加强高校干部人事档案的管理与利用

摘 要：据调查，高校干部人事档案管理思想观念滞后、工作流程不规范、功能发挥不充分等一系列问题，这就要求我们必须在工作中，更新工作理念，重视档案管理工作；规范档案资料归档，创新工作机制；创新档案利用方法，提高档案的有效利用率。

关键词：高校干部人事档案 管理 利用 创新

中图分类号：G64 文献标识码：A 文章编号：1673-9795（2013）04（a）-0206-01

所谓高校干部人事档案，通俗的说就是干部个人思想政治、履历、专业技术水平等基本情况的真实记载。它为干部的评价、考察、任免、调动、晋升提供了可靠的第一手材料。社会在发展，会出现许多新的情况，这些新情况也对高校干部人事档案管理和利用提出了新的要求，当下的一些管理和利用的漏洞和缺陷逐渐凸现出来。所以，我们在平时的工作当中必须切切实实的做好人事档案的管理和创新，努力提高我们的工作效率。

1 当下高校干部人事档案的管理与利用的问题

1.1 思想观念滞后，与当下社会需求脱节

（1）对人事档案管理工作重视程度不够。不少单位的领导错误的认为高校干部人事档案管理可有可无，在资料管理的工作岗位上甚至不安排专门的人，只是让其它岗位的工作人员兼职；（2）高校干部人事档案管理与利用的责任意识落后，与我国目前的新环境需求脱节。随着我国社会的不断发展和进步，一些新情况和新问题不断出现，这也就要求从事高校干部人事档案管理工作的相关工作人员要及时的更新其工作理念和意识，在面对新问题时能够拿出行之有效的办法。

1.2 档案资料归档工作不规范，缺乏创新

一是档案收集归档工作具有被动性。通常情况下是等待领导安排，或是上级下达了通知，人事档案的工作人员才会去收集资料。这样做往往由于时间紧迫，收集到的材料来的可信度就没那么高，使得档案材料的真实性大打折扣；二是档案材料的来源渠道需要多样化和经常疏通，人事档案材料的来源过于单一；三是档案归档制度不健全，这也就导致了平时工作的不规范，特别是在不符合归档要求材料的出来方法上。

1.3 建立完善的保管制度是人事档案进行有效管理的重要组成部分

人事档案管理：材料归档管理制度；检查核对制度；转递交制度；保卫保密制度；统计制度。

（1）材料归档制度。对于新形成的档案材料应尽快及时处理归档，归档的大致流程程序是：首先，对材料进行鉴别确认，看其是否符合归档的要求；其次，按照材料的属性、内容，确定其归档的具置；再次，在目录上补登材料名称及有关内容；最后，将新材料放入档案[1]。

（2）检查核对制度。检查与核对是保证人事档案完整、安全的重要手段。检查的内容是多方面的，既包括对人事档案材料本身进行检查，如查看有无霉烂，虫蛀等，也包括对人事档案保管的环境进行检查，如查看库房门窗是否完好，有无其他存放错误等。

1.4 档案利用功能发挥不充分

档案功能的发挥不充分。首先，是档案内容单调、呆板，很难从各个方面反映干部的真实情况。在统计和记录相关干部人员的材料中，内容过于简单和呆板，角度也不全面是其重要的问题；其次，是高校干部人事档案在高校干部人事的任免、调动、晋升中执行不够彻底，这也就使得档案应有的考察依据的功能的不到充分的发挥；最后，是过于注重高校干部人事档案的保存和存档，往往忽略了其开发利用功能。

高校干部人事档案管理和利用的方式方法不够科学。首先是现行的高校干部人事档案管理部门的工作方式方法过于滞后，一些单位只有纸质档案而忽略了电子档案的记录和保存；其次是在计算机和现代网络信息技术的应用方面还单单是利用其保存，这并没有把现代科技的优势很好地发挥出来，工作效率没有提高到应有的程度；再次是从事相关人事档案管理的工作人员专业素养不强。很多档案管理者都是一些年纪较大的工作人员，受习惯思维的舒服较大，在面对当代社会的新环境时拿不出行之有效的管理策略和方法。

2 加强高校干部人事档案管理与利用的相关策略

2.1 从内心重视档案管理

一是对于领导来说必须更新其工作理念，从内心重视档案管理工作。相关单位领导必须从传统的管理理念中走出来，打好人事档案管理这一管理工作的基础；二是建立健全高校干部人事档案工作的责任与奖励机制，提高工作人员的工作积极性。对于在实际工作中成绩突出的工作人员要适当的鼓励和奖励，而对于工作相对较差的人员予以相应的警告和出发，甚至可以形成竞争机制，以此增强档案工作的责任心，提高积极性。

2.2 档案资料保存规范化，加强创新

（1）在人事档案管理的搜集过程中，要把相关人员的各个方面的材料通过不同渠道采集到一起，通过分析和验证做出正确的记录并保存；（2）档案资料来源多样化。在资料采集时，资料来源是重中之重。资料来源决定了其真实性程度和可信度，工作当中必须做到相关资料的全面性和可靠性。

2.3 充分发挥人事档案功能，加强创新

（1）充分发挥高校干部人事档案的相关功能，最大限度体现其存在价值。在干部的任免、调度、考核过程中，高校干部人事档案应当发挥其应有的作用，为其提供可靠的事实依据，使得相关工作能够迅速有效的得到进行，这也就能够体现出高校干部人事档案存在的价值。

（2）加强管理方式方法的创新。一充分利用现代科技，运用信息化平台。高校电子教学档案虽已实施，但因为实施时间不长和档案管理人员信息处理经验不足等原因，使得很多高校还只是将很多档案以纸质打印的方式存档，而没有将其存储于计算机中或是其它磁性介质上归档保存，从而影响到档案的完整性。更新高校干部人事档案的管理方式方法，提高档案的管理与利用的效率，实现全面、动态化地管理；二提高相关工作人员的素质。[3]吸收一些具有高校干部人事档案管理专业素养的工作人员，并通过奖惩机制充分发挥其工作的积极性、主动性。组织相关工作人员参与人事档案管理工作的培训和交流，提高其专业素质。

总之，高校干部人事档案管理工作是管理工作的基础，做好这项工作才能使得其他的管理工作顺利有序的进行。随着我国社会的不断发展和进步，高校干部人事档案管理的工作理念应该得到及时的更新，适应社会的需求；管理的方式方法必须运用现代科学技术，以提高其工作效率；培养和吸收专业的高校干部人事档案管理工作人员，使得工作能够规范，有效的进行。

参考文献

[1] 马冬梅.加强高校干部人事档案管理的必要性和措施[J].办公室业务，2011（8）：47.

[2] 叶晓红.关于做好企业高校干部人事档案管理工作的探讨[J].大宝山科技，2008（1）：63.

[3] 杨丽君，杜秀华.计算机技术在企业现行文件与档案管理中的应用[J].内蒙古电大学刊，2008（3）：53.