浅谈高校网上报销模式

［摘要］ 网络办公的便利性，启发高校财务报销模式由传统的手工报销模式向网上报销模式转变。本文通过分析传统报销存在的不足、网络报销具有的优势，提出高校应开展网上报销，为广大教工报销提供便利，同时推动高校的财务管理工作现代化。

［关键词］ 高校；网上报销

随着高校的规模化发展，高校的经济业务日益繁多。尤其是近些年，随着高校科研水平的提高，高校争取到的科研经费越来越多，报销业务量也与日俱增，财务报销大厅排长队的现象已司空见惯，传统的手工报销模式已显示出不足。随着信息处理技术的发展，高校可利用网络的优势，开展网上报销，使教工享受到网络报销的便捷性，同时促进高校的财务管理。

1 网上报销的概念

网上报销是基于网络的在线报销流程，和传统报销流程不同，在这一流程下，员工可以在任何时间、从任何地点提交财务报销申请，领导可用通过软件进行业务审批，财务部门对原始凭证审核无误后，自动生成记账凭证，并可以通过网上银行进行支付。据网上了解，已实行网上报销的企事业单位有联想集团、九阳电器公司、东南大学等。

2 传统报销存在的不足

2.１ 报销受地域和时间的限制

传统报销需要教工拿着单据在固定的时间到财务部门固定的办公地点报销，势必会产生时间和地域上的冲突，教工花在去财务部门途中的时间会比较多，不利于节约教工的时间，影响工作效率。

2.２ 业务审批效率不高

传统报销需要教工拿着单据按照流程找相关领导签字，若碰巧领导在开会或出差，则需等待较长的时间或下次再来，这将降低业务的审批效率。

2.３ 财务审核压力大

财务人员数量有限，面对教工排长队及办公时间有限的情况，财务人员的工作压力会很大；由于教工不熟悉报销流程，会存在缺手续不能给予报销的情况，导致财务审核压力大，效率被降低。

2.４ 预算控制效果不好

传统报销领导审批时不能实时了解相关经费的预算执行情况，会存在超预算、超范围审批。

3 实行网上报销的优势

网上报销模式通过单据填写的标准化、业务审批的流程化以及财务审核的网络化，将彻底打破传统报销模式。网上报销模式概括起来有以下优势。

3.1 报销突破地域和时间的限制

只要有网络，报销人员就可以突破时间和地域的限制，随时随地进行网上报销，有利于报销人员合理安排时间。同时，财务部门通过网络集中审核报销业务后，原本多校区安排财务人员办公带来的如财务人员数量紧张、业务量分配等问题可以得到缓解。

3.２ 提高业务审批效率

实行网上报销后，相关领导可通过网络调阅报销人员上传的原始单据的影像资料来完成审批，审批采用数字签名。由于审批可随时随地完成，势必会提高业务的审批效率。

3.３ 规范报销业务流程

通过在网上报销系统中设置审批流程、审批权限等控制点，规范单据的审批流程和领导的审批权限，使不符合流程和审批权限的业务不能提交，简化财务人员的审核工作量，同时加强单位的内部控制。

3.４ 预算达到实时控制的效果

在网上报销模式下，根据各项经费的具体管理要求，在系统中设置了预算预警，超预算、超范围的审批，系统会提示并进行退回，使经费预算得到有效的控制，财务审核压力得到减轻。

3.５ 提高财务工作效率

根据报销制度，在网上报销系统中设置大量的计算标准，让系统自动计算，如差旅费等业务，财务人员不需再核对标准，补贴的计算也自动化，提高了财务审核效率；财务人员进行账务处理时，可根据报销人员按规范格式提交的报销申请单，直接提取各种报销信息进行记账，避免信息的重复录入。

3.６ 通过报销信息的公开，加强财务监督

在网络报销模式下，经过授权的各个用户可以通过网络在线查询、调阅、对比各种报销信息。通过报销信息的共享，建立多部门、多用户、各级领导广泛参与的监督格局，使高校的财务管理和会计核算的规范性和透明度得到有效增强，财务事项得到有效监督。

3.７ 原始单据的数字化存储，提高查询效率

高校科研课题结题时，内部审计和外部审计对原始单据的审查越来越细，需要花费大量的时间来查看或复印相关的原始单据，同时由于凭证装订的原因，查看或复印的效果会受到影响，查询效率不高。实行网上报销后，原始单据进行数字化存储，若需查看或复印原始单据，可优先从系统中调取，提高查询效率。

鉴于网络报销具有的种种优势，笔者认为高校完全可以大胆开展网上报销，增加教工报销的途径，提高教工满意度，同时提升高校的财务管理水平。

4 应注意的问题

4.1 做好宣传和相关的业务培训

网上报销的顺利实施，需要各位教工的配合。部分教工由于习惯了原有的手工报销模式，尝试网上报销模式的积极性不高，财务部门要做好宣传工作，同时要组织相关的业务培训，与网上报销相关的所有环节，都要进行详细讲解，使报销人员熟悉相关的流程及相应的操作，让教工真正体会到网上报销所带来的便捷。

4.２ 注意网上报销系统所保存的数据的安全性

由于网上报销系统是以实时的网络为信息传递的基础，在软件开发和日常的维护中要加强安全考虑，采取各种措施，避免系统被攻击；从高校内部使用来讲，如果使用权限分配不当，内部控制不严，容易造成信息滥用和向外部流失，应严格权限管理，采用先进的访问控制、身份认证等技术，来保证数据传输的安全性。