浅谈科技档案工作因素

在我国当前社会主义市场经济条件下，科技档案作为科技商品的一种载体形式，其开发利用就是将科技档案中的各种使用价值予以揭示，并通过各种科学有效的方法，直接服务于国家的各项工作，满足人们的各种利用需求。科技档案的开发利用工作涉及多方面的因素，其最为直接的是科技档案资源因素、科技档案工作因素和科技档案用户因素。下面笔者就科技档案工作因素谈几点认识：

科技档案工作是为了完整地保存和科学地管理科技档案而建立起来的科学管理系统。与其他信息资源管理系统一样，科技档案工作的目的是对信息资源的开发利用，因此，必须将科技档案工作作为其中一个重要的因素。

1.科技档案的开发利用必须与科技档案工作在工作内容上和工作程序上保持一定的整体性和有序性

科技档案工作是以科技档案为管理对象，以科技档案的收集、整理、鉴定、统计、保管和开发利用为构成要素的工作系统，这些构成要素围绕着科技档案这个管理对象，承担着不同的工作任务或管理职能，它们彼此关联和协调，构成了完整的科技档案工作内容；同时，它们还彼此依存和有序排列，构成了系统的科技档案工作的过程。

整体性是系统的基本特征，也是系统论的一个主要原理，它强调系统中各要素与系统的依存关系，强调系统中各要素之间的合理组合和有序排列对于系统总体效能发挥的重要意义。科技档案的开发利用作为科技档案工作系统的一个有机构成要素，必须符合与遵循系统的整体性物征和原理。一个具体的科技档案工作系统应当是一个完整的科学管理体系，它的完整性主要体现在构成要素的功能对于系统总体功能的发挥是不可或缺的。第一，科技档案的开发利用是科技档案工作系统的根本目的；第二，科技档案的开发利用是科技档案工作系统价值实现的直接手段；第三，科技档案的开发利用是一项具有特定的方式方法、特定的工作要求和特定的工作规律，并带有一定独立性的活动，这种独立性是相对于系统构成要素的其他要素而言的，因此也只有在科技档案工作系统中才能有所体现。所以，科技档案的开发利用只有在科技档案工作系统中才具有实际意义，而科技档案工作系统也只有具备了科技档案开发利用这个要素，才有可能成为一个完整的、科学的和有效的工作系统。

科技档案工作系统的整体功能是建立在各构成要素之间有机联系的基础之上的。如果各构成要素之间不存在有机联系，或者各构成要素在系统中的分布与排列不能体现出它们之间的有机联系，那么，即使是某个要素的功能发挥得再好，也不会使系统整体功能提高，甚至还有可能使其下降。在科技档案工作系统中，科技档案的收集、科学管理和开发利用等要素，必须按照资源的积累――资源的整理、鉴定和存储――资源的开发利用的顺利进行排列。科技档案工作系统的这种要素排列是符合系统整体目标的要求的，没有科技档案的积累，就不可能进行对科技档案的科学管理；有了积累而不进行科学管理，科技档案的开发利用就没有高质量的物质保障。

2.科技档案的开发利用必须与科技档案工作在工作要求上保持一致性和相关性

科技档案工作是我国社会主义档案事业的一个重要组成部分，党和国家所制定的有关政策和法规，是科技档案工作顺利开展的重要依据，而且，其基本精神必须具体地、有针对性地纳入科技档案工作的每项工作要求之中，才具有实际的指导作用。因此，科技档案的开发利用也必须突出与科技档案工作各项工作要求的一致性和相关性。

2.1服务性的工作要求

服务性是科技档案工作的基本性质，也是科技档案工作的一项主要工作要求。科技档案工作是为科技职能提供信息服务的一项基础性管理工作，其管理职能是通过各种形式的技术服务来实现的，它寓管理于服务之中，而技术服务本身就是科技档案的提供利用。它通过提供科技档案信息，为科技人员了解、熟悉并掌握专业技术，提高科研、设计水平等实际问题的能力进行技术咨询服务；通过提供科技档案信息，为科技活动的管理者做出正确合理的决策，进行准确的科技生产指挥和有效的协调控制，进行决策和参考等。由此可见，科技档案开发利用过程中的主要工作内容，都是围绕着服务这个根本的工作要求和任务而进行的。

2.2科学性的工作要求

科学性的要求，实质上是对服务性要求的一个补充，即科学性的工作要求是满足服务性工作要求的一项具体内容。在当今的科技活动中，服务必然包含着高质量、高效率等因素，因而只有采用科学的思想和方法才能使服务达到高质量和高效率。在科技档案开发利用的具体工作过程中，“开发”本身就含有科学性的要求。它包括对科技档案使用价值的挖掘和揭示，要依据逻辑学的原理进行信息分类、著录和标引；开发还包括对科技档案的提供服务方式或途径的开后与发展，必然也要根据科学的原理进行，依据心理学的原理进行设计与布置等等。科学性是科技档案开发利用的一项重要要求。

2.3政策性的工作要求

科技档案是国家机密的组成部分。政策性的工作要求在科技档案的各个业务环节中都有所体现，比如，如何确定科技档案开放范围与保密范围的界限，如何选择对科技档案的传输范围具有控制能力的提供利用手段或途径等等，都必须依据国家的有关法令和政策制定具体的要求和措施，并协调好开发利用总体目标的关系，使政策性的工作要求有利于促进服务性工作的最大满足。

3.科技档案信息必须借助于有效的传输扩散手段，才能达到开发利用的目的

信息只有通过扩散和传输才真正具有完整的信息意义。科技档案信息也是如此，它的扩散与传输首先是以科技档案的门市提供服务为基本途径的；此外，由于信息可以从一种形态转换为另一种形态，经如，物质信息可以根据需要转换成语言、文字、图像等形式，同时，由于信息传输工具日益现代化，传输渠道日益多样化，因此，决定了科技档案信息的提供利用可以利用信息的转换特征和相应的扩散、传输手段，在更为广泛的区域内进行服务，以作为对门市提供服务的补充和扩展形式。

4.科技档案是客观物质运动与人类思维运动相互作用成果的记录，具有独立的可开发利用价值

信息来源于物质，来源于物质的运动。科技档案充分体现了信息的这一特征，它的许多信息成分都是描述和记录自然界物质形态或物质运动过程的。比如，在地质地貌地勘探勘测、天文气象的观测和预报、物质结构的分析研究等活动中，都要形成大量的直接记录自然界、记录物质变化过程的档案材料。客观存在的物质和物质运动，是科技档案的一种重要的信息发生源，但是，科技档案并不是一般物质本身，也不同于一般物质。作为记录和描述物质的存在、运动状态和运动规律的科技档案，可以脱离物质即信息源而独立存在，它是科技信息及其载体的统一体。

信息的另外一个重要来源是人类的思维运动。信息的这一特征在科技档案中体现得尤为突出。科技档案不仅仅记录和反映了物质及其运动形态，而且，更重要的是它还记录和反映了人类认识、改造和利用物质世界的方式、方法及其规律性。比如设计人员对某种产品或工程的设计构想和设计方法，产品、工程的生产加工或建设施工的过程和手段，科研课题的研究试验设想或研究试验途径等等。人类进行科技、生产活动的这些方法和规律，都将记录于科技档案之中。 [科]