新时期做好医院综合档案室建设的思考

医院档案是医院整个发展历史的真实写照和原始记录，不断加强医院综合档案管理力度，对贯彻落实医疗政策、法律法规，促进医院健康有序、可持续发展，弘扬医院文化，均具有十分重要的意义。

医院综合档案室建设是做好医院档案管理工作的基础，如何建设成能够涵盖石家庄市第四医院三个院区文书、基建、设备、科技、荣誉等多方面档案信息的综合档案室，充分发挥档案管理工作科学化、现代化作用，是新时期石家庄市四院综合档案管理工作急需解决的问题。

一、医院档案管理现状

1.档案室面积受限。石家庄市第四医院始建于1956年，是河北省唯一的三级甲等妇产医院，年门诊量80万人次，住院量3.6万余人次，年分娩近2万人次，遥居河北省各医疗机构之首，是省会最具影响力的品牌医院之一。但由于医院地处市中心，占地面积不足12亩，建筑面积2.68万平方米，档案室规划面积较小，发展空间受限。

2.医院档案用房不固定。随着医院各项业务的发展，特别是二胎政策的放开，医院门诊及住院人次与日聚增，为了保障医疗业务用房，行政用房全部改造为医疗用房，档案室随之迁移，同时由于档案资料不断增加，档案室管理难度增加，服务水平受影响。

3.档案室信息化设备不完善。各院区档案室分散，档案室设施较简陋，虽然医院很重视此项工作，不断加大资金投入，持续改进档案室设备设施，但终因环境受限，科技、设备等档案不得就近单设档案室管理，增加人力物力，事倍功办，档案室综合服务能力和水平受到制约，档案综合管理缺乏深入研究的基础环境。

二、对档案管理存在的问题及分析

1.档案管理重视程度不高。由于综合档案管理工作不直接产生经济效益和社会效益，医院普遍存在重视临床病例的档案管理，而忽视综合档案管理现象，主要表现：一是在年度目标管理工作中没有将综合档案纳入医院管理体系中；二是医院投入到综合档案管理的资源不足，现代化设备配备不足，档案库房普遍存在布局不合理。

2.档案管理执行权限界定不清。我院档案管理工作还处于相对独立的管理状态，没有形成共同管理的工作架构，如设立综合档案管理领导小组、收集鉴定小组、销毁鉴定小组等，以致除档案部门以外的管理人员对档案管理权力执行的内容、范围界定不清。

3.档案管理制度有待健全。目前我院部分档案资料散落在各职能部门各自保管为主，医院只制定了院内规章制度，没有明确的档案管理办法和未形成系统化的综合档案分类编号方案，管理较分散。首先，由于档案管理工作没有切合实际具体化，职能部门对本部门的档案管理职责理解不清晰。其次，没有规范综合档案收集标准和范围，许多本应纳入管理的档案得不到完整的保存，甚至在人员岗位变动时，由于工作交接不清至档案资源流失。最后，没有统一的档案目录标准，职能部门只是根据各自的理解和使用习惯对档案资料进行简单整理，造成医院档案目录不统一，查找困难。

4.档案工作效率低。首先，档案工作与个人年度工作目标责任考核、工资等不挂钩，人员积极性差，尤其是职能部门档案兼职工作人员对综合档案管理工资制度和知识关心程度不够。其次，档案管理人员未及时掌握档案管理的新知识，综合管理仍沿用传统方法，造成收集的档案资料可利用率低，档案查阅时间长等问题。

三、解决办法及措施

2016年5月，在市政府的大力支持下，石家庄市四院新院区已完成主体建设，新院区总建筑面积128000平方米，规划、设计及建设省市一流的科学化、现代化的综合档案室已列为医院重点工作计划。因此，针对目前医院综合档案建设及档案管理工作现状，笔者作了以下几点思考：

1.完善综合档案管理组织架构。要建立综合档案管理办公室，根据医院管理架构建立由各职能部门共同组成的档案管理组织，列出档案组织的不同职权，明确考核量化标准，逐级逐人落实，确保档案各项规章制度执行顺畅。建议成立“综合档案室建设项目攻坚小组”，由院长任组长，由院办室、设备处、基建办、科教处等处室主任为成员，重点研究综合档案室的建设项目，把档案的收集、保管、移交、利用等集中管理起来，指导、督促各部门按时、按质、按量移交档案资料。

2.提高综合档案管理意识。要采取各种方法增强档案管理人员的管理意识。首先，加大宣传力度，通过举办各项活动提高医院员工对档案工作配合度和支持度；其次，主动为医院决策层提供有价值的档案数据，加深医院领导对档案工作重要性的认识；最后，建立档案管理奖惩制度，将档案管理工作与档案管理专、兼职人员的年度考核成绩挂钩，提高相关人员对待档案工作的热诚度。

3.健全完善综合档案管理制度。首先，医院要根据自身实际，有针对性的制定一套健全医院综合档案管理分工办法，明确职能部门的档案管理职责、权限和移交流程等；其次，医院要形成完善的综合档案工作手册，详细列明各门类档案定义、收集范围、目录标准、保管期限，方便职能部门区分档案资料，保证医院的历史能在档案中得到真实、全面的记录和延续。

4.强化综合档案室软、硬件配备。组织参观学习国内先进档案室建设与管理经验，并结合医院多院区一体化管理的实际情况，研究制定综合档案室建设方案，按照《国家二级档案室建设标准》、《石家庄市单位机关档案室建设的一般要求》，确定综合档案室选址、建设标准，科学合理设计档案室。同时争取上级相关部门支持，加大资金投入。按照现代化、科学化、信息化标准优化硬件及软件设备设施的配备，确保综合档案室可容纳三个院区档案保管、检索、利用，实现三个院区档案信息资源共享。同时，加强档案队伍建设，做好档案知识培训及岗位练兵工作，提高档案人员的业务素质，确保岗位职责清晰。

5.加强综合档案电子化建设力度。电子档案是新时期档案建设的重要内容，医院在利用好电子档案的同时严格按照电子档案管理规定，加强电子档案建设力度，首先，要按电子档案归档要求，既快制定电子文件归档制度和办法，明确电子档案管理要求，规范电子档案移交要素及格式；其次，利用现代化技术达到电子档案可认证的目标，例如二维码技术、电子印章等，确保电子档案唯一性、真实性；最后，按音频、图像等区分电子文件存储载体，并按年份集中备份，确保档案保管质量。

医院档案是医院发展过程中的重要记录文献，而建设科学化、现代化信息化的综合档案室是践行多院区一体化管理的有力保障，因此，我们将不断探索，努力建设科学化、现代化、信息化的综合档案室，持续改进档案管理工作，充分发挥综合档案室的服务能力和水平，为医院的可持续发展奠定坚实的基础。

（作者单位：石家庄市第四医院 ）