浅谈科研经费报销流程的改进

摘 要：传统科研经费报销流程的繁琐复杂占用了科研人员的科研时间，科研单位应根据自身单位特点从科研经费管理、内部控制角度、预算规划安排、简化报销程序等方面从新设立适合科研人员的灵活的报销程序，为科研人员减负，既能够维护科研人员利益，又能监督科研经费的使用，保证科研经费的安全。

关键词：科研经费 报销流程 优化改进

中图分类号：F230 文献标识码：A

文章编号：1004-4914（2016）11-198-02

一、传统科研经费报销存在的问题

（一）科研经费管理使用现状

科研经费是指用于解决特定的科学技术方面问题产生的经费，分为按预算批复管理的纵向经费和按合同约定管理的横向经费。不论是纵向经费还是横向经费都必须遵守国家和依托单位相关办法和规定，合理、规范使用。科研经费探其自身特点，有别于行政经费，不能趋于行政化管理，要结合科研业务自身特点从科研业务本身特性出发管理和监督。近年来，国家科技投入的不断增大，有力保障了各类科研活动的顺利开展，但科研经费在使用和管理上也日趋出现了很多问题和漏洞，严重影响了科研经费的使用成效。加强科研经费管理，从机制和管理方法上变革迫在眉睫，而制定切实规范及灵活的报销审批程序则成为必然之举。

（二）传统科研经费报销流程及存在的问题

科研经费管理必须尊重科研活动的特点与规律，必须有利于激发和保护科研人员的创造力，作为国家财政组成部分的科研经费的支出又必须符合公共财政的使用要求，必须接受政府监管和公众监督。而传统科研经费报销流程不管报销项目内容统统“胡子眉毛一把抓”处理，不论什么项目，什么内容要么规定全部“先批后审”即科研项目负责人或者单位负责人先审批报销单再交由财务部门审核付款；要么规定全部“先审后批”，即财务部门审核完报销单后交由科研项目负责人或者单位负责人审批，之后再交由财务部门付款。两种方式都缺乏相应业务部门的会签，业务实质不能如实判断，对于具有特定性质的科研经费来说势必会带来很多问题。

1.从科研经费管理上看。科研经费的使用和科研活动密切相关，有些科研费用报销适合先批后审，而有些则适合先审后批，因此不能统一处理，一概而论。比如咨询费和劳务费，科研人员召开科研讨论会或验收会等邀请相关专家评议支付咨询费，通过签字单据作为报销依据；又或科研人员进入偏远特殊地区进行科学考察，支付给当地农民或牧民搬运或开采或运输的劳务费，无法开具税务发票，则只有通过照片、第三方证明、身份证复印件等形式作为支付证明等等，这些若采用先审后批则会计人员无法把握科研业务发生的真实性，只有科研管理部门根据科研工作安排和进展等方面鉴定并衡量确定科研活动的真实存在后，再由财务部门审核，就保证了报销业务的真实可靠。而又比如差旅费、出国费等费用，就完全适合先审后批的方式，出差补贴的计算，出国费用汇率的计算等都极易出错，若有财务部门先行审核更改好数额再交由相关领导审批就避免了找相关领导反复签字的麻烦。

2.从内部控制角度上看。健全的内部控制制度，能够提高风险防范能力和科研经济活动管理水平。而合理设置报销审批各环节，就必须明确权责分工，细化控制流程，然而“先批后审”过分强调了科研主管领导的决策集中权，“先审后批”则又将经济责任过分依赖于财务人员的判断，两种方式都过于片面，不能体现出其他各个部门，各个职能环节对于经济业务的责任性，都会导致内部控制的缺失。

3.从预算规划安排上看。由于科研活动自身的特殊性及实际发生的不确定性，科研经费从预算的编制到预算的执行都是科研经费安排的重要依据，而报销环节更应紧密围绕预算执行开展，保障科研资金安全，降低财务风险。“先审后批”或“先批后审”都没能做到全面的稽查控制，没有专门人员把关，在报销过程中都很容易放大预算开支范围，或变更预算内容，任意开支，使预算缺乏束缚力。

4.从优化报销程序上看。当下科研经费管理条目过多过细，过于复杂的报销流程对科研人员来说无疑增加了科研以外的负担，使他们难以把时间精力全部用于科研之上，财务的管理与办事程序应当为科研服务，为科研人员的科研活动助力，因而优化报销程序势在必行。

二、改进后的科研经费报销审批程序

（一）改进后的科研经费报销流程图

（二）改进后的科研经费报销流程简述

报销人准备报销原始发票及相关附件单据，填写报销单科研课题组审核（若为差旅费/出国费则由审核会计事先审核过再交由科研课题组审核，若为预算内费用根据业务性质由资产条件处/科技处/外事部门相应分别审核，若为预算外费用则不予报销）根据报销费用金额的大小找相应分管财务领导/单位负责人审批最后财务处审核付款。

改进后的科研经费报销流程并不是将报销手续由宽松变到从紧，而是从报销本质出发，实事求是地还原科研业务本来面目，以最简练的方式全方位呈现科研业务过程。

三、改进后的科研经费报销流程的好处

（一）提高了科研经费管理的切实性与灵活性

科研人员根据具体实际报销业务选择相应的报销流程，避免了以往统一程序化的没必要的环节手续。同时科研业务活动的真实性、合理性由科研课题组事先核实把关，首先就确保了科研报销的可靠性。同时报销单据填制的正确率也大为提高，如交通费、差旅费、出国费等由会计人员事先计算准确交由科研人员再去审核签字则避免了科研人员反复找领导签字的苦恼，不仅节约了科研人员的报销时间也提高了会计人员的工作效率。

（二）促进了单位内控体系的完善

改进后的报销流程融入了会签审核方式和授权审批方式，体现了全员参与的特点，从报销的风险点出发，加强控制，科研部门和各职能部门各个节点环环相扣，相互监督，权责分明，降低了财务管理风险，为科研经费的安全和完整保驾护航。

（三）保障了预算规划的合理性

改进后的报销流程严格将报销审核程序与预算管理相结合，由科研课题组审核，属于科研项目预算内的经费支出予以报销，预算外的费用开支超范围、超数额不允许报销，有效保证了费用支出的合规合理性。其次，通过多级部门审核也增强了单位财经纪律观念、合规用款意识和财务管理水平，加强了单位预算的执行力度及预算执行质量使预算约束力有效体现，营造了单位良好的预算控制管理环境。

（四）促使了报销程序的简约化

过于繁琐的科研经费管理让科研人员将精力与时间都耗在了无谓的管理程序和要求上，而管理的实质是为科研服务，服务的目的是提高效率，不能让经费报销难制约了科研人员科研积极性，精简掉繁文缛节的程序让报销流程更流畅更简约更容易操作，真正做到管理创新服务创新。

参考文献：

[1] 储长应.行政事业单位财务支出报销审批程序的优化.2011

[2] 梁丽香.谈优化事业单位财务报账审批流程.财会月刊，2012（14）

[3] 刘巧兰.行政事业单位如何健全内部控制制度.财会月刊，2005（1）

（作者单位：中国科学院南京地理与湖泊研究所 江苏南京 210000）

（责编：贾伟）