路桥施工成本资料收集归档的重要性

中图分类号：U448.14文献标识码：A 文章编号：

一、引言：

高速公路施工的的主要特点包括：野外线性作业、受自然环境影响明显、施工周期长、施工工艺过程复杂、工序繁多不易控制管理、变更批复程序过长及完工结算时间长等。

笔者在从事工程档案管理过程中，就经历过因项目完工几年未能完成最终计量结算，移交的项目结算资料不完善，无法按程序与专业、劳务班组进行最终结算，造成该项工程不能最终清算的局面。

另一方面，国家审计始终十分重视对高速公路建设资金合理使用的审计工作，这类审计的延伸审计基本上会落到施工项目部，显然，及时完善、保存施工过程中的工、料、机形成的原始凭证（进库、出库单等），纳税资料、往来账目，是在国家审计过程中证明事实清楚、操作合法的基础资料之一。

由此可见，在施工过程中及时完善各类认签手续，留有记录，并及时在项目部层面按规定要求分类归档，是项目档案管理工作中的一项重要工作。

二、依据管理特点确定计量支付、变更结算资料的归档程序和内容

这一类的归档资料主要涉及与业主、监理、设计、上级主管部门之间的关系内容。

因此，施工单位在与业主、监理、设计单位及上级主管部门打交道的过程中，形成的会议纪要、现场办公会签资料及意向性意见、变更设计的意向性意见，施工过程中完成的变更工程数量的统计、认签（监理、业主）资料及工程质量验收确认纪录都是要作为完工结算的重要资料补充。这类原始记录的及时收集、整理、归档工作，使项目档案管理十分重要的内容。在收集此类资料是特别是要注意资料的完成性、签字手续的完善等问题。

三、按成本管理体系确定归档程序和内容

施工项目成本控制管理工作，是施工项目内部管理系统的核心部分，因此，档案管理工作要从成本管理系统的源泉来着手理顺需要建立成本管理档案内容和关键点。可见了解成本管理系统十分重要。事实在施工项目部的档案管理人员往往不甚了解施工过程的成本建立、控制、检查的内容和方法，因此对于建立档案的成本资料的收集比较盲目，所以加强档案管理人员在施工项目过程管理中的专业知识水平是刻不容缓的重要工作之一。

从项目成本的管理过程来看，项目目标成本建立过程的相关报批、审核资料，是项目成本管理的核心目标资料。对于施工项目而言目标成本指标是与公司建立的经营责任体系的核心指标，所以是要及时归档管理的资料之一。

在成本的过程控制中，发生的与班组、分包方的业务往来的法律基础是各类合同，因此合同的签订资料、审批资料、合同文本等成为重要的归档资料，铁别是合同签订过程中关于单价、数量、内部竞价资料等，必须及时保存归档。

进场的主材、地材的进库单往往不被重视，但是在结算过程中，进场材料特别是进场地材的数量会成为合同双方发生争执的焦点，显然这不仅是一个进库单资料完善的问题，还与进场材料的计量统计方式有直接关系，因为大宗的地材（碎石、河沙）进场数量的确认在没有大型地磅的情况下很难精确计量。但是不管怎样，对进场的每一车砂石材料进行统计并留有双方认签的进库单，是进行成本管理的最基础工作，所以对该类进库单的收集归档工作就显得十分重要。

在施工过程中，常常发生零星人工费用、材料费用、临时便道构造物施工、临时设备租赁等的任务，这类活动成本的发生不是以合同为依据，而是根据施工现场需要临时委派，这也是路桥施工过程中缅对突发事件的经常性的处理方法。

项目在与班组、专业分包队伍进行最终结算时，完善的过程成本控制资料是结算中强有力的支持性材料。否则，就会发生十分困难的结算扯皮问题，这一点在高速公路施工项目中时有发生。

四、从政府审计角度重视过程成本发生的原始资料的收集归档

政府审计延伸到项目部时，主要是看业主在计量支付过程中、变更过程中手续是否完备、合法，变更单价是否合理，项目提供的变更数量统计资料是否属实、背景资料（原始凭证）是否完善，项目纳税管理是否符合法律规定等等。

针对这样的具体要求，项目部除了在财务管理上完善手续、坚持遵守法律法规等外，从资料管理归档工作方面也要着重注意几个方面的问题：

1、完善设计变更、计量支付手续，及时归档管理。

2、对于变更单价，要进行详尽的成本测算，提交符合当前成本水平的成本资料，并及时归档原始测算资料。

3、对于发生在现场的工程数量，要保留好完整的原始凭证纪录，特别是进场材料的原始凭证纪录。这一点在路面项目比较容易做到，反而是使用材料相对少的路基桥梁标段，对进场材料的数量控制把关不严，没有留下有效的进场料单；还有，在路基填土数量确认过程中，国家延伸审计时常要求项目部提供变更填土工程的单车卸土的数量纪录，而这些记录往往在与班组完成结算后销毁，造成国家审计过程中“说不清”的现象。

值得的指出的是，政府的延伸审计，往往是在项目完工后一年以后甚至数年以后，当事人可能很难找到，即便是找到当事人，因为时过境迁，很多事情难以澄清，所以完备的归档成本资料就成为最重要的依据和凭证了。

五、结语

档案管理工作不仅是对资料的归档管理，而且是项目成本管理过程的一个十分重要的环节；

有效的、按照施工工艺过程和项目管理过程建立起来的清晰的项目档案管理框架和内容，是项目档案管理的重要内涵，要求档案管理人员具备相当的专业管理知识，才能将重要的档案资料有效收集整理；

重视项目成本档案的管理工作，对于项目及时与业主结算、更好地接受政府延伸审计、有效地解决与班组的计量支付纠纷具有重要意义。