浅议档案利用过程中的保密工作

时间:2022-02-20 08:12:46

浅议档案利用过程中的保密工作

[摘要]档案是一种社会信息资源,其根本目的和任务是档案利用,但是档案的安全保密是非常重要不可忽视的,本文分析了档案在利用过程中的保密工作。

[关键词]档案;保密;利用

档案是一种重要的社会信息资源。对于档案信息资源,既要重视其载体的保管保护,更要重视其所含信息的开发利用,以实现信息资源共享。但由于在传统的保密观念影响下,档案工作普遍存在着重保轻用、利用不足的现象。由此产生一些弊端:大批档案得不到充分的利用,甚至有些很有价值的档案长期被束之高阁,变成一文不值的废纸,造成档案资源浪费;领导不能及时全面地了解情况,有效合理地利用档案;档案管理人员的管理价值也难以在利用档案的效益中展现出来。因而,既充分合理利用档案,又确保档案的完整安全,是我们每一位档案管理人员应深思熟虑的课题。笔者在学院从事档案管理工作二十余年,从自身的工

作实践,就档案利用过程中的保密工作谈几点初浅的认识。

一、正确处理档案保密与利用的关系

保守国家秘密是每个公民应尽的义务,更是档案管理人员的神圣职责;利用档案是人类社会发展的客观要求,也是服务人类社会实践的现实需要。档案保密与利用是“双刃剑”,是档案管理工作中十分重要的工作,这项工作做得好与坏,直接影响党和国家及单位的安全和利益。档案管理人员既要高度重视档案保密工作,又要积极探索合理利用档案的有效途径。机密档案应该保密,但保密的目的之一是为了合理利用,是有时间、地点、范围限制的利用,保而不用只会失去保的现实意义,失去档案珍藏的价值取向。档案管理人员应当牢固树立恪尽职守的工作理念,严格做好保密工作,切实完善工作职能,使档案得到充分的利用。做到既能合理利用档案,又能确保档案的完整与安全。譬如,在工作中我们遇到用人单位核实毕业证书的真伪,档案管理人员稍有疏忽,泄漏毕业生的个人信息(姓名、毕业证号等),容易被别有用心之人利用办假证,造成社会危害。总之,档案管理人员要正确处理好利用与保密的关系,坚决杜绝失密、泄密等现象的发生。

二、加强档案利用中的监督工作

在档案保管和利用中,保密工作是其中最重要的环节,也是保证档案安全的基本要求。档案利用监督是做好档案利用过程中保密工作的一项重要措施,它能有效发现并制止纠正档案利用过程中不利于档案保密的不良行为,从而做到既能利用档案,又能保证档案的完整与安全。档案利用中监督应着力从三个方面实施。

(一)完善档案利用制度。档案利用规章制度一般有阅览、外借、复制等制度。根据实际情况,对不同层次的利用人员确定不同的利用范围,规定不同的审批手续,确保提供利用工作有章可循,在开展档案利用的同时,确保不、不泄密及文件的完好无损。档案利用规章制度的条文应严密而简明,便于操作执行,并在工作实践中认真加以总结,针对新情况,研究新问题,不断充实和完善档案利用规章制度。日趋完美的管理制度是档案管理工作有序推进的法宝。

(二)加强档案队伍建设。担负档案利用服务工作的档案管理人员,是档案利用制度的直接执行者,对档案的安全负有不可推卸的直接责任,必须具备较高的素质。档案管理人员应当具备四个方面的素质和能力:一要具备一定的政治素质。档案工作是一项机密性、严谨性的科学管理工作, 档案管理人员要有高度的政治责任心和全心全意为人民服务的精神,热爱档案事业,在工作中树立良好的保密意识和保密习惯,不该说的绝对不说,不该看的绝对不看,不准记录的绝对不记录。二要具备较强的业务素质。要具备档案专业知识,熟悉所保管的档案内容,熟悉档案法律法规和规章制度。三要具备较高的文化素质。要有较高的文化知识,能总结和分析档案利用工作中的经验与问题,从中掌握档案利用工作的规律。四要具备敏锐的工作能力和洞察能力。善于做档案利用者的工作,通过交流和观察,能洞察档案利用者的心理和思想动机,能独立处理档案利用中出现的一般问题。

(三)强化查阅监督措施。在档案利用中,要根据不同的档案利用对象的不同目的,掌握其心理和思想动机,加强重点监督。有条件的档案馆还应当安装较为系统的摄像监视设施。对某些为获取凭证而来馆查阅档案的利用者,要防止偷撕或涂改档案;对一些平时养成看书划线或翻书沾口水之类习惯的利用者,要及时提醒。做好档案利用监督,还要做到“四勤”:一要嘴勤,勤宣传档案利用的法律法规和规章制度,勤与档案利用者交谈,掌握其档案利用目的与动机。二要眼勤,勤观察动态,置每个档案利用者于视觉之中。三要脑勤,勤分析档案利用者的情况和档案利用效果。四要手勤,勤检查被利用的案卷,落实档案利用登记。要在档案利用者离去之前,仔细检查翻阅被利用过的案卷,发现问题及时查处,并在档案利用登记簿上备注说明。对于损毁档案较为严重的违法行为,应及时报告有关领导,以便及时查处,挽回损失。

三、积极做好档案开放中的保密工作

档案在保管过程中,其密级不是一成不变的,是随着时间的推移和文件贯彻的情况而变化的。基本变化是升密、降密、解密。一成不变地看待档案的秘密性,无视其秘密性的时效和范围,是不对的;但如果缺乏保密观念,对档案无视其秘密性,无限地扩大开放利用范围,也是错误的。档案管理人员应当认真做好档案密级的调整工作,在开放档案为社会各界所利用的同时,应当做好相应的保密工作。

(一)严格档案审查工作。审查工作是档案开放前的一项重要工作,也是开放档案工作的一个重要环节,其主要任务是科学而准确地区分、判定档案的开放与控制使用范围。要重点解决好两个问题:一要严格执行解密划控的时间标准、有关内容标准及保密规范标准,做到有法必依,执法必严,违法必纠。二要主动接受保密部门对调密工作的监督指导,齐心协力搞好档案文件的清查鉴定。严格划清密与非密的界限,确定哪些档案能开放。

(二)做好档案解密工作。保密档案是有等级的,其等级划分是根据《中华人民共和国保守国家秘密法》规定,划分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。确定档案的密级,就是为了让档案管理人员根据不同的密级采取不同的管理措施,最大限度地提供利用档案。但是密级不是一成不变的,一旦秘密保管期限届满,便失去了它的保密价值,就不能按保密文件来管理,而应当按公开文件来管理。档案保密是有时效性的,向社会各界开放的档案,必须是到了一定时限的档案,通过划密解密,向社会各界开放。依照《中华人民共和国保守国家秘密法》的有关规定,国家秘密事项在保密期限内不需要继续保密的,原确定密级和保密期限的机关、单位或者其上级机关应当及时解密。对应当定期解密的档案,没能及时解密,就会影响档案的开放利用。

(三)细化开放基础工作。开放档案首先要做好档案开放的基础工作。一要提高开放档案案卷的内在质量,利用原有基础,进行系统整理,达到分类科学、组卷合理、编目清楚、排列系统的要求。二要建立健全档号,要适应开放后档案检索与管理的要求。三要编制检索工具,包括基础性检索工具,如开放档案目录;骨干性检索工具,如开放档案卡片目录;文字叙述性检索工具,如开放档案的全宗卷等。使开放档案的检索工具逐步形成以骨干性检索工具为主,以基础性检索工具为辅,以叙述性检索工具为必要补充的检索工具体系,实现检索途径的多元化。四要准备好副本,对珍贵、重要的档案,应采取抄录、复印、照相等形式进行复制,搞好档案副本。

总之,档案工作的最终目的就是开发和利用档案信息资源,满足社会各界和学院的教学、科研、党政管理、后勤服务等工作需要。

参考文献:

[1]中华人民共和国保守国家秘密法.

[2]包世同,主编.学校档案管理基础.南京大学出版社出版.

作者简介:周义敏(1965-),女,中共党员,本科学历。研究方向:档案管理。

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