Access与Word邮件合并制作照片证件的探索与实践

一、Word邮件合并

Word作为图文排版软件,在日常公文处理、论文编排中被大量使用。邮件合并最初是在批量处理“邮件文档”时提出的。具体地说就是在邮件文档（主文档）的固定内容中，合并与发送信息相关的一组通信资料（数据源可以是Excel表、Access数据表等），从而批量生成需要的邮件文档，大大提高工作效率，邮件合并因此而得名。

二、Access数据库

ACCESS是桌面型关系数据库，既拥有用户界面(可以用VB来开发用户界面)；也拥有逻辑、流程处理(即用VBA做逻辑处理)；又可以存储数据，即在表中存储数据。在日常办公中，我们可能有很多数据表，同时又需要根据这些数据信息制作出大量员工卡、信函、学生卡、通讯录等各类证件。面对繁杂的数据信息，难道只能一个一个地复制粘贴吗？Word邮件合并提供的强大数据管理功能，不但可以批量处理信函、信封等与邮件相关的文档，而且一样可以轻松地批量制作员工卡、胸卡、学生证、工资条、信封等。

三、照片证件制作

1.建立主文档

主文档是指文档中固定不变的主体内容，如信封中的落款、信函中不变的内容等，如本例主文档中的“姓名、毕业学校、层次、专业”等相对固定的文字和排版位置。邮件合并前应首先建立主文档，通过主文档的建立，可以确立数据源中所需要的字段和主文档中各字段的排版格式，见表1。

2.建立数据源

数据源是含有标题行的数据记录表。在Access下，利用向导创建数据库，使用设计器创建数据源表，本例数据源表中的字段如表2中的标题行列出的字段，在确定好表的结构后，将客户信息录入。

注:照片文件名路径间的分隔号应为两个反斜杠“\\”

照片文件名通过程序自动生成，在数据库窗口的对象栏中选择模块，建立名为M1的模块并运行，按照“姓名+身份证号+.jpg”的格式生成照片文件名的值，命名格式可由用户自己确定，但要与实际文件名保持一致，并放置于主文档下的photo文件夹中。代码如下：

Sub m1()

Dim con As New ADODB.Connection

Dim rs As New ADODB.Recordset

Set con = CurrentProject.Connection

Dim strsql As String

strsql = “update student set 照片文件名=’photo\\’+姓名 + 身份证号 + ‘.jpg’”

con.Execute strsql

Set rs = Nothing

Set con = Nothing

End Sub

3.准备照片数据源

将数码电子照片按照“姓名+身份证号+.jpg”的格式命名，与student表中的照片文件名的值保持一致，并放置于主文档下的photo文件夹中。

4.插入数据域

打开主文档，启动“邮件合并向导”；第一步选择文档类型中的“目录”；第二步选择开始文档中的“使用当前文档”；第三步选择收件人，此时选择表2的Access表为数据源；第四步编辑主文档，在单元格中插入对应的数据域“«姓名»«手机»”等。

5.插入照片域

照片是以文件的形式存放在磁盘上，通讯录Access的student表只给出了照片文件的路径。要将照片合并到文档中，则利用“域”来插入图片，此处使用“ IncludePictrue ”域。基本用法为：{ IncludePictrue “FileName” [Switches ] }，”FileName”为图形文件的名称和路径，路径要以双反斜杠替代单反斜杠，photo为照片文件存放的文件夹。步骤如下：

①单击“插入”域左边选中域名“IncludePictrue”在文件名中输入“1”（可任意输入，随后将修改）确定。

②主文档中将出现照片显示位置（如表1），点击此位置按Shift+F9显示域代码（即为{IncludePictrue “1” \* MERGEFORMAT}）选择1单击邮件合并工具栏中“插入域”选中“照片文件名”，此时完整的域代码应为：{IncludePictrue “{MergeField”照片文件名”}” \* MERGEFORMAT}

6.邮件合并

在主文档中插入数据域和照片域后，选择邮件合并工具栏中的“合并到新文档”，数据源中的相应字段合并到主文档的固定内容中，数据源表格中的记录行数，决定着新文件生成的份数。

在合并完成后照片可能不能正常显示，此时应按Ctrl+A选中所有文本，再按F9显示域结果。若照片仍不能正确显示，可尝试将路径改为绝对路径，同时要检查路径中使用的“\” 是否换成“\\”，实现结果,见表3。

参考文献

[1] 罗运模.中文Word2003简明教程［M］.北京：清华大学出版社，2004

[2] 苏传芳.Acess数据库实用教程［M］.北京：高等教育出版社，2006