电子文件和电子档案管理分析

电子文件和电子档案的特点

同原来的纸质文件相比，电子文件具有以下特点：①载体不固定。电子文件可以使用多种设备生成，存储和传输方式多样，也不能判断该文件的原始性。②易于更改。电子文件易于修改和删除，并且可以清除各种痕迹，其内容原貌难以把握。③必须紧密追随计算机软硬件的更新升级。电子计算机的硬件和软件的更新升级是快速的，文档的格式或者内容难免因为不兼容等诸多问题而出现问题，这就需要我们对于电子文件不断的进行转换优化，防止信息的丢失。④易丢失性。电子文件要存储在各种形式的软硬盘等储存戒指中，如果有软硬盘出现损害的情况，极易导致信息的丢失或者失真。因此，在电子文件的存储过程中，应当保护好存储介质，并防止电脑病毒的侵害。通过上面介绍的电子文件的特点，我们可以看到电子文件和纸质文件的区别。电子文件利用方便但是保存较容易出现问题，而纸质文件虽然使用不方便但是易于存储。作为档案管理工作者，要对电子文件和纸质文件的特点有充分的了解，只有这样在档案管理工作中才能游刃有余。同时，应该认清电子文件和纸质文件之间的本质区别，遵循两者不同的管理方式。

电子文件的归档、管理和利用

电子文件的存储归档应该建立一整套的归档制度，电子文件的生成者或者处理者应该严格按照指定的归档准则进行归档，并明确标注其保管年限。电子文件归档后，应该对其进行编码，纳入到数据库中，以便于日后的管理和利用。不同特点的电子文件应该使用不同的存储载体，并且应该同纸质文件的保存相结合，以便于保证文件的原始性和真实性。电子文件归档的主题思想应该是统一标准和格式，同时通过加密、设置安全措施和备份措施保证电子文件的安全和稳定。电子文件与传统档案存在的诸多区别，在产生、归档、保存和传输上区别显著，因此在电子文件的管理工作中，应该注意一下几个方面：①形成完整的电子档案管理体系，整合相关资源，实现资源利用的最优化。在电子档案的管理中，明确电子档案的生成和归档，避免重复录入，确保其原始性和真实性，并在传输过程中保证其安全。②档案管理工作中应该充分利用已有的网络资源，并对非电子文档转化为电子文件保存，逐步建立起完整的电子档案体系。对于系统内部的电子档案的管理要规范，做好充足的安防措施，畅通电子档案的访问和查询路径。③标准化管理和存储。电子档案的生成、存储、传输和使用应该按照相关的标准进行，在电子文件的管理过程中我们可以参照相关的国家标准规范、政策等。例如，参考国家关于电子文件的相关政策和标准，制定本单位的电子档案归档范围和保管期限表。④提高电子档案工作者的职业素养。电子档案管理的好坏与电子档案工作者的知识水平、专业技能和工作态度息息相关，因此提高电子档案工作者的知识水平、专业技能和工作态度有着极其重要的作用。在这个过程中，我们可以“走出去”和“请进来”“。走出去”即多向电子档案管理工作突出的单位学习取经，“请进来”即可以引进这方面的人才，带来新的管理理念。电子档案的利用不会受到时间和空间上的诸多限制，方便了使用。电子档案一般有三种利用方式，即拷贝、通信传输和直接利用。拷贝为将档案备份转化为一定标准的文件提供给使用者，或为电子文件或为打印文件；通信传输为将经过了各项处理以后的电子档案通过网络传输给相关使用者，多为共享档案文件；直接利用就是使用档案室中已有的设备进行查询。

电子文件和档案管理中存在的问题以及其对策

电子档案的管理中会出现种种问题，这将影响到电子档案的稳定性和安全性。从多年的电子文件和档案的管理工作经验来看，问题多出在以下几个方面：①忽视对文件原稿的保存。文件原稿富含着丰富的信息，诸如图片信息、声音信息。如果在处理为电子文件和档案的过程中，忽视了对文件内容的深加工和处理，必然会让文件失真。因此，保留原始文件对于后续工作时极其重要的。②电子文件存储和传输的安全性和保密性。应该加强安防措施，避免病毒和黑客的入侵。③电子档案生成、存储和传输设备的维护保养问题。每年都有大批的电子文件和档案因为硬件设备的保养维护不到位而丢失，因此必须做好这方面的工作。④电子文件的长期可读性。因为电子信息技术的飞速发展，电子档案应该不断的更新，以防文件在新设备和新软件中无法读取。对于可能出现的问题，我们应该从以下几个方面入手：电子档案管理工作的规范性、可靠性和高效性。做好这三个方面，就能在工作中避免这些常见的问题。

总结

目前国家相关部门正在积极制定有关于电子档案管理和归档的相关技术标准，逐步推行电子档案管理的规范化措施，因此我们的电子文件和档案管理工作的程序和目标正在不断明朗化。当然，由于新技术的不断出现，这方面的问题也会不断涌现，所以我们要多关注电子文件和档案领域的最新进展，争取能够在电子档案管理工作中做出优异的成绩。

作者：谢蔓单位：中国市政工程东北设计研究总院