电子文件、电子档案的特点与管理

[摘要]当今世界联系日益紧密，经济全球化成为必然。21世纪是新经济时代，是知识经济的世纪，信息交易量日益膨胀，由此而生的各种电子文件、电子档案地位和作用越来越凸现出来。世界经济正朝向多元化方向发展，国际之间的竞争转化为以经济和科技实力为基础的综合国力的较量，要掌握当前科学技术发展的新动态、新信息、新思路，是知识经济世纪最关键的事务。如何能挖掘这些信息，更好更快地利用这些信息，并通过产业成品迅速市场化，必须依托电子文件和电子档案的监控和管理工作。

[关键词]电子文件 电子档案 特点 管理

[中图分类号]G271 [文献标识码]A [文章编号]1009-5349（2014）02-0052-01

齐秀，女，吉林省镇赉县旅游管理服务中心助理馆员，从事档案管理工作。

赵淑华，女，吉林省镇赉县旅游管理服务中心助理馆员，从事档案管理工作。

一、电子文件、电子档案的特点

（一）信息传递快

经济全球化把世界上不同国度、不同角落从事经济活动的人联系在一起。世界并不陌生，也不显得遥远，经济活动个体在短时间内就能了解自己的商务活动并作出反应。电子信息通过网络既可单向传播，也可多向分散，由电子信息生成的电子文件成为传播信息的重要渠道且波及面广，无论是世界经济活动的前沿报道，还是某一项经济法规的公布都可以通过电子文件公布出来，很短时间内世界上便可晓得经济的最新进展。在没有电子文件、没有电子信息之前，可以想象让全世界了解某项重要经济活动的运行、发展几乎是不可能的。

（二）一体化趋势强

电子文件、电子档案具有记录范围广、传递信息快、保存方便的优势，它不仅能纵向形成某项经济活动的纪要，更能从横向范围内把反映某项经济活动议题影响的价值信息快速记录下来。电子文件、电子档案从记录的完整角色看，更能充分做到“横不缺项、纵不缺限”，无论是从时间角度还是空间角度都是完整、一体的发生作用。经济全球化也不是单向的，国家之间、公司之间甚至个人之间进行的经济活动从对话到最后达成协议并不是孤立的发生作用，它必然或无形中影响到其他国家或民众的关注。特别是关系国计民生的重要国际会议议题，如改善卫生服务、改善居住环境、加快扶贫等一系列问题都会使其他国家或民众作出反应并出台相关政策应对经济形势的变化。从这层意义上讲经济全球化又是一体化的过程。电子文件、电子档案记录内容的完整性、一体化与经济全球化相对称，它对国家根据国际形势变化探究经济趋势、推定经济走向、制定经济法规能产生重要影响，对国家在经济全球化中开展国际竞争提供了更为宽广的信息来源。

（三）保存与查询

经济的发展带动了档案工作的变革，传统的纸质档案已不能完全适应经济形势的变化，电子文件、电子档案通过网络变得更加便捷，且保存简易。一旦纸质档案丢失，便可通过电子文件和保存的电子档案进行查询，尤其是当发生重大自然灾害，如暴雨、雷电、地震等灾难时，纸质档案一旦完全被毁，如有电子档案异地备份保存，只要进行原始电子文件恢复，将起到其他方式再现历史不可替代的作用。特别是国家在经济全球化趋势中应对经济纠纷，如有电子文件、电子档案保存，它将会给国家提供法律依据，打赢国际官司、挽回经济损失功不可没。

二、电子文件、电子档案的管理

（一）提高认识，加强领导

档案作为真实记录社会政治、经济、科技、文化等各项活动的第一手材料，是人类社会记录、传递、留存信息的重要工具，是一个国家或地区历史文化财富的重要载体。伴随信息技术的广泛应用而产生的电子文件和电子档案，同传统的纸质文件、档案一样，都是首都重要的信息资源和珍贵财富。各地区、各单位应提高对保存电子文件和电子档案重要性的认识，加强对电子文件和电子档案工作的领导，将电子文件和电子档案的管理纳入本地区、本单位的信息化建设规划。健全档案工作网络，将对电子文件形成及管理全过程的要求相应纳入各级领导、电子文件形成部门和档案部门或人员的职责范围，确保电子文件和电子档案的真实、完整及有效性。

（二）做好办公自动化系统的开发设计和应用工作

各地区、各单位在开发设计办公自动化系统时，应统筹考虑电子文件归档和电子档案管理问题。档案部门或人员应在系统开发设计人员的技术指导及对办公自动化环境下文件形成全过程充分调研的基础上，全面、准确地提出电子文件归档和电子档案管理的功能需求。同时，在办公自动化系统开发与应用的整个过程中，系统开发设计和维护人员要与档案部门或人员密切合作，以保证办公自动化环境下电子文件和电子档案的有序形成和安全保存。

（三）及时做好电子文件的归档和电子档案的移交工作

各单位应将具有凭证和参考价值的电子文件纳入归档范围，并在归档电子文件时，同时归档同版本的纸质文件及保证电子文件长期可读的相关数据和背景信息。档案部门或人员负有对本单位电子文件形成、积累、整理、归档工作的监督职责。各单位还要按照同级国家综合档案馆的要求，定期向同级国家综合档案馆移交电子档案。

（四）加强人才队伍建设

由于电子文件和电子档案的管理方法与技术不同于传统的纸质文件、档案的管理方法与技术，因此，各单位应采取培训等多种方式组织档案人员学习计算机技术、网络技术、信息管理技术等方面的知识；信息系统开发设计与维护人员也应学习档案管理方面的知识，以利于双方在电子文件形成、归档及电子档案管理工作中的沟通、合作。