高校会计档案管控策略

高校会计档案是高校档案的重要组成部分，是记录和反映高校经济业务的重要史料和证据。加强高校的会计档案管理，可为领导制定财务规划、预测经费开支、实行有效管理和科学决策提供必要的财务信息，还可为学校核实各部门或个人是否贯彻国家经济政策、是否存在经济违法犯罪等提供佐证。因此，加强高校会计档案管理，对高校的教育改革和发展有着极其重要的意义。

一、加强组织领导

高校应建立以分管领导为核心的会计档案领导小组，将会计档案管理纳入学校管理流程、纳入各部门的日常工作；结合高校体制改革和事业岗位重新划分工作，制作岗位说明书，将会计档案管理工作纳入各部门和相关人员的职责范围；依据《档案法》的要求，建立健全适合本校实际的规章制度，如立卷归档制度、保管制度、鉴定销毁制度、查阅利用制度等。单以销毁制度为例，会计档案除人员工资表、年度决算报表、会计档案保管和销毁清册等需要永久性保存外，未结清的债权、债务的原始凭证和未完工的工程档案在债务结清和工程完工之前也要永久保存，其他会计档案则要按照《会计档案管理办法》的规定的保管期限进行销毁。在销毁前必须由会计档案管理机构和会计机构共同提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，需要保留的要抽出单独装订存放，并作相应记录。然后将销毁清册报分管校领导批准，分管领导及档案部门、财务部门相关人员都要在销毁清册上签字。销毁前应按清册所列内容认真核对和清点，防止出现误销。在销毁时除档案部门、财务部门外，还要有审计部门人员参加监督，保证会计档案销毁制度的严肃性。

二、完善归档流程

高校档案机构应根据本校实际，结合财务工作特点，制定会计档案归档流程和规范，在会计档案的形成、整理、保存、归档流程中建立质量保证体系，并将会计档案的完整、准确和系统作为工作的重点。对会计档案归档过程实施经常化检查。有一定规模的高校（可以设置档案馆的）财务部门应设立会计档案人员协同财务总监（财务负责人）监督校、院二级管理的财务活动运转状况，严格规范会计档案归档程序。会计档案在归档前，应改变目前直接归档的模式，先由高校审计部门审计合格后才可移交给档案部门。高校财务部门应配专人进行及时地整理归档。首先，记账凭证的整理。审查核对、排序，确保不遗失、不缺号、不漏号，按月整理齐全后，装订、粘贴封面，并把封面上要求填写的内容填写完整，加盖印章。其次，会计账簿归档时要在首页内填齐《账簿启用表》的内容，按不同类别装订成册；会计报表则按年报、季报、月报分别整理立卷；工资发放花名册要在工资发放完毕后及时整理，按月装订成册；银行对账单收集齐全后按年装订成册。高校财务部门、审计部门、档案部门应认真清点移交的会计档案。

三、建立会计档案信息公开机制

学校档案部门应会同财务、审计部门定期出具财务档案质量报告，就会计档案的准确性、完整性、系统性出具相关意见；对学校重大基建项目、科技专项等出具会计档案专项验收意见并在一定范围公布；对会计档案利用者的异议，档案部门应高度重视，逐件落实，通过相关的利用监督机制，确保会计档案信息不泄露。

四、加大监管力度

档案部门和财务部门应联手，共同加大对会计档案的监管，将会计档案规范化管理要求具体化，档案部门、财务部门要与审计部门加强合作，在审计和专项检查中进行突击检查，同时发挥审计事务所等社会中介机构的作用，依法加强高校财务检查和审计监督，对弄虚作假、伪造、变造、篡改会计档案资料的违法行为要严肃处理，构成犯罪的应及时移交纪检、公检法等机关查处并依法追究刑事责任。

五、加强电算化会计档案管理

传统会计的信息载体是纸介质，对存储在磁盘、光盘等磁介质计算机环境中形成的电算化会计档案，高校还应制定专门的管理制度，推行电子档案与纸质档案双套管理制度，根据各自载体形态和保护要求分别整理保存。由于电算化会计档案数据保存期长，易受到人为或自然破坏且难留痕迹的特点，因此，要建立电算化会计档案收集制度，按时将计算机处理的会计信息进行双备份，脱离原计算机系统环境，分别存放在不同的地点，以确保会计档案资料的安全。另外，由于软盘易受质量、温度、湿度、磁场等因素影响，应采用光盘存放，并定期检查、定期复制。所有备份的会计档案数据应采用质地优良的光盘刻录，以保证数据信息的安全。年终要将全年的会计档案信息整理归档并进行编号，标明日期、目录、备份人员姓名等内容。

六、加强工作队伍建设

高校会计档案管理是一项专业性、技术性、政策性很强的工作。随着会计电算化的普及，给会计档案管理工作者提出了更高的要求，会计档案管理人员业务素质的高低成为科学管理会计档案的关键。针对目前高校档案管理机构中缺乏既懂档案管理知识，又精通会计知识和计算机应用的复合型人才的问题，各高校应依托学科齐全这一优势，定期组织会计档案管理人员到有关院系学习，使其尽快掌握现代化管理技能；从会计专业应届毕业生中选拔政治可靠、工作踏实、计算机水平高的学生充实到会计档案管理队伍中。同时，经常组织会计人员学习《会计档案管理办法》和本校的会计档案管理制度，使每位会计人员认识到会计档案及其管理的重要性，不断提高其业务素质，保证高校会计档案管理的科学化、规范化，充分发挥会计档案资料在高校发展中的作用。