电子档案与传统档案管理的区别与共性

【摘 要】档案管理工作依托信息技术的不断革新发生了翻天覆地的变化，传统的档案管理与电子档案管理之间的差距在日益扩大。本文立足于档案管理的现实需求，深入探讨二者之间的区别与共性。在区别方面二者存在着归档方式、保管方式、查询方式等具体层面的不同，而在共性方面二者又存在着档案管理信息的完备性一致；档案管理的基本原理相通等一致性特征。通过对二者之间的区别和共性对比，对档案管理工作提出一些相应的改进措施，以期推动我国档案管理工作的进一步发展和提升。

【关键词】电子档案；传统档案；信息技术

随着我国信息化时代的到来，信息技术被应用到社会的各行各业，档案管理在信息化的冲击下同样发生着深刻的变革。其中较为明显的变化便是电子档案的产生与应用，相对于传统的纸质档案，电子档案的出现在给档案管理工作带来了便利的同时，也给其带来了巨大的挑战。通过对电子档案和传统档案管理的区别和共性问题的研究，有利于档案管理人员更好的了解二者之间的相互关系，进一步提升信息时代下电子档案管理的能力和水平。

一、电子档案与传统档案管理的区别

（一）电子档案与传统档案的归档方式不同。相对于传统档案归档时的手工作业，电子档案在进行归档时主要依托信息技术，采用电子编码的形式分门别类的将档案信息进行归档。电子档案在编辑的过程中，可实现无痕编辑，保障了电子档案的条理性和完整性。同时，由于是无痕编辑，其中的很多重要信息即便是被修改或删除也难以被发现，进而使得电子档案的真实性难以保障。有鉴于此，档案管理人员在进行档案信息的编辑过程中，应特别注意数字签名和信息认证，切实做好相应的加密保护工作，防止电子档案信息被篡改或删除。

（二）电子档案和传统档案的保管方式不同。传统的纸质档案保管存在着很多的风险，如受潮、虫蛀、残缺等。而且，纸质档案的物理性存在使得其在保管的过程中要占用很大的空间，耗费大量的人力、财力，给档案管理工作造成了很大的不便。而电子档案的出现从根本上解决了这一问题，它以一种虚拟的存在形式进行保管，通过对信息的数字编制和存储，使得档案管理工作变得轻松、便捷，而且几乎受不到物理性损害，极大的降低了电子档案保管的风险。当然，任何事物都具有两面性，电子档案保管的这一优势在另一角度上看很可能演变成一项劣势。由于当前信息技术的快速发展，流媒体和存储介质日新月异，档案存储的载体会随着技术革新而出现老化，给电子档案的可读性产生了严重的影响。鉴于此，档案管理人员应在电子档案信息编制的同时，打印一份纸质档案一起保持，最大限度的降低电子档案文件信息资源损失的风险。同时，计算机信息技术部门应与文件信息生成部门加强沟通，统一文件信息格式，增强文件信息的可读性。

（三）电子档案与传统档案的查询方式不同。传统的档案信息查询时需要人工查找，该项工作费时费力查询难度较大。而且，由于是对原件信息内容的查询很可能影响相关的其他工作的开展。电子档案有效的解决了这一问题，由于事先对档案信息进行了编辑、注册、登记等工作，在对具体信息的查询过程中只需要录入时，生成一个固定的编码或解码便可使用，极大的节约了档案查询工作的人力和财力。而且，电子档案的查询在实现录用后与原载体不产生任何关系，不会造成原信息载体的物理损耗。电子档案的共享性强，不会因为一方对档案的查询、使用而影响其他方工作的开展。

二、电子档案与传统档案管理的共性

（一）档案管理信息的完备性一致。无论是电子档案管理还是传统档案管理，对档案管理信息的完备性要求都是一致的。传统档案信息在收集、整理、保管的过程中都需要信息的完备、真实。电子档案管理更是如此，电子档案信息并非自动生成的，它是以传统的纸质档案信息为基础的，只不过是将信息载体由纸质媒介转化为虚拟网络，其内容在转换的过程中并未发生变化。而且，电子档案信息的完备性和真实性即便是在生成之后，仍然需要原始的纸质档案进行相互印证。因此，档案管理人员在做好电子档案信息的管理的同时，还应注重传统档案管理工作开展。做好馆藏纸质档案的保存、管理工作，在电子档案信息缺乏法律凭证效力的情况下，应充分发挥传统纸质档案的基础和保障功能。

（二）档案管理的基本原理相通。电子档案管理是建立在传统档案管理基础之上的，二者在档案管理的基本原理方面是相通的。电子档案管理不过是利用计算机和互联网技术，将传统的纸质档案管理数字化、虚拟化，而其中所蕴含的管理理论仍未发生变化。如《中华人民共和国档案法》中所确立的“同一领导、分级管理原则”、“维护档案完整与安全原则”和“便于社会各方利用原则”不仅在传统的纸质档案管理中被严格遵循，即便是在电子档案管理工作中也是如此。电子档案管理与传统档案管理的精神内核并未发生变质，所改变的只不过是管理的具体形式和手段，其中的基本工作原理是相融相通的。

（三）电子档案是对传统档案信息资源的扩充与发展。随着我国经济社会的快速发展，相伴而来的是信息资源的爆炸式增长，这一变化同样冲击着档案管理工作。依照传统的档案管理水平难以应付档案信息的急剧增长，因此必须依靠先进的计算机信息技术开展档案管理工作。电子档案的产生是时展的要求，更是档案管理工作进一步提升和深化的内在要求。电子档案管理工作依托先进的科学技术，突破了纸质媒介信息载体的束缚，最大限度的扩充了档案信息资源。而且，电子档案管理在扩充档案信息资源的同时，依靠互联网的便捷、高效，使得档案信息的获取更加便捷、轻松。电子档案与传统档案通过相互之间的优势互补，共同推动了我国档案管理工作水平的不断提升。

三、结语

随着信息科学技术的快速发展，电子档案与传统档案之间的差距也会逐步增加，如何科学合理的把握二者之间的关系是顺利开展档案管理工作的关键。作为档案管理人员要充分认清形势，积极的增加自己的知识储备，从而为我国档案管理工作的进一步提升贡献自己的一份力量。