浅议基层档案室的档案收集工作

时间:2022-10-16 04:53:00

浅议基层档案室的档案收集工作

档案管理工作大致可分为档案收集、档案整理、档案鉴定、档案保管、档案利用、档案编研、档案统计、档案销毁等。档案收集工作是档案馆(室)获取档案的一种方式,为档案管理提供了实际的物质载体,是一切档案工作的出发点。本文就基层档案室档案收集工作中产生的常见问题,探究提升档案收集水平的具体对策。

一、档案收集工作的含义

本文中涉及的档案收集工作包含两方面:一是文件生成部门收集自我产生的材料,其中包含因离职、转岗、请假等原因职工之间交接的材料;二是各基层档案室按照规章制度收集分散在各部门、个人手中的档案,也就是我们所说的各部门职工将机关工作活动中形成的具有保存价值的各种门类和载体文件移交到档案室的过程。

二、档案收集中存在的问题

本人从事档案工作近五年,通过研究生进修期间与全国各界档案同仁的沟通交流,以及走访同行业档案室室藏情况,结合本人近年的工作实践,总结出基层档案室档案收集过程中存在的几个常见问题:

1.档案的齐全性完整性低

档案的齐全性指的是一件事、一个会议、议题、课题、项目、工程等形成的文件材料,从通知立项、实施到形成结论,每个环节形成的材料都齐全。档案的完整性指的是一个单位各年度、各部门、各种载体形成的文件材料都完整不缺。虽然档案会在资产清查、资产评估、上级审计、网络制作、优秀评报、职称评定、职工考核、工资审批、养老参保、车辆年检、招标投标等方面发挥作用,但由于无法直接产生经济效益,基层单位领导及职工普遍存在档案重视度低的现象,在跟档案界同仁的交流中,了解到基层档案室存在或将会议材料理解为领导讲话,或将基建材料理解为竣工材料,或将文书材料理解为红头文件的现象,档案收集范围不齐全不完整,档案长时间未进行科学保管,会导致遗失,进而会影响到将来利用。若基建档案材料缺失,则直接影响将来的维修改造;若人事档案材料缺失,则直接影响职工的晋升、参保或离退;若会计档案材料缺失,则严重影响后续的查证、审计。

以本人所在单位初次移交的2010-2014年度工作会议材料统计为例(图1),国家档案局令第8号规定,会议文件材料为按照会议流程形成的文件,包含请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、纪要。我院在2010年初次移交的工作会议材料齐全率为80%,2011年为90%;在利用档案过程中有一定影响,院党政领导意识到档案齐全完整的重要性后,经过商讨研究于2012年建立了档案网络管理体系,2012年-2014年会议材料移交齐全率达到了100%,还原了历史原貌。

2.档案的准确性规范性差

档案的准确性指的是文件材料是事实的真实反映,图物相符,文事一致,有关签署手续完备。档案的规范性指的是文件的形成及处理等过程都依据一定的条例准则形成。在相关单位的走访调查中发现,文件修改涂抹的痕迹,严重影响了档案的真实可靠性;文件纸张的材质不一,大小不齐,直接影响到档案保管的持久性和整齐性。文件的规范性,直接影响了档案应有的凭证、依据和参考作用。

以本人所在单位初次移交档案室的院发文件统计槔(图2),从2010-2014年的文件规范率可以看出在逐年提升,在2012年达到了稳定的100%,这与2012年以后,我院建立了档案网络管理体系,加强了每年对专兼职档案人员培训,实施各种激励机制分不开。

3.档案收集时间滞后

在这里的收集时间指的是基层档案室专职人员收集分散在各部门、个人手中档案的时间,也就是各部门、个人向档案室移交档案的时间。按照相关规定,机关文书及业务部门一般应在次年上半年向档案部门移交档案,交接双方根据移交目录清点核对,并履行移交手续;会计档案一般是在隔年上半年移交,若遇特殊情况,会计档案在原部门不超过三年;基建档案要求在项目验收后三个月内移交。

在与众多档案界同仁的沟通中发现,基层档案室收集到文件的时间,滞后情况严重,经档案人员多次催促仍然无果的现象也有发生,诸如多年未收集到某一类应保存的文件,诸如多年后收集到早应存档的文件。档案收集时间滞后严重影响了各部门的档案利用,档案收集时间滞后的另一个连锁反应就是档案残缺或者丢失,无法达到齐全完整,也无法保证准确性,最后陷入了收集时间滞后,文件残缺准确性低的恶性循环。

三、提升档案收集水平的对策

1.建立档案网络管理体系

在基层单位建立一套自上而下行之有效的档案网络管理体系有利于提升档案收集水平。2012年,我院建立了以党委书记为核心,以档案室主任为领导,以专兼职档案员为抓手,围绕档案工作管理条例运行的网络管理体系。一方面实现了档案的集中统一管理,统筹规划、组织协调、统一制度,统一监督,为档案收集工作提供了组织保证;另一方面明确了各部门的档案兼职管理人员,将档案的管理工作落实到具体个人,便于统一指导培训,为档案收集工作提供了人员保证。自2012年起,我院档案收集的完整性、准确性、规范性都有了大幅提高。

2.增强档案人员荣誉感

档案人员分为专兼职两种,增强专兼职档案人员的荣誉感,培养其强烈的责任心和事业心,激发其自身发展动力,有利于提高档案收集水平。多措并举提升专兼职档案人员的存在感,使之意识到“档案很重要,我很重要”,意识到自己所在岗位是单位各职能部门运转的重要组成部分,意识到提高所在岗位档案收集的“质”与“量”,不仅直接影响到档案形成部门的工作状态,更加影响到整个单位的对外形象。

为了增强档案人员的荣誉感,尤其是增强兼职档案人员的荣誉感,我院每年组织专兼职档案人员学习交流会,并设立了表彰激励机制和薪酬激励机制。这些措施不仅有利于兼职档案人员做好本部门档案收集工作,规范文件材料的形成与积累,而且有利于按时高质地向档案室移交党群、行政、财会、科研、基建、声像、死亡等档案。

3.做好文件形成前端控制

前端控制即事前干预。将档案收集工作纳入部门目标管理,在文件形成前,举办档案管理培训班,深入浅出的讲解各文件在用纸、用印、行文格式、文件处理等方面的形成标准,讲解各项目立项、审批、设计、招投标、施工、监理、验收、审计等环节的流程规范;在文件形成的关键节点,及时的进行专业指导;在文件形成后,认真检查文件的内容、书写格式、纸张等,若发现不符合国家标准,则要求及时修正。

我院于2016年引进了办公自动化系统,在系统开发之初,按照各项业务管理规定,分设了各类工作模板,规范了文件处理流程,此外该系统提供了职工交流平台,利于职工间在各个关键节点的沟通与督导,保证了文件的准确性、规范性,从源头提升了档案的收集水平。

4.把握文件收集最佳时机

把握好文件收集的最佳时机,是提升档案收集水平的重要手段。根据本人近几年的档案管理经验,认为主要把握以下五个关键点:一是在每一项活动(如年度工作会议、盛大庆典)结束后,因为活动刚刚结束,活动的前期准备、中期实施、后期的总结材料都是在手边;二是在遇到职工离职、转岗、休产假、病假等类似情况时,各部门兼职档案员要及时的收集纸质档案和电子档案;三是本单位的发文,档案室争取随时收集;四是对于一些零散文件可以在次年年初收集;五是对于历时较长的跨年度项目如有关基建工程的文件,可以分阶段收集。

5.创新文件积累方法

文件积累一般采用文件登记法,即对收发的各类文件材料进行规范化记录,将序号、文号、题名、页数、份数、日期等填写完善,然后准备若干整理袋,按照年度、类别进行规范化保存。在总结以往档案收集中出现的各种问题基础上,本人建议建立临时卷夹和实行两套制。具体方法如下:

建立临时卷夹,年初制定归档类目条款,将平时形成的文件材料,按类目条款分别“对号入座”存放在临时卷夹中,待年初或某件工作完成之后,稍加整理便可移交档案室,同时遇到临时性、变动性、突发性等工作的文件材料不易散失。

实行两套制,对于本单位重要文件,例如在党政部门制发的文件,可以保存两套移交档案室,档案人员可以将一套按照立档规则进行文件级整理,一套按发文流水字号收集,装订成年度发文汇编。我院于2016年实行了两套制,一方面避免了文件缺失,另一方面在档案编研上也有了一定积累。

总之,n案收集工作,是一切档案管理工作的前提,档案收集水平的高低,直接关系到档案的利用效果。面对当前基层档案室档案收集工作中的常见问题,我们要不断探索,不断创新,寻找解决对策,做好档案收集工作。

(作者单位:河北省环境地质勘查院)

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