加强文书档案管理新路径的思考

中图分类号：F270 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2014）08-000-02

摘 要 文书档案是一个单位发展轨迹、文化积淀、管理水平的重要凭据，具有很高的保存或参考价值，它能很好地反映一个单位在各个历史时期的工作和活动情况，在单位工作中起着承前启后的重要作用。

关健词 加强 文书档案 管理 思考

文书档案是一个单位发展轨迹、文化积淀、管理水平的重要凭据，具有很高的保存或参考价值，它能很好地反映一个单位在各个历史时期的工作和活动情况，在单位工作中起着承前启后的重要作用。

一、当前文书档案管理工作中存在的问题

目前我国企事业单位中的文书档案管理的水平普遍较低，主要存在的问题如下：

1.档案管理人员专业素质不高。目前，我们虽然有一支稳定的档案干部队伍，但这个队伍的文化程度和专业素质还不适应新时期开展档案工作的需要，特别是进入21世纪，熟悉档案内容，能进行档案信息深层次研究和开发的复合型专业人才十分匮乏。

2.档案管理机构和职责不明确。目前文书档案工作在单位中的地位还没有达到应有的高度，有的甚至还停留在“说起来重要、做起来次要、忙起来不要”的地步。在机关机构设计中，不少档案管理机构的地位被削弱，甚至被裁掉，其职责功能严重被弱化。

3.档案管理不够规范。在一些大的企事业单位或是专业的档案馆普遍存在管理不规范的问题，主要表现在：第一，档号不规范。第二，案卷标题不规范。第三，大部分案卷缺少卷内目录。第四，组卷混乱现象比较严重。

4.档案检索效率不高。档案检索方式有手工检索和计算机检索。在目前，传统的手工检索仍占有很大比重。各档案部门在手工检索的途径上做了大量的工作，编制了多种形式的检索工具。在编制检索工具中出现了“多”而“不精”的现象，被误认为编制的检索工具越多档案工作服务质量越高。

5.在档案室设置和信息开发编研工作上也存在一些问题。一些档案部门为达标升级应付检查，随便选几个选题来编研，其编研产品层次低、质量差实用性不大，利用价值更小。有的选题好，紧跟形势，但因编研时间过长失去了时效性，影响了作用的发挥。

6.文书工作和档案工作直接的衔接存在问题。文书工作和档案管理工作直接存在联系又有着区别，是统一又分工的。在实际的文书档案管理工作中，文书工作和档案管理应该相互配合，建立一个分体式的管理体系。实际的管理工作中，文书和档案应该实行一种分块式的管理制度，这才是一种有效的，相对科学的管理。但是在实际的操作过程中，这一体制却在一定程度上拉开了文书工作和档案工作之间的距离。文书工作人员档案意识淡薄，档案管理人员通常很少考虑文秘的工作，这使得两者在衔接的过程中出现很多的脱节的地方。当前，在文书工作和档案工作的衔接主体上，也就是在公文格式和处理方法上存在很多的不规范的，不标准的现象。

二、提高档案管理效率的对策

针对目前文书档案管理工作状况，提高文书档案管理水平，实现文书档案管理的规范化、健康化发展，笔者认为需从如下几个方面做起。

1.领导重视是做好文书档案工作的前题。文书档案是展示一个单位发展轨迹和建设成果的重要载体。目前，很多企事业单位领导对文书档案管理工作不够重视，要真正做好文书档案管理工作，单位领导必须立足于单位事业发展的全局，把档案管理工作纳入单位事业发展的长远规划中，让职工充分认识档案工作的重要地位和作用，形成人人重视档案工作的良好风气。

2.制度健全是做好文书档案工作的保障。完善的档案管理工作制度，是做好文书档案工作的有力措施和可靠保障。针对当前档案管理机构的地位和职责功能严重被弱化的现象，各企事业单位要专门设立档案管理机构，添购档案管理设施设备，成立以单位主要领导为组长，相关负责同志参与的档案工作领导小组，配备一定数量的专兼职档案管理人员。制订制度，促使职工都来重视档案工作，并认真研究落实本部门的文书档案工作任务，使文书档案工作保质保量限期完成。此外还应该建立建全档案工作竞争激励机制，真正做到优胜劣汰，能者上庸者下，从而使档案工作者清楚地认识到自已的工作成绩与其生存和发展息息相关，从而激发每个人的工作活力，最大限度地发挥个人潜力，使档案工作出现充满竞争活力、开拓创新的新局面。

3.提高档案管理人员素质是做好文书档案的关键。文书档案管理是一项专业性很强的工作，文书档案管理人员的业务能力直接影响档案管理工作的质量，它要求管理人员即要有高度的工作责任感、良好的职业道德、求真务实的工作态度、乐于奉献的工作精神，又要有扎实的专业理论知识、科技知识，尤其是运用现代科技手段和先进的管理方法管理文书档案的基本技能。因此，文档管理工作人员只有具备扎实的专业知识，开拓视野、优化知识结构、提高综合素质，才能做新时期的文档管理工作。为了使档案工作人员能够适应工作的需要，就要充分发挥档案工作人员的积极性、主动性和创造性，努力提高文书档案管理人员知识水平和管理能力。一是可通过各种形式宣传《档案法》《档案人员职业道德》《文书学》和国家有关文档工作规定，使档案管理人员充分认识以搞好文档管理工作是自已应尽的法律责任和义务。二是要把住人才入口关，注意引进招聘一此有档案专业知识，有专业技术技能的人才充实文书档案队伍。同时加强现有人员的继 续教育，积极组织文书档案管理人员参加档案业务知识培训，提高其管理水平，使文书档案管理工作与单位业务同步发展。

4.牢记服务是做好文书档案工作的根本。文书档案工作的根本目的在于服务利用，在于通过认真收集保存好第一手资料，为单位做好翔实的历史记录，积极开发利用档案资源，为单位各项工作提供更加便捷的服务。这就要求我们强化服务功能，创新服务机制。使得文书档案工作更好地为领导决策服务，为单位事业服务。其次，要提高管理素质，拓宽服务渠道。要转变思想观念，与时俱进，充分认识新形势对档案工作的新要求，积极探索档案开发利用的新思路、新方法，主动树立服务意识，主动开发服务功能。

5.做好文书工作和档案工作的规范衔接。文件是档案的基础，文件质量的高低直接关系到档案的质量的好坏，没有高质量的文件作为基础，档案的质量就得不到有效的提高，由此可见，档案管理水平的高低是建立在文书部分规范化处理文件的基础之上的。因而，文书人员要提高档案意识，切实做好文书材料的立卷归档。在实际的文件处理过程中，要时刻意识档案管理工作，从而真正实现文书、档案工作一体化。要做好这一点，需要文书人员重视文件材料的质量，例如纸张大小、文字的格式等需要有一个标准。严谨使用圆珠笔、红墨水、铅笔等起草、修改和批阅文件材料等。此外，文件的处理要及时、准确；收发文件需要及时的进行登记和记录，一旦发现文件的缺少，要及时的查找。尤其是对于帐外的资料，例如领导者的讲话以及外出开会的记录等，要及时的收集和处理，保证文件材料的完整性。

6.加强文书档案基础工作的现代化步伐。计算机信息技术在文书档案基础管理工作中，具有重要的作用。尤其是在文书档案检索中，极大地提升了文书档案基础工作的效率，可以通过与档案号编制、档案关键词提取、档案目录编制等基础工作的配合，通过目录、索引、关键词等方式，进一步提升文书档案管理工作水平。

三、结语

总而言之，文书档案管理是衡量单位管理水平的一个重要标准，其管理水平直接关系到档案资料的完整性。因而需要提高单位文书管理工作的地位，切实做好文书工作和档案管理工作的规范化衔接，强化各部门之间的合作，做好文书档案资料的收集工作，建立完善和管理机制和工作程序，树立文书档案管理的规范化和标准化，从而根本上切实提文书档案资料的利用率，保证单位的建设和发展。