浅议档案利用信息反馈工作

当前,随着档案事业的繁荣发展,人们对档案利用工作需求提出了更高的要求。档案利用体系建设提到前所未有的高度。作为档案利用体系建设的一个重要环节,档案利用信息反馈工作也是我们必须强化的档案基础工作之一。如何做好档案利用信息反馈,更好地提供便捷、有效、增值的信息服务,是大家关注的重要课题。

一、正确认识档案利用信息反馈工作的重要性

1. 档案信息利用工作的作用。档案信息利用就是档案用户利用档案信息后,将产生的效果情况反馈给档案利用部门的过程。随着现代档案信息资源日益扩大,档案利用的需求与日俱增,而无论是档案部门还是档案利用者,都常常重视档案实际利用,而忽视信息反馈这一重要内容。档案利用信息反馈的收集、整理工作是档案部门了解和掌握档案所创造社会效益和经济效益的客观依据,为进一步提供优质、高效的服务打好坚实的基础。不仅如此,这项工作还有助于更好地了解和掌握社会对档案需求的方向,为有效地、有针对性地开放档案信息资源提供重要依据。

2. 改进档案利用信息反馈工作。档案利用信息反馈工作是做好档案编研工作的一个重要前提。新时期,进一步加强档案编研工作,对促进开发档案资源向社会提供档案信息服务具有积极作用。反馈的档案利用信息,能使编研工作更好地为现实服务找到好的选题。再由档案部门将反馈信息进行综合,提供给决策、控制部门,决策者根据反馈信息作出判断,发出指令,以满足服务对象的需要。这样能把档案利用真正搞活,使档案利用信息反馈的功能不断得到发挥,从而促使档案利用服务工作的不断改进和提高。

3. 提高档案利用率。档案利用信息反馈就象控制系统的信息反馈一样,是整个系统中不可或缺的一部分。档案利用信息反馈就是将档案信息传递输出之后的效果进行调查总结。档案馆(室)是保存党和国家档案资料的重要基地,是国家信息资源的宝库,尤其在当今信息化社会里,档案管理工作逐渐从过去重基础性、条件性工作开始转入重档案信息资源开发利用上来。通过反馈材料的收集才能知道用户是否满意,从而加以改进。因而,做好档案利用信息反馈,对于提高档案利用工作效率,促进档案事业的发展,有着极其重要的意义。

二、创新档案利用信息反馈工作方法

1. 加强档案利用信息反馈制度建设。切实加强档案利用信息反馈制度建设。在社会档案意识不是很强,信息反馈意识薄弱的情况下,档案法规应对档案利用信息反馈作出明确的规定。对于各地各级档案部门来说,当务之急便是尽快结合本部门实际情况,拟定一套完整的档案利用信息反馈制度。

2. 探索、开创主动收集方法。积累档案利用信息反馈工作的成果,探索、开创主动收集档案利用信息反馈等工作方法,改进利用登记制度。以往的利用登记表格内容太过于简单、仅仅包括利用者基本信息、时间、卷次、利用档案的目的、利用效果等项目,而且利用者对于表格中最为重要的利用目的和效果的填写过于笼统。而档案部门在编制《档案利用效果汇编》时难以找到填写规范、典型突出的实例。要设立利用对象意见箱,采取其他配套措施,确保档案部门悬挂利用者意见箱用来收集反馈信息收效明显,由于这项活动带有很大的自愿性。在执行过程中档案部门还应采取一些其他的配套方法,如对提出有效建议的利用者实行奖励、主动走访征询一些利用者的意见等,以激励利用者主动、积极、真实地反馈信息。

三、完善档案利用信息反馈工作的保障体系

1. 做好档案利用反馈信息的交流工作。应该根据实际情况,开展走访调查工作,有目的地设计问卷调查,主动征集反馈信息。对重点利用者、经常利用者进行调查访问、交换意见。可以适时印发档案利用情况调查问卷、情况登记表、反馈卡等,尤其档案部门最好能提供填写好的信封和邮票,以方便利用者邮寄。掌握利用效益等情况,直接开展档案作用的宣传提供典型素材,以引起各级领导及其社会对档案工作的重视与支持。还可以根据档案利用登记表所反映的线索,对重点利用者、经常利用者进行重点访问,查询。结合优质服务工作,让利用者参与档案工作人员的考评。即以利用者评价为主。与工作人员互评、领导者评价相结合的一种方式。这种方法对于收集利用者对档案工作人员素质、服务态度、服务质量等反馈信息提供了契机,为档案工作人员素质建设提供了一个重要的参考依据。通过开展档案利用反馈信息的咨询服务活动,了解用户的情况和需要,解答他们提出的各种问题,具体分析逐个解决,满足他们的合理要求。

2. 以档案利用信息反馈工作提升档案工作人员素质。档案部门应该积极开展评选、表彰优秀利用者(单位)等活动,以此作为单位档案管理的一项工作内容。在思想上牢固树立起档案利用信息反馈工作是一项重要的档案基础工作的意识,年终评比时,把档案信息反馈工作列入档案馆(室)的一项重要业务工作加以考核。同时,积极组织档案工作人员参加档案利用信息收集、处理、反馈等方面的培训,建立竞争机制,鼓励档案工作人员提升信息反馈工作质量,不断提高档案利用服务水平。

参考文献:

[1]马立英 王玥。谈档案信息利用反馈工作。黑龙江史志2010(13)。

(作者单位:常德市经济建设投资集团有限公司)