企业办公室电子公文的管理分析

中图分类号：F272.9 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2017）02-000-01

摘要伴随我国通信技术的迅速发展，使得在企业生产过程中，出现了大量的电子公文。这些电子公文不仅给企业办公室工作人员带来极大挑战，而且在管理电子公文中存在诸多问题。为此，加强企业的电子公文管理，具有迫切性及必要性。本文即将分析企业办公室电子公文管理存在的问题，进一步阐述提升电子公文管理水平的策略。

关键词企业办公室电子公文管理

随着科技的发展，时代的进步，人们的生产生活方式发生了重大的变化。计算机技术广泛运用在企业的管理中，特别是办公室的电子公文管理，通过利用互联网技术，使得电子公文的保存、发送更加快捷，提高企业的信息服务水平。但是，产生了一系列的问题。所以说，提高企业电子公文管理水平势在必行。

一、企业办公室电子公文管理存在的问题

（一）对电子公文的认识不足

电子公文自身具有优越性、独特性，不仅可以对其进行复制、保存、发送，而且还可以实现信息资源共享，并且操作过程简单、方便、快捷。由于电子公文的这些特性，逐渐的替代了纸质版的公文。但是，在企业的电子公文管理中，部分工作人员的思想理念落后，对电子公文的认识不足。这样，不仅导致企业的管理存在滞后性，而且先进的科技得不到有效普及。

（二）缺乏完善的电子公文保管制度

电子公文在企业的发展中具有重要的信息价值。因此，企业应当强化电子公文的管理。但是，有些企业缺乏健全的电子公文保管体系，使得电子公文存在不稳定性、不安全性。一旦电子公文管理系统出现问题，对企业构成严重的影响。除此之外，受纸质版公文的影响，使得电子公文容易引发安全隐患。特别严重的问题是信息泄露，非常不利于企业经济的发展。

（三）电子公文管理人员的素质参差不齐

培养工作相关人员的整体素质，不仅能提升工作者的业务水平，而且能保证电子公文管理工作的质量。但是，在大多数企业中，电子公文管理者的年g差距较大，老龄化现象比较严重，并且综合素质参差不齐。由于他们没有就经过专业的培训，难以快速的操作计算机，并且不会维护电子公文信息。这样，严重降低企业电子公文管理工作的效率。

（四）电子公文鉴定责任不明确

电子公文的鉴定，一般依照文件内容进行识别，分析信息的真假、价值。电子公文鉴定工作要求高、难度大，要求企业相关部门相协调管理。然而，在企业电子公文的管理中，缺乏明确的鉴定责任制，不利于电子公文管理工作的有效进行，该类电子公文不断积累，使得企业电子公文管理难度更大。另外，电子公文管理制度不健全，难以对电子公文进行有效、真实以及完整的检验，导致企业电子管理技术滞后。

二、提升办公室电子公文管理水平的策略

（一）更新工作人员的思想理念

要想加强工作人员对电子公文的认识，就要更新他们的思想观念，让他们了解电子公文的重要性。首先，应当改变旧纸质版公文的管理方式，构建一个以电子公文为基础的创新型模式。其次，要结合当前新问题或者新实情，转化落后的思维方式，进行超前规划，积极主动工作，将传统的思想观念与先进的思想观念相结合，构成一个有机整体，用创新型的思维方式进行实践活动，不断提高办公室电子公文相关人员的工作效率，提升企业的管理水平。

（二）构建健全的电子公文保管体系

健全的电子公文保管制度在企业管理中起到重要的作用。为了维护企业电子公文信息的安全性，企业要构建一个完善的电子公文保管系统。我们不仅要加大电子公文保障体系的建设力度，而且要保证每项电子公文安全管理工作落实到位。若想保证电子公文的安全性，应当注意以下事项：1.严格抓好电子公文储存载体的质量关；2.规范电子公文储存的保管条件；3.定期对计算机进行病毒检测，保证储存载体无病毒侵蚀或者将储存载体设置在一个保护状态；4.对于加密类型的电子公文，要进行严谨、有效的管理；5.定期对电子公文展开安全性检测，保证电子公文信息的完整性、真实性以及可读性，避免储存载体无损坏，如果出现问题，应当及时对电子公文进行维护、复制和修复。

（三）培养相关工作人员的整体素质

随着经济全球化的发展，对于企业电子公文管理提出了更高的要求。相关工作人员不但要掌握电子公文管理的知识，而且要熟练运用互联网技术。只有这样的人才，才能实现企业电子公文管理的高效。具体的来说，相关工作人员一方面要学习电子公文的概念、电子公文的管理学以及电子公文的保护方法，另一方面还要将所学熟练运用到实际工作中，特别要求工作人员掌握计算机网络技术、设备操作技术以及维修保护技术。这就要求企业能够定期开展培训活动，培养出更多高素质的电子公文管理者，可以通过继续教育、学历提升、招聘计算机专业人才等方式进行提高相关工作人员的整体素质。

三、结语

对于企业的管理而言，要想提高企业的电子公文管理水平，应当采取相关的管理措施。在本文中浅析到更新电子公文管理人员的思想理念，培养相关工作人员的综合素质，落实电子公文的鉴定工作，健全电子公文管理的制度，希望能为企业的管理提出有益的参考意见。