新时期企业档案管理探讨

摘要：本文探讨了现阶段企业在档案管理过程中所存在的问题，并从提高档案管理工作的认知程度、建立科学的档案管理体系、加强对电子文件的管理、加强对硬件设施的维护、加强对信用档案管理人才的培养等五个方面提出了对策。

关键词：档案管理、管理体系、管理人才

he new era of enterprise records management

QiuBaixia

ZhongshanCity Xiaolan Town Planning Survey Design Studio

Abstract: This paper discusses the stage enterprises in the process of records management problems, and by raising awareness of records management work, establish a scientific archive management system, strengthen the management of electronic documents to enhance the maintenance of hardware facilities, to strengthen theCredit records management talents in five areas proposed countermeasures.

Keywords: file management, management system, management personnel

企业档案与企业的生产、管理、统计和决策等各项活动都有着极其紧密的联系，企业档案的重要性主要体现在：一是通过档案分析，企业能够了解自身的经营状况，定位战略目标，使决策更具科学性；二是通过档案管理，能够比较系统、全面的掌握国家的相关方针、决策以及具体的法律规定，为企业的决策提供依据；三是企业档案对现有的决策具有借鉴意义，能够摆正企业的位置，总结经验，提高企业管理决策的成功机率。所以企业档案既是管理的工具，又是战略资源。

一、企业档案管理存在的问题

1、企业对档案的利用率很低

企业的档案管理工作有着重要意义，它对企业部门活动都有辅助作用，合理有效的运用档案统计的信息资源，能够为企业带来极大的经济效益。对档案的重视程度，决定了企业档案工作的开展，档案工作到位与否，从一个侧面能反映出一个企业的整体素质。但是大多数企业将档案建立以后，便少有查阅，仅仅是为了完成上级所布置的任务，对档案价值的挖掘、探索缺乏认识，所以企业对档案的利用率很低。

2、企业档案管理的制度不健全

企业有一个严格的制度，员工才能按照规章办事，档案管理工作才能更规范、更标准。但是在实际管理工作过程中，档案的搜集、整理、保管、借阅等制度很不健全。有的企业虽然建立了制度，但仅仅流于形式，没有真正的贯彻执行。

3、企业投入的经费不足，设备老化

作为一切工作的基础，财力和物力是企业档案管理不可缺少的，没有这一基础，档案工作无从谈起。随着现代信息技术的发展，计算机网络技术应用于企业管理的诸多环节之中，管理水平在不断的进步。但是只有少数的企业利用计算机网络技术进行档案管理，多数还是采用手工整理。信息量小，检索进来也比较困难，利用和开发的价值不高。企业的档案室建设不规范，档案柜也老化，保密性大大降低，保管条件也极其简陋。

4、档案管理人员专业素质不高

档案管理人员的素质对档案工作质量有决定作用，档案管理人员既要有很高的业务素质，又要有强烈的责任心，还要有踏实肯干的实干精神和科学严谨的工作态度。但是当前档案管理人员的综合素质还不是很高，在业务水平、文化程度、专业素质上都有很大的差距，与时展脱节。这已经不能适应新形势下，企业档案管理的需要，如果企业想要提高档案的管理水平，必须把提高管理人员的素质放在第一位。

二、新时期如何加强企业档案管理

1、提高对档案管理工作的认知程度，特别是提高企业管理者对档案管理工作的重视程度。在企业中，管理者是否认识到了档案管理对企业发展的重要作用，是直接影响该企业档案管理的水平。企业管理者必须加强档案管理的意识，并对本公司档案工作有一个全面的了解，并已经将档案工作纳入企业战略和目标管理之内，让企业各个部门的相关负责人都有一个合理的认识，企业的档案管理工作才能向着规范化、合理化的方向发展。

2、建立科学的档案管理体系，强化档案管理工作的责任。规范档案的管理机制，完善档案的管理制度，是档案管理的重中之重。随着现代信息技术的飞速发展，档案管理的科技含量和管理水平在不断提高，所以有必要建立一个能与之相适应的管理体系，将各个部门、不同用途的档案进行统一的管理，让档案管理能与企业决策、管理同步发展。

3、加强对电子文件的管理。一是将部分传统的以纸质文件资料转变成电子文档的形式，这样数据生成以后，马上会贮存在企业的数据库之中，被档案管理人员和其它部门技术人员所共享，能够让信息在企业内部流通更畅通。二是在企业的管理活动中，电子文件比传统纸质文件更方便，快捷，失误率低，而工作效率会大大提高，电子绘图会比手工绘制有更大的优势，它的设计、修改、查询比手工更方便、更准确。三是企业传统的档案分类方法被打破，如声像档案、人事档案、技术档案等等，可以被企业的信息集成系统分成几个管理模块和流程。一份档案信息可以被几个管理系统所分享，计算机可以依照规定的指令，依据工作目的随时设置和更改类目。

4、加强对硬件设施的维护。要想让档案部门充分发挥它们的职能作用，除了要有完善的管理制度和提高管理人员的素质，还必须加强对硬件设施的维护工作。对于纸质的材料，要防虫、防鼠、防霉，特别是防水、防火，这是档案工作的头等大事。一是档案库房、借阅、办公使用分开的房间；二是为档案部门配备一些专用的设施，用来保证档案的完整和安全，这是提高档案管理水平的物质条件。

5、加强对信用档案管理人才的培养。信用档案的建立过程，其实就是对搜集到的信息进行整理、分析、归类的一个过程，这一过程，需要多种知识的综合，包括财务分析、统计分析、计算机网络技术、各种法规条款、档案分类等等。

参考文献：

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[2]杨书卫.新时期企业档案工作刍议[J].大学图书情报学刊,2007(01)

[3]石永霞.浅析企业档案管理[J].供电企业管理,2008(03)

[4]陈晓晔.谈如何做好企业的档案管理[J].广东档案,2009(02)

作者：邱柏霞 1998年毕业于中山大学，现工作于中山市小榄镇规划勘测设计室，主要负责小榄镇城市建设档案方面的工作。