浅析档案信息化建设对策

摘要：档案信息化建设是以档案网络建设为基础，以档案信息资源建设为核心，以档案信息资源社会共享为目标的动态发展过程。在具体组织实施档案信息化建设的工程中，需要注意加强对若干策略的设计与研究。

关键词：档案信息化建设对策

中图分类号：G271 文献标识码：A

档案信息化建设是以档案网络建设为基础，以档案信息资源建设为核心，以档案信息资源社会共享为目标的动态发展过程。在具体组织实施档案信息化建设的工程中，需要注意加强若干策略的设计和研究。

1、资源建设

档案信息化的实质是为档案信息资源开放与开发提供一个新的平台和空间，因此，根据信息化要求针对性地开展档案信息资源的有序化、规范化和特色化建设就成为档案信息化建设的重要环节。有关行业与领域信息化建设中出现的“重硬轻软”和“有路无车”等现象可以成为档案信息化建设的有益经验。在档案信息资源建设中，当前应注意的问题是：

1.1确定纳入档案信息化目标的信息类型

在档案信息化建设中，不仅要加强档案信息资源的建设，而且要加强一系列与档案社会服务有关的其他信息资源的建设。从资源建设的内容小划分，它主要包括档案实体信息、档案检索信息、档案内容信息、档案开发信息、档案开发信息、现行文件开发信息、档案教育信息、档案政策与法规信息、档案新闻、档案科研信息等。

1.2档案信息数据库的共建

档案信息数据库包括目录数据库和内容数据库。从资源建设的角度来认识，档案信息数字化及档案信息数据库的建设实质就是重建档案信息资源体系的过程。这个档案信息资源体系有两个特征：首先，它是数字化的信息资源体系；其次，它是全国所有档案机构的数字化档案信息资源共同构建的体系，是一体化的信息资源体系。因此，围绕着档案信息资源体系的建设，应由档案事业主管部门制定统一的档案信息数据库共建规划，并在协调行动的基础上，启动档案基础数据库建设项目。

2、强化管理

2.1信息化咨询监理机制的建设

信息化咨询监理是指在档案信息化建设过程中，由有关机构、组织或人员，对档案信息化项目进行前期咨询、信息化方案论证、系统集成商的选定、信息化质量控制等一系列服务，从而帮助有关档案部门完成一些性价比最优的档案信息化项目。档案信息化咨询监理具有自身的一些特点：一是咨询监理过程的全程性。档案信息化咨询监理不仅是对信息化项目的施工过程进行咨询监理，而且要求咨询监理内容向信息化项目建设的两端延伸，覆盖到档案信息化项目从立项到试运行的全过程。

2.2项目管理

档案信息化实施过程有它本身的特点与规律。对档案信息化过程进行系统化的思考和控制，有助于寻找其中的特点和规律，从而提高档案信息化水平。因此，档案信息化实际上是双过程：一是信息化项目的实际过程；二是项目管理进程。对档案信息化的过程管理是决定其成败的重要因素之一。在过程管理中，较为重要的环节是：可行性分析、信息需求分析、组织职能分析、系统设计的实现等。其中项目的信息需求分析是最为重要的一环，档案部门应配合有关开发人员对其信息化的基本环境，档案资源的特殊性和档案部门的约束条件等进行准确分析。

2.3规划制定

从当前看，我国档案信息化建设普遍存在缺少中长期规划的问题，“走一步看一步”的现象比较突出。因此，加强战略规划的制定就十分必要。档案信息化战略规划的制定必须充分注意到下列因素：一是信息化目标的复杂性。信息化是一个动态过程，必须是一个持续的滚动支持规划，因此，档案信息化规划必须是战略性的，而不能以静态匹配作为规划重点。二是技术因素的复杂性。如新旧技术的整合，如何在新技术异人和旧技术挖掘之间求得平衡就存在复杂性，同时必须考虑技术环境的迅速变化。三是考虑信息化规划的政治因素。如必须考虑档案管理部门的职能定位、性质等，特别是档案馆作为国家科学文化单位在积累社会汜忆和保护人类文明财富上的特殊功能需要。四是关注档案信息资源的特点。作为一种公共信息资源，档案信息资源在其社会性、适用性、凭证性等方面均具有自己的个性，档案信息化建设不能以牺牲档案信息资源的特点作为代价。

2.4外包管理

在档案信息化建设过程中，档案部门可以把部分工作交由其他组织完成。档案部门可以外包的类型有：一是将档案人员的培训和教育交由师资力量的高等院校去完成；二是实施不同程度的信息技术外包。它可以是有关软件业务外包、档案网站或数字档案馆建设的工程业务外包，也可以是信息技术资产、人员、租赁资产的外包。档案部门在确立了外包方案后，要根据需要寻找适合自己的外包伙伴。通过项目招标、公平竞争的方式对外包商的服务质量、技术水平等进行广泛深入的考察，尽可能选择信誉好、实力强、经验足、管理先进的公司作为合作伙伴，签订外包协议作为双方共同遵守的行为准则。

3、风险控制

档案信息化建设是一个涉及多因素的系统工程，其投入也较大。这就意味着在这一个过程中也存在着一系列的风险。

组织风险：档案信息化涉及许多部门，如果不能有效协调部门之间的工作，就可能出现相互扯皮、集成不力和进度迟缓等现象。此外，信息化项目的实施还会带来人员管理、业绩考评体系的转变等。

信息安全风险：从广义上看，档案信息化的信息安全表现为计算机安全、网络安全、通信安全和信息安全，这里主要表现为档案信息的内部安全。档案信息的内容安全包括档案原件安全、档案数字化转换安全、存储安全和利用安全等多个方面。档案部门在信息化工作中应制定完善的档案信息安全保护制度，并明确安全问题发生后的补救措施和相关责任。

知识产权风险：档案信息化涉及一系列知识产权问题。这突出表现为档案信息的数字化产权、档案数据产权、档案复制权、档案网站建设中因链接而产生的知识产权问题等。档案部门在实施有关信息化项目时，可以向有关专家咨询规避各种知识产权风险的方案。

总之，档案信息化建设是一个系统工程，在其组织实施中涉及众多技术与非技术性因素，因此，制定和研究科学的档案信息化策略就成为今后一段时期内我国档案工作的重要任务之一。