邮件合并设计表格也讲究

在日常工作中我们经常要把Excel、Access、FoxPro等软件处理过的数据打印出来，尽管在Access、FoxPro等专门的数据库软件中也提供有报表或标签的输出功能，但其结果的再编辑能力比Word差，更没有Word的图文混排功能，打印出来的效果不尽如人意。我们利用Word提供的“邮件合并”功能就可以轻松地把Excel、ccess、FoxPro等里面的数据按要求设计成一定的格式打印出来，如打印考生成绩通知单，工资条等等。下面就简要介绍一下用Word邮件合并功能设计表格及其操作的一些技巧，就以Word2003打印Excel中的学生成绩单为例(如图1)。

打开Word，新建一个文件，然后点击菜单中的“工具／信函与邮件／显示邮件合并工具栏”，工具栏上会多了“合并邮件”工具栏(如图2)，单击图211具栏1处“打开数据源”，找到数据源文件的工作簿并选择相应的工作表，然后单击“确定”按钮，如果数据源是Access或FoxPro也一样打开。

在Word文档中制作成绩单表格，在表格要插入Excel数据的对应位置处单击图2中的“插入域”工具栏，分别把“语文域”、“数学域”、“英语域”、“总分域”插入到相应的位置，如图3中一个单元格中的图形(不包括《NextRecord》)。

单击图232具栏3处“合并到新文档”，即可生成一个包括所有同学成绩单的Word新文档。

以上做好的新文档就是所有学生的成绩单，但是每页只能显示一位同学的成绩，这样打印不仅浪费纸张，并且浪费时间，这是因为用邮件合并输出的文件每条数据之间都自动插入了分节符，我们可以用“查找和替换”的方法将分节符(^b)替换成换行符(^1)解决问题。单击“编辑”菜单下的“替换”，在查找和替换对话框的“查找内容”框内单击“高级／特殊字符”选择分节符(ab)，在“替换为”框内同样选择换行符(^1)，单击“全部替换”，这样在一页纸上可显示多个学生成绩单。

以上方法虽然可行．但是可能会遇到一条记录跨两页的情况(即表头在这页，表内容在另一页)，而且无法实现横向并排多条记录。当然，最重要的问题在于，它是修改后的合并文件．一旦数据源(Access、Excel、FoxPro)数据发生变化，要重新进行“邮件合并”，所有排版工作就要重新来做。下面看看如何在源Word文件模版中解决此问题。

第一步：把光标移到原Word文档成绩单最后，单击图232具栏中“下一条记录”来插入“下一条记录域”，图中就多了一个“《Next Record》”，这样做的目的是让这条记录显示完后自动跳到下一条。

第二步：在Word文档中插入一个表格，注意表格要设置成没有边框(其实插入表格的目的就相当于网页制作中用表格进行布局定位)，然后把做好的一个成绩单全部内容复制到相应的单元格中，以填满整页纸为止(如图3)。

第三步：删除图3右下角单元格中的《Next Record》域，因为邮件合并生成新文档时一旦有分页，就会自动跳到下一条记录，如果不删除，则第5、10、15…等条记录数据将被遗漏掉。

第四步：重新合并邮件生成新文档就可以直接打印了，没有必要再替换分节符与排版了，并且实现了多条记录的横向并排，节约了打印时间和打印纸张。另外当数据源改变时，只要用做好的模版再重新进行“邮件合并”生成新文档就可以了。

在此操作中要注意，当数据源是Excel32作表时，工作表数据不能有标题行，第一行必须是下面每列数据相对应的内容名称(相当于数据库的字段)，还要注意数据不能有空行，否则Word邮件合并时就会认为下面没有记录了，另外工作表不能有合并单元格。

以上介绍的只是一个简单的例子，学会了它，可以举一反三，大量使用“邮件合并”来提高办公人员的工作效率。