门有关人员担任竣工资料验收的固定联络人，对每一项工程竣工资料的验收负责。尤其要注重工程竣工资料内容的完整性、准确性及填写的规范性，只有这样，才能为今后的工作奠定良好基础，也才能达成“移交后不返工”的理想状态。

2、加强培训以及对施工单位的监督检查

（1）编写岗位培训教材，加大内外部培训。制定文档管理制度、编写有关文档管理的大纲程序和工作程序，或对已有的程序升版，更加细致的规范工作的每一环节。将这些详细的规范性程序以及相关法规标准、大纲程序、操作指南等方面汇编成册，以培训教材的形式对内部员工加大培训。

定期对承包商进行文档培训、宣贯工作，并把已成功组卷归档的案卷做成示范模板，结合相关程序一起提供给承包商进行学习，从而提高承包商的组卷工作效率以及归档案卷的质量。

（2）加大监督检查力度。要求承包商根据自己的实际情况来提供业主对其进行文档检查的时间点，业主可以根据该时间点对承包商进行定期检查；文档人员应了解质保的相关程序，并通过工程月报等方式掌握实体工程的进度，在设备或工程大节点中参与质保部门的质保监察、安全部门的安全监察，与质保部、安全部相关人员共同对承包商进行工作检查，以确保工作监督检查的力度。一方面，文档人员在每年的质保监察计划中进行选点，在设备或工程大节点中参与质保监察及安全监察；另一方面，在对施工单位进行专门的文档工作监督检查时，与质保部门进行沟通，邀请质保部门相关人员参与其中，加大文档工作的检查力度。

二、在加强前端控制、全过程管理以及内外部培训的基础上，具体应做好以下几点

要求施工单位提交目录清单及进度计划表

自合同生效之日起，就应要求承包商向业主公司和监理单位提供一份竣工文件组卷的目录清单，并提交进度计划表，通过该进度计划表主要了解每个工程时间段需对应提交的相关文件有哪些。核电厂还应成立竣工文件工作小组，负责定期组织召开文档月例会以及文档管理工作专题会，并在专题会上对清单及进度计划表进行审核，小组的文档人员则按照承包商所提供的清单及进度计划表对其所提交的文件资料进行一一核对，确保承包商提交的文件齐全完整。

将文档控制提前至中间支付阶段

核电厂文档管理人员应参与合同文本中文档管理部分的编制，将施工单位要提交组卷目录清单及进度计划表纳入合同文本中，并切实参与到合同部门对承包商的每一次中间支付中，在支付前，文档管理人员根据承包商所提供的清单及进度计划表对承包商所提交的文件资料进行核对，若有文件缺失，信息文档部门有权利要求相关部门延缓中间支付的进度，直至承包商将文件提交齐全完整方可进行支付。这种做法改变了文档管理在最终支付时进行终端控制的传统方式，变被动为主动，不仅可以促进文档工作的良好展开，也避免了实体工程结束后文件资料迟迟不能归档的问题产生。

3、积极参与设备出厂验收

信息文档部门应设立专门的设备验收机构，设备验收人员不仅仅只处理随箱文件和竣工文件，而是从设备文件的产生阶段、设计阶段就开始跟踪整个的文件处理流程，统一处理从设备设计到竣工全周期的文件。文档管理人员与物资管理部门进行协商，选取重要设备，参加出厂验收，根据设备的到货情况和文件提交情况，整理设备文件提交状态清单，从而控制设备文件的提交进度。

为提高厂家的文档意识，确保文件材料的原始性、完整性、准确性和系统性，设备验收人员在参加设备出厂验收的同时就对厂家进行设备文件传递和竣工文件组卷的培训，这一方面改变了文档人员只参加开箱验收的传统方式，使设备从出厂开始，其文件就受到有效的控制；另一方面改变了设备文件随设备装箱的方式，在设备出厂时其电子版即发送给核电厂业主公司，设备到货时，文件也已经准备充分。

4、加快模块开发，打造文档信息化建设平台

核电项目信息系统建设的完善可以促进档案日常工作的开展更加规范化，但模块需求的开发不足、系统的不甚稳定等等问题始终制约着核电项目文档信息化建设的发展。在信息系统建设完善中，实现竣工文件归档过程中卷内目录以及案卷目录、备考表等的自动生成，不仅可以提高施工单位资料完成的准确度，减少因格式而产生的不必要错误，而且能够实现一次输入、多次输出从而提高竣工文件的组卷和移交的效率。

竣工文件的整理归档是档案管理的最终体现，是工程全过程管理的真实记录。竣工文件验收是一个长期而复杂的过程，需要核电站所有参建单位、各专业、各系统的全面配合，推动竣工文件验收质量的提高，使工程竣工资料为日后的生活、生产运营服务，同时能够在核电项目工程建设中更好的发挥其凭证价值，从而推动核电企业档案工作的全面开展。