公证的审查范围和核实义务浅议

论文摘要 公证活动中如何确定民事法律行为以及有法律意义的事实和文书的真实性,需要公证人员在工作过程中对当事人提供的各种材料进行审查核实。对于公证人员在审查中应尽到何种义务并承担何种责任,《公证法》及相关法律法规并没有系统详细的规定,各地法院在相关的判例中也没有形成统一的意见。本文通过结合公证工作实践中遇到的一些案例,来分析了公证人员在日常的公证活动中如何尽到核实义务。

论文关键词 公证审查 核实 审查范围 核实方法

公证是国家预防纠纷的一种法律制度。公证活动的核心是对公证事项的审查与核实。我国公证制度与国外相比,起步较晚,理论和实务研究都不够充分,很多方面尤其是公证机构和公证员权利和义务方面没有明确的法律法规予以明确。经过多年的公证体制改革,目前大多数公证机构都是独立承担民事责任的事业法人,出现错证需要独立承担赔偿义务,在目前社会道德滑坡、造假现象泛滥的现实情况下,公证可以说是一个高风险行业。下面将从公证核实概念及其含义分析,结合自己工作中的业务实践,围绕公证过程中的证据核查及核实难点解决方式等方面浅谈个人观点。

一、公证审查核实的概念及权力来源

审查核实应该是指公证机构对已经受理的公证事项,按照《公证法》及《公证程序规则》的规定及审查要求,公证人员认为申请公证的事项,或者当事人提供的证明材料有疑问的,对有关情况及有关证明材料进行调查、核实,以确认该公证事项及证明材料是否真实以及来源是否符合法律规定的活动。

根据《中华人民共和国公证法》第28条规定“公证机构办理公证,应当根据不同公证事项的办证规则,分别审查下列事项:(一)当事人的身份、申请办理该项公证的资格以及相应的权利;(二)提供的文书内容是否完备,含义是否清晰,签名、印鉴是否齐全:(三)提供的证明材料是否真实、合法、充分;(四)申请公证的事项是否真实、合法。”。《公证法》第二十九条规定,“公证机构对申请公证的事项以及当事人提供的证明材料,按照有关办证规则需要核实或者对其有疑义的,应当进行核实,或者委托异地公证机构代为核实,有关单位或者个人应当依法予以协助。”

公证之所以与其他证据不同,并具有特殊的证明力,是因为“公证是根据当事人的申请,由国家公证机关依法出具的证明法律行为、法律事实和文书的真实性、合法性的司法证明。这种证明对于特定案件而言,反映了案件的客观真实,并且已经由国家公证机关依照法定程序证明了该客观事实的真实性与合法性。”这说明政府机关、社会公众对公证书的效力期望值很高,一方面这是对公证工作的肯定,另一方面也加大了公证机构和公证人员对公证事项的审查责任。

二、公证审查核实应遵循的原则

那么在实际工作中,公证人员的审查范围和核实义务应遵循什么原则呢?结合同行业人员提出的各种理论和我个人的工作实践,我认为公证人员应遵循主观和客观两方面原则。

主观上应当适用普通合理人的标准。也就是说,公证人在进行公证事项审查时在基本知识和专业经验上应具有公证行业内从业人员的平均水平,即一名普通的公证员在审查当事人身份信息时应具有的起码的注意义务。如该公证员“不仅未采取一般人在特定情形下都会采取的措施,而且也未施加一个漫不经心的人在通常情况下也会施加的注意”,则其在主观上必然存在过错。比如在常见的委托案例中,经常有夫妻一方想瞒着另一方卖掉房屋,找人假冒配偶办理委托,并提供配偶身份证,一般情况下,两个不同的人在身高、相貌特征上会有所差异,公证人员此时就应保持一定的谨慎态度,需对来人的身份进行进一步的调查。当然如果假冒者的相貌与其所持身份证照片极其相似,则另当别论,但此时的举证责任应归于公证处。

客观上应当适用高度盖然性标准。所谓盖然性,《现代汉语词典》中的解释是:“有可能但又不是必然的性质”。高度盖然性,即根据事物发展的高度概率进行判断的一种认识方法,是人们在对事物的认识达不到逻辑必然性条件时不得不采用的一种认识手段。所谓高度盖然性的证明标准,是将盖然性占优势的认识手段运用于司法领域的民事审判中,在证据对待证事实的证明无法达到确实充分的情况下,如果一方当事人提出的证据已经证明该事实发生具有高度的盖然性,人民法院即可对该事实予以确定。最高人民法院2001年12月21日公布的《关于民事诉讼证据的若干规定》第73条规定:“双方当事人对同一事实分别举出相反的证据,但都没有足够的依据否定对方证据的,人民法院应当结合案件情况,判断一方提供证据的证明力是否明显大于另一方提供证据的证明力,并对证明力较大的证据予以确认”,是我国对高度盖然性证明标准的明确规定。根据我国《公证法》第23条规定,“证明对象真实、合法”是我国公证的首要目标,而事实上,客观真实的事实在实务中几乎很难被审查证实。所以为了平衡公证的效率和价值,对于公证人员的审查注意义务一般只要求根据可搜集到的证据,能够实现“证据优势”或“法律真实”的高度盖然性即可。

三、公证审查核实权行使的范围

审查核实程序在办理公证的过程中必不可少,公证人员在行使这项权力的过程中必须尽到勤勉谨慎核实义务。从《公证法》第二十九条的立法宗旨来看,公证审查核实权既是公证机构的一项权力,同时也是一项义务,两者兼而有之,从现实情况看义务的分量相比权力应该更重一些。在公证活动中应当进行核实的情况主要有两种,一种是按照《公证程序规则》的规定需要核实的情形;另一种是,公证人员对当事人申请的公证事项或者提供的证明材料有疑问,公证员根据自己的判断认为有必要进行核实。

没有赋予公证机构主动收集证据的权力,公证机构也没有替当事人补充证据的义务。公证机构的核实只能以存在的事实和当事人提供材料为前提,也就是说公证人员审查核实的范围一般不应超过当事人提供的证明材料的范围。如果由公证机构代替当事人去进行核实取证,不仅有违公证的中立原则,而且会大大增加公证处的核实取证负担和错证风险,甚至有可能影响到公证行业整体的公信力。公证机构在告知当事人所要提供的证明材料时,应当向当事人予以说明,公证证明活动中由当事人向公证处提供证明材料是其法定义务,而且证明材料必须真实、充分,才能达到公证受理该事项的条件,否则公证处无法受理。

四、公证审查核实权行使中的问题

在公证工作实践中,法律行为、法律事实和文书的真实性基本都是由当事人提供的材料来证明的,公证员的义务是审查当事人提供材料的真实性,在目前中国正处在转型期的现实情况下,社会整体道德水平不高,制假造假泛滥,尤其是对当事人的制假造假行为惩罚不力,关于提供虚假证明材料的规定仅在《公证法》第四十四条体现,“当事人以及其他个人或者组织有下列行为之一,给他人造成损失的,依法承担民事责任;违反治安管理的,依法给予治安管

理处罚;构成犯罪的,依法追究刑事责任:(一)提供虚假证明材料,骗取公证书的;(二)利用虚假公证书从事欺诈活动的;(三)伪造、变造或者买卖伪造、变造的公证书、公证机构印章的。”该规定不够具体明确,并且没有相关刑事法律条文辅助执行,现实生活中提供假材料的当事人很少有受到处罚的,对制假造假的当事人没有任何威慑力,客观上助长了某些别有用心的人制假造假的嚣张气焰,这些原因导致在公证工作中对公证员的审查能力提出了很高的要求。

现实情况下,有时核实程序的进行并不顺利,归纳起来主要有以下几个方面:

1.亲属关系证明内容与实际情况不符。由于目前我国户籍制度不够完善,户口簿上登记的信息内容滞后于实际情况,如婚姻状况,并且户口簿上登记的父子母子关系不能反映养父母子女关系和继父母子女关系。公证机构向户籍登记机关核实情况时,登记机关往往以户籍制度不健全或者保护当事人隐私为由拒绝。

2.当事人婚姻状况很难查清。目前我国婚姻登记制度存在建档时间较短、信息库信息不全、全国各区域之间不联网等弊端,导致当事人的真实婚姻状况很难查询,从民政部门出具的证明材料中无法得到明确的结论。

3.居委会等基层组织和单位证明的不严谨性加大了公证机构核实的难度。单位的解散、分立、合并等情况经常发生,再加上目前社会人员流动性增大,人事档案管理混乱,基于抹不开面子或单方面相信当事人的陈述,随意盖章出具证明的情况屡见不鲜,这个公证人员的核实工作增加了很大难度。

4.涉及异地调查核实的难度很大。异地核实的情况主要有两种,一种是公证处在办理继承公证中所涉及外地继承人的情况以及证明材料需要核实的情况,另一种是外地公司申请办理合同或者声明公证时。有的地区路途遥远,核实成本很高,《公证程序规则》第三十三条虽然规定了公证机构有委托异地公证机构核实公证事项及有关证明材料的权力,但是实践中由于存在异地公证机构的核实费用和核实责任承担不明,导致异地公证机构怠于协助。

五、如何更好的行使公证机构的审查核实权

目前公证机构在行使核实权的过程中,尽管存在各种各样的问题,但公证行业需要发展,公证质量需要保障,公证审查核实程序就必须更好的得到落实。要提高审查核实的质量,需要从以下几个方面入手:

1.审查核实要贯穿公证办理过程的始终,不能把核实程序放到最后一个环节。即在接受咨询、了解当事人的情况、审查证明材料的过程中,每一步都对当事人进行认真观察,审慎对待每一个环节,面对当事人多交流、多提问,通过对当事人的语言、表情深入了解当事人。对身份证件等重要证明材料,认真核实并同其他材料比对,以确认当事人身份,另外在笔录中明确告知当事人提供虚假证明材料骗取公证书的法律责任。

2.对于涉及专业领域的公证事项,应当建议当事人向专业鉴定机构申请勘验、鉴定、评估,公证机构根据报告书据实证明,不能凭主观臆断出具自己专业之外的证明材料。

3.对于当事人提供的证明材料为孤证的,应当要求当事人提供其他证明材料相互印证,已达到合理避免错证风险的效果。

4.要求当事人尽量提供证明材料的原件,以增加证明效力。如果提供复印件,应当要求保管原件的机构出具原件复印件相符的证明。

5.建立信用查询系统,对提供虚假证明的当事人予以曝光,并将各个公证处信用查询系统联网。

总之公证审查核实是公证员的一项重要权力,同时也是一项重大义务,是确保公证质量的重要方式,更是提升公证社会公信力的有力保障。面对当下很多当事人的不诚信,创建公证核实的良好环境一方面需要相关部门的支持,另一方面更需要我们公证人共同努力,以谨慎勤勉的态度,合法合理的运用调查核实权,努力尽到审慎的义务,从而保障公证质量,树立公证行业的良好形象。