浅谈控制采购成本的策略

摘要：通过对大量复杂采购活动进行分析，企业管理者发现采购环节存在着很大的利润空间，通过正确的运作和管理，可以降低企业的生产经营成本，大幅度提高企业的经济效益和综合竞争力，实现企业的可持续发展。

关键词：采购制度；采购成本；内部控制

0、引言

随着中国逐步融入全球经济体系，我国企业面临的竞争越来越激烈。在影响企业发展的众多因素中，采购成本的比例往往在50％以上，所以在经济发展迅猛的当下，我认为控制好采购成本是使企业能够较好运转的首要环节。

1、建立、完善采购制度

俗话说没有规矩不成方圆。严格、完善的采购制度，不仅能规范企业的采购活动，保证企业生产经营正常所需、及时供应，提高企业经营管理效率、杜绝部门之间扯皮、推诿，而且能规范采购人员的日常行为，防范在采购人员同供应商打交道时“暗箱操作”和“小动作”等舞弊行为。所以我认为采购部门也应像会计部门一样有严格的制度。

1.1采购谈判

采购谈判时采购商与供应商之间所进行的贸易谈判，是采购的一项重要工作，也是采购取得成功的关键。

1.2采购计划

它是企业生产经营计划的重要组成部分，是企业根据自身生产经营能力、市场供需状况等，对计划内的物料和其他物品的采购管理活动所做的预测。

1.3订购合同

采购合同是采购关系的法律形式，对于确立规范有效的采购活动、明确采购双方的权利义务关系、保护当事人的合法权益具有重要意义。采购合同中的关键事项：

第一，交货价格和条件。通常购买者会坚持通过竟标或谈判达成固定价格，并对这个双方都可以接受的价格明确定义。

第二，付款条件。付款方法以供应商的履约情况为基础。如当工作完成时，付总款的80％，其余20％的款项在客户完全肯定设备确实已经正常运转时支付；如果购买的是服务，则当供应商满足了用户要求时予以支付。

2、建立完善的采购流程

一般来说，采购部门需设置采购总负责人、询价员、采购员和库管员等几个岗位：采购总负责人全面负责材料的采购管理，依据材料需用计划和岗位目标责任成本的管理规定等，制定并执行采购计划，协调并充分利用内部资源，最终高效率低成本地采购到所需物资：询价员主要负责查询市场中所需物资的信息，书面提供给采购负责人和采购员，同时进行文档的存档管理；采购员的职责是以指定的价格和数量执行采购任务；库管员的主要职责是按标准验收材料入库，材料入库后，合理规划存放和使用，尽可能的减少储存成本及所占空间，做好库房的管理工作。另外需要定期盘点，如发现存货短缺，及时报告给总负责人。

3、合理选择供应商

3.1询价

一是制作询价文件。采购询价文件是供应商报价的依据，一个完整、正确的询价文件可以帮助供应商在最短的时间内提出正确、有效的报价。因此，供应商编制一个载有足量信息的询价文件是正确询价的首要条件。

3.2招标选择

它的首要工作是要准备一份合适的招标书，其次是要建立一个合适的评标小组和规则，再者是要组织好整个招标投标活动。招标活动的另一个关键环节组织评标，能否选择一个好的供应商，关键就要看评标活动的具体操作。做好评标，要组织一个好的评标小组。拟定一份好的评标规则，更要组织好评标活动。

3.3建立供应商档案

对企业选定的供应商要建立档案进行管理，及时掌握各供应商的声誉、资信等情况。供应商档案除有对供应商编号、详细地址和联系方式外，还应有历史交易记录、现行设备与技术力量、财务状况、品质评级、银行账号等，每一个供应商档案应经严格的审核才能归档。

3.4建立良好的合作关系

大家都很熟悉的麦当劳和他的供应商有很特殊的关系，他们没有合同协议，在他们看来协议只是一张纸，麦当劳选择供应商的标准是诚信放在第一位。上海华联麦当劳有限公司陈总经理说：“他们的供应商都是按要求保质保量按时送货，从来没出过差错。”

4、加强对采购人员的职业道德。进行绩效考核

社会在发展，时代在进步，权势和地位悄悄的成了社会的老大，虚荣让人变得现实、庸俗、利欲熏心，个人素质在当下显得尤其重要，许多公司在招聘人才时，往往把个人素质和其专业水平看的同等重要。采购人员需具备的素质：

4.1思想品德素质

采购工作没有固定规则可循，采购行为的稽查也较为困难，使得采购工作是”良心工作”。一个合格采购人员应具备良好的思想品德素质。只有思想品德高尚，才能做到大公无私、克己奉公，处处为大局着想，不贪图蝇头小利。

4.2知识素质

4.2.1采购业务基础知识。采购业务知识包括谈判技巧、商品知识、签约等基本知识。这是做好采购工作的基础，有助于采购人员与供应商的沟通，主动进行商品价值分析，开发新来源或替代品，从而降低采购成本。

4.2.2市场学知识。只有正确了解消费者需要，充分掌握市场细分策略以及产品、价格、渠道、促销方面的知识，才能合理地确定采购商品的品种，从而保证所采购的商品适销对路。

4.2.3文化基础知识。当今世界正处于知识经济时代，市场竞争激烈，而市场竞争归根到底是科技文化的竞争。只有具有较高的文化知识，才会拥有更强的竞争实力，才有可能在竞争中取胜。

4.3工作绩效表现考核

它一般在年底进行，每年一次。工作绩效表现考核是针对员工个人表现进行的，通常由员工与其主管面对面进行。考核通常制成标准格式，包括个人绩效、目标完成情况、总体表现、下阶段目标、个人工作培训与发展的建议等o

5、把握价格变动时机、选择付款条件

市场需求对销售业影响很大，如果需求量大，厂家会降低价格，给消费者让利；需求量小，价格会被抬高，以此调节市场经济。企业有时候急需资金运转，而应收账款又很多，这时他们出台优惠政策使货商尽早支付货款来回笼资金o

6、选择合理的采购方式

单位应根据自己的实际情况选择合理的采购方式，除单一采购外还包括：

6.1集中采购

它是相对于分散采购而言的，是指企业在核心管理层建立专门的采购机构，同意组织企业所需物品的采购进货业务。跨国公司的全球采购部门的建立是集中采购的典型应用。它以组建内部采购部门的方式，来统一管理其分布于各地分支机构的采购业务，减少采购渠道，通过批量采购获得价格优惠。

6.2联合采购

中小企业联合抵御风险，中小企业如果在原材料采购上联合起来，就可以增加防范风险的能力。一来多家企业联合采购，集小订单成大订单，增强集体的谈判实力，获取采购规模优势，争得和大企业一样的地位；二来联合采购的对象是原材料生产企业，通过直接与制造商交易，减少中间层次，大大降低流通成本和保障产品质量。