浅析人事档案管理中存在的问题和对策

人事档案是机关、团体和企业事业单位在人事管理活动中形成的记述和反映某人德才表现，以个人为单位组合起来，以备日后查考的文件材料。它真实客观地反映了个人思想品德、政治信仰、业务能力、工作状况、奖惩等方面情况，在组织部门选人用人、人才流动、职称评聘、调资、参加社会保险等方面起着依据作用。

随着社会的发展和科学技术的进步,特别是我国社会主义市场经济体制的不断完善和人事制度改革的进一步深入,旧的规章制度条例无法解决新出现的问题,传统的管理方式不能适应新形势发展的需要,企业人事档案的管理出现了一些混乱状况,在不同程度上存在着许多问题,已不能适应现代社会发展的需要,亟待人们加以解决。

一、当前企业人事档案管理工作中存在的问题

1、对人事档案管理的重要性认识不够

人事档案与每个人的工作、生活密切相关，但它不是时刻都在发挥作用。人们往往在用的时候想起了它，不用的时候不闻不问。领导不重视，工作人员责任淡薄，人事档案管理工作处于被动应付的局面。由于认识不到位，服务观念不强，人事档案管理发展缓慢，跟不上档案服务信息化、网络化的要求。观念陈旧，服务意识差，管理水平相对落后，造成档案管理混乱，严重制约着人事档案服务功能的正常发挥。第一，用人随意性。因人事档案不能直接产生经济效益和社会效益，所以不被重视。许多单位把人事档案管理工作简单化，不能把优秀人才放在档案管理岗位，也没有根据人事档案的特点考虑，筛选合适的档案员，导致一些档案员不胜任信息化的档案工作。新时期的档案员不但要具备人事档案的素质，也要有计算机操作及网络技术能力。第二，人员不稳定。人事档案工作专业性较强，有自己一套完整的理论、法规和方法，具有独立的范围、任务和程序。熟悉人事档案业务需要一个过程，而忽视人事档案工作业务性强、专业化程度的特点，把人事档案管理工作视为见习岗位，工作人员经常流动，势必造成人事档案管理混乱，给档案利用带来很多麻烦，一些人因档案中缺少证明材料，涨不了工资，办不了社保，享受不到社会福利待遇，人才流动受阻等，让当事人产生诸多不满，成为影响社会和谐的因素。

2、管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后

在实际工作中，由于对档案管理这项工作没有引起足够重视，大部分档案人员没有经过专业的档案知识培训，对档案业务不太了解，不配备专职人员，而是采取人员兼职这种办法来应付，兼职管档人员工作变动频繁，业务不熟，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，难以适应档案管理工作，严重影响了档案管理水平。在管理手段方面，由于不懂得人事档案管理，在调阅档案时都是采用原始的手工操作方式反复调用原件，导致纸张发黄变脆、字迹褪色等现象，直接影响到档案的完整与安全。

3、部分单位在档案硬件设施上投入不足

档案室本来应是管理规范、环境良好的地方，然而在实际工作中，部分用人单位宁肯在其他工作中完善硬件设施，也不愿在档案室添置新设备，导致大部分档案室设备简陋，更有甚者，在个别单位还会出现没有专用档案室的现象，人事档案管理不规范、不标准，引起档案材料霉变、虫蛀的事情发生，从而对档案利用产生了不利影响。

4、人事档案收集工作缺乏力度

一是收集归档工作制度不健全，要想管理好人事档案，就要有一套完整的收集归档工作管理制度。而部分单位根本就没有这样的制度，从而导致档案管理人员执行不严格，收集归档工作被动不及时。二是收集归档的材料不全面，有些材料在内容和形式上是雷同的，如大部分单位搞的鉴定、考核和评价材料，套话多，废话多，不能准确反映每个人的真实情况，人事档案管理形同虚设。三是一些归档的材料不够真实和准确，“三龄一历”虚假现象较为严重，这些都严重影响了档案的质量。

二、人事档案管理的对策

1、收集材料是基础

制度的改革，考核、学历、各种培训、聘任、专业技术等级晋升等需要入档的材料不断增多，给人事档案材料的收集带来了新的要求。管档人员必须将职工年度考核、学历变化、聘任、晋升等各种材料及时收集齐全及时归档。遇有聘任、晋升需要查档、调档时及时将抽出的材料归回原位，做好档案管理基础工作。

2、加强档案工作的基础建设

要将档案工作当做一件大事来抓，高度重视这些工作，严格按规定去做。一方面要建立坚固的、防火、防潮的专用档案库房，配置铁质的档案柜；另一方面还要在库房内设置空调、去湿、灭火等设备，库房设施要做到“六防”，即：防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温，做到“三室分开”即：库房、阅档室、办公室三室分开。

3、加强人事档案管理人员队伍的自身建设，提高人员素质

要强化档案意识，从领导到工作人员都要充分认识人事档案的重要性，重视和加强人事档案工作，选择政治上可靠、作风正派、责任心强的人员从事档案工作，注意对他们的培养，对管档人员进行组织培训，重点培训档案管理知识，通过培训使他们了解管理档案的重要性，增强责任心，提高业务技能，优化知识结构，以满足新时期档案工作的需要。

4、建立人事档案信息系统，提高科学管理水平

在信息化的今天，传统的管理方法已不适合社会的需求，要想真正搞好人事档案管理工作，就必须充分利用先进的技术和人事档案信息，加大现代化管理进程中软、硬件的投入力度，加快档案资源信息化、档案保护现代化、档案利用网络化的速度，提高人事档案管理的科技含量，为社会提供快捷、高速、准确的服务。