煤炭企业基层档案管理工作面临的问题及对策

企业档案是一个企业生产经营、改革改制和技术研发等活动的真实记录，既记载企业发展的历史原貌，又是企业正确决策的参谋助手。档案管理是企业管理的基础性工作，是企业管理水平、工作质量和工作效率的直接体现。随着煤炭企业产业结构的调整优化，当前煤炭企业的档案管理工作已经不能完全适应企业发展的要求。如何进一步加强和改进煤炭企业基层档案管理工作，更好地为煤炭企业的持续健康发展服务，是摆在煤炭企业各级档案管理人员面前的一项重要而紧迫的任务。

一、煤炭企业基层档案管理工作面临的形势

近年来，煤炭企业抓住国家经济快速发展的历史机遇，不断深化改革改制，加快煤炭资源重组整合，确立新的发展思路，实施新的发展战略，煤炭企业得到了长足发展。但是随着企业的不断发展，企业管理面临的情况也日趋复杂，档案管理工作同样面临着新形势和新任务。

1.煤炭企业的快速发展对档案管理工作提出了新要求

煤炭企业产业集中度不断提高，技术水平持续提升，产品结构也在不断发生变化。煤炭企业的各项生产经营决策，很多时候要求利用档案信息作为决策参考。而如今煤炭企业的档案，有文书档案、技术档案、会计档案、声像档案等等，层次繁多，种类复杂。如何快速便捷地收集到所需要的档案信息资源，要求档案管理工作必须改变传统的服务方式，有效促进档案信息资源的开发利用，为推动企业又好又快发展服务。

2.煤炭企业的整合重组给档案管理工作带来了新情况

在煤炭企业改革改制过程中，涉及企业的资产重组、产权变更、人员剥离等一系列问题，需要对相关档案进行科学处置和妥善保管。另外，在煤炭企业横向扩张过程中，企业的生产规模和经营规模不断扩大，逐步形成了一批跨地区、跨行业的子公司。由于地区和行业的差异，造成档案管理水平参差不齐，使档案管理工作面临的情况更加复杂。

3.信息化技术的迅猛发展对档案管理工作提出了新挑战

随着计算机技术和网络技术的迅速发展，传统的档案管理方法和管理手段已经无法适应办公自动化的要求。随着信息化技术的普遍应用，煤炭企业在生产经营活动中形成了大量的电子文档。如何规范电子文件的管理，确保电子文件的真实、完整、可用和安全，保存好企业的历史记录，对档案管理工作提出了新的挑战。

二、煤炭企业基层档案管理工作存在的主要问题

由于历史原因，煤炭企业的发展经历了非常曲折的历程，基层档案管理工作同样历经波折。随着企业经营环境的不断变化，煤炭企业发展对档案管理工作的要求越来越高。目前，煤炭企业基层档案管理工作还存在一些不容忽视的问题，主要表现在以下几个方面：

1.对档案管理工作缺乏足够的重视

长期以来，煤炭企业相当一部分人员包括部分领导干部，对档案工作的认识存在一些误区，认为档案管理工作就是简单的保管事务性工作，不能创造经济效益，只要“守好摊”，能做到档案不丢失，不泄密，能应付查阅档案就可以。有些规模较小的基层单位由于定员紧张，没有设置专门的档案机构和专业档案管理人员，造成档案管理混乱，档案管理工作难以适应现代企业管理的要求。

2.档案管理工作管理力度不到位

有些基层煤炭企业基本上没有专门的档案管理机构，只设置兼职档案人员。这些档案管理人员没有经过系统的档案知识培训，业务水平不高。而且多数人往往身兼多职，对档案工作业务投入精力不足，一定程度影响了档案工作的质量和水平。另外，有些煤炭企业对档案缺乏统一管理，档案分散保管在多个职能部门，造成很多档案实行简单的“信袋式”管理，给档案信息的查阅和利用带来很大不便。

3.档案管理的相关规章制度落实不到位

从总体来看，煤炭企业也制订了一些档案管理的规章制度，但由于种种原因，这些制度规定大多都没有得到很好的落实。同时，部分煤炭企业对档案管理工作的硬件设施投入不足，导致档案管理仍然停留在相对传统的管理阶段，档案管理工作手段简单，管理方法单一。档案信息资源也没有得到有效利用，难以适应企业快速发展的要求。

4.各类档案收集和整理需要进一步规范

煤炭企业近几年发展较快，一些规模较小的煤炭企业实施关停并转，再加上档案人员的专业素质参差不齐，一些档案资料漏失的现象比较普遍。在档案收集归档过程中，相应的工作考核机制不明确，想交就交，不想交就不交。一些档案在立卷过程中，有的没有按照卷内文件目录顺序进行排序组卷，卷内目录与实际整理文件不相符。

三、加强煤炭企业基层档案管理工作的主要措施

1.建立健全档案管理工作组织机构

煤炭企业要加强档案宣传工作，充分展示档案工作在企业改革和建设中的重要作用，提高全员的档案意识，引导各级领导干部和档案管理人员从思想上充分认识档案管理工作的重要性和紧迫性。各基层企业应该明确档案工作的主管领导，明确档案工作的主管部门，设置具有独立职能的档案工作机构，配备具有专业技术知识和能力的专职档案工作人员，注重提高档案管理人员的工资待遇，并保持人员的相对稳定，确保档案工作的顺利开展。

2.不断加强档案管理人员队伍建设

煤炭企业应该积极创造条件，加强对档案管理人员的业务培训，逐步培养一批具有实际工作经验、掌握现代知识和专业技能、政治素质较好的档案工作专家队伍。建立企业档案专家人才库，为组织开展项目档案验收、专题培训、编研利用提供智力支持。要根据国家档案局的有关要求，积极研究煤炭企业档案专业职称评定的途径、方法和程序，积极推进档案人员职称评定工作。档案管理人员要增强爱岗敬业意识，努力为企业各类人员提供热情周到的服务，树立档案管理人员的良好形象。

3.主动围绕企业重点工作开展档案管理工作

根据煤炭企业生产经营的实际情况，档案管理部门和人员要围绕企业中心工作和重点工作，大力开发档案信息资源，采取多种形式，主动收集和整理各类档案信息，对档案信息资源进行多角度、深层次的开发，编制有价值的档案信息，为领导决策和企业发展提供档案信息服务。要加强对企业重大项目的档案验收工作，确保各类资料真实完整。积极开展档案的整理工作，确保各类档案编目准确，家底清楚，整齐规范，查阅方便。积极采取有效措施，消灭积存、零散档案未整理的现象。

4.积极推进档案管理工作规范化

煤矿企业要认真贯彻落实国家档案法等相关法律法规，根据企业发展的实际需要，对现有的档案管理制度进行修改、补充和完善，逐步建立起一套科学合理的档案管理制度体系。要以各类档案的完整收集、安全保管、有效利用为目标，结合本企业实际，研究制订符合本企业特点的档案分类、归档范围和保管期限的相关制度体系。要加强对档案的集中管理，改变档案分散管理的局面，逐步建立档案的集中统一的档案管理体制，并相应落实好档案的集中管理工作。

5.积极推进档案管理工作信息化

煤矿企业应该加大档案工作信息化的投入力度，将档案信息化建设纳入企业信息化建设整体规划，同步规划，分步实施，有效利用。要认真贯彻落实国家档案局、中央档案馆《关于贯彻落实〈电子文件管理暂行办法〉的意见》和《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894—2002）的文件精神，结合煤炭企业各自实际，积极探索电子文档管理的新模式，有重点、分阶段地实施重要纸质档案的数字化工作，逐步建立档案数据库，有效整合各类电子文件，促进档案管理工作逐步科学化、规范化和信息化。

（作者单位：山西省霍州煤电集团公司档案馆）