城建档案提供利用问题初探

摘要：随着经济社会的发展，城建档案的功能日益突出，作用日渐扩大。已逐步融入、渗透到社会的各个阶层，成为贴近社会、贴近生活、贴近群众的重要信息源。因此，城建档案在提供利用工作中的问题也逐见端倪，要研究城建档案利用工作，就需要切实体会档案利用者的需求，在理论和实践中加深对利用者及其特点的认识，以便最大限度地发挥城建档案的作用。

关键词：城建档案提供利用中图分类号：G271文献标识码：A

随着城市建设的不断发展，在城市的规划、建设和管理过程中产生了大量的城建档案，百姓对城建的档案的认识也随着经济社会的不断发展而愈发深入，城建档案的价值作用也日益凸显。

在城建档案工作中，提供利用工作出现的问题主要表现在三方面：一是档案利用服务工作的质量：主要表现在服务条件的优劣，服务水平的高低等。二是档案管理工作的水平：主要表现在馆藏结构，档案开放范围，检索工具的完备等方面。三是档案利用政策法规的执行力：主要表现在档案提供利用程序的繁简性，档案提供利用相关制度的合理性和执行政策的透明度等方面。

一、调查现状分析

笔者通过对本单位近几年来的城建档案提供情况进行分析，情况如下：

目前，笔者所在单位馆藏有50余万卷，特别是近三年来，馆藏档案的数量以年平均 12.6%增加；其中与百姓生活息息相关的城市建设管理和规划管理类的档案数量逐年增加。随之而来的档案利用群体、利用范围、利用目的、利用手段和方式等也相应发生了变化。

1.从档案提供利用档案人次看，2013年上半年，我单位接待档案查询306人次，调阅档案875卷。总查询量比2012年同期增长了21%，而增长量主要体现在个人查询量的增长，比去年同期增长了将近一倍。利用人次和群体的变化意味着档案馆已逐步走入公众视野。

2.从提供利用范围来看，档案利用范围更加宽泛，涉及馆藏的多种门类。尤其以工程竣工档案（住宅类）和城市建设管理档案（用地管理、建设管理和规划管理类）为主。关乎企事业发展和民生的档案利用率呈上升趋势。

3.从档案利用的目的看，覆盖社会的方方面面，从经济建设到民计民生，从维修改造到企业改制，从编史修志到学术研究，从法律凭证到社会保障，呈现出立体化多元化的需求特点。特别是涉及维权、房屋纠纷，上访取证等，利用需求者居高不下。

笔者通过调查发现，档案利用者对城建档案馆提供利用工作能够给予客观公正的评价，对于服务环境、服务质量、服务效能和政策法规的执行力等方面给予了充分肯定。但同时也集中反映了一些存在的问题。一是利用城建档案收费问题。二是利用城建档案的查全查准率问题。三是公民利用城建档案的权利与城建档案利用限制的关系问题。四是城建档案提供利用方式多样化问题。五是城建档案利用中的出具证明问题。

二、原因分析与对策思考

通过分析，笔者认为产生问题的原因如下：一是随着社会公众对城建档案的认知，对利用需求的多元化要求和获取城建档案信息的渴望度，使城建档案利用的内容和方式正在发生着巨大的变化，进而对城建档案提供利用工作提出了更高的期待和要求。二是城建档案提供利用依据的法律法规、利用理论及方式体系不健全正面临着严峻的考验与挑战。三是需要树立以人为本的档案服务理念，正确处理好档案、档案馆和档案利用者之间的关系。

满足社会和利用者的需求是衡量档案提供利用工作的标尺。做好城建档案提供利用工作, 满足社会各阶层需要,这是档案馆应担当起的社会责任。为此,城建档案工作,尤其是提供利用工作,都应围绕社会需求来开展,无论是思想观念和认识,还是档案开放、利用和服务的标准、方式及手段，都应置于社会这个大环境中去思考实践,以满足利用需求作为利用工作的根本目的。重点要从以下几个方面下功夫。

一是要加强对城建档案提供利用工作的研究，建立完善配套的城建档案提供利用制度。在现有基础上进一步明确城建档案利用的手续，规范利用行为，明确档案获取途径。既要以人为本，做好服务，又要让档案馆工作人员有法规可依，这样不论是对于档案利用者还是提供档案利用的档案工作人员，都是公平合理的，双方的权利和义务都能得到保证。

二是要做好城建档案利用的各项基础工作。要在政策支持的前提下，在调研的基础上，确定馆藏档案的可利用范围及利用程度的划分，使属于可利用范围的档案确实能够被利用；对于城建档案的接收进馆，在按照档案法规进行的前提下，要与城建档案进馆单位就城建档案进馆的时间、限制性利用、利用方式等达成协议。

三是提高城建档案利用工作的标准化、规范化程度。对于不断增长的档案利用需求及不断扩大的档案利用范围，档案工作人员能够根据利用者的不同需要，便于操作，能够合法合理地满足各种档案利用需求。通过各种方式和手段加强馆藏介绍这是档案馆满足社会需求的重要内容。加强档案利用政策的宣传力度和提高把握政策的掌控能力则是做好档案利用工作的首要任务。

四是拓展档案利用形式，这是档案馆满足社会需求的努力方向。拓展利用形式,目的是为利用者提供更为直接、便捷、高效的档案服务。要创新档案利用机制,以多种、快捷的利用形式来满足利用者要求。如提供电子阅览、摘录等服务内容;发挥网站功能在政策支持的前提下，相关信息，提供网站预约查询业务等。

五是按照国家政策要求，进一步规范档案利用流程，研究和制定切实可行的提供利用途径。如通过采取电子文件浏览和拆分案卷提供利用等方式，来提高利用效率和规避控制利用产生的矛盾等。并依据国家财政部、发改委出台《关于公布取消和免征一批行政事业性收费的通知》要求，取消档案利用收费，更好的发挥城建档案服务社会，服务民生的作用。

以上是笔者对城建档案提供利用工作问题的一些分析思考和努力方向。随着社会的不断发展，城建档案提供利用已呈现出社会化、多元化、全面化、法制化、科学化、现代化的发展趋势。城建档案工作正面临着全新的挑战，任重而道远。