浅谈南水北调在建工程档案管理工作

摘要：在建水利工程档案，是指整个水利建设项目在验收前所形成的、应当归档保存的各类文件。针对其具有：（1）法制性；（2）成套性；（3）实用性；（4）档案与工程建设的同步性等特点，提出了建档方法及档案管理措施。

关键词：水利工程；档案管理；特点

中图分类号：TV 文献标识码：A 文章编号：

1 在建工程档案及特点

在建水利工程档案，是指整个水利建设项目在验收前所形成的、应当归档保存的各类文件，包括从项目提出、可行性研究、设计、决策、招(投)标、施工、质检、监理等工作活动过程中形成的文字、图纸、图表、声像、计算材料等不同形式与载体的各种历史记录。在建水利工程档案具有如下特点：

（1）法制性。为了加强对建设工程质量的管理，保证建设工程质量，保护人民生命和财产安全，2000 年国务院了《建设工程质量管理条例》（国务院令第279 号），水利部颁发了《水利工程质量管理规定》（水利部令第7 号）中，对于建设项目工程档案的建立做了明确，严格的规定。使在建水利工程档案管理有了较为完整的法律关系，因此，按照要求建立健全工程档案是履行法律，法规规定行为，否则，即属违法，严重的还将受到档案执法部门给予的行政处罚。此外，工程档案材料的形成必须符合法律要求。收入档案的各种批准文件、许可证，设计及施工图纸、竣工验收等所有材料，必须经政府有关部门批准或经资质部门认证或批示，充分体现工程建设项目的合法性。

（2）成套性。水利工程本身是一个复杂的系统工程，对应的工程档案必然是由若干单项工程档案有机地组合在一起，形成一个配套齐全的完整档案体系。哪一个单项工程档案都不可淡化和缺少。

（3）实用性。水利工程档案在建设时期，是施工单位的工作依据；竣工验收时，是行政主管部门和工程质量监督部门验收的依据；工程竣工投入使用后，是工程管理部门调度运用和维修养护工程的依据。因此，工程档案是水利建设和管理工作中最有用的历史性资料之一。

（4）档案与工程建设的同步性。所有在建水利建设项目，从立项时，就应开始进行文件材料的收集、积累和整理工作；签订勘测、设计、施工，监理等协议(合同)时，要对水利工程档案(包括竣工图)的质量、份数和移交工作提出明确的要求；检查工程进度与施工质量时，要同时检查水利工程档案的收集，整理情况。否则，将不能反映水利工程建设的全过程。

2 档案主要内容

在建水利工程档案包括工程项目在论证、报批、施工、竣工验收过程中形成的有保存价值的文字、图表、磁盘、光盘、照片等原始记录材料。其主

要内容有：

（1）工程前期工作材料。包括可行性研究报告、水文水利分析报告、环评报告，当地社会经济及效益调查报告，设计委托书，工程设计图及审批记录文件等。

（2）工程报批材料：包括基建计划请示文件、计委和主营部门及流域机构批件、建设用地批件、经批准的移民方案等。

（3）工程施工材料：包括开工报告，施工合同书，施工图，设计变更文件及图纸，建筑材料化验单、试验报告、机电设备合格证、施工记录、质量检查、评定及事故处理记录，施工单位、法人、技术人员资质证明复印件、监理人员所作的各施工阶段结论报告等。

（4）竣工验收材料：包括各单项工程验收和竣工验收形成的工程验收报告和验收会议原始记录。3 建立档案的方法

按照档案管理有关法规和指导原则，可结合工

程设计、施工具体情况做好以下几项工作：

2.1 收集好档案材料

这是保证工程档案的重要前提。要在工程建设的3 个阶段内抓紧材料的收集：

（1）前期工作阶段。档案管理部门要主动和参与前期工作的部门有关人员密切沟通，努力取得他们的支持和帮助，及时掌握工作动态，使有关批件和资料及时顺利收集到档案室。

（2）施工阶段。档案管理部门要主动与施上单位及有关人员取得联系，要求他们按规定收集和整理各工程档案资料，使各施工环节的档案资料齐全完整，为施工后的交接档案做好准备。

（3）竣工验收阶段。档案管理部门要主动参与验收和移交，认真审查档案材料是否完整、真实，水利工程项目要与档案同步进行验收，否则不予决算。

2.2 整理好档案材料

由于水利工程涉及面广、建设周期长、参建单位多、建设项目复杂、建设过程中形成的档案材料十分浩繁。因此，整理档案材料首先会遇到如何分类组卷的问题。目前多数采用按单项工程项目分类的方法，如一个水利枢纽工程档案，下边可分大坝、溢洪道、输水洞、电站、船闸等诸类。在大类下按专业设置小类；分类编号用工程代号和阿拉伯数字混合编码。为保证档案材料的完整，便于管理和利用，在具体整理材料时可从两部分着手：

（1）工程前期工作阶段档案。应按照报批程序，文字材料在前，报批图纸在后；正式批件在前，请示报告在后的顺序排列。

（2）施工和竣工阶段形成的文字资料和图纸。按照施工程序和专业进行，注意保持文件材料之间的有机联系，把档案资料分别装订成册，构成完整的工程档案。对于己列项拟建的重点水利工程，档案管理应

和设计，施工同步实行合同制。主要有三个方面：一是实行档案管理任务合同制。在工程建设招标时，工程档案管理任务单列一项，以招标或委托方式与档案管理专门机构和专业人员签订合同，由他们按合同对档案进行系统，规范管理，以合同形式明确规定双方的权利、义务和法律责任。二是对工程档案形成单位实行档案管理目标合同制。建设单位对各项工程招标，要吸收档案专业人员参加，并在编制标书时对竣工资料做具体规定。开标后，这些规定以合同方式在甲乙双方之间加以明确。

3档案管理措施

（1）提高领导认识。加强在建水利工程档案管理，要在解决实际问题上下功夫，认认真真地贯彻落实《档案法》和《水利基本建设项目(工程)档案资料管理规定》、并常抓不懈。

（2）要有组织保证。各级水利部门应加强对水利工程档案的检查指导，健全机构，明确专人负责，要适时举办水利工程档案培训班，通过各种形式的培训，使档案员不断学习水利业务知识和档案管理法规，提高档案员工作素质和工作水平。

（3）要有规章制度。在建水利工程档案应依据《档案法》和《水利基本建设项目档案资料管理规定》，建立健全各项规章制度，包括：档案收集整理制度、档案管理制度、档案借阅制度、档案保管制度、档案保密制度、档案库房管理制度、档案员岗位责任制等。

参考文献：

[1] 《建设工程质量管理条例》，2000 .

[2] 《水利工程质量管理规定》，2000.